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第16章 为什么简化复杂语言如此重要?

在职场中,说话简练是一个难得的优点。正所谓“言多语必失”,将所要表达的意思说清楚不但显得你为人干练,更可避免不必要的误会。特别是在面对领导的时候,更是要求“惜字如金”。你的一点失误在领导耳朵里都会被无限地放大,精简自己的语句,可以减少这种无谓的“牺牲”。

在这样一个节奏化加快的时代,对于时间的珍惜更要求你要“珍惜时间”,包括自己的和别人的时间。很少有人愿意贡献出太多时间去听你长篇累牍的说辞,尤其对于“日理万机”的领导来讲。在与领导沟通之前,一定要先组织好自己的语言,想方设法在最短的时间内把自己的观点表达清楚,保证在领导失去耐性前完成整个沟通的过程。这样做不但可以提高工作效率,同时也会让领导对你的语言组织能力刮目相看。

经理询问王超本期的样品寄出去没有,结果王超的回答让经理大为发火。

经理:样品寄过去了吗?

王超:经常联系的那家快递公司进行业务整顿这一个月都不接单了。

经理:那怎么不换一家?

王超:换了一家,可是说已经过了收件时间,今天来不了了。

经理:可是那边老总昨天就在催了,你怎么不亲自去送一下?

王超:我本来想去,可是手边正好有一份紧急的文件要复印,就想等复印完了再去。

经理:印完赶快去吧。

王超:可是复印机出问题了,已经联系了专业人员来修。

经理:那你怎么不让别人去送,或是帮你复印?

王超:等了一个小时维修人员还没来,我怕耽误事情,就让小李帮我去送了。

经理:那就是已经送过去了,怎么不早说!

说话首先要说出重点,上面的整个沟通过程就好像放映电影一样,让我们详细了解了整个过程。但问题是,那位可怜的经理只是要一个“是”或“不是”的简短回答,也许他正急着向对方老板回电话,无奈碰到这样喜欢啰唆的员工。

在领导面前汇报的时候,一定要先说出领导急于想知道的结果,如果他还有时间或者感兴趣的话,再简要地说一下你的“整个过程”,记住,一定要是“简要地”。当一个人为了叙说自己在完成任务的过程中如何地“艰险”与不容易,在兜兜转转中将领导的思路引入了九曲十八弯,最后给领导的印象一定是糟糕透顶的。如果我们不希望这样的结果发生,就一定要用最简洁、最直接的话语来回答领导的问题。述说详细不是关键,准确高效才是目的。

一位富翁去教堂听一位牧师传教,开始的时候他被牧师的话语深深地感动了,决定等传教结束后把身上带的钱全部捐给教堂。但一个小时过去了,牧师还在同一个话题上喋喋不休,富翁有点生气了,决定只捐献身上带的零钱。但是牧师还是没有结束的意思,富翁勉强又忍了半小时,生气地决定一分钱都不捐了。又等了一个小时,牧师终于讲完了,接近崩溃的富翁慢慢地走上前去,从盘子里拿走了两元钱,以补偿自己浪费掉的时间。

如果你敢像牧师一样在领导面前这样长篇累牍地汇报几个小时,相信你会把领导对你的好感一次性消耗殆尽。有些员工不明白这个道理,他们认为只有在领导面前充分表现自己,才能获得领导的赏识。于是精心准备大段大段的叙述,只为在领导面前“口吐莲花”,以及如何用充满魅力的口才把领导征服,却从未想过领导是否需要这样大篇幅的叙述,也不考虑自己是否把所有要点表达清楚了,更不考虑领导能从中获得哪些有效信息。

人人都想从高效的沟通中获得一些有用的信息,不但可以充实自己,还能加强双方之间的感情。沟通的要点是信息点的相互传达,任何其他的手段都是建立在信息传递准确到位的基础上的。当你向领导汇报工作时,要时刻记得领导并不是来听你的“故事”的,他是在你的叙述中收集对自己有用的信息。因此不必向领导展示你“讲故事”的口才,不必让他知道你在其中受了多少“苦难”才获得了最终的结果,并把每个苦难的细节阐释清楚,领导听到你这样的汇报一定会像那个富翁一样崩溃。在和领导沟通的时候,一定要在保证清晰完整的意思表达下,将每句话尽量精简到最短,让领导能够听明白和乐于接受。

将语言做简化处理不但可以节省领导的时间,更可以提升你在领导心中的地位。要时刻将这个意识放在脑海中,在与领导的有效沟通中实现自己的职业梦想。

首先,充分准备,将精简牢记心中。

如果与领导沟通的经验不足,可以先把准备要说的话用笔写下来,在纸上做“可视化”的调整。正如日本著名作家山本夏彦所说:“写文章最后一个阶段,要修改成好文章的秘诀就是删减、删减、再删减。”语言沟通和文字沟通的道理是一样的,将想要说的话写下来,把不必要的话统统删去。

