培养管理时间的意识
多数人以为自己很清楚把时间花在哪里了，其实他们并不知道，有些时间是花在不必要的事情上。在你改进自己的时间支配方式之前，首先要按下列步骤看看自己是如何支配时间的。
（1）在笔记本上翻开新的一页，在顶端写上明天是星期几、几号。在这一页的左边，从上往下，把这一天分成一个个小段，从早晨6点开始，以每15分钟为一段，一定要将一天24个小时都包括进来。现在，按照这个方式将下一周的每一天也都做个划分，记在笔记本上。
（2）你已经准备好记录自己是如何支配时间的。在下一周，你要密切监控自己的活动，详细了解自己把时间都花在什么地方了，连睡觉、吃饭、上下班的路上、看电视、跑腿打杂的时间都要记下来，要尽可能详细。笔记本可以随身携带，干完一件事就马上记下来，不要事后再回忆，也不要等到一天结束的时候再来填写这张表格。为了让这项功课真正起到作用，你需要准确地描绘自己一天的行程。
（3）你可能认为自己不需要这么做，因为你已经知道自己是如何支配时间的。现在，让我们来做个试验吧。请你估计一下自己将会在下周所列的这些活动上分别花多少时间，将你的推测记录下来，然后用几天时间监控自己，看看推测与事实接近的程度。我们的患者经常发现，他们的推测不太准确。实际上，他们经常会在上下班的路上、看电视中花费大量的时间。
如此密切地记录你的行程，是否会让你感到压力巨大而无法完成？你是否认为自己没有时间做这件事？请记住，这仅仅是暂时要做的，你绝不会把它做一辈子，你只要坚持一个星期就行了。你可以把它看成是为减少焦虑所作的一项投资，而且它是为了获得对时间更多的控制权而需要迈出的第一步。
什么是“时间管理”？“时间管理”是指用最短的时间或在预定的时间内，把事情做好。而善于管理时间的人不会把时间花在需要的事情上，而会花在值得做的事情上。
解析自己的时间支配习惯
你有没有记下这一周的活动？要是还没有，就先完成这一步再说。为了更好地管理时间，记下所有的活动，你可以发现自己的时间都花在了什么地方，然后按照下面的步骤分析自己是如何支配时间的。
（1）你在上周记录的这些活动，是否可以分门别类？在笔记本上翻开新的一页，在左边从上往下列出这些类别，比如睡觉、吃饭、工作、阅读、看电视、打电话、个人梳洗打扮、做饭、照顾孩子、做家务琐事、上下班、消遣等。以这些为参考，再加入适合你自己的类别。
（2）然后，在这一页纸的右边计算一下你上周完成每类活动所花时间的总和，一定要确保所有活动所花时间加起来是一周的时间：168小时。
（3）你有没有对什么事情感到吃惊？有没有什么事，你在上面花费的时间超出了自己的预想？有没有什么事是你原本希望能多做一些的？有没有你原本希望少做一些的？有没有你本来可以委托他人去做或者不做的事？你有没有将时间花在那些不必要的事情上？有没有你想要完成但是却没有完成的事情？在笔记本上记下对这些问题的回答。然后看看下面的例子，想想从中你能得到什么启发？
李然是一名业务经理，终日紧张忙碌。她抱怨最多的一件事就是无法有效地管理时间。每一天，面对数不清的工作任务，她常常感到焦虑不安、不堪重负。为了改善自己的时间管理技巧并控制焦虑，她用一周的时间对自己的活动进行了监测。然后，她将自己花在每一类活动上的时间总和计算出来。她发现，许多事情没必要花那么多时间来做，于是她看到了希望——原来自己能够更有效地管理时间。通过完成接下来的两个步骤，她重新获得了失去的时间，也重新评估了需要优先考虑的事情。现在她终于可以把更多的时间花在对自己非常重要的事情上了，这些新方法帮助李然大幅度地降低了焦虑。
看看自己的时间支配习惯是怎样的？列出自己一天的做事习惯，比如睡觉、吃饭、工作、阅读、看电视、打电话、个人梳洗打扮、做饭、照顾孩子、做家务琐事、上下班、消遣等。然后，计算一下你上周完成每类活动所花的时间总和，一定要确保所有活动所花时间加起来是一周的时间：168小时。最后你就会知道你的时间都花在哪里了。
