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第25章 接打领导的电话为何不能“太随便”?

随着当今社会信息化水平的飞速提高,各种先进的通信工具在沟通中占有的地位越来越不可小觑。电话作为一种方便快捷的通信手段,正逐渐代替更多的“面对面”的沟通,为提高工作和生活效率发挥着它不可估量的作用。在职场中,可以通过电话来联系业务、核对信息并进行远程电话会议,电话已成为职场人士必不可缺的沟通工具。

因为电话的这些特点,我们与领导的沟通有一部分是通过电话完成的。打电话的行为看起来简单,但其中有很多值得学习的要领,很多时候,不经意间对着听筒说的一句话就暴露了我们的“实际状况”,让领导对我们的印象分大减。

王辉被公司派到A市考察当地的市场情况,公司规定出差的员工每天都要向领导汇报这一天工作的进展情况。王辉在这个南方小城市里跑了一天,身心疲惫的他一回到宾馆就钻进了浴缸中。在热水的舒缓作用下,王辉的疲劳感渐渐消退了,他突然想到要向领导汇报工作的事情。于是马上抓起身边的电话,在舒服的蒸汽包围下,拨通了领导的电话。

王辉向领导汇报了一整天的考察情况,最后说:“经理,我今天太累了,明天再把分析报告做出来给您行吗?”领导顿了顿没说话,过了一会儿,王辉听到领导有些生气地说:“我现在还在公司加班,你马上把报告做出来传给我!”王辉有些愕然,接着听到电话那边说:“下次再在浴缸里打电话记得不要发出水声!”

很多人都把和领导打电话看做平常的事情,就好像领导变成了一个微不足道的“小人”站在听筒里向你喊话,完全不必引起重视。但你不要忘了,听筒对面的是一个活生生的“人”,你当时的所有心理反应与肢体动作,都可以通过你的声音被他知晓。虽然他看不到你的表情与手势,但你的声音却会将你的整体状况做一场“现场直播”。王辉慵懒的声音完全把他的“状态”活灵活现地呈现在领导面前,再加上不可避免的“水声”和盥洗室的回音,经验丰富的领导一下子就猜出了王辉在做什么。王辉一边泡澡一边和领导打电话令领导感到“不被尊重”,领导的发火也是必然的。

很多时候,人们在实际的沟通中会十分注意自己的仪态与礼貌,在面对面的交谈中表现得落落大方,应对合理。但用电话交流的时候,却忽视了应有的礼貌和正常的社交技巧。在电话交流的过程中,同样可以反映一个人的精神面貌与内心情感,也是集中展示一个人沟通技巧的重要通道。只要你能在电话沟通中掌握住大体的原则,就可以在不见面的电话沟通中顺利完成交流任务,并给对方留下美好的印象。

有一个业务员有着良好的职业素质,一天,他约好晚上十点与领导通电话。到了晚上九点五十分,本来已经换好睡衣的他,马上脱掉睡衣,套上西裤、穿上衬衣、打好领带、穿好袜子、穿好鞋子,一切就绪之后,拿起电话拨给他的领导,五分钟时间汇报完工作之后,马上解下领带、脱掉衬衣、鞋子、裤子、袜子、穿上睡衣,钻进被窝。他的太太惊讶地看着这一切,问他:“既然只是打个电话,为什么不直接打就好了?还要脱完又穿,穿完又脱的?”业务员意味深长地说:“你不懂啊,穿着什么衣服就有什么样的声音,和领导讲话当然要精神百倍了。”

声音是一个很神奇的东西,它很难伪装,因为只要一伪装,大家就会听出这个声音是伪装过的。因此,电话语言的“真诚”也便凸显了出来。因为看不到外在的形象,更可以集中精神在声音所传达的意思上,通过或急或缓、或高或低的声音,你心理上的轻微起落都会被对方一一捕获。因此在与领导打电话的时候,一定要打起十二万分的精神来,就好像领导就在你面前一样。

接下来有一些电话沟通技巧可以为你提供帮助。

第一点,要选择最佳的通话时间。

在职场中,每个人的工作时间和工作习惯都略有不同。领导一般都会很忙碌,不时会有人来找他谈工作,尤其是不定时的大大小小的会议会很多。因此在和领导打电话的时候首先要考虑的就是时间问题,通常给领导打电话最好选择在上班时间开始后的半个小时内。这段时间内,领导会相对比较“清闲”,可以快速地处理你的问题。

