知识要求
熟悉签字仪式前期准备的内容；
熟悉签字厅布置的要求；
熟悉签字仪式的流程。
任务描述
2008年4月，印度的八里贸易有限公司曾到杭州维尔特贸易公司参观访问，杭州维尔特贸易公司做了大量的准备工作，其详实周密的参观准备工作、热情周到的接待工作给印度来宾留下了良好的印象，印度客户返回后马上给杭州维尔特贸易公司发来传真，希望与公司进行项目合作，并希望能尽快签订合作协议。杭州维尔特贸易公司领导在详细分析之后，认为这次合作将对公司的未来发展带来极大的利益，当即决定与印度八里贸易公司进行合作，双方经过广泛的意见交换之后，一致同意签订合作协议，并约定于2008年6月8日在杭州举行签字仪式。公司希望秘书小金能妥善安排此次签字仪式。
训练要求
概括叙述秘书小金完成这项任务的步骤；
能够进行签字仪式的模拟操作；
能够进行签字仪式的前期准备；
能够进行签字厅的布置。
操作说明
本次任务需分小组进行操作，每组成员应合理分配角色。本次实训需4课时。
操作提示
签字仪式活动任务明确，操作流程规范并且活动形式单一，此项训练是要求学生对签字仪式各环节的情况非常了解。
工作成果范例参考
任务名称：模拟签字仪式
工作过程概述：
小金在接受此项任务后，立即对签字仪式做全面的准备。
首先，确定签字仪式的时间。双方商定签字仪式的举行时间为2008年6月8日，为确保签字仪式的顺利进行，小金应明确仪式的具体时间，结合本公司以及印度公司的意见，将签字仪式定为8日下午2：30—3：50。
其次，确定签字的地点。本公司有较为完善的办公环境，并且档次较高，因此完全可以在公司内进行，如果公司内不能进行或者对方有具体的要求，应照顾到对方的利益。
第三，确定签字仪式的参加对象。主要包括：（1）签字人，要考虑签字人的法定资格，并与对方的签字人规格相等；（2）领导人，为了表示对谈判成果的重视和庆贺，可以派出身份较高的领导人参加签字仪式，但也应当注意规格大体相等；（3）致辞人，一般由签字各方身份最高的领导人分别致辞；（4）主持人，一般由主办方指派有一定身份的人士担任；（5）见证人，主要是参加会谈的人员，双方人数应当大致相等，有时也可邀请保证人、协调人、律师、公证机关的公证人员参加；（6）助签人，助签人主要职责是在签字过程中帮助签字人员翻揭文本，指明签字之处；（7）记者，根据公司对外宣传的策略，可以选择是否邀请记者参加签字仪式。
第四，进行文本的准备。本次签字仪式的文本应当用中文、印度文书写印刷，如果必要，可以在中印文字的基础上再使用英文作为第三种文字；需准备正本和副本；印刷时应注意在先权的问题，由于本次签字仪式同时使用双方语言，应以中文文本在先。
第五，进行现场布置和物品准备。包括：（1）签字桌椅；（2）国旗；（3）文具；（4）文本；（5）参加人员位置；（6）讲台；（7）香槟酒等。
第六，签字仪式程序。（1）签字各方参加人员在工作人员的引导下进入预定位置；（2）主持人向全体参加人员介绍签字各方的主要领导以及其他贵宾；（3）主持人宣布签字仪式开始；（4）签字；（5）各方签字人起立，相互交换文本并握手致意；（6）主持人请各方领导人先后致辞；（7）举行小型酒会，举杯庆贺；（8）联合举行记者招待会或新闻发布会。
小金在明确上述六点内容后，着手撰写签字仪式方案，经领导批准后准备实施。
成果范例：
杭州维尔特贸易公司与印度八里公司××项目签字仪式方案
一、时间：2008年6月8日下午2：30—3：50
二、地点：杭州维尔特贸易公司签字厅
三、参加对象
（1）签字人：公司副总经理陈××，印度八里公司副总经理××××。
（2）领导人：公司董事长张××，印度八里公司董事会主席××××。
（3）致辞人：公司董事长张××，印度八里公司董事会主席××××。
（4）主持人：公司总经理助理胡××。
（5）见证人：参加该项目会谈的人员。
（6）助签人：公司秘书林丽。
（7）翻译：公司印度业务拓展部经理沈××。
四、文本的准备
本次签字仪式的文本用中文、印度文书写印刷，正本中文在前，副本英文在前。
五、进行现场布置和物品准备
（1）签字桌椅：（略）
（2）国旗：（略）