制订计划，判断最有效的时间支配方式
制定一个计划，对你打算如何支配时间，做出一个安排。首先，回顾一下过去你是否按照事情的轻重缓急或自己的目标来支配时间？如果你发现过去把大量的时间花在了不必要的事情上，而那些重要的任务却没有完成。那么，请按照下列步骤判断最有效的时间支配方式：
（1）在笔记本上制定一个空白行程表，类似你记录每周活动时用的那个表。
（2）将每天以每15分钟为一小段进行记录，并从头到尾写下所有安排好的约会、会议或其他活动，每项活动都要有严格的起始和结束时间。
（3）记下在睡觉、吃饭、上下班路上以及其他必需的日常事物上所花费的时间，如化妆或个人卫生等。一定要保证自己对这些事情花费的时间所做出的安排是现实的。
（4）在剩下的时间中，安排可能出现的其他任务或目标，这些任务或目标根据每天的变化可能有所不同。但由于它们是随意的，所以你必须按照某种方式排出轻重缓急，这样才能确保那些重要紧急的事情可以按时完成，而不重要的事情不会妨碍整个进程。
按优先次序填充日程表
为了有效地区分优先次序，你先要制定一个主表，列出你想要完成的所有事情。当有新的目标或责任出现的时候，你可以把它加到这个列表中。认真思考列表中的每一项任务，看看它们是否能够被归为下述类别中的某一个。
●高度优先：相当重要，而且必须在今天完成。
●中度优先：十分重要，但不至于今天非得完成。
●低度优先：重要而且必须完成，但不必马上完成。
如果有些任务根本不属于这些类别中的任何一个，比如它们不重要或者是不必要的，那么就把它们从表中删除掉吧。再问问自己，是不是有些任务可以委托给同事、家人来做。然后对于剩下的任务，在每一项旁边标上它是高度、中度还是低度优先。现在再来看看你为这一周所做的日程表，并将高度优先的任务从刚才的主表中摘出来，放到日程表的空余时间档内。如果日程表中还有多余的时间，就将中度优先的任务摘出来并安排进去。当你安排好了所有高度和中度优先的任务后，如果还有空余时间，这时才可以安排那些低度优先的任务。
怎样根据任务的重要程度安排日程表？①对于每项任务标注高度、中度还是低度优先。②将高度优先的任务从刚才的主表中摘出来，放到日程表的空余时间档内。③如果时间富裕，就将中度优先的任务摘出来并安排进去。④最后安排低度优先的事情。
小诀窍帮你更有成效地安排时间
要想将时间安排得更加富有成效，你可以用以下介绍的小诀窍来确保你的计划尽可能地有效完成。
●对所有活动将要耗费的时间的估计一定要切合实际。如果有疑惑，就留出额外的时间。
●在每两项任务之间，要留一定的时间间隔，免得你总是赶着从一件事跳到另一件事上去。每完成一项任务，都要放松一会儿，花几分钟时间回想一下。
●要留有路上的时间，而且一定要按最有可能发生的情况进行安排，千万不要按理想的天气或交通状况安排行程。
● 日程表的安排要有弹性，以防出现紧急事件或意料之外的高度优先的任务。
●尽可能完成一项任务后再去完成下一项。留有一大堆未完成的任务会平添焦虑，还会影响你的工作效率。
●起始和结束时间要安排清楚。计划中的任务往往会自己扩张，慢慢填满所有可以利用的时间。清楚明晰的结束时间可以产生激励效应，提高你的注意力和工作效率。
●千万不要忘记给自己留些时间，这一点很重要。因为留些时间去逛街、消遣或者满足自己的业余爱好，和你的工作同样非常重要。从长远看，如果你能为自己留一些时间，你的工作效率会更高。
怎样合理安排日程？①对所有活动将要耗费的时间的估计一定要切合实际。②在每两项任务之间，要留一定的时间间隔。③日程表的安排要有弹性，以防出现需要紧急处理的事件。④尽可能完成一项任务后再去完成下一项。⑤起始和结束时间要安排清楚。
找找自己拖延任务的理由
有许多条理由可以解释人们为什么会拖延。回顾一下你上周的日程安排，你是否拖延过或者避开过某项任务？看看下面这些解释拖延的理由是否适合你自己。
