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第53章 做好工作总结,积累经验教训

任务的完成不是工作执行的最终结果,我们要做好工作总结,积累经验教训,为以后的工作做好借鉴。

8.1工作做完并不是终点,不要忘了汇报总结

许多企业都是工作完成了开个庆功会,暂时放松一下,再投入接下来的工作。其实,工作完成并不代表所有事情都完结了,有效的管理者还会注重工作的汇报总结。

在一次工作的执行过程中,员工遇到了什么样的问题,克服了什么样的困难,发生了哪些意外的情况,用了什么方法渡过难关等问题,都需要我们进行总结,积累成功的经验或是失败的教训,避免下次执行中类似问题的再次发生。

作为华为的总裁,任正非曾说:“一个不善于总结的公司会有什么前途?”因此,华为极力推崇“事后回顾法”,以求总结经验,获得工作改善。任正非曾经这样鼓励员工对工作进行总结。

现在给你一把丝线,你是不能把鱼给抓住的。你一定要将这把丝线结成网,这种网就有一个个网点。人生就是通过不断地总结,形成一个一个的网点,进而结成一个大网。如果你不善于归纳总结,就会像猴子掰包谷一样,掰一个,丢一个,你最终将没有一点收获。大家平时要多记笔记、写总结,不想进步的人肯定就不会这么做。……如果你不善于归纳总结,你就不能前进。如果没有平时的归纳总结,结成这种思维的网,那就无法解决随时出现的问题。

华为人不论项目大小都不会忘记“收官”,目的就是为了总结经验教训,巩固成果。我们也应该在工作完成后做好总结,将执行中的问题记录下来,不断积累经验,才能不断进步。

8.2案例:事后回顾法

事后回顾,即AAR(After Action Review),又称行动后反思,是指通过对终结项目的学习,发现优点和不足,应用到接下来的工作当中。它是提升执行力非常有效的方法和途径,发现执行中的不足,反思失败的原因,通过对症下药,找到问题的解决办法。

在早些时候,事后回顾只是美国陆军在一项任务完成后的检视方法。美国陆军通常在项目或行动完成后开展专业性讨论会,会议的参与者可以发现和了解发生了什么、为何发生、什么进行得很好、什么还需要改进及如何维持优点,并改进缺点。

美国陆军的“事后回顾”法通常会讨论的四个问题:“我们打算做什么?”

“实际发生了什么情况?”

“为什么会发生这些情况?”

“下次我们将怎么做?”

最后,根据美军的经验,大约25%的时间是用于讨论前两个问题,25%的时间用于第三个问题,高达50%的时间则是讨论“下次我们将怎么做?”这样,通过这种事后回顾的方式可以从这些经历中积累教训,并且能够马上应用到下一次任务,为下次遇到同样的问题提供了经验,避免了在同一个地方跌倒的现象。

事后回顾法在包括英国石油等大型跨国公司获得了成功,这是因为事后回顾能够让团队从过去的成功和失败中得到经验教训,以改进未来的表现。

如果我们不对工作进行总结,那就是“风过了无痕”,仅仅是一个又一个工作的完成,却得不到学习的机会,无法取得长足的进步。

8.3微管理:推行事后回顾法,注意总结工作经验

事后回顾法是一个简单而有效的过程,管理者要在员工中广泛推行,积累经验教训,获得进步,不要让已完成的工作成为过去,而要让其为将来的工作执行铺路。事后回顾法遵循以下步骤。

(1)反思当初行动的意图或目的是什么?当初行动时尝试达成什么目标?

(2)实际执行过程中发生了什么事?为什么会发生?怎么发生的?

(3)我们能够从本次执行过程中学到什么新的东西?若是有人要进行同样的工作,我们能给出什么样的建议?

(4)接下来我们要做什么?哪些是我们可以直接行动的?(5)采取行动,将学到的知识用到行动中。

(6)注意分享,把有用的知识有效地传递给其他需要的人或组织。

微管理小窍门:

1.正确地运用事后回顾法,不仅可以从错误和疏忽中学习,还能够促使人们正确地思考、反思和察觉,在思考和反思中获得改善。

2.“事后回顾”并不一定要在工作完成之后才进行,也可以在一个项目或活动中的每一个可识别事件之后进行。将学到的经验和教训立即应用到下一步的工作中。

8.4微思考:于细微处每天进步一点点

·通常完成一项任务之后你是怎么做的?有没有进行工作经验的总结和交流?

·怎样将工作执行中学到的东西应用到后续的工作中?

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