实训要求：
1.地点：本实训可选择在模拟的办公室或教室进行。
2.形式：实训应分组进行，可以3人一组，其中1人扮演肖秘书，1人扮演大张，1人进行监督和评价。每人都要轮演肖秘书和大张。
3.要求：每个同学在演练过程中一定要严肃认真，言行符合规范。每个同学最好都能按照实训内容设计演练的脚本（包括情节和台词），并给本小组成员分派角色。
4.老师可以临场发挥，比如增设模拟角色和任务；在同学们演练时，组织其他同学对表演进行评论。
实训提示：
1.以顺利完成工作为原则。
2.有话明说，切勿模棱两可。
3.语言文明、真诚。
4.试着换位沟通。
三、与下属沟通的语言技巧
实训目标：通过本实训掌握同下属沟通的语言技巧。
实训背景：办公室驾驶班驾驶员小许因晚上开车办私事发生了撞车事故，虽然经交警部门认定为对方全部责任，但小许因办私事造成了车辆的较大损害。经公司研究决定给予小许行政记过处分，并调离原工作岗位。但小许自己却认为不该如此处分：一是他觉得自己虽然是私事，但当时情况特殊，自己老婆怀有身孕不舒服，是把老婆送到医院后往回送车时发生的；二是自己平常工作辛苦，经常加班加点，没有功劳也有苦劳；三是车辆虽然损害严重，但是都是保险公司赔偿，其实公司不但没出一分钱，车辆还得到了一次全面的修复。
现在公司对事故的处分决定已定，公司领导安排秘书大周去驾驶班宣布此项决定。大周要在宣布处分决定前同小许谈话，让小许心平气和地接受处分。
实训内容：按照实际情况演练秘书大周与小许的谈话。
实训要求：
1.地点：本实训可选择在模拟的办公室或教室进行。
2.形式：实训应分组进行，可以3人一组，其中1人扮演大周，1人扮演小许，1人进行监督和评价。每人都要轮演大周和小许。
3.要求：每个同学在演练过程中一定要严肃认真，言行符合规范。每个同学最好都能按照实训内容设计演练的脚本（包括情节和台词），并给本小组成员分派角色。
4.老师可以临场发挥，比如增设模拟角色和任务；在同学们演练时，组织其他同学观摩并对表演进行评论。
实训提示：
1.谈话的态度要坚决明确，不能表现出犹豫的样子。
2.谈话的内容要突出，抓住下属错误的本质，不能被背景材料中的三个方面所缠绕。
3.谈话的语气要恰如其分，批评时要威严，抚慰时要亲切。
四、接待语言技巧
实训目标：通过本实训掌握接待客人的语言技巧。
实训背景：下午刚上班，秘书大周办公室就来了一批六七个人的来访团队，为首的介绍说是某市运销公司总经理吴某，特地带队来大周所在公司考察，此前已经同公司刘总经理联系过了，而且吴总和刘总私交很好，两家公司也是业务合作伙伴。但是公司办公室确实也没有接到今天有客人来访的任务（事后证明是刘总忘记了），而此时刘总正在市里陪其他客人吃饭，估计最快也要半小时后才到。周秘书如何做才能既热情接待，又不让客人感觉到因刘总忘记安排而失礼呢？
实训内容：按照实际情况演练大周接待来访团的情景。
实训要求：
1.地点：本实训可选择在模拟的办公室或教室进行，最好能配置真实的电话机。
2.形式：实训应分组进行，可以9人一组，其中1人扮演大周，6人扮演以吴某为首的来访团，1人扮演刘总经理，1人进行监督和评价。
3.要求：每个同学在演练过程中一定要严肃认真，言行符合规范。每个同学最好都能按照实训内容设计演练的脚本（包括情节和台词），并给本小组成员分派角色。
4.老师可以临场发挥，比如增设模拟角色和任务；在同学们演练时，组织其他同学对表演进行评论。
实训提示：
1.接待要热情。
2.及时同领导沟通，必要时请其他领导出面接待。
3.如果发现客人感觉到没有提前做好准备而不高兴，应该把责任及时揽过来，并向客人们道歉。
知识拓展
秘书向领导进言的艺术
说话是一种艺术，向领导进言更是一种艺术。同样的内容，由于表达方式不同，收到的效果会大不一样。善于说话的人，说出的话，领导听了很高兴，乐于接受；不会说话的人，说出的话让领导非但不能接受还会产生反感。如战国时邹忌劝诫齐威王。
