应用文有以下几个特点：
一，广泛性。任何人的生活都离不开应用文，似乎一点也不夸张。它是人们在工作、学习、生产、科研和日常生活中经常使用的重要工具。
二，实用性。应用文是为解决实际问题或达到某种目的而写的，它对象明确，实用价值大。比如条据、合同可以凭证；便条、书信可以传递信息；调查报告、简报可以反映情况、交流经验和揭示问题，为领导机关制定政策，提供重要依据。一则通告，一项法规，一个制度，往往要成为上万的干部、群众遵照执行，甚至规范着亿万人民的行动。
三，程式性。应用文一般有惯用的格式。这些相对固定的格式，是在长期使用过程中，根据各自的特殊性和针对性而约定俗成的，一旦形成，又对应用文的写作起一定的制约作用。如写公约、守则，就得一条条地写，文字力求简洁，如果写成文章，尽管把该写的规定内容全写上，但它仍不像守则公约。应用文的程式性是不可忽视的。
应用文的具体写作要求因类别不同而异，但最基本的无非两条：掌握基本格式，明确内容要点。这里介绍一些最常见的体例。
表扬信
表扬信是表彰某些单位、集体、个人的先进思想、风格、事迹的书信。写表扬信要以说明事实为主，要把被表扬做好事的时间、地点、原因、事情的经过及结果，用简明的语言叙述清楚。对事迹的介绍要实事求是，赞扬的话要恰如其分，语言要热情、亲切。除了作者在信中给予表扬外，信中也可以建议有关部门给予表扬。
表扬信的格式与书信的基本格式一样。在信的首页第一行中央写上“表扬信”。然后顶格写上被表扬者的姓名或单位名称。接下来空二格写正文，正文可以分段写。一般情况下第一段先指明被表扬者的主要事迹。第二段应该叙述事迹的时间、地点及经过。最后肯定事迹的精神，并学习之。并建议所在单位给予表扬。
写表扬信格式要正确，语言要恰到好处。
表扬信
××厂负责同志：
我是××中学的学生。11月5日晚6时左右，我年逾70的奶奶从姑姑家回来，在甘石桥附近过马路时，被一骑车人碰倒。当时，你厂刘义师傅正由此路过，他见老人倒地，立即停下来，和那个骑车人一起把我的奶奶扶到附近的广外医院，经医生检查诊断为骨折，需住院治疗。当要办理手续时，那个骑车人却不知去向了。刘师傅替我奶奶办理了住院手续并代交了住院费，还一面安慰我奶奶不要着急，一面问清我们家的地址。当我们一家人赶到医院，奶奶头一句话就说：“遇上了好心人！”当我们要向这位好心人表示感谢时，他却不见了。后来，我们多方打听，才知道这位热心助人的好心人是你厂的刘义师傅。
刘师傅这种热心助人的精神使我们一家人深受感动，也使我看到了工人阶级的优秀品质。我除了要以实际行动向他学习以外，并写这封信，请领导予以表彰。
此致
敬礼！
××中学××
2002年11月20日
书信
书信是人们日常生活、工作中不可缺少的交际、交流思想的工具。
按照习惯的格式是把要说的话写下来寄给对方的一种文体，写信要说话清楚，语言简洁。
书信的内容非常广泛，可以谈生活、工作、学习的情况，谈对问题的看法，抒发感情，请别人代办事情等。
写信要注意基本格式：
一，称呼，信纸第一行顶格写收信人的称呼，后面要加上冒号，对长辈要用敬语，对同辈要讲礼貌。
二，正文，这是书信的主要部分，第二行空二格起笔，转行顶格。正文要分段，一般一事自成一段，每段开始都要空二格。
三，结尾、正文写完了，另起一行写“此致敬礼”“祝进步”等致敬、祝愿的话。“敬”“祝”等词语可以接着正文写，也可以另起一行空两格写。“敬礼”“进步”等要另起一行顶格写。
四，署名。在信的末尾写上写信人的姓名或单位名称。写给长辈的信，要在名字前头用小字写“儿”“侄”“学生”等字样。
五，日期、署名的后面或下一行的右下方写上写信的年、月、日。
远方朋友的心愿
福建佚名
××：
你好！
收到你的信后，我思虑良久。我想：既然我们是好朋友，你又有心征求我的意见，我就直言不讳好了！
