档案信息检索不同于一般的图书可以直接按照内容所属的类别进行检索。由于档案采用以全宗为单位的保管形式，而一个全宗内的档案可以涉及方方面面的内容，这就为我们从各方面检索档案提供了有利的条件。因此，凡是档案内容和形式上表现出来的各种特征都可以成为检索档案的依据和方法。这些方法主要包括：以全宗为检索线索、以时间为检索线索、以事件为检索线索、以人物为检索线索、以地区为检索线索、以机构为检索线索、以档案类型为检索线索、以档案上的各种标记为检索线索等。
一、以全宗为检索线索
以全宗为检索线索是检索一般档案最为直接和简单的方法。全宗将一个立档单位的所有档案集中在一起，人们可以按照档案形成单位去查找和检索。这种方法可以较为全面地了解某个全宗全部档案的基本情况。这种方法的局限性在于一旦检索要求突破了全宗的界限，或全宗内没有收入相关的档案，检索结果就会受到影响。
二、以时间为检索线索
以时间为线索进行的检索是指当利用者提出了某个时间概念的检索要求时，检索者可以按照这个时间建立检索线索的方法。一般利用者并不清楚档案是按照全宗进行管理的，当他需要查阅某一个时间段的档案时，时间就成为检索者应该遵循的主要线索。以时间为线索检索档案时应注意以下几方面的问题：（1）弄清楚利用者在时间概念上的具体要求，是要求查阅某一个时间点形成的档案还是查阅某一个时间段形成的档案。（2）搞清楚与这个时间点或时间段有关系的其他一些情况，如是关于人还是关于事，或者是与某些机构有关等。（3）通过以上两点建立起时间—人（或事）之间的内在联系，通过档案馆建立的各种人物检索工具或专题检索工具，或者直接查阅与之有关的全宗，在利用者要求的时间范围内开展检索。
三、以事件为检索线索
以事件为线索检索某类档案也是档案检索中常用的方法。当利用者提出需要查阅某件事的相关档案时，与该事件有关的各种线索就成为重要的检索途径。以事件为检索途径时需要注意以下几方面问题：（1）搞清楚利用者对该事件的具体要求，是要求掌握该事件的全部情况，还是只需要了解该事件中某个问题或某个人物的情况。了解这些情况有利于增强检索的目的性和提高检索准确度。（2）无论利用者是要求了解全部情况还是了解局部情况，检索者都应该对该事件进行分析，掌握有关该事件的基本情况。例如，利用者需要了解辛亥革命爆发的原因，检索者就应该对辛亥革命爆发的社会背景、间接原因、直接原因、事件经过、社会影响以及在历史上的地位等各方面情况有一个全面的了解，在这个基础上检索出的有关辛亥革命爆发的原因才有可能是准确和真实的。（3）注意检索出事件的重要信息。当利用者没有提出对有关该事件档案的具体要求时，检索者应该根据自己对该事件的了解情况和掌握的与该事件有关的档案保存情况，尽可能全面地检索到该事件的重要档案，为利用者提供详细、系统、全面的档案材料。
四、以人物为检索线索
以人物为中心开展的档案信息检索主要存在三种情况：一种是以查询人物生平为主要目的的档案检索，这种检索的内容应该包括该人物的姓名、性别、生（卒）年、籍贯、生平简历等；第二种是以查询某人物的生平事迹和思想为主要目的的档案检索，这种检索的内容除了第一种检索中应该有的内容外，更应该注意检索该人物的重要人生经历、主要思想和观点、在他所在的时代的地位、对后代的社会影响等方面的材料；第三种是围绕某人物进行综合性检索，这种检索应该包含上面两种检索的全部内容，不仅要检索该人物的生平材料和反映该人物思想、观点等情况的材料，还应该检索与该人物有关的重要事件、史实，以及该人物在各个历史时期形成的材料，总之，综合性检索的面比较广，涉及的材料也比较多。以人物为检索线索还应该注意几个技术性的问题：（1）注意分清同名同姓的人；（2）注意分清一人多名的情况，尤其是中国旧时代的一些人很讲究对称谓的使用，姓名、别号、字号、室号、斋号、雅号、笔名、代号等使用比较复杂，如果是帝王的称谓，还应该搞清楚姓氏、年号、谥号、庙号等；（3）注意分清楚不同时代同姓名的情况等。这些技术性问题可以通过查阅各种工具书得到解决。
