1.筛选来文
公文是领导者传递信息、实施管理的重要工具。机关公文处理中的主要弊端是：文件越发越多，简报越写越繁，文字越来越长，周转越来越慢，落实越来越差。这样一来，不仅使得领导者苦于案牍之劳，而且浪费了大量人力财力，影响工作效率，败坏了领导机关的作风，滋长了官僚主义。解决的办法主要是筛选来文：
（1）凡是来文，应该让秘书或助手先行阅办，让他们从大量来文中筛选出重要的文件，再送交领导者批阅。
（2）对于篇幅过长而又必须了解的材料，应让秘书将其重点标出，或经过综合整理，编写成简短的摘要，再提供领导者参阅。
有人做过统计，一个领导者每周用于审批各类书面报告的时间是20小时左右，平均每天3 个多小时。根据目前通行的文件格式，如果把开头结尾的“靴子”、“帽子”都删去，那么每周就可以节省阅文时间5小时；如果秘书能给搞成摘要，则可以节约10小时，一年就节约400小时，按每天8时工作制计算，合两个月的时间！
2.控制发文
控制发文是领导机关解决“文山会海”的主要措施之一。领导者对于发文必须严格把关，切实控制发文的频率、数量和范围，并努力提高发文质量。控制发文应注意以下几点：
（1）凡内容空洞、要旨不清的不发。
（2）可用口头或电话传达的不发。
（3）质量低劣的不发，打回去重新起草。
（4）对于那些下边抄上边、层层摘录“转发”的文件尽可能少发或不发。
（5）对于那些穿靴戴帽、无关痛痒、文字冗长的“简报”，更应禁绝。
对于什么部门可以办简报，领导机构要统一掌握，做到少而精，防止滥办滥发，空耗工作人员和领导的精力。必要的文件和简报也要讲求质量，开门见山，直截了当，言简意赅。对篇幅也要有个限制，譬如简报或一般请示报告可以千字为限，长者不予受理或不予签发。公文的发放范围也要严格控制，该发到哪一级就发到哪一级，该发给哪些有关部门就只给哪些部门，无关的一律不送。
3.快速阅文
领导者每天总是有一大堆文件和材料等着批阅，有的文件和材料又很冗长，有数万字甚至更多。如果都逐字逐句地阅读，一天8小时的阅读时间也不够用。解决的办法就是快速阅读。领导者可以按文件的性质、内容和轻重缓急程度，采取精读、粗读和翻阅几种不同阅文方式。
（1）翻阅就是只看看标题，在脑子里挂个号，等日后，处理与其有关的工作时，再拿出来细看。
（2）粗读就是看个主要精神和大概意思，有个基本了解就可以了。
（3）精读是指对那些内容很重要、政策性和时间性又很强的来文，仔细地看，反复地研究。
对下属报来的请示报告，一般先由办公室主任提出处理办法，然后领导者再看。另外，看文件也不一定非得用完整的时间。会前会后和间歇时间、处理问题和谈话的空隙时间、等人等车时间等，都可以用来看材料阅文件，这样可以把完整的“黄金时间”腾出来处理更重要的事情。
4.限期办文
为克服公文长期旅行、办事拖拉的现象，领导者应对处理公文的期限做出明确的规定。比如，有的党政机关规定，从领导机关收到下属请示报告之日起，如在15天之内不作答复，就等于许可默认，报请单位就可以自行处理，倘若产生不良后果，应由接收报告的领导机关负责。
对于急件，领导者更要随到随办，不在15天之列。类似的办法，对于严格领导机关办理公文各个环节的责任制，提高办文办事效率，都可以起到重要的促进作用。
5.催促完文
领导者对某件公文作了批示，并不等于该项公文的处理已经完结，而应安排有关部门继续催促批示的落实情况。领导者也可以指定秘书或助手负责催促查办，查看领导者的该项批示是否及时下达到基层单位，有关部门有没有付诸实行，落实结果怎样等，然后让他们及时把办理情况反馈回来，汇报给批文的领导。
对于重大问题的批示，领导者还应当亲自过问和督促。这不仅是加速文件周转、发挥文件作用的重要手段，也是转变领导作风，提高领导效能的重要措施。
6.亲自动笔行文
领导者亲自动笔行文写有关材料是十分有益的，主要表现在以下几方面：
（1）可以使领导者的思路更加周密和严谨。如果领导者亲笔起草文字材料，那就迫使领导者有一个仔细琢磨，认真推敲的过程，就能修补自己由于平常繁忙而来不及深入思考的一些细节问题。这无疑会大大促进领导工作。
（2）可以提高领导者分析问题和决断问题的能力。写材料的过程本身，就是一个在占有大量资料的基础上，对问题进行“去粗取精，去伪存真，由此及彼，由表及里”的分析过程。领导者亲自写材料，实际上就是一次全面周到的工作分析，这对提高领导者自身的素质无疑是大有裨益的。
（3）可以提高领导者的思维表达能力。领导者养成自己行文的习惯，就可能逐渐提高自己的写作水平和表达水平，这无疑又丰富、充实了领导素质。
（4）可以锻炼、培养领导者刻苦，勤奋的优秀品质。领导者要想行好文，自己必须收集大量资料，积累工作素材，掌握各方面情况，勤用手写，勤用脑记。特别是写材料的过程本身就是一个艰苦的思考创作过程，这些工作领导者亲自做，将会把领导者锻炼成为一个干练、勤奋、刻苦的优秀人才。