得知你的班主任建议你报考一般院校，而你却想不通。我觉得，权衡再三，班主任李老师的意见是对的。目前你的成绩居于中上水平，而敢于报考重点大学，我不否认你的决心和勇气，但是，综合各种因素来考虑，确实考一般院校保险系数更大些。况且，一个人的研究成就和对社会的贡献并不取决于他所上的是一般或重点院校。记得我的父母也常这样开导我：她的学校有差的学生，而差的学校也不乏拔尖的人才。这话虽然朴实却很富哲理，只要你肯付出艰辛的努力，只要你始终怀抱一个坚定的目标不屈服，何愁将来不会有所成就呢？也许，一般院校的条件差些，生活苦些，但是，艰苦的环境是能够磨炼人的，就像旷野中的小草总比温室里的花更富有生命力一样，接受生活的历练是人生一笔使不尽的财富呢，你说是不是？还有，不要对李老师有成见，他尊重你的理想，更真诚地关心你的前途！
至于你父母的意见，说实话，我不敢苟同。诚然，目前，社会上讲“实惠”的人很多，读历史的是可怜的弃儿，遭受冷遇，但倘若“平凡”的工作没人做，又怎样造就“伟大”呢？大家都往一条道上挤，这世界岂不乱了套！××，在你和父母的分歧中，我是你忠实的盟军！我们这个社会，是由从事不同职业的人们组成的，各行各业的人们需要相互理解和支持，他们之间缺一不可。从事历史教学或研究同样是一个崇高的事业，倘若人类不了解历史又怎样创造未来？历史课是为未来而上的，我们的党不就是在总结历史的基础上，走出一条改革开放的新路来的吗？当然，在家里你不要犟，父母的思想工作要耐心地做，告诉他们“三百六十行，行行出状元”，告诉他们你在英语方面的好成绩会对你将来的学习有所帮助。十几年的骨肉之情，不要伤了他们的心。如果他们真心的爱你，他们会支持你的，相信我，天下没有父母不爱自己的儿女！
另外，还有一句话，我要告诉你，那就是“一颗红心，两种准备”，考场犹如战场，风雨莫测，万一你录取不到理想的专业，不要悲观，你要把它视为一种牺牲，服从安排，服从需要，兴趣诚然是最好的老师，但生活中有许多事，是我们无法选择的，没关系！
最后，我祝你考出好成绩，考期将近，要注意身体，思想不要过分紧张，相信自己，从容应付。不要忘了，远方有个朋友，在默默地祝福你，祝你好运！再见！我静候佳音。
祝
生活愉快，理想实现
你的好朋友：××
2002年7月7日
日记
日记是应用文的一种，记录自己一天里的思想、工作、学习和生活的情况。是用第一人称写给自己阅读和查考的一种生活记录。
日记可以记事、说理，也可以抒情，凡是当日自己所见、所行、所言、所闻、所思、所感，都可以写入日记。写日记不能面面俱到，或从早到晚记流水账，要记一天中对自己意义比较大的，体会比较深的事情。写日记对培养观察生活，分析问题，追溯往事、总结经验、加强思想品德修养以及培养写作兴趣和习惯，提高文字表达能力都有很大的促进作用。
日记没有固定的结构，格式比较简单。一般先在第一行写清年、月、日，星期几，还可以写上当天的天气情况，然后另起一行，空二格开始写日记正文。若内容较多，可以分成若干段落来写。在语言表达上，可朴实可华艳，可流畅可含蓄，总之日记形式风格是灵活多样的。
海疆，有这样一个小岛
北京伊新
一踏上小岛，我就被迷住了！椰子树、瓜、菜、仙人掌和各种热带花草簇拥着那幢涂着白漆的哨所。形态怪异的各种装置掩映在花丛之间，给人一种神奇的诗意美。啧啧，他们可真行啊！
我是作为《能源》杂志的小记者，特意来采访这个在太阳能利用方面小有名气的“太阳岛”的。没想到接待我的本岛最高领导、南海舰队某部四分队一连二班班长周力，竟腼腆得像个姑娘，吭哧半天也没说出什么。忽然他像是想出了主意，翻出一叠硬皮本堆在我面前：“你看吧，这上面全记着呢。”《哨所日记》！太好了，我急切地翻阅起来……
3月10日晴
上岛已经3天了，一切和大家预料的相反：光秃秃的礁石岛，别说树，连草都找不到几丛！只有阳光炙热得令人生厌，整日火辣辣地晒着，班长管它叫“太阳岛”。咳，不管叫什么，总是困难重重：没菜吃，连淡水也要总部给送。白天酷热难当，连航标也只是一只打气的煤油灯！但班务会上，同志们的决心是坚定的：一定要凭着我们5双手来建设哨所，完成警戒任务。
值班员：杨阳
3月23日阴