进行自我演练,找几个亲近的人先练习一下。由于“旁观者清”,他们会将你“啰唆”的地方一一指出来,通过反复修改、反复演练,相信你对语言的把握能力会有很大的提升。

其次,打破专业壁垒,用大众化的语言。

领导主要负责公司运营以及人员的管理,他们对所有部门只是有一个大致的了解,但对具体专业并不一定十分在行。因此在沟通的时候,要注意避开过于专业的词汇,并用大众化的语言将其解释清楚。“掉书袋”式的行为并不会受到褒奖,反而会让领导认为你在故意卖弄专业技能,或是因为你的语言组织能力太差而不能很好地解释专业术语。更糟糕的是可能会让领导认为你在显示自己的专业素养如何优秀,而故意让他“出丑”,从而对你敌视起来。

如果不小心混入了某些专业词汇,要马上谦虚地用大众语言向领导解释清楚,有可能领导会感兴趣进而问你更多的专业知识。

再次,在说之前要先学会听。

因为沟通的互动具有双向流动性,在一开始就了解领导的观点与想法是很重要的。除了要保持“说”得简练与高效,更要学会仔细聆听领导的问话,这样才能做到有的放矢,更好地把领导想听的信息传递出来。要有足够的耐心去聆听领导的话,并仔细揣摩其中的意思,在头脑中迅速组织语句,用最简练的话语将其传递出来。

那些只会自说自话,沉浸在自己的世界中的人只能被认为是不顾别人感受狂妄自大的人。还有那些急于在领导面前发表自己的观点,甚至同领导抢话、争辩的人,只能使沟通彻底地失败掉,而完全达不到有效沟通的目的。

在与领导的沟通过程中,有一些“固定用语”可以拿来参考,套用这些句型,会使你的语句更加简洁高效,也让你的领导觉得你有礼貌,办事沉稳有分寸,开始对你另眼相看。

句型一:我们似乎遇到了一些状况。

这适用于公司遇到一些相对棘手的问题需要处理。当你这样说的时候,就表明了你的立场,是与公司站在同一条阵线上的,与领导也息息相关,表示你会全心全力为公司着想。其次,你这样讲可以避免给予领导突然的“打击”,给领导留有心理上的缓冲空间,让他做好迎接“坏消息”的心理准备,不至于立刻发怒。如果你一冲进领导办公室就开始长篇累牍地叙述公司遇到的“坏情况”,只怕领导会跟着你的叙述心情起伏不停,最后更会质疑你的处事能力。

句型二:我马上处理。

当领导向你布置紧急任务或公司有状况需要马上处理的时候,你必须马上做出这样的回应,这样你就会被认为是一个富有效率的下属。这只是在领导面前的一个表态,并不代表你一定要将它处理好。对于上司来说,有时候他就想听你一句“痛快话”,好让自己安心,表明这件事情已经开始着手办理了。至于能否达到领导的要求,就看你的能力了。即使处理结果并不一定十分令领导满意,但因为你一开始的这句话,相信领导也不会太为难你了。

句型三:××点前给您答复。

当领导问你一件事,你不清楚或没有十足的把握时,可以用这句话来暂时回避问题。然后马上回去查资料或是询问他人,并保证在你承诺的时间内告知领导,这样,领导会认为你是一个诚实负责的人。一定不要用不确定的语言东绕西绕勉强搪塞领导,因为领导都拥有一双慧眼,会一眼识破你的“小伎俩”。

句型四:我很想知道您对××的看法。

这句话将自己放到了谦虚的“学生”的位置,对领导的意见洗耳恭听。在充分尊重领导的同时,也恰到好处地“讨好”了领导。

句型五:是我一时失误,不过幸好……

这句话首先承认了自己的错误,因为公司的员工与领导的命运是紧密联结的,你的失误也就是领导的失误,领导也会因你的失误而紧张。但马上告诉他“情况并没有那么遭”,便能让领导放下心来,好好听你的叙述了。

常言道:一样话两样说。懂得选择用类似上述句型说话的员工,在职场中会显得尤为出众与干练,并在顾全你与领导和谐关系的基础上,令沟通的效果事半功倍。

在实际工作中,没有领导会喜欢毫无具体意义的空话与套话,进而对经常说这些话的员工也“敬而远之”。鉴于提高工作效率的考虑,他们更加偏爱那些思路明晰、说话简练的员工,更倾向于认为他们综合素质优秀,以后可堪重任。因此在职场中,锻炼自己说话简练的习惯尤为重要。先把讲话的主题确定好,然后围绕它用尽可能清晰简洁的语句将自己的意思充分表达出来。沟通内容的多少并不是重点,主要在于信息的高效传递。

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