工作分析调查问卷的设计直接关系着整个工作分析的成败，所以问卷一定要设计得完整、科学、合理。针对不同的工作分析系统，国外的组织行为专家和人力资源管理专家研究出了多种系统、科学、往往也很庞大的问卷调查方法，本书前面各章节以人员导向和工作导向为划分详细地向读者介绍了多种工作分析系统，并就支撑这些工作分析系统所用的问卷进行了详细的说明，在此不再赘述。
三、观察法
观察法是指工作分析人员通过对员工的正常工作状态进行直接观察而获取其在某一时期内工作的内容、形式和方法，并在此基础上通过比较、分析、汇总等方式来提取有效的工作信息。观察法一般会与访谈法结合使用，比较适用于短时期的外显行为特征的分析，常用于相对简单、重复性高且容易观察的工作分析，而不适合于隐蔽的心理素质分析以及那些没有时间规律与表现规律的工作的分析。
由于不同观察对象的工作周期和工作突发性有所不同，所以观察法具体可分为直接观察法、阶段观察法和工作表演法。
（1）直接观察法：工作分析人员直接对员工工作的全过程进行观察，适用于工作周期很短的职务。比如，保洁1的工作基本上是以一天为一个周期，工作分析人员可以一整天跟随着保洁1进行直接工作观察。
（2）阶段观察法：有些员工的工作具有较长的周期性，为了能完整地观察到员工的所有工作，必须分阶段进行观察。比如行政文1，他（她）需要在每年年终时筹备企业总结表彰大会，工作分析人员就必须在年终时再对该职务进行观察。有时由于阶段间跨度太长，工作分析无法拖延很长时间，这时采用“工作表演法”更为合适。
（3）工作表演法：对于工作周期很长和突发性事件较多的工作比较适合。如保安工作，除了有正常的工作程序以外，还有很多突发事件需要处理，如盘问可疑人员等，工作分析人员可以让保安人员表演盘问的过程，而不一定进行该项工作的观察。
在使用观察法进行工作信息搜集时，要选择不同的工作者在不同的时间内进行观察，因为面对同样的工作任务，不同的工作者会表现出不同的行为方式，相互对比平衡后，有助于消除分析者对不同工作者行为方式上的偏见。对于同一工作者在不同时间和空间的观察分析，也有助于消除工作情境与时间上的偏差。
观察法的操作方法简单，对观察人员的培训要求也相对容易，对那些常规性的工作可以很快地以比较直观的形式获得主要的工作信息，但是被观察者的反应会影响观察结果的有效性，而且使用的范围有一定限制，如脑力活动较多或工作周期太长的工作就不太适于观察法。特殊地，如果观察者与被观察者为同一个人的时候，对工作的观察分析就成了工作者的自我记录，也就出现了另外一种常用的工作信息搜集方法--工作日志法。
四、工作日志法（Detailed Record of Work Days）
工作日志法也称现场工作日记法，是由员工本人自行记录的一种信息搜集方法，由任职者将自己每天所从事的每一项活动按时间顺序以日志的形式记录下来，要记录的信息一般包括所要进行的工作任务、工作程序与方法、工作职责、工作权限以及各项工作所花费的时间等，一般需要填写工作日志10天以上。这种方法提供的信息完整详细，且客观性较强，适用于对管理或其他随意性大、内容复杂的工作进行分析。
需注意的是，工作日志应该随时填写，比如，以10分钟为一个周期，而不应该在下班前一次性填写，以保证填写内容的真实性和有效性。
就工作本身而言，从事这项工作的人对这一工作的情况和要求最为清楚，因此，由工作者本人来进行记录是最为有效和经济的，而且对于那些有经验的工作者而言，即使某些工作没有在工作日志填写期内发生，也可以根据以往的经验将一个完整工作周期内的主要工作内容补充完全。当然这种方法也可能会因记录者本身或多或少的主观色彩而造成记录偏差，这一问题可以通过由工作者的直接上级来进行必要的检查和校正得以解决。
工作日志的对象可以是先进的、一般的或后进的工人，也可以是对设备的运转进行的记录。工作日志记录的范围，可以是个人的，也可以是集体的；记录的内容，可以是典型的，也可以是全面的。采用工作日志的方法，甚至可以对全体员工的工作信息进行采集、整理和分析，并在个人工作信息整理和分析的基础上，形成岗位工作清单和部门工作清单，具体要采用何种形式搜集哪些信息，都要根据工作分析的目的和要求来决定。
工作日志法的概念和操作乍看起来十分简单，但在实际操作过程中经常会出现涉及人员多、员工个人素质参差不齐、信息记录需要有一定的规范和要求、过程枯o易导致填写人推诿应付等现象，这些都会直接影响到工作日志是否能够获得真实有效的工作信息，并进而影响到其后的工作信息汇总以及对工作信息的各类分析。因此，在采用工作日志法来搜集工作信息时，必须做好充分的准备工作，确保整个日志填写及随后信息整理分析过程的顺利进行。在本章末的“案例研究”中，我们将会列举某企业在使用工作日志法进行工作信息搜集时所编制的工作日志填写指南，希望读者能够有所借鉴。
