（三）机票代售处电话预订（对话实例）
A：售票员
B：上海电子技术进出口公司秘书
（嘟———，嘟———）
B：您好，这里是海外旅行社，很高兴为您服务！
A：你好！你们旅行社提供机票订购服务吗？
B：是的。请问您要订购去哪里的机票？
A：我想订购上海到英国伦敦西斯罗的往返机票，启程时间是9月18日13点左右，返回时间是9月21日20点左右。我说的是北京时间。
B：好的，请稍等。……上海浦东国际机场到伦敦西斯罗的机票，9月18日13点左右的航班有13：05。9月22日伦敦西斯罗到上海浦东的20点左右的有20：20，请问可以吗？订几张？
A：请问是哪个航空公司的航班？什么机型？
B：中国东方航空公司，波音340。
A：经济舱去票和来票分别多少钱？
B：来回返程票可以打7折，打好折是人民币×××元。
A：好的，订两张。9月18日13：05上海浦东到伦敦西斯罗的，9月22日20：20伦敦西斯罗到上海浦东。
B：请告诉我乘机人的姓名、身份证号码。
A：徐明，身份证号码是3302××××××××××4287。还有一位，姓名是×××，身份证号码是……
B：您是要我们送票，还是自己去机场取票？
A：送票好了。
B：请告诉送票时间、地点、联系电话，还有具体收票人。
A：地址是×××区×××路×××大厦×××B幢×××室。后天下午两点左右，刘小姐收，联系电话是8777××××。
B：好的，确认一下信息，您预订了两个人的往返机票，分别是上海浦东前往伦敦西斯罗的9月18日13：05，伦敦西斯罗到上海浦东的9月22日20：20。乘机人是徐明，XUMING，身份证号码是3302××××××××××4287，另外一名是……后天下午两点左右把票送到×××区×××路×××大厦×××B幢×××室刘小姐处，联系电话是8777××××。
A：没错。
B：好的，我现在就出票了，到时候公司会派人按时送票给您，也请把钱交给送票人。谢谢！再见！
A：再见！
五、预订酒店方法
（一）网上（“携程旅行网”）预订
1.进入“携程旅行网”首页。
2.点击“酒店”，选择“海外”，再选择目的地城市（伦敦）/入住日期（2008年9月18日）/离开日期（2008年9月22日）/房价范围（人民币1000—1500）/预订间数（1间）等。
3.填写完信息后，查询酒店。
4.选择合适的酒店。
5.预订（根据网上预订酒店的步骤进行预订，网上不需要先付款，到酒店后报预定人的名字以及告诉酒店通过CTRIP预定即可）。注：没有在“携程旅行网”注册的，要先注册会员，再进行预订。
（二）电话预订
1.通过网上查询，确定要预订的酒店。
2.拨打“携程旅行网”的预订电话：800—820—6666，告知姓名、性别、到达和离开时间、房间类型、朝向及其他要求。
3.根据对方酒店预订的操作，进行预订。
（三）直接电话预订（对话实例）
A：王子广场酒店
B：上海电子技术进出口公司秘书
（嘟———，嘟———）
A：您好！这里是英国伦敦王子广场酒店。
B：您好！我是上海电子技术进出口公司的刘秘书，想咨询一下你们酒店的情况。
A：很高兴为您服务。
B：你们酒店的商务标准间价格是多少？有什么配套服务？入住时间和离开时间有什么要求？
A：商务标准间每晚价格是×××英镑，周末会有20%的浮动。房间里有卫浴设施、无线上网设施、包含免费早餐。入住时间没有要求，房费计算时间以中午12：00为界限，超过12：00，以2天为单位计算房费。
B：好的，预订一间楼层高一点的朝南的商务标准房。入住时间是9月18日—9月20日。
A：请您稍等，我先帮您查一下……您好！我们有您需要的房间，20楼朝南的，2010房间，可以吗？
B：好的。
A：请把入住人的姓名、护照编码、联系方式报给我好吗？
B：姓名：徐明，护照编码：××××××××××××，电话号码：1354444××××。
A：刘小姐，请您入住前48小时内把住房人的详细资料卡通过传真传过来，否则酒店将不为您保留房间。
