前面模块一至五分别介绍了秘书人员日常工作中的常用软件。作为秘书人员，需要熟练掌握这些软件的使用功能和技巧，并且在工作中不断摸索新的技巧，以提高工作效率。与此同时，秘书人员还需要掌握另外一些常用软件的使用方法，从而更好地应付日常工作需要。对于秘书来说，这些软件可以称之为辅助软件，例如系统优化和杀毒软件，是为了保障计算机正常运行和工作；还有图形图像处理软件，如果能略微掌握一些基本功能，在遇到需要图片处理的情况时，能尽量少麻烦别人；另外还有一些是能够提高我们工作效率的小软件，如桌面日历，不但可以美化桌面，还可以当作备忘录和记事本使用，小巧又方便。
为了节约篇幅，本模块的内容将尽量介绍得简单一些，希望能起到提示的作用，读者朋友可以举一反三。
学习目标
1.了解系统优化软件的种类和功能，掌握优化大师的基本使用方法。
2.了解杀毒软件的基本知识和使用技巧；掌握杀毒软件的使用方法，能够定期升级杀毒软件。
3.掌握图形图像处理软件Acdsee、Photoshop的基本操作方法；了解光影魔术手的基本功能。
4.掌握桌面日历软件的基本使用方法。
项目一 系统维护软件的使用
知识目标
1.了解系统维护软件的主要功能和种类。
2.掌握系统优化大师的下载安装和基本操作。
能力目标
1.能够下载和安装系统维护软件。
2.能够根据自己的需求主动利用系统优化大师优化系统。
项目背景
秘书小于在浙江省一家规模不小的服装企业就职。最近她的计算机运行越来越慢，打开一个软件需要很长时间，这严重影响了她的正常工作。如果重装系统的话，浪费大块的时间不说，还得重新安装很多工具软件。为了解决这个问题，她到网上的秘书论坛里发了一个求助帖，说明了她遇到的麻烦。没过半天，就有人回复，建议她安装一个系统维护软件把系统优化一下。她根据网友的提示到网上查阅了一下系统优化软件的知识，并下了一个优化大师，小心地尝试使用了一下。效果很明显，而且使用也很方便。现在，她的电脑运行起来利索多了。
项目任务
1.上网搜索系统维护软件的相关知识，了解系统维护软件的功能和种类。
2.利用优化大师优化本机系统。
任务一 认识和了解系统维护软件
为了使电脑长期保持高效运行，有计划的系统维护是必不可少的，它包括硬盘分区克隆、系统优化、碎片整理等。除了可用系统自带的优化工具进行优化外，还可以利用专门的优化工具对电脑进行有针对性的维护。这些维护软件在人们的长期使用中不断升级，功能越来越强大、使用越来越方便。目前，这一类软件主要有Windows优化大师、超级兔子、XP总管、全能助手等。它们的基本功能是相似的，只是界面有所不同，或者一些小的功能上有所区别，例如图标、分类方法等。
下面我们以Windows优化大师（WoptiUtilities）为例来了解系统维护软件的相关知识。
Windows优化大师是一款针对Windows操作系统的系统辅助软件，可以在Windows98/Me/2000/XP中运行，是一个不错的Windows系统加速和硬盘清理工具。它具有小巧玲珑、操作简单、功能繁多等优点，包含同类软件的各种常见功能，如显示当前计算机系统信息；对磁盘缓存、菜单弹出速度等进行优化等。使用Windows优化大师，能够有效地帮助用户了解自己的计算机软硬件信息；简化操作系统设置步骤；提升计算机运行效率；清理系统运行时产生的垃圾；修复系统故障及安全漏洞；维护系统的正常运转。它具体的优化内容包括桌面优化、菜单优化、网络优化、软件优化、系统优化以及禁用设置、选择设置、更改设置等一系列个性化优化及设置选项。使用以后可以进行高速注册表清理及高速硬盘垃圾文件清理，清理全面、安全，不影响任何运行性能。
Windows优化大师主要功能如下：
1.系统信息检测。Windows优化大师深入系统底层，分析用户电脑，提供详细准确的硬件、软件信息，并根据检测结果向用户提供系统性能进一步提高的建议。