五、工作信息搜集的其他方法
（1）参与法：也称职务实践法，顾名思义，就是工作分析人员直接参与到员工的工作中去，扮演员工的工作角色，体会其中的工作信息。参与法适用于专业性不是很强的职务。参与法与观察法、问卷法相比较，获得的信息更加准确。要注意的是，工作分析人员需要真正地参与到工作中去体会工作，而不是仅仅模仿一些工作行为。
（2）文献资料分析法：如果工作分析人员手头有大量的工作分析资料，比如，类似的企业已经做过相应的工作分析，则比较适合采用本办法。这种办法最适用于那些比较常见而且非常正规，并已有一定历史的工作。
（3）专家讨论法：专家讨论法是指通过与一些相关领域的专家或者经验丰富的员工进行讨论来进行工作分析的一种方法。这种方法适合于发展变化较快，或岗位职责还未定型的企业。由于企业没有现成的观察样本，所以只能借助专家的经验来规划未来希望看到的职务状态。
上述各项方法都是比较常见的搜集工作信息的方法，他们都能提供关于工作承担者事实上在做什么的比较真实的信息。这些工作分析方法既可单独使用，也可结合使用。由于每个方法都有自身的优点和缺点，所以在实际的工作分析过程中，每个企业应根据本企业的具体情况适当选用其中一种或几种方法，许多情况下若将它们结合使用，效果会更好。不管采用何种工作信息的搜集方法，其最终的目的是一致的，那就是为了得到尽可能详尽、真实的工作信息。
案例研究
××企业工作分析指南（部分）一、填写工作日志
各部门组织员工填写10个正常工作日的工作日志，即时记录员工的工作任务，提取相关工作信息。工作日志表的具体格式参见表1，填写说明如下：
（1）工作日志表摆放在工作台上，每做完一件事立即填写；（2）各主管领导进行巡查，监督工作日志填写的完成情况；（3）每日填写后由主管领导检查、签字，当日工作日志填写不合格的，需增加填写天数，直至完成10个工作日的合格工作日志；（4）在填写期间，如有员工加班的（非工作日），仍需填写工作日志，视同工作日；（5）在填写期间，如有员工请假造成不能填写工作日志的，需补填工作日志，直至完成10个工作日的合格工作日志；（6）将填好的工作日志汇总，交人力资源部门审查、保管；（7）根据工作日志填写中的问题，对填写不正确的给予指导，对填写不认真的要批评教育。以下状态属填写不合格：
--表格填写不完整，存在空漏项，如不填写时间消耗、未对重要程度进行判断等；--不能准确描述工作的；--用词不当，容易引起误解的；--使用缩语使他人不可理解的；--字迹潦草、无法辨认的；--未按规定要求随时填写，而事后一次性填补的。
（8）每日工作日志填写的起、终时间以实际工作时间和下班时间为准，中间休息时间要分开；（9）工作性质分为“例行”和“偶然”两种类型，本工作职责范围内重复发生的称为“例行”，属于本工作职责范围但极少发生或非本工作职责内的称为“偶然”；（10）时间消耗：按每项活动单独计算；（11）重要程度：根据在本职工作内对本人工作业绩影响的相对重要程度来判断；（12）备注栏：对某一工作活动进行特殊说明，如填写“应属他人职责，但由于他人不在而替做的工作活动”；（13）在工作日志的填写过程中，相同的工作任务应使用同一种表达方式进行描述。
二、填写个人工作任务汇总表
个人对10个工作日的工作日志进行汇总。个人工作任务汇总表的具体格式见表2，填写说明如下：
（1）按工作日志填写的时间顺序和工作任务发生的先后顺序，将各项工作任务填入个人工作任务汇总表中，相同的工作任务不进行重复填写，但需记录该任务每次发生的时间消耗，最后累积计算某项工作任务的总消耗时间；（2）汇总之后，将遗漏的、未发生的，以及应做而从未做过的、未来发展需要做而现在未做的工作任务添上，注明原因，不记录时间消耗。
思考题
1.企业在进行工作分析前需要就哪些信息进行分析，以确认是否具备工作分析的条件？
2.工作分析的目的一般有哪些？不同的工作分析目的对工作信息搜集和工作分析系统的选择有什么不同要求？
3.工作导向和人员导向的工作分析系统有什么差异？企业在选择时可以从哪些方面进行考虑？
4.工作信息搜集的方法有哪些？它们的适用条件和操作要求是什么？
5.工作说明书的内容构成有哪些？工作说明书作为工作分析结果的集中体现，它在人力资源管理活动中有哪些具体应用？
