二、移动硬盘使用注意事项
1.尽量不要购买过于廉价的产品。
2.移动硬盘的分区最好不要超过两个，以避免在启动移动硬盘时增加系统检索和等待的时间。
3.移动硬盘不要插在电脑上长期工作。移动硬盘是用来临时交换或存储数据的，不是本地硬盘。若有需要转存下载资料的，正确的方式是使用本地硬盘下载和整理资料等，然后复制到移动硬盘上，应尽量避免直接将数据下到移动硬盘上。
4.切勿在移动硬盘读写数据时拔下接口。完成移动硬盘的删除操作后，移动硬盘的指示等还会闪烁一段时间，此时不要急于拔下移动硬盘，否则可能会造成数据丢失甚至是系统故障。
5.不要给移动硬盘进行磁盘碎片整理。
6.尽量避免使用USB延长线。
7.妥善保护移动硬盘，轻拿轻放，切忌摔打。另外还要注意干燥防水、先退出再拔下等一些细节。
项目三 数码录音笔的使用和保养
数码录音笔是数字录音器的一种，造型如笔型，非常小巧，便于携带。秘书人员在接受上司的重要命令、参加会谈或者参加会议等需要作记录的场合，将录音笔作为辅助记录工具，方便实用，可靠性高。
任务一 认识和使用录音笔
一、认识录音笔
相对于传统录音机，数码录音笔的技术要先进很多。由于录音笔使用了闪存，再加上超大规模的集成电路的内核系统，完全抛弃了传统录音机的机械结构，外型轻便小巧，而且录音时间更长。一盘普通磁带一次仅可录音60~90分钟，而数码录音笔一般可录数小时甚至几十小时。数码录音笔的录音效果也比磁带式录音机要好很多，播放的音质也更好。同时，数码录音笔可方便地连接各种音源进行直接录入，也可连接电话（电话线）进行电话录音。此外，数码录音笔基本都提供了USB接口，从而使其能够非常方便地与计算机连接，并且即插即用，因而可方便地将录音资料传输到计算机以及网络上。而且，数码录音笔由于采用的是数字技术，因此可以非常容易地使用数字加密的各种算法对其进行加密，以达到保密的要求。
数码录音笔的上述突出特点是它推出后能够得到广泛运用的重要原因。
录音笔通常标明有SP、LP等录音模式。SP表示ShortPlay，即短时间模式，这种方式压缩率不高，音质比较好，但录音时间短。而LP表示LongPlay，即长时间模式，压缩率高，音质会有一定的降低。目前，数码录音笔的录音时间都在6~10小时左右，可以满足大多数人的需要。
一般来说，大部分数码录音笔都用7号AAA型电池，有的小型产品则采用了纽扣电池，还有的产品内置了充电电池。采用普通电池的好处是可以更换，而使用充电电池则比较便宜。应选择那些电池使用时间在6个小时以上的数码录音笔，而且相对来说时间越长越好。
二、了解录音笔的功能
1.声控设计、自动录音
这一功能能够使数码录音笔自动地感应声音，无声音时它处于待机的状态，有声音时才启动录音，最大限度地避免存储空间和电能的浪费。
2.MP3播放
支持MP3播放也是不少录音笔支持的功能之一。只要将MP3文件存储到录音笔的内存中，再结合耳线或是机体内置的音源，用户就可以像MP3那样听到自己喜欢的音乐了。
3.电话录音
电话录音功能是指数码录音笔通过专用的电话适配器，将录音笔与电话连接起来，可以非常方便地记录通话内容，并且录音效果良好，声音纯净，几乎没有什么噪音。
4.存储方式
数码录音笔都是用内置的闪存来存储录音信息的。现在的产品普遍内置了128MB以上闪存，有些高级数码录音笔则提供外置存储卡如CF、SM等，具备相当长的录音时间，同时也方便资料传送，如用读卡器将录音数据快速存入计算机。
此外，数码录音笔还有分段录音以及录音标记功能，非常方便后期对录音数据的管理。
三、录音的操作
相对而言，数码录音笔的操作略显复杂，但是只要认真阅读说明书并且留心操作，一般也能很快掌握。这里就不作详细介绍了。
数码录音笔机身包括控制按键和液晶显示屏两个部分。液晶显示屏的尺寸与数码录音笔本身的大小相关。液晶显示屏越大，可显示的信息也就越多；而控制按键则分布在机身各个部位，两者结合起来为使用者提供了一个人机界面。熟悉了之后，操作也会相对顺手。
任务二 录音笔的故障排除及保养
一、数码录音笔的常见故障与排除方法二、录音笔的保养注意事项
录音笔是数码产品，所以不但使用时要小心，平常保养也要注意。以下是录音笔的保养注意事项：
1.进行录音或听音乐时，若电量显示不足应及时更换电池。
2.换电池时，一定要先关机后再取出电池，否则可能造成信息丢失。
3.长时间不使用机器时，应取出电池，以防锈蚀。
4.防止重压，跌落；防尘，防潮，防高温，勿靠近火源。
6.内存容量达到规定的容量时，可能是垃圾文件占据记忆体空间，遇到这种情况需要先进行录音机格式化操作，再进行录音或其他功能的操作。
【超级链接：碎纸机】
一、关于碎纸机
1.碎纸机又称文件粉碎机，是现代办公室常用的辅助办公设备，主要用于销毁文件与资料，防止泄密。
2.碎纸机一般由切纸部件和箱体两大部分组成。切纸部件包括旋转电机和锋利的刀具，电动机带动刀具快速转动，可将纸张快速粉碎成条状或米粒状，甚至更小。箱体主要包括容纳纸屑的盛纸箱和机壳。一些碎纸机箱底部还装有滚轮，以方便移动。
3.碎纸机的主要参数有耗电量、纸张入口宽度、纸屑宽度、最多碎纸量、碎纸速度、体积、盛纸箱容量等。
二、碎纸机的操作步骤及使用注意事项
1.碎纸机的操作比较简单。打开电源，按下“启动键”，使机器运转，然后将去除异物并适合碎纸机粉碎的纸张放入机器内切碎。碎纸完毕后，按下“停止/反向”
键，碎纸机即停止转动。最后，关闭电源即可。
2.不要将潮湿的纸张塞入碎纸机，以免刀具生锈或损坏。
3.不要将比入纸口大的纸张直接放进碎纸机粉碎，也不宜斜放纸张进入纸口。
4.碎纸前应先去除待粉碎纸张上的曲别针、订书钉等异物，然后再进行粉碎操作。
5.一次使用碎纸机的时间不宜超过30分钟，以免电动机故障。
实训十三 秘书人员其他办公设备的使用
实训目的
1.掌握刻录机的使用方法。
2.掌握移动存储设备的使用方法。
3.掌握录音笔的使用方法。
实训内容
1.利用刻录机并结合刻录软件刻录文件。
2.使用移动存储设备转移文件。
3.使用录音笔录音。
实训要求
1.连接刻录机和计算机，安装刻录软件。
2.使用刻录机刻录指定的文件。
3.使用优盘、移动硬盘等移动存储设备转移文件，掌握退出上述设备的正确方法。
4.使用录音笔录音（录音内容可以自选）并将录好的声音文件拷至计算机。
实训组织
每4人一组轮流进行。
实训时间
2课时。
实训讨论
1.使用刻录机刻录文件时，有什么需要特别注意的问题？
2.使用移动存储设备要注意什么问题？
3.录音笔除了录音之外还有什么功能？选择SP或LP录音模式应考虑什么问题？
