随着信息技术的不断发展，秘书人员在日常办公过程中需要的硬件设备也越来越多。除了前边各模块介绍的各种硬件设备之外，一些新型设备的出现为秘书人员的工作提供了更多的方便。
本模块将用尽量简洁的语言介绍刻录机、移动硬盘、优盘及录音笔等新型办公设备的基本使用方法和注意事项。
学习目标
1.了解并掌握刻录机的使用和保养知识。
2.了解并掌握优盘和移动硬盘的使用和保养知识。
3.了解并掌握录音笔的使用和保养知识。
知识目标
1.了解刻录机的基本功能。
2.了解刻录机的保养知识。
3.了解刻录软件的使用方法。
4.了解优盘的基本功能及使用保养知识。
5.了解移动硬盘的基本功能及使用保养知识。
6.了解录音笔的基本功能。
7.了解录音笔的使用保养知识。
能力目标
1.能够了解刻录机的功能；能够正确使用和保养刻录机。
2.能够正确下载安装并使用刻录软件刻录文件数据。
3.能够了解优盘的功能；能够正确使用和保养优盘。
4.能够了解移动硬盘的功能；能够正确使用和保养移动硬盘。
5.能够了解录音笔的功能；能够正确使用和保养录音笔。
项目一 刻录机的使用和保养
任务一 认识、了解刻录机
由于光盘存储具有容量大、保存时间长、可靠性高、便于携带等优点，近年来光盘刻录机得到了广泛的使用。如果一台计算机的光驱不具备刻录功能，可以使用专用的外接刻录机。
正如光盘分为CD光盘和DVD光盘一样，光盘刻录机也分为CD刻录机和DVD刻录机。一般的DVD刻录机都是向下兼容的，即在刻录DVD盘片的同时也可以刻录和读取CD盘片。刻录机的数据接口方式主要有SCSI、IDE、USB，其中SCSI接口的刻录机性能稳定、CPU占用率低、数据传输效果平稳，刻录成功率高，刻出的光盘质量相对要好，但价格也较高，安装时需要专门的SCSI扩展卡；IDE接口的刻录机以安装简单、成本低廉而成为市场主流机型；USB接口的刻录机使用起来比较方便。
一、光盘刻录机的原理
在光盘中，是利用机械方式在光盘平面上冲压出凹凸变化来记录二进制数字信息0和1的。计算机读取CD盘上的数据是根据激光束在凹坑部分反射的光强度比从非凹坑部分反射的光强度来得弱的原理，去识别“1”和“0”。
刻录机中的半导体激光器产生的激光束照射在盘片的有机染料层上，将有机染料层融化形成永久性的凹凸不平的形态（CD‐R）或使有机染料产生结晶与非结晶的可恢复的相位变化（CD‐RW），从而记录二进制数字信息。
按光盘的刻录形式分类，CD光盘可分为CD‐R（CD‐Recordable）和CD‐RW（CD‐ReWritable）两种。CD‐R只能写入一次，写入后可反复读取数据；而CD‐RW可重复擦写，一张CD‐RW可擦写上千次。
同样的，光盘刻录机也可分为CD‐R和CD‐RW两种，前者只能刻录CD‐R，后者则可以刻录上述两种光盘。
二、刻录机的主要性能指标
1.数据传输速度
数据传输速度又称读写速度，表示读取数据和刻写数据的快慢程度，单位是倍速，通常用X表示。1X即1倍速，指每秒传输150KB的数据。刻录机也有倍速之分，CD‐R刻录机有刻录速度和读取速度两个速度指标。CD‐RW刻录机有刻录速度、擦写速度和读取速度3个速度，前两项指标是CD‐RW刻录机的主要性能指标。目前市场中主流DVD刻录机都达到16×高速刻录，即支持16倍速刻录。
2.缓存容量
为了刻录机的稳定工作和数据连续传输，在刻录过程中，数据要先存入缓冲区，再被调出来刻录；在刻录的同时又将后续要刻录的数据写入缓存中，以便保证待写入数据良好的组织和连续传输。缓冲区的容量越大，刻录的成功率也就越高。
这个数据缓冲区即缓存，是指存放数据的能力，越大越好。
3.兼容性
光盘刻录机的兼容性也非常重要。兼容性分为硬件兼容性和软件兼容性。硬件兼容性是指支持的空白光盘片的种类，好的刻录机对各类盘片都有良好的兼容性。软件兼容性是指刻录软件。光盘刻录机所支持的刻录软件越多，也就越方便用户的使用。
任务二 使用刻录机
一、连接光盘刻录机与计算机
