档案内容反映了社会各阶层的组织和机构、团体乃至个人在不同时期的社会活动，涉及面广，内容复杂，加之档案的组成形式多种多样，这使得档案检索的类型比较复杂；同时，由于档案内容大都是记载具体的事实，所以档案检索的目的性很强，都是为了解某个具体的问题而进行的，这也是档案检索区别于一般文献检索的特征之一。综合分析各种档案检索要求的特点可以看出，档案信息检索的类型是多种多样的，按照档案信息检索的内容可以分为事实档案检索、人物档案检索和机构档案检索；按照检索结果表现形式可以分为数值数据检索、非数值数据检索、档案实体检索、档案信息检索等；按照检索的范围可以分为专题性检索和线索性检索两种。
一、按照检索的内容划分
第一种是事实档案检索，第二种是人物档案检索，第三种是机构档案检索。
（一）事实档案检索
事实档案检索是指围绕某一个已经发生的事情开展的档案信息检索，这种检索的结果是通过档案的原始记载了解事情发生时的真实情况，这是档案信息检索中最重要的内容。
1.事实档案检索的主要内容
事实档案检索主要围绕已经发生过的某一件事或某几件事开展档案检索，一般应包括待检事件的背景情况、事件发生的时间、发生的直接原因、间接原因、事件经过、事件的直接结果、对社会的直接影响、间接影响、在事件发生当时的短期影响以及对社会的长期影响等，尤其是对一些重大历史事件的检索，更应该从横向和纵向两方面进行全面检索，力求完整展现事件的全貌。横向检索是以待检事实为核心，检索与该事件同时代的有联系的事情、人物及现象等；纵向检索是以待检事实为起点，以时间为线索，上溯和下延到一定时间点，检索在这个时间段内与该事件有关的事情、人物和现象等。
2.事实档案检索的要求
事实档案检索的特点是所涉及的时间跨度长，内容复杂，接触到的档案类型多。从我国现存档案的组成看，事实档案检索所涉及的档案可以上至几千年前，下至最新的现行机关档案。为适应这种检索的要求，要求承担事实档案检索的人员必须具备全局观念和掌握全面系统的逻辑思维方法。各级档案馆为完成事实档案检索的需要，一方面应该开展全面具体的档案收集工作，为开展事实档案收集奠定材料基础；另一方面也应该加强档案内容的研究工作，建立档案内容之间的内在逻辑联系，为完成事实档案检索提供多种检索路径，诸如档案馆指南、全宗介绍、专题卡片、主题目录、档案文摘、专题概要、大事记等检索工具。
（二）人物档案检索
人物档案检索是指围绕某一个人物开展的档案信息检索，这种检索的结果是通过阅读档案的记载内容了解某个人物的历史活动情况，这种检索可以与事实检索一起进行，作为事实检索的组成部分，也可以将某一人物的情况作为单独的检索要求提出来进行检索。由于档案的组成内容以事实居多，而每一个事件又都离不开人物的活动，甚至有时人物的活动和思想变化会左右事实的发生和发展，所以对人物的了解自然成为档案检索的又一重要内容。
1.人物档案检索的内容
人物检索主要围绕某个具体人物的活动开展档案检索，一般应包括该人物的生平、参与的重大历史事件、在事件中的活动情况和作用、该人物的主要思想和观点等。人物检索的时间跨度也很大，只要有档案记载就可以进行人物检索。
2.人物档案检索的要求
人是世界上最活跃的因素，反映在档案记载中的人物也是五花八门，各具特色，即便是相同的一个人，在不同的历史时期，不同的社会环境中，其反映出的行为、思想也可能发生变化，有时甚至是前后矛盾，判若两人。因此，进行人物档案检索必须坚持实事求是的基本原则，必须在对待检人物进行全面了解的基础上开展档案检索，不能因人废言或因事废人，不饰美，不掩过，客观真实地再现待检人物的基本情况和思想。各级档案馆针对人物检索也应该编制各种检索工具，如人物年表、个人大事记、人物简介、重要人物索引等，这些都可以成为人物档案检索的重要依据。
（三）机构档案检索
机构档案检索是指通过对相关机构形成的档案进行检索，了解该机构的组织结构和人员变化情况，了解该机构的职能和工作职责等。我国现存的档案绝大部分都是由各级机关按照档案管理的要求移交进入档案馆的，档案馆也是按照档案的形成机构和来源对档案实体进行接收和管理，并以档案形成的基本单位组成档案的管理单元———全宗，要了解某一个机构的基本情况，通过检索该全宗内的相关档案就是最直接的办法。
1.机构档案检索的内容
机构档案检索主要围绕某一个机构的基本情况开展档案检索，一般应包括待检机构的基本构成情况、机构沿革变化、机构的领导隶属关系、各时期机构内组织结构情况、各组织结构的职能分工、人员配备、各部门负责人的基本情况、不同时期该机构内部组织的增减等情况。
2.机构档案检索的要求
从我国现存档案内容看，反映各时期、各层次和各种职能的机构情况的档案数量庞大，内容从反映明清时期甚至更久远时期的封建时代各级机构的组成和职能的档案到反映当代社会各级机构情况的档案，这些档案成为我们了解各时期国家机构运行情况的重要的第一手资料。因此，进行机构档案检索必须了解我国各时期基本的政治制度，各时期国家机构的建制和运行机制，熟悉各时期国家机关的基本职能分工和组织关系等。档案馆应该针对这些问题编制相应的检索工具和资料，如档案馆指南、全宗介绍、全宗卷、组织机构沿革等，帮助人们理清各种关系。
二、按照检索结果的表现形式划分
按照档案检索结果的形式主要有数值数据检索、非数值数据检索、档案实体检索、档案信息检索等。