潘宇不愧是个“大学问”，只用了一个星期就完成了“太阳能海水淡化系统”的设计方案。总部首长电告批准，给养船捎来了工程急需的水泵、玻璃、水泥。当天我们就动工了。
这个方案的原理是利用太阳自然辐射能蒸馏海水。先修一个面积为100平方米的矩形蓄水池，池上用玻璃盖个暖罩，顶上装15根收集蒸汽的冷却管。连通淡水收集池。这样只要不断往蓄水池注入海水就可以得到淡水。虽说淡化速度不快，每天供我们5个人食用还是绰绰有余的。
今天，淡化系统正式建成，大家以水代酒开起了庆功宴。杨阳说：“有了淡水，咱们也该搞点环境美了。我建议在岛上植树栽花，种菜养鸡。”这个意见马上获得全票。大家都很高兴，只有潘宇在发呆。郭自强调皮地拍了拍他的肩膀说：“大学问，义在规划什么宏伟蓝图呢？”小潘抹了一把脸上的汗对我说：“班长，咱们哨所的房子不是下星期动工么？我提个建议，搞个通风道，让热空气排出去，把凉空气抽上来，抽风速度每分钟可达20来米，屋里不凉快才怪呢！”“太好了！”小杨大声叫好，“有了这个土空调，我们少受多少罪啊！”
看着大家兴奋的样子，一个更大胆的计划在我脑里产生了：修个小型发电站。
值班员周力
6月17日晴
我们的小岛越来越美了，从哨所凭窗远望，花丛浓荫，鸡鸣菜香，一片盎然生机。尽管外边“赤日炎炎似火烧”，我坐在屋里却感到凉爽舒适，这无疑是土空调的作用了。
我们的小电站正在建设中。我们在一片很平整的黑色石基上修了一个圆形塑料薄膜大棚，外形很像一个巨大的倒扣着的盘子。大棚中间是一个高40米的烟囱，上升后气流可以推动风动叶轮。即使外界送风力为零级，烟囱内的气流速度也能达到每秒60米，相当于飓风的速度呢，发电不成问题。
但是，这个发电系统也有毛病，主要是怕阴雨天，如果是“阴风怒号”倒也无妨，备用的外风轮会转得更欢，怕就怕无风无日的蔫阴天，那才叫干瞪眼呢。为了解决这个问题，班长和郭自强正在设计用潮汐发电。这两套装置配合起来就可以持续发电，但具体怎么配合，还需在施工中解决。不过经验告诉我们，只要肯钻研，总会成功的。
值班员潘宇
看着这一则则日记，我掩卷深思起来。如果全国都能这样开动脑筋，因陋就简地把太阳能利用起来，那我们的能源问题该有多大的改善啊！对，一定要尽快写出一篇报道来。我急切地挥笔疾书了。
倡议书
由个人或单位首先提出某种建议，希望得到别人或别的单位的积极响应，以便共同完成某种任务或为了办好某种公益事业的信件叫倡议书。
倡议书无论是以个人发起还是以集体发起的，都要先说明发出倡议的原因、目的；然后分条写出倡议的内容，这些内容要于国于民有利并具体明确，切实可行，最后还要概括地提出希望；用一些富有鼓动性的话来结尾，而不必写祝颂的话。
关于开展勤俭节约活动的倡议书
全校同学们：
我国目前正处在变革的年代，对外开放，对内搞活的政策促进了各项事业的发展。国家在前进，人民生活水平也在提高。但是，我们不能忘记，我们同世界上发达国家相比，经济上还是落后的，没有几代人，几十年上百年奋斗是不可能一下子达到现代化水平的。为了使中国腾飞，还需要艰苦奋斗，勤俭节约；不能追时髦，大手大脚，奢侈浪费。作为中学生更应该在学校学习期间，树立共产主义理想，努力学习科学文化知识，锻炼身体，为将来振兴祖国做准备。为此我们向全校同学发出以下倡议：
一，为学校节约各项开支，不浪费一滴水，一度电，爱护课桌椅，不破坏公物。
二，个人注意节约，不浪费粮食，不随便花钱，穿着朴素大方。
三，义务为学校做好事，参加各项劳动，节省学校办公费用。
四，建议学校设立储蓄点，把同学们的零用钱集中起来，支援国家建设。
同学们，我国现代化的实现，是要靠全体人民努力的。让我们从现在做起，从一点一滴做起吧！
××中学初三（1）班全体同学
×年×月×日
建议书
建议书是对某一问题或情况向领导、集体或别人讲述自己的看法，提出各种积极主张的信件。
建议书没有固定的格式，只要把情况分析清楚，理由讲得充分明白，建议提得合理即可。建议书的开头写明称谓（即向谁提建议），末了要写明建议人的姓名。