1.切忌不分场合，削弱领导的威信。当领导主动征求秘书的意见时，秘书应坦诚己见。领导的威信和影响力是实施指挥的重要条件。当领导在决策、指挥上出错，或者处理问题欠妥、讲话不当时，秘书应善意地向领导进言。但是，进谏时决不能不分场合、不顾及影响，不能打断领导正在进行的讲话当场批评领导，使领导难堪。不分场合地指责领导，不仅领导接受不了，而且会损害领导和秘书之间的关系。秘书发现了领导的失误，应在非公众的场合私下向领导提出。特别是当领导主动征求秘书的意见时，秘书应坦诚己见。
2.讲话注意分寸，注意自己的身份，多用商讨语气。尽管秘书与领导在政治上是平等的，但二者的关系毕竟是上下级，所以，秘书向领导进言时要注意自己的身份，掌握好分寸，不能言辞过激、粗声大气、大言不惭、旁若无人，更不能严词指责。
而应心平气和地用商量的语气、探讨的口吻说话。较多用“能不能这样”、“可不可以那样”的语句，千万不要把话说死。这样说，领导一定会考虑你的意见和建议。
这也是秘书对领导、下级对上级应持的正确态度。
3.把握尺度，点到为止。当代的领导大多受过高等或中等教育，具有一定的专业知识和文化水平。秘书向他们进言，不管是直说还是绕弯子说，他们一般都能理解你说的意思，因此不必说得过于详细，只要把问题点到、使领导心中有数就行了。
当然，领导对你的话非常感兴趣，要你说得详细具体时，你可以充分发挥，这样有助于领导进一步拓展思路、酝酿处理问题的方案。需要特别指出的是，点到为止并不等于含糊不清、吞吞吐吐、欲言又止。
4.相信领导会知错必改，择善而从。
5.成功不宣扬，功劳归领导。秘书想领导进言，帮助领导修正或完善决策、避免工作的失误，这使应尽的职责，不值得大加宣扬。否则会影响与领导的关系、与同志的团结，不利于自己的进步。
（《秘书之友》2002年第1期，P.6-7）
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秘书讲话“六字”真经
这是秘书的“口功”。秘书的讲话有一定的特殊性。秘书站在领导之侧，在首长的心目中，他们是一般情况和问题的代言人；在群众的心目中，他们又往往代表和体现着领导的思想、意图，具有一定的影响力。这一特殊的地位决定了秘书在任何情况和任何场合，都必须做到慎讲，还要能讲、会讲。
能讲是对秘书讲话的一般层次的要求。汇报情况、报告工作、商量事情以及收集群众反映、做群众工作等等，都需要秘书能讲。体现在讲得有层次、有内容、有条理上；体现在逻辑性强、有一定章法、有一定思想内容、符合实际情况上。能讲的最基本要求，就是要力戒假大空和乱发议论。
会讲则是对秘书讲话的更高层次的要求。这一要求规定了秘书什么可以讲，什么不可以讲。也明确了秘书的角色、秘书讲话的内容、标准和要求。所以，秘书的“会讲”要做到“三个区分、二个适应、一个符合”，即：区分不同场合、不同环境、不同位置，讲出适应情况、适应要求，并且符合自己身份的内容。在这一基础上，还要形成独特的个性语言风格，这一风格又要与首长的风格一致起来。就讲话的水平和层次而言，秘书是可以超越领导的，但这种超越，是对某些具体工作思考与谋划的超越，是对领导交办的事务性工作周密思考的超越，而不是“高出领导一筹”，更不是自吹自擂、口若悬河。
（《秘书》2003年第1期P.42-43）
任务二 主持会议的秘书语言
学习目标
通过本项目训练，结合秘书工作实际，设置情景，使学生了解主持会议的要求，并掌握会议主持的一般技巧并能主持一般的工作会议。
知识目标
通过案例分析和讲授做好会议主持前的准备、会议主持的语言技巧、灵活机智处理会场意外情况等知识和技巧，使学生掌握会议主持的一般技巧。
能力目标
根据学习目标，以案例分析为导入，以知识讲授为基础，使学生掌握会议主持的一般技巧，最后以情境训练为强化，使学生在情景演练中获得真切感受，形成和提高会议主持的基本能力。
参考课时
2学时
导入案例