●害怕失败。有时候，人们之所以拖延，是因为他们害怕自己不能成功地完成这些任务。在他们看来，如果全力以赴仍然失败了，那倒不如不做。
●完美主义。有时人们为一项任务制定的标准可能过于苛刻。当感觉一项任务必须做得尽善尽美时，它反而可能无法完成。
●对任务估计过高。有时候，一些任务看上去会让人畏缩，人们对它需要花费的时间或完成的难度估计过高了。这样一来，人们很容易拖延这项任务，或者根本不去做。
●着急发愁。许多人并不抓紧时间按计划朝着目标迈进，而是把时间浪费在着急发愁上。
●揽上过多责任。对一项计划的结果揽上过多的责任只会令你无法展开行动，它会使你待在那里回避这项任务，而不是富有成效地去完成它。
拖延是怎样形成的？①害怕失败。②完美主义。③对完成任务的难度估计过高。④揽上过多的不属于你的责任。
重新控制时间，拒绝拖延
从长远看，拖延只会带来更多的焦虑。现在，就开始重新控制你的时间，清理你的日程表吧。
● 应对有关失败的种种消极信念。比如，你努力后仍然失败的可能性有多大？如果真的失败了，又能怎么样呢？谁没有失败过？想想失败后会发生什么，客观地问问自己它们是否有可能发生？难道它们比根本就不去做这件事情还要糟糕吗？如果不是，何不尝试去做一做。
●消除完美主义。你是否发现，自己没有完成一些事情，是因为花了太多的时间寻求尽善尽美，或者由于期待完美而根本没有去做？如果是，就问问自己，就算它们真的不完美，那又能怎么样呢？那对你来说能意味着什么呢？又能有什么影响呢？尽管有一定难度，但为了消除完美主义这个障碍，你需要考验一下自己的信念：故意在完成任务的过程中出现小小的差错；不要等到打扫工作已经彻底做好才停止清洁厨房；对于那些并不紧急的电话，故意在第二天回复而不是立即。然后，看看会发生什么事情？有没有出现任何不同的结果？
●进行步骤分解。工作任务经常让人觉得压力巨大而无从下手。如果你发现，自己经常拖延是因为不知道从何处下手，那就请将每一项计划看成是一系列细小的步骤，而不是一大块有巨大压力的整体。比如，你要购买新车保险，你可以把这件事分解成以下步骤：
（1）在互联网上查看不同保险公司的资料。
（2）寻找这些公司本地代理商的电话号码。
（3）向他们询价。在你制定日程表的时候，应该将这些分解步骤作为目标，而并非整项计划，这将提高你的工作效率，而且你会在不知不觉中完成整项任务。
● 放弃担心，开始行动。如果你发现自己将更多的时间花在了担心一件任务上，而不是实际执行这项任务。那么，你最好立即投入行动。这时你会发现，一旦自己开始行动，不但这项任务完成起来比你预想的要快，而且它也不会像你预期的那么糟糕。不要忘记，时时担忧只会延长焦虑。立刻开始行动，不仅效率会更高，花在思考不愉快的事情上的时间也会更少。而且，作为额外的奖励，你可以有更多的时间去做自己想做的事。
● 想想自己在任务完成时的感觉。如果你发现自己仍然很难立即投入行动，那就设想一下你完成这项任务时会有什么样的感觉？在任务结束后，你可以做哪些有趣的事呢？结束一项你已经拖延的任务，会对你的焦虑或紧张起到什么样的影响呢？如果有必要，可以列出现在实施这项任务而非等到以后的利与弊。不过，千万不要花太多的时间来说服自己。不要忘了，最好的办法还是现在就开始行动。
● 告诉每个人你的目标。公开宣布你的目标，告诉你的老板、室友、配偶、朋友以及任何愿意听你说的人。这样一来，你不但能增强实现目标的动力，而且还会从别人那里赢得支持和帮助。你还可以鼓励他人同你一起来检查工作进度。如果遇到障碍，就请他们帮你想办法。而且最重要的是，在你完成计划以后，要邀请别人和你一起庆祝。
怎样克服拖延？①应对有关失败的种种消极信念。②消除完美主义。③对任务进行分工。④放弃没有必要的担心。⑤想想自己在任务完成时的感觉。⑥告诉每个人你的目标。