由于光盘刻录机的接口不同，光盘刻录机与计算机连接也分为内置和外置两类。较常用的有内置式IDE接口刻录机、外置式EPP接口和USB接口刻录机。
我们可以根据随机所附的操作说明进行连接。
刻录机的安装过程同其他Windows支持的硬件一样。首先关闭计算机电源，打开主机箱，将刻录机通过专用线缆与计算机连接并接通电源；然后重新启动计算机，系统将自动识别该设备。硬件安装之后，要想使用刻录机刻录光盘还需要相关软件的支持。
二、光盘刻录机驱动程序与刻录软件的安装
刻录机硬件安装完成后，就可以在电脑中安装刻录机驱动程序和刻录软件。
驱动程序在随机附送的光盘中；适合光盘刻录的软件种类较多，功能大同小异，我们既可以在厂家附送的光盘中选择，也可以到网上下载。应尽量避免在一台电脑上同时安装两种或多种不同的刻录软件。
安装时要先安装刻录机驱动程序，再安装刻录软件。
Nero刻录软件是德国AheadSoftSware公司出品的光碟刻录程序，集成了强大的音频编辑制作功能，受到刻录机用户的普遍欢迎。Nero6以前的版本，各个模块彼此独立，而Nero6把所有以前各自独立的模块都使用一个集成工具整合起来，它就是NeroStartSmart。NeroStartSmart支持几乎所有目前市场上能见到的各种型号的光盘刻录机，支持中文长文件名刻录和ATAPI（IDE）的光碟刻录机，可刻录多种类型的光盘，全面支持DVD盘的刻录，是一个优秀的光盘刻录程序。
以下是Nero的安装过程：
1.单击Nero安装目录下的“SETUP.EXE”图标，系统打开文件解压对话框，在该对话框将压缩文件解压缩到当前文件夹。
2.文件解压后即打开软件安装向导对话框。单击“下一步”按钮，安装程序打开安装许可对话框，选中“本人接受上述许可协议的所有条款”单选按钮。
3.单击“下一步”按钮，打开“用户信息”对话框，输入用户名称、公司名称、软件安装目录等。单击“更改”按钮，即可更改软件安装路径。
4.单击“下一步”按钮，打开复制文件对话框，显示文件复制安装的进度。在文件复制完成后，单击“下一步”按钮即可。
5.在文件复制完成后，弹出安装完成提示，单击“完成”按钮即可。
三、刻录操作
正确安装好刻录程序及驱动软件后，就可以进行刻录操作了。
在光盘刻录机中放入刻录光盘，启动刻录软件进行刻录。光盘刻录软件有很多功能，最常用的是刻写数据光盘和复制光盘。
刻录操作相对于其他办公设备的操作过程显得相对复杂。以下是刻录数据光盘的具体操作过程，所用的版本是Nero6.6.0.14。
1.在桌面单击Nero快捷图标，启动Nero程序，这时桌面上就会出现主界面。Nero提示用户选择要刻录的光盘类别。选项中有CD/DVD、CD、DVD和HD‐BURN，一般用户最好选择CD/DVD，这样就可以让Nero自动识别CD/DVD刻录盘了。点击收藏夹图标，在这里通过下属菜单可以直接制作CD音碟或VCD视频光盘，其过程相当简单。
2.在数据光盘制作选项中，Nero为用户提供了三种数据制作模式，制作数据光盘、制作数据DVD、制作音频和数据光盘，其中最后一项“制作音频和数据光盘”
可以将音频和数据直接刻录到一张光盘中，并且可以直接放在CD机中读取音频，非常方便。Nero为用户提供了很多格式种类的音频光盘制作程序，并且还可以对不同种类的音频文件进行转码和编码，功能相当强大，在照片和视频选项中，用户可以通过Nero所提供的应用程序直接制作视频光盘，不过只能是VCD格式；并且还可以制作超级视频光盘，不过不是DVD影碟，而是SVCD，即超级VCD。
3.在复制和备份菜单中，Nero为用户提供了相当全面的复制功能，可以直接将CD/DVD上的数据复制到另一张光盘中，还可以将光盘上的数据转换成备份文件，在有使用需要的时候直接提取。Nero还将映象的刻录功能也归属到了复制和备份的子菜单中。在NeroStartSmart中，还有一个“其他”的选项。在此选项中，用户可以通过应用程序检查自己的系统信息、测试驱动器、擦除可复写式光盘上的数据，并且还能为最新的刻录盘制作封面。