2.系统优化选项。包括磁盘缓存、桌面菜单、文件系统、网络、开机速度、系统安全、后台服务等各项优化功能，并向用户提供简便的自动优化向导，能够根据检测分析到的用户电脑软、硬件配置信息进行自动优化。此外，所有优化项目均提供恢复功能，用户若对优化结果不满意可以一键恢复。
3.清理功能。具体包括注册信息清理、垃圾文件清理、冗余DLL清理、Ac‐tiveX清理以及软件智能卸载和备份恢复管理功能。
4.系统维护模块。包括驱动智能备份、系统磁盘医生、Windows内存整理、Windows进程管理、Windows文件粉碎、Windows文件加密等工具。
任务二 利用优化大师维护系统
Windows优化大师是一款非常实用的系统优化软件，可以通过简单的设置将机器优化成最佳状态。只需根据自己电脑的使用情况，勾选相应的选项就能够完成操作。Windows优化大师提供了全面有效且简便安全的系统检测、系统优化、系统清理、系统维护四大功能模块及数个附加的工具软件。
一、下载和安装
用户可以在网络上比较方便地下载到Windows优化大师的最近版本。Win‐dows优化大师的安装非常简单，点击setup.exe，一路单击“下一步”就可以了。升级Windows优化大师时无需删除原先的文件，直接安装到原先的目录中去即可完成升级。
打开Windows优化大师（2008V7.85Build8.0926）后的窗口：
在这个界面中，可以看到左边所显示的优化大师的四个主要功能：系统检测、系统优化、系统清理和系统维护。每个功能选项下都有更进一步细分的具体功能，显示的是系统检测这个版块下的各个子功能。用户可以根据自己的需要选择相应的内容。
对话框中间的一大块区域显示的是信息与功能供应区，最右边的是各功能按钮。优化大师的使用非常方便，我们根据界面显示的内容即可选择需要的功能。
如果有不明白的地方，可以点击界面右下角的“帮助”按钮寻求帮助，打开后如图在帮助窗口中，我们不但可以了解软件简介、最新更新等内容，还可以非常细致地了解到优化大师所提供的每项功能的详细介绍和说明。
一般来说，我们在使用一段时间后，会根据自己的需要和偏好选择相应的功能。
因此，即便我们对这个软件不太了解，用不了多久，也能够操作自如，让它成为维护系统、提高工作效率的好帮手。
项目二 杀毒软件的使用
知识目标
1.了解杀毒软件的主要功能和种类。
2.掌握主要杀毒软件的使用常识。
能力目标
1.能够下载和安装杀毒软件。
2.能够根据自己的需要主动利用杀毒软件进行杀毒。
项目背景
秘书小张的电脑最近经常被病毒侵犯。她向公司技术部的小王请教了防范的办法。小王向她介绍了杀毒软件的一些知识并耐心教了她一些使用杀毒软件的小技巧。
项目任务
学习杀毒软件的功能和使用常识，尝试利用杀毒软件对电脑进行一次全面杀毒。
任务一 认识和了解杀毒软件
随着电脑和网络的普及，尤其是网络银行的大众化，各类电脑病毒和恶意软件肆虐横行，对电脑用户造成了极大威胁。秘书人员由于工作内容对安全保密的要求较高，更要确保电脑的安全使用，所以安装杀毒软件、及时更新并定期杀毒显得尤为必要。
一、杀毒软件的选用
大多数杀毒软件的基本功能相差都不大，例如国外的诺顿、卡巴斯基、MCaf‐ee；国内的瑞星、金山毒霸、江民反病毒等杀毒软件，都具备较强的杀毒能力。对于在工作中需要一直使用电脑和网络的秘书人员来说，在选用某一款杀毒软件后，更重要的是学会如何设置杀毒软件的各种参数，比如实时升级、病毒库自动更新、定时扫描杀毒、防火墙规则设置等。只有这样，才能最大程度地发挥杀毒软件的杀毒功能，真正保护个人电脑安全。
二、杀毒软件的辅助软件
从另一个角度来说，任何一款杀毒软件都有其一定的局限性，用户可选用各种系统优化软件和Windows自动更新程序来保障系统的漏洞，以此来弥补杀毒软件的缺陷。此外，杀毒软件厂商都提供配套的工具软件来辅助杀毒，这类软件在杀毒软件的官方网站上一般都能方便地找到，而且通常是免费的。
在选用相关的辅助软件时，还要注意该软件是否和电脑上已安装的杀毒软件兼容。
任务二 了解杀毒软件使用的常识