（3）文具：（略）
（4）文本：（略）
（5）参加人员位置：（略）
（6）讲台：（略）
（7）香槟酒：（略）
六、签字仪式程序
（1）签字各方参加人员在工作人员的引导下进入预定的位置；
（2）主持人向全体参加人员介绍签字各方的主要领导以及其他贵宾；
（3）主持人宣布签字仪式开始；
（4）签字；
（5）双方签字人起立，相互交换文本并握手致意；
（6）主持人请各方领导人先后致辞；
（7）举行小型酒会，举杯庆贺。
总经办公室秘书处
2008年5月27日
任务3 准备记者招待会
训练目标
能够进行记者招待会的前期准备；
能够布置招待会现场。
知识要求
熟悉记者招待会前期准备的内容；
熟悉招待会布置的要求；
熟悉记者招待会的流程。
任务描述
杭州某商场为迎接新年，准备在12月初联合几大家电企业进行家电促销活动。活动开始前，拟邀请杭州各大媒体召开记者招待会，为家电促销活动造势。本次促销活动由商场企划部策划并执行，罗小烨是企划部经理秘书，经理将记者招待会的前期准备任务交给罗小烨，请协助罗小烨进行记者招待会的前期准备工作。
训练要求
概括叙述秘书罗小烨完成这项任务的步骤；
能进行记者招待会的前期准备；
能进行招待会现场布置。
操作说明
本次任务需分小组进行操作，每组成员应合理分配角色。重点进行招待会的准备工作，但准备工作的好坏体现在实际操作上，因此，需要进行操作现场模拟。
本次实训需4课时。
操作提示
记者招待会活动任务明确，操作流程规范并且活动形式单一，此项训练是要求学生对签字仪式各环节的情况非常了解。
工作成果实例参考
任务名称：准备记者招待会
工作过程概述：
罗小烨接受经理布置的任务后，及时与经理及企划部的同事进行沟通，了解本次记者招待会的主要内容以及希望达到的效果。
在记者招待会的准备过程中，首先应确定被邀请记者的范围，本次促销活动的影响仅限于杭州地区，因此只需要邀请本地的记者，包括报纸、杂志记者，还要有电台和电视台的记者。
其次，确定记者招待会的日期和场所，由于商场决定在12月初开始进行促销，因此招待会的日期暂定于12月1日，场所租用商场旁边的四星级宾馆。
第三，确定主持人和发言人，主持人建议由企划部经理担任，发言人由商场总经理担任。
第四，准备发言材料和布置会场，为了使参加会议的记者们对举办单位所传递的信息或所解决的问题能够理解深刻，并给予充分的肯定，要准备好必要的资料。
资料应包括会议程序，领导人的发言材料，送给记者的有关资料，单位对问题的理解、认识和感受等方面的文字资料。会场由宾馆按商场提供的要求进行布置，记者招待会召开的前一天商场将派专人前往检查。
第五，制作经费预算。
成果范例：
××家电大降价记者招待会方案
一、活动时间：2008年12月1日
二、活动地点：××大酒店宴会厅
三、招待会主题：××商场及各家电厂家联手再掀家电降价风暴
四、主办：××商场
五、协办：××、××、×××三个品牌企业
六、媒体人员：
浙江卫视、浙江经济、杭州电视台、杭州生活频道等5家电视台10人；
西湖之声、交通之声、私家车电台等4家电台8人；
杭州日报、都市快报、钱江晚报等6家报社12人；
杭州网等3家网站3人。
七、活动内容：
14：00———14：30 记者签到
14：30———15：00 发言人对此次活动进行说明，活动主题：特价+抽奖+酬宾
15：00———15：30 记者提问
八、经费预算：
任务4 制作产品说明演示稿
训练目标
能够使用电脑制作产品说明演示稿。
知识要求
熟悉计算机的使用；
熟悉PPT的使用。
任务描述
杭州香函公司为提高社会对企业的认同，决定召开一场记者招待会，为了使与会记者能更好地了解香函企业的产品和服务，公司决定在记者会上进行产品说明演示。办公室秘书小杨的任务是为公司制作产品说明演示稿，请协助完成。
训练要求
概括叙述秘书小杨完成这项任务的步骤；
能熟练利用电脑进行产品演示稿的制作。
操作说明
本次任务要求每位同学独立完成，由于情景设置中未给出具体项目，操作中可由具体项目替代。本次实训需2课时。
操作提示