B：哦，好的，我知道的，请问你们的传真机号码就是我现在打的这个号码吗？
A：是的。也请告诉我贵公司的传真号码，方便我把酒店入住凭证传过来。
B：好的，我公司的传真号码为×××××××××，一会儿我就把相关信息传真过去。
A：谢谢您！请问还有什么需要帮助的吗？
B：没有了。非常感谢您的服务。
A：谢谢！祝您生活愉快！再见！
B：再见！
六、预支差旅费
申请预支
支付差旅费可采用现金、旅行支票、信用卡等方式
明确各方支付差旅费项目
（注：信用卡可以作为到大银行去的介绍信，可以在世界各地银行提取现款，直到信用卡上的面额提完。）
七、出差物品清单一览表
文件资料：合同意向书、报价表、技术转让相关问题、公司宣传资料、对方公司的背景资料、对方主谈人员资料、邀请函、行程安排表、介绍信、旅馆预订的确认凭证
旅行资料：现金、旅行支票、信用卡等
地址目录（对方公司地址、入住宾馆地址等）
通讯录（对方公司、宾馆联系电话、传真，我国驻英国伦敦大使馆电话等）、国际电话号码表、时间表（附带世界各地时间表日历卡）目的地旅行指南和地图册、风土人情、天气情况介绍
办公用品：手提电脑、软盘、微型录音机，快译通等信纸、信封（公司的）、邮票、笔记本、水笔铅笔若干
个人用品：洗漱用品、书籍、换洗衣服等
附：出差期间两地天气情况一览表
预订饭店（王子饭店）的详细资料
2008年9月18日—9月22日
上海与伦敦天气情况
9月18日（星期四）
上海天气：22℃—29℃、晴天、东风2—3级
伦敦天气：10℃—18℃、晴转多云、东北风3级
9月19日（星期五）
上海天气：23℃—29℃、晴转多云、东南风3级
伦敦天气：9℃—19℃、晴转多云、东北风3—4级
9月20日（星期六）
上海天气：23℃—28℃、小雨、东南风3级
伦敦天气：9℃—20℃、晴转多云、东北风3级
9月21日（星期日）
上海天气：23℃—29℃、阴天、东南风3级
伦敦天气：9℃—21℃、多云、东北风3—4级
9月22日（星期一）
上海天气：23℃—29℃、阴转晴、东风3级
伦敦天气：9℃—22℃、多云、东风2级
王子广场饭店资料
地址：英国伦敦、23—25Princess Squareoff Ilchester Gardens Bayswater London W24 njunited Kingdom
电话：44—20—7229××××传真：44—20—7229××××
预订房间价格：
双人房（2010）RMB1320包含早餐（欧陆式）
景点：
酒店位于Bayswater的中心，靠近牛津大街（Oxford Street）、海德公园（Hyde Park）以及其他景点。
酒店设施：
连接笔记本电脑、电视机、卫星电视、直拨电话、吹风机、自动叫醒电话、电压220伏。
所在地区情况：
到最近的机场（London Heathrow伦敦西斯罗机场）25公里到最近的地铁站（Bayswater）步行2分钟
到最近的车站（Paddington）2公里
到最近的公车站步行5分钟
至最近的会展中心（Earls Court）5公里
其他特色：
房间均维护良好，用鲜明的蓝色和黄色装饰，以木质家具布置。所有房间设施齐全（茶/咖啡机、卫星电视、国际网络、直拨电话以及熨烫设备）。浴室维护良好，以白色瓷砖铺地，有淋浴设施。
八、模拟训练
利用实训室的办公实训环境，组织学生分工合作，完成任务各个环节的仿真模拟训练。
任务6 模拟主题活动策划与实施
训练目标
能够根据主题活动收集信息、确定活动形式；
能够撰写主题活动策划书；
能够组织实施主题活动。
知识要求
清楚活动主题确定的要求；
知晓活动主题策划的撰写要求；
熟悉会务管理知识。
任务描述
第一则材料：
下面这则材料是搜狐网站女人频道的2005年“国际秘书节”专访节目的部分访谈内容。
主持人：各位网友大家好！首先我们给各位介绍一下今天的嘉宾。第一位是亚商总裁王中宇先生。
王中宇：各位网友大家好！欢迎大家来参加搜狐女人频道的“秘书节”专访节目。