4.下面就以刻录DVD数据光盘为例，介绍整个光盘刻录的过程。在NeroStartSmart的数据菜单中，选择制作数据DVD，可以看到所示界面。这是DVD刻录盘在没有选取任何刻录文件情况下的状态，文件区域内是空的。单击右上角的添加，就会出现文件选择界面。在文件添加界面中，可以直接选取硬盘中的文件夹或文件，然后添加到硬盘中的预刻区上。
5.选择好要刻录的文件后，点击完成，Nero就会再次跳转到上一级菜单，并且显示出详细的待刻文件清单，而最下面的蓝色长条即为光盘数据容量的刻度显示，右边也用数字直接显示了刻录所用的光盘空间。点击“下一步”进入光盘信息设置界面。在此界面中，可以为自己将要刻录的光盘设置光盘名称并进一步设置写入速度。如果使用的是DVD+R盘片，并且一次没有刻满的话，可以直接在“允许以后添加文件”前打勾，以便这张光盘下次继续刻录。如果勾选“刻录后检验光盘数据”功能，在刻录完成后，系统会用较长的时间验证盘片数据。用户可以根据需要进行选择。
6.在刻录刚开始时，刻录机会将待刻录的数据转入系统和刻录机自身的缓存当中，而当最下面一栏中的缓存级别为满格时，刻录才会正式开始。
界面是缓存级别已经满格，刻录正式开始。
7.待刻录全部完成，Nero会提示光盘刻录完毕，此时DVD刻录机中的光盘已经停止转动，点击“确定”并进行下一步操作。
8.在光盘刻录完成后，Nero还会询问用户是否再次刻录同一项目的光盘或对光盘进行封面设计。如果用户不想进行任何进一步的操作，可以点击“退出”，直接关闭Nero软件。此时刻录光盘已经被退出刻录机，整个刻录过程进行完毕。
只要我们按照Nero的提示，一步步地进行操作，一般都可以正确地将光盘刻录出来。有些时候由于选择了不恰当的选项，往往会出现写入数据错误或加长刻录时间等现象。这是需要特别注意的。
任务三 刻录机的维护和保养
一、刻录光盘的注意事项
一般而言，刻录的品质与刻录机的稳定性、刻录光盘的质量以及刻录操作过程都有关系。首先要保证刻录机的工作状态要稳定，也就是说刻录机是能正常使用的；其次是用来刻录的光盘质量要好。刻录的操作主要是指所选择的刻录速度，一般情况下是越慢越好，但很多刻录光盘都不能支持1倍光速刻录，所以2倍光速是较好的选择。现在的新型刻录机大都有烧不死功能，也就是防刻死功能，以避免刻录失败，盘片报废，但使用了烧不死功能就使得刻录有间隙，虽然不会影响使用，但是刻录品质会受损，尤其是对音频光盘。所以还是避免使用这一功能为好。另外，在文件命名时应尽量起英文文件名。以下是在使用刻录机过程中应注意的具体事项。
1.少用超刻和超速功能
和非常格式化软盘类似，超刻盘片虽然能增加一定的储存量，但兼容性可能会有问题。
2.选好刻录软件
有了稳定的系统，还必须选择好的光盘刻录软件，才能有效提高刻录的成功率。应选择最适合的刻录软件并注意更新版本。因为新版本意味着对bug的修正和对硬件的更好支持。
3.整理硬盘
整理硬盘即在每次刻录前对硬盘的每一个逻辑分区进行磁盘扫描和碎片整理。为消除在读取数据时，读写头在零散文件之间“疲于奔命”的现象，进行硬盘整理是必要的，这样可提高刻录效率并尽可能避免产生废盘。
4.刻录过程中避免执行任何无关程序
刻录过程中无关程序的运行不仅包括屏幕保护程序和内存驻留程序（如某些杀毒程序和即时翻译程序），而且还包括其他后台运行的程序以及游戏等。这些程序都有可能在数据流从硬盘转移到刻录光盘的关键过程中与刻录软件争夺有限的系统资源，从而影响数据流的正常传输，引发缓存欠载等问题。
5.防止发生缓存欠载
缓存欠载（BufferUnderRun）是导致刻盘失败的典型原因。如果数据流进入缓存的速度低于流出缓存的速度，就会令刻录机发生欠载运行、出现短暂的无数据可刻的现象，从而导致坏盘的产生。所以，要尽一切可能保证刻录数据流稳定、快速地传输并且不被打断。
6.使用质量可靠的CD‐R盘片
目前市场上CD‐R空白盘片的选择范围较大，各种盘片并没有特别明显的优劣差别。从特性来说区别在于，兼容性、准确性、抗光性、认盘及读取速度等有所不同。用户可通过试验选择最适合需要的光盘。