如果不是相对紧急的事务需要马上联系的,就要根据你所了解的领导的生活习惯“估计”一个最佳的时间。一般有以下三点原则需要注意:其一是主动避开领导精力比较松懈的时间,否则不一定会有令你满意的答复。比如周一上午开始上班后的前半小时,周五下午下班前的最后半小时。其二是主动避开领导的休息时间,在私人时间谈公事往往会招致领导的反感。比如在假期、午休时间、下班后的晚间等。其三是不要选择对方不方便接电话的时间,比如知道领导有几个固定时间会在健身房、游泳、球场、电影院等。如果你无法确定领导此时是否方便接电话,可以先发一条短信询问一下:“您好,我是×××,我有些事想找您,可能会耽误您一些时间,请问您方便接电话吗?”或者直接打电话过去,开头用短信中的句子询问。如果对方有时间,就可以直接沟通,如果对方说没有时间,就可以主动和他再约时间。

第二点,打电话也要保持好状态。

当你觉得打电话只是声音交流,对方并不能看到自己,就很随便地接打电话,丝毫不必考虑自己的行为举止,你便有些“危险”了。在打电话的过程中,你的情绪、语气和姿态都会透过声音传达给对方,让对方“闻其声如见其人”。所以可想而知,如果你是跟你的领导通电话,你却瘫坐在椅子上,领导会从你无精打采的声音中觉得你十分不重视与他的这次谈话,进而觉得你从心里不尊重他。如果端坐在椅子上甚至起身立正站好,你的声音必定是精神十足,富有朝气的。

因此,在与领导通电话的时候,一定要端正态度,就好像正在领导面前说话一样。

第三点,打电话过程中要保持礼貌的交流。

在打电话的时候,不能只顾自己说得痛快,而不顾领导的感受。要时不时停顿下来,询问领导对你的陈述有什么意见或看法。一是保持对领导的尊重,二是提醒领导能够认真听你的述说。如果你只是一个人自说自话,领导听得时间长了很容易会分散注意力,或是变得不耐烦。这样的互动可以让双方都打起精神来,提高这次谈话的效率。

当领导对你说话时,你也要适当地在合适的“空档”里加上一些简短的附和语,如“对”“是”“不错”,这样做可以让领导确定你在“认真听”,他接下来就会讲得更加带劲。

第四点,和领导通电话要注意礼貌。

在与领导通话的时候,礼貌要摆在首位。最开始一定要以真诚的话语问候领导,然后马上“自报家门”。领导不一定存着你的电话,也不一定能听出你的声音,所以你不能随随便便地在开始就来一句:“喂,是我……”。你的这句话会让领导觉得你不够懂礼貌,如果他正置身于一个嘈杂的环境中,更会听得一头雾水。因此,在与领导通话的时候,一定要把礼貌做到位,态度要端正。

第五点,电话用语要简练明确。

电报的特点是能减则减,电话也要遵循这个原则。因为领导每日工作繁忙,你打电话过去已经等于是在“打扰”他的正常工作了,因此在电话中一定要用精练的语句,在最短的时间内把想要表达的意思说清楚,让领导始终对你的话保持高度的注意力,当你陈述完之后,他会做出一个快速的处理方案。千万不要不顾领导现在处于何种状态,就用大篇幅一个细节都不落地讲你的“故事”,完全不管那边领导急得抓耳挠腮还是想摔电话,到最后你“得意”地讲完了,他也快要晕过去了,又怎么会给你一个“满意”的回答呢?或许你刚说到一半,他就找理由挂掉了。不管你有没有讲完你的故事,反正不良印象是深深地留在领导的脑海里了。

第六点,准备工作要在打电话之前。

在与领导通话之前,要把想请示或汇报的内容提前准备好,最好写下来或打好腹稿,这样在陈述的时候可以语句条理、逻辑完整,对领导的突然问话也可以很好地应对。

第七点,复述领导的观点,让沟通万无一失。

在领导表达完自己的观点以及作出指示后,要马上总结并复述一遍让领导确认,防止沟通中出现误会。因为领导发表的意见可能分散在各个部分,这需要你及时地用笔或头脑记下来,最后让领导确定。

第八点,要注意通话完毕的礼仪。

在想要结束本次通话的时候,要礼貌地询问领导“还有其他事情要讲吗?”确定对方没有事情之后,要用“再见”等道别用语结束本次通话。在挂断电话时,最好等领导先挂电话,然后你再挂。也可以轻轻按下通话终止键或双手轻轻放下听筒,千万不能突然挂断电话或是用力摔下听筒,这样会令对方产生误解,将整个沟通的“良好成果”破坏掉。

注意电话礼仪的使用在与领导的电话交谈过程中十分重要,运用好电话礼仪,可以在领导心中成功树立我们优秀的职业形象,有利于我们以后的职业前途。

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