产品说明演示稿最简单的做法是通过电脑，利用Microsoft Office Power Point自带程序进行操作，本次操作最低要求：能进行PPT操作。
工作成果实例参考
任务名称：制作产品说明演示稿
工作过程概述：
小杨接受任务后，新建一个PPT文件；点击“文件”———“新建”；并在右上角点击“根据内容提示向导”；“内容提示向导”打开后，点击“下一步”；点击“全部”按钮，并找到产品销售或售后服务，再点击“下一步”；选择“使用输出类型”，点击“下一步”；对演示文稿标题和页脚进行内容添加，点击“完成”。通过以上步骤即完成了产品演示文稿的基本框架，然后在生成的框架内按要求添上相应内容，亦可按自己公司产品的特点自行制作演示稿。
操作图解：
项目三 商务会议
任务1 编写会议议题、议程
训练目标
能够进行会议议题的编写；
能够根据实际情况编写会议议程。
知识要求
熟练掌握议题收集的方法和程序；
熟练掌握议题编制的注意事项；
熟练掌握议程编制的技巧；
熟练掌握议程编制的流程。
任务描述
杭州智格公司将于年底召开年终总结大会，公司办公室负责会议的筹备与组织工作。办公室负责人对总结大会进行了分工，其中，秘书小燕负责编写会议议题和议程，请协助小燕完成此项工作。
训练要求
概括叙述秘书小燕完成这项任务的步骤；
能够编制会议议题。
操作说明
要求学生4课时内独立在实训室机房里完成。
操作提示
在这项训练中，你需要利用课余时间走访相关单位和部门，收集该单位一个编写会议议题、议程的实例，以及该单位的组织结构，假设你是该单位某部门的秘书，按照上述工作情境及工作要求进行会议议题收集以及议程的编写工作。
工作成果实例参考
任务名称：编写会议议题、议程
工作过程概述：
秘书小燕接到此项任务后，对议题和议程的编写进行了区分排列：在会议筹备过程中议题是每次会议首先要研究的问题，而议题的收集一般分为三个步骤，第一是收集议题，主要有上司指示交办的问题、下级单位提请讨论决定的问题、上级下达命令需要各个部门贯彻执行的问题；第二是筛选议题，在议题收集完成后，根据会议的目的与任务对事前收集的议题进行筛选；第三是确定议题，将筛选后的议题连同相关的文件、资料提交领导审批，由领导最后确定会议议题。同时，在会议议题安排中还要注意不能安排过多或过少的议题，并且尽量将同类性质的议题集中安排在一个会议中讨论，还可以准备一些后备议题，以备不时之需。
会议的议程和议题完全不同，议程的妥善安排是会议顺利进行的前提，因此会议的议程安排是不能疏忽的，首先进行议程设计。如果设计不够紧密，讨论就很难有效率地进行，并可能在讨论过程中出现离题的情况；过于紧密则会导致与会者无法专心讨论一个话题，从而问题分析不够透彻。其次编写议程，会议议程是需要提出并讨论的问题或项目的清单，应汇集所有会议信息。然后确定讨论的细致程度。
按照细致程度给每一个项目分配一个时间限度，保证会议不会超过预定的时间。
最后分发议程。会议议程拟定后，你要先将议程送给领导审定，然后广泛征求意见，并汇集与会者的建议，重新拟定一份议程，征求领导意见后再定稿，并及时发到与会者手中。
成果范例：
一、会议议题编制程序
二、会议议程范例
任务2 预算会议成本
训练目标
能够进行会议成本的预算。
知识要求
熟悉会议成本预算的类型；
熟练掌握会议预算编制的原则；
熟练掌握会议预算编制的方法。
任务描述
杭州某旅行社打算承接一次商务会议，会议委托方要求提供如下服务项目：
免费代订酒店、餐厅、会议室；
免费提供24小时的会务服务（包括代表签到、资料整理、酒店工作协调等工作）；
免费接送参会代表，免费代订返程飞机票；
提供外语翻译、摄像、礼仪和文秘服务；
提供会议所需的设备；
根据会议课题要求，邀请专家授课；
为VIP客人提供特殊照顾和服务；
安排参会代表会后考察；
礼品的安排和发放；
假设你是旅行社财务部门主管，你将如何制定预算计划？
训练要求
概括叙述你完成这项任务的步骤；
能够绘制预算表；
能够编制会议成本预算。
操作说明
要求学生4课时内独立在实训室机房里完成。
操作提示
在这项训练中，你需要利用课余时间走访相关单位和部门，了解任务描述中提出的项目的费用，方便提供预算的价格。