刚参加工作不久的秘书小周正在办公室午休，突然接到办公室罗主任的电话，他急促地说：“家里发生了急事，我已经离开了单位，下午两点有个会议原本是由我主持的，由你来主持一下，我已经向总经理请假了，具体的材料找企管员小苏。”说完，就挂了电话。下午的会周秘书是知道的，每个月的考核会，都是由办公室主任主持。周秘书看了看时间，已经1点半了，急忙打电话找企管员小苏。小苏正在会议室做准备，周秘书赶到会议室向小苏说明由自己主持会议的情况。小苏说：“会议准备工作已基本做好，茶水、话筒、投影都已到位，资料都已打印好交给相关领导，此次考核没有太多的问题，只是有一个安全事故发生的生产部，按照考核规定要考核生产部，但生产部却以没有相关的安全操作规程为由要扣安全管理部，可能这个问题会在会议上产生冲突……”小苏还把该会议的参加人员、会议的基本议程等向周秘书作了介绍，并把一份会议资料交给了周秘书。周秘书看了看会议资料，确实如小苏所说，没有太大的问题，周秘书又把以往会议的会议记录和纪要都看了看，心中有了底。
看完会议资料，周秘书回到办公室拿了笔记本，中间又上了个洗手间，重新回到会议室时，看见会议室里已基本坐满了，心中有些紧张，不知自己该坐哪里。周秘书看到后排还有位置，就想过去。此时，总经理刘总看到了他，说：“小周，前面还有位置，到前排座。”待周秘书坐好，听到刘总又说：“时间差不多了，看看人到齐了没有。”周秘书这才反应过来，今天是由自己来主持，刚才因紧张都忘记了，连忙对照会议名单清点后，向刘总报告：“人到齐了。”“那开始吧。”周秘书知道这是在说自己，可是今天怎么就这么紧张呢，脑子中又是一片空白。“哦，我说明一下，今天办公室罗主任有急事，这个会议由办公室周秘书代为主持一下。”周秘书听完刘总的话，感觉受到了鼓励：“好现在开会。”“会”字还没落音，又听刘总说：“声音大一点，不要紧张。”周秘书抬头看了看参会人员，又清了清嗓子，按照原先预定的议程开始主持了。
会议进行得还很顺利，越往后周秘书感到越自如，会议主持并不像原先想的那么可怕。小苏的配合也好，把最有可能发生冲突的考核放到了最后，果然在小苏说完对生产部的考核后，生产部和安全管理部的领导有了较大的争议，一个说发生了事故就应该考核，一个说这是新情况，没有相关的安全操作规程，不应该考核生产工人，应该考核管理部门，这是管理的失职。周秘书看到两人争执不下，按照在会前的思想准备，说：“这个事故的确是新情况，虽然没有相关的安全操作规程，但是在具体的生产过程中操作工人如果有较强的责任心和工作能力，事故还是可以避免的。关于对此的考核问题，我们也没有在会前同领导和相关部室进行分析、协商，造成了争议，我们也有责任。我建议会后，由办公室、安全管理部、生产部进一步研究分析，具体的考核结果见公司的会议纪要……”周秘书说完，大家都比较赞同这个做法。会议的主要议程都进行完了，周秘书刚想说“散会”，但又听见刘总说“借这个机会，我再强调几点……”
散会后，周秘书觉得松了一口气，走出会议室门时，刘总微笑着说：“还不错，就是有点紧张，以后多锻炼就好了。”
理论知识
会议是一个组织在研究问题、布置工作、沟通情感、调研情况等方面重要的工作手段和方法。而秘书作为“办文、办会、办事”的主要组织者与参与者，主持会议也将是秘书一项经常和重要的工作。秘书要重视会议的主持工作，首先，通过主持会议可以锻炼和提高一个人的宏观控制能力、随机应变能力、口才表达能力和概括总结能力；其次，通过主持会议，可以让领导、同事们了解你、关注你，主持好会议可以让他们认为你是一个有领导能力的人；再次，主持人对会议的气氛、进程、效果有着举足轻重的作用，主持好会议可以使你的能力在无形中得到提高。
一、做好会议主持前的准备
俗语说“磨刀不误砍柴工”，做好充分准备是主持好会议的前提。一般情况下，会议主持人要准备做好以下几方面。
（一）提前进入会场
这样做，一是可以确保自己不会迟到。主持人迟到是十分尴尬的事；二是可以检查会场情况，如音响、话筒、茶水、会议资料、灯光、投影仪等是否齐全完好；三是可以同参加会议的人员打招呼，了解他们对会议的看法，缓和情绪。
（二）确保真实了解会议目的
如果有会议资料，应认真阅读；如果是重要会议，须达成参会人员的思想统一或者形成一定的决议，要提前同单位的主要领导者进行沟通，确保会议的效果。