五、以地区为检索线索
档案的内容除了涉及具体时间、人物、事实外，还可以从地域上反映一些情况。当利用者提出需要检索某个地区的档案时，地域就可以成为检索的线索之一。档案中涉及的地域情况主要有两种：一种是档案的形成地，即档案是在什么地方形成的；一种是档案内容记载的地区，即档案内容中记载的事情发生地或人物的活动地。这两种地域都可能成为利用者检索的对象。利用地区为线索检索档案时需要注意以下几点：（1）分清楚利用者需要检索的地区是档案的形成地还是档案内容涉及的地区，这两种地区有时是一样的，即档案的形成地就是事情的发生地，有时这两种地点又不一样。（2）对地区所涉及的范围大小要有适当的划定，地区的大小直接关系到档案检索范围的大小，检索地区的范围过大，材料分散，不利于突出地区的特点；范围过小，检索材料太少，不利于说明问题。（3）要注意区分重点地区和非重点地区，尤其是当地区的范围比较大时，更要将事件的发生地或人物的主要活动地作为地区检索的重点对象。（4）注意将地区范围与事件或人物相结合。地区线索仅仅是在检索某一事件或人物时在区域上的一种限定，也就是说除了地区上的要求外，一定还有其他更重要的检索要求，例如要求检索改革开放之初珠江三角洲地区经济发展状况的档案，这种检索要求就包含有三个基本检索要素：时间、事实和地区。因此，当以地区为线索检索时要注意与其他检索要素的结合使用。
六、以档案上各种标记为检索线索
档案中除了记载事实外，还有一些重要的标记符号，这些标记符号可以揭示档案内容，反映档案形成过程和保管情况，尤其是经过系统化整理后的各类档案，这些标记符号更能够成为档案检索的重要手段。这些标记符号可以分为两大类型：一类是反映档案内容的标记符号，如标题、主题词、分类号、作者、编者、校点者、注释者、翻译者、机构名、文种、时间、批语等；一类是反映档案形成和整理过程的标记符号，如全宗名、文件发文字号、文件登记号、标准号、期刊号、档号等。利用这些标记符号检索档案时一般都要与前面几种检索手段相结合。例如标题、主题词、分类号经常与事件检索相结合使用；作者、机构名、全宗名等经常与人物检索相结合使用；时间、文件发文字号、文件登记号、期刊号等经常与时间检索相结合使用。
七、“求书八法”的基本内容
“求书八法”是我国宋代著名学者郑樵在《通志·校雠略》中提出的搜寻文献史料的基本方法，具体内容包括：
（1）即类以求，指按各种文献所属类别查找。
（2）旁类以求，指从与所需文献相关联的其他类别去查找材料。
（3）因地以求，指根据文献与地区的各种关系去查找材料。
（4）因家以求，原指对于古籍文献，可以根据它所属的学派去查找，对于近现代文献，则可以引申为根据它所属的体系、学术派别去查找。
（5）求之公，原指到官家藏书楼等地查找材料，现在指到公家图书馆、档案馆及资料室查找材料。
（6）求之私，指到私人收藏家、藏书楼或民间搜寻材料。
（7）因代以求，指可以根据文献形成的时期查找所需材料。
（8）因人以求，指根据文献的作者或文献内容所反映的人物去查找有关材料。
郑樵的“求书八法”无论是在古代，还是在现代对于我们查询和检索档案都起到了重要的指导作用，即使是在现代计算机技术和网络技术高度发达的今天，“求书八法”所反映的搜寻材料的基本思想和思路对于我们检索档案信息仍然具有重要的参考价值。