（一）数值数据检索
数值数据检索是指检索的结果具有数量性质，并且以数值形式量化信息。这类形式的检索涉及多方面内容，包括某一事件中形成的各种统计数据、某个人物生平活动中形成的各种数据、各种机构在设置和发展中形成的各种数据以及社会发展各阶段形成的各种数据等等。进行数值数据检索要求有明确的检索范围，包括检索内容范围和时间范围。检索范围应尽量准确、具体，检索结果尽量避免使用模糊语言表述，如大概、左右、差不多等。档案馆可以通过编制各种参考资料和检索工具为数值数据检索创造条件，如编制各种类型的检索目录、编制基础数据汇集和年鉴等。
（二）非数值数据检索
非数值数据检索就是对事实、概念、思想和观点等的检索，其检索结果主要以文字叙述为主，检索范围包括在社会发展进程中发生的重要事件、重要历史阶段的基本事实、重要社会事物的基本概念、重要历史人物的思想观点以及变化演变的过程等。非数值数据检索也可以包含一些数值数据，主要用于对相关事实的进一步说明和论证。
（三）档案实体检索
档案实体检索就是对各种载体的档案原件的检索，这种检索不仅要求检索到有关的档案内容，同时还应该检索记载这种内容的档案载体。档案实体检索是档案检索工作的重要内容，比如各种文件原件、个人资料原件，如证明材料、登记表等，这种类型的检索以提供传统纸质档案为主，实体检索不仅要求内容要真实可信，更要求记载内容的载体要是原件，或与原件具有同等法律凭证作用的文本，原件可供查阅，但在提供利用时应提供原件的复印件，不能直接提供档案原件。传统档案管理中绝大部分技术和办法都是为这类档案检索服务的，如档案的收集、整理、鉴定等和编制的各种手工检索目录、索引、卡片等。
（四）档案信息检索
广义的档案信息检索是指对以档案文献为载体的各种信息的检索，包括对档案实体的检索和内容的检索；狭义的档案信息检索是指对档案内容的检索。这种检索形式是随着人们对信息需求的不断扩大，随着计算机技术的不断提升，档案内容可以脱离于档案载体，借助计算机技术进行数字化传递而出现的。这种方式扩大了人们对档案信息的需求。传统的档案实体检索已不能满足人们对档案信息的需求，而档案信息检索越来越成为档案检索的重要方式；计算机技术为档案信息检索提供了全面的技术支持，如实现计算机著录，采用主题词的方式，联机检索、网络检索等可以打破传统全宗和档案收藏地的界限，极大地扩展档案信息的检索范围。目前进行档案信息检索的主要方式有档案信息联机检索和档案信息网络检索。
三、按照检索结果的内容范围划分
按照检索结果的内容范围可以分为专题性检索和线索性检索两种。
（一）专题性检索
专题性检索是档案信息检索中最常见的一种检索方式。利用者围绕某个专题提出检索要求，检索者按照专题的范围开展检索。这些专题一般包括某个事件、某个人物、某个问题、某个时间或某种类型的档案等，依据这些检索要求，最终检索结果的内容都不应超出利用者提出的某个专题的范围。
专题性检索的基本要求：
（1）检索者必须明白利用者的检索要求，明白利用者检索的最终目的是什么，是事件、人物、问题，还是档案类型？只有搞清楚了这些问题才能在检索的过程中少走弯路。
（2）专题性检索要求突出某一个“专题”的特点，因此在开展检索时要注意检索的深度，在完成有关某个专题一般材料的检索基础上，更应该将注意力集中在某个专题的深层次的问题上。如检索某一个事件的材料，除了介绍该事件的经过等一般情况外，还应该注意检索该事件的社会背景、深层原因、社会影响等更深层次的内容；检索某个人物的材料时，除了检索该人物生平的一般材料外，还应该注意检索反映该人物的思想形成、变化过程的材料，注意检索该人物对社会的影响以及与之有密切关系的人和事等方面的材料。
（3）专题性检索对检索者具有一定的专业要求。当利用者提出某项专题性检索要求时，检索者应注意对该专题相关问题的学习和了解，关注与该专题有关的相关理论的研究和发展新动态，关注与该专题有关的档案材料公布和利用的情况。
（4）专题性检索要避免“下大包围”的情况出现，自始至终要围绕“专题”的要求开展检索工作，避免“为检索而检索”，用无关材料充数的情况出现，尽量保证检索到的材料在某一方面都与该专题有一定联系，做到“按题索材，宽严有度”。
（二）线索性检索
线索性检索就是为利用者指引档案信息检索的方向，如档案文献藏所、相关档案的形成机构线索等。按照我国的档案管理体制，档案馆分为多种类型，不同类型的档案馆承担不同系统和类型的档案管理工作；同时，各机关、企事业单位内部还设立有专门机构管理本机关形成的档案。如中国第一历史档案馆以保存和整理明清档案为主，中国第二历史档案馆以保存和整理民国档案为主，中央档案馆以保存和整理革命历史档案为主，各省、市地方档案馆以保存和整理本地区档案为主，此外还有各类专业档案馆分别保存本专业的各类档案。一般利用者对这种分类方式并不了解，检索者可以根据他们提出的检索要求，帮助他们查询最为准确的档案保存地和检索线索，为准确查找到各种档案提供方便。
线索性检索的基本要求：
（1）检索者必须了解我国各类型档案管理机构的基本结构和管理档案的基本情况，了解我国档案的组成情况以及各种档案的收藏分布和利用情况。
（2）了解各种档案检索和利用的基本规定，尤其是对专门档案的检索和利用要求；了解各机关企事业单位对档案的收藏情况以及检索和利用的相关规定等。