主持人：第二位嘉宾是北京高等秘书学院院长王世红先生。
王世红：各位网友大家好！我非常高兴有机会与亚商在线一起在搜狐搞这次活动。
主持人：第三位是亚商在线的康颖小姐。
康颖：大家好！特别向从事秘书工作的朋友问好。
主持人：今年4月27日是“国际秘书节”50周年的纪念日，我们请亚商在线的副总裁王中宇介绍一下“秘书节”的由来。
王中宇：“秘书节”是在1952年由美国的两位秘书，向美国商务部部长提出一个建立秘书周的计划，此建议很快就得到批准。但是正式提出“秘书节”是在1955年，由秘书周变成“秘书节”。
主持人：国际秘书节已经有50年的历史了，世界各地都是怎么来庆祝“秘书节”的呢？
王世红：既然是一个节日，总的来讲，主角要得到益处。庆祝的方式多种多样，没有一个法定的规定，主要形式大概分为几个方面。第一方面是放假。平时秘书很辛苦，能有半天的假期，心理上是一个安慰，也是一种休息。第二方面是送礼。
为什么是秘书周呢？因为有的秘书并不一定能放假，所以拖的时间长一些，那么老板可以送一些礼物或者鲜花来表达谢意和理解。
王世红：第三方面是关注。大家一起来关注这个群体。比如说美国总统也会来关注。另外一方面是老板请客。第五方面是表彰。在这个节日里把最好的秘书选出来。新加坡每两年选一次“最专业秘书”，当选条件是最具专业精神、工作效率高和有杰出表现。在秘书的评选这一点上，老板的票数很重要。第六方面是聚会、庆祝。搞各种各样的聚会或者联谊会。第七方面就是老板给秘书登一个表彰。秘书看到以后会非常高兴，也是通过这种方式表示对秘书工作的认可。
主持人：我比较好奇，我们国家是从什么时候开始庆祝“秘书节”的呢？
王世红：我做了一点调查，但是目前还没有明确。到目前为止我们都不敢说这次活动是一个法定的东西，因为这完全是社会民间对秘书工作的肯定。大概起源是在改革开放之后。第二是在外企大量进入中国之后。第三，在这里面有两种可能性，一是这个老板以前就有过“秘书节”的习惯；另外一种可能性是秘书自己有这个需求。
王世红：“秘书节”是多种多样的，像亚商这次做的是全国范围的，这还是第一次。还有一种是研讨会。比如说北京高等秘书学院过去几年一直都在校内搞类似这样的活动。另外，还有一些商家利用“秘书节”进行普及工作，如推出了“秘书节”
套餐、优惠、抽奖等。
主持人：我们通常的庆祝方式中有一种前期推广的、比较个性化的。就是说这种行业内的在努力，但是行业外的还不知道。所以这次亚商用比较大规模的活动来推广。
王世红：没错。以前我们庆祝秘书节日都是区域性、小范围的。或者是在秘书这个行业里面，也就是秘书的专业人士在搞小范围的活动。而我们亚商这次希望和秘书学院，和搜狐这样的大媒体，一起把力量积聚起来。
主持人：就是说这个节日是一种文化，希望用我们的力量来引导大家关注秘书行业。
王世红：如果大家对秘书行业不进行深入了解，很难明白秘书行业的专业性以及职业所带来的复杂性。我也是从事了一段时间以后（因为亚商也从事了相应的服务和多年的积累），才对这个行业有了很深的了解。
主持人：今年的“秘书节”是提议给秘书放个假。为什么会有这样一个说法？
王世红：分两个层面来说这件事情。第一，今年的“秘书节”是比较特殊的，正好是国际上的50周年。另外，我们之前也办过“秘书节”，但是社会各方的支持并不是很多，所以影响不够。这次我们想通过这样一个节日，促进整个社会对这个行业的重视程度。另外，对于肯定秘书行业的技能和忠诚度以及效率方面，我们给予一定的倡导。可能放假只是一种形式，更重要的是提升社会对它的关注程度。
主持人：秘书在公司和机构中的价值是什么？
王世红：这个问题确实很大。一个差秘书可以使好老板看起来很差，一个好秘书可以使一个差老板看起来不错。在企业里面，老板、秘书和会计，这就是一个完整的公司了。没有一个企业是没有秘书的，即使是皮包公司。所以秘书能起到使企业运转的疏导作用。秘书的作用越来越重要了，这是因为随着中国商务的规范化，商业最终要靠效率，而秘书正是一个企业效率的组成部分。