杀毒软件只是一件工具，只有正确地掌握使用方法，才能发挥它的功能。掌握了杀毒软件的使用技巧，实际就是掌握了一种正确的或者说是更有效的杀毒方法。
一、电脑在日常使用中如何有效防止病毒入侵
1.打好系统补丁
大多数木马病毒是利用系统漏洞加以传播并进行破坏的，像人们熟知的熊猫烧香、机器狗等，与其中了毒事后查杀，还不如先打好补丁来得踏实。常规的做法是开启Windows的自动更新，及时安装最新的系统补丁。此外，第三方软件的漏洞也要注意防范，比如游戏网络“联众世界”的漏洞曾被曝光，当时造成了相当数量的用户感染木马病毒。因此，更简便的方法是使用专业的网络安全工具进行漏洞修复，像人们常用的360安全卫士、超级兔子以及瑞星卡卡安全助手等。
2.不能盲目下载东西
在网络上，无论是图片、MP3还是文本，总之，任何格式的文件都可能在其中合成木马。在下载来历不明的文件或邮件中的附件时，一定要做好安全防御工作，尽可能使用带有在线扫描功能的下载工具。至于常用的软件、游戏等资源，则一定要选择在官方网站或太平洋电脑网等知名的正规下载站下载。
3.浏览时注意安全
要避免浏览器主页被篡改、广告弹窗层出不穷等问题，就要在使用浏览器时注意防范。近两年推出的360安全浏览器便具备对恶意网站和钓鱼网站进行实时智能拦截的功能；而使用Google搜索也能在一定程度上防范恶意网址，当搜索结果的某网页里含有病毒或木马时，Google会给出网站安全信息提示。
4.尽量设置复杂的密码
简单的数字密码，比如生日、身份证号或简单的数列，大大降低了系统的安全门槛，很容易为居心叵测的黑客破解，从而带来不必要的损失。所以，我们要尽量设置复杂一些的混合密码，即字母和数字的混合。
5.数据备份
硬盘上的程序和数据对于每一个电脑使用者来说都是十分重要的，硬盘数据的丢失无疑会造成损失。许多病毒都选择硬盘作为破坏目标，如幽灵病毒和CIH病毒。因此硬盘的备份和恢复显得特别重要。为了保护用户的硬盘数据，杀毒软件中开始增添有关硬盘保护的功能，如瑞星的硬盘数据备份的工具，可以设置定期数据备份的时间，杀毒软件可以自动完成用户数据的备份工作。
6.保护好重点区域
现在的木马和恶意软件已经不单纯是技术型黑客高手的恶作剧，每一轮木马的传播都存在明确的目标，比如窃取网游装备、各类账号密码以及用户有价值的数据、隐私等，因此必须重视账号和个人数据的保护。目前保护账号密码安全的主流软件有360保险箱和超级巡警账号保护神，我们可以根据自己的使用习惯加以选择。
7.移动存储设备的防护
优盘、移动硬盘等移动存储也是病毒传播的重要途径。它们一般的运行机制是通过双击盘符自动运行。及早预防、禁用所有磁盘的自动运行是一种有效方法。
关闭自动运行的操作方法如下：单击“开始”菜单，在“运行”中输入gpedit.msc，按回车后进入“用户配置”，进而逐项选择“管理模板”→“系统”，双击右侧列表里的“关闭自动播放”，在弹出的对话框中的下拉菜单中选择“所有驱动器”，然后点击“已启用”，点击“确定”后退出。
8.充分利用网络资源获取帮助
当我们遇到自己无法解决的问题时，可以通过访问相关的专业求助网站，寻求解决办法。360安全求助中心是人气最高的网络安全平台。用户发出的求助帖一般都能够及时得到回应。另外百度知道、奇虎问答以及SOSO问问等问答网站上也有许多关于木马病毒防护的知识，需要时可以参考。其实，除了病毒问题，日常工作中的其他问题，无论是否和电脑相关，都可以通过网络获取帮助。
二、杀毒软件使用的知识
防患于未然，才能高枕无忧。病毒防治，重在防范。好的杀毒软件固然重要，但只有掌握正确的使用方法，才能最大限度地发挥杀毒软件的功效。
1.定时查毒
现在的电脑，硬盘都很大，杀毒再快，也要费不少时间。定时查毒就是一项节省时间的好功能，因为可以固定在一个休息的时候查毒。定时查毒还有另一个功效，它能帮我们记住一些特殊的日子，比如4月26日CIH发作日等。
此外，软件的升级周期是一周一次，所以建议定时查毒的周期也是每周一次，一升级就查一遍，保证安全。
