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第37章 理顺公司内部(2)

表示五个人之间的沟通,领导者与两个员工进行沟通,而两个员工又分别与各自的员工再沟通,基层又相互沟通。其中,每个人都同时与两侧的人沟通。在这种方式中,公司的集中化和预测程度都较低,畅通渠道不多,公司中成员具有较为满意的联络,士气高昂。当然,环型可以发展成多环型。

4.全渠道型

表示每个人与其他四个人都自由地相互沟通,并无明显的中心人物。这是一个开放的网络系统,每个成员之间都有一定的联系,彼此了解,集中度和领导者的预测程度均较低。由于沟通渠道较多,所以成员满意度高,合作气氛浓厚。

5.Y型沟通

表示在四个层次的逐级沟通中,两位领导者通过与一个人或一个部门进行沟通,使这个人或这个部门成为沟通的中心。这种形式集中化程度高,解决问题的速度快。但公司中成员的平均满意程度较低,易于造成信息曲解或失真。

6.倒Y型沟通

表示在四个层次的沟通中,一位领导者通过与一个人或一个部门进行沟通,和Y型大同小异,作为“瓶颈”的这个人或这个部门一定要十分善于沟通。

◎ 正式沟通渠道形式的比较

各种沟通方式均有优点和缺点,我们应该取其长而弃其短,针对不同的工作性质和员工特点,选择不同的沟通形式。

◎ 非正式沟通渠道形式

上述正式沟通渠道形式,是在正式群体内部由领导者所设计和制造的,非正式沟通渠道作为一种自然状况下出现的沟通方式,又呈现出什么样的形式呢?一般来说,我们将它们分为以下几种。

1.单串型

信息在非正式通道中依次传递,即一个人转告另一个人,他也只再转告一个人。

2.饶舌型

信息由一个人告诉其他所有人,这个人是非正式通道中的关键人物。

3.集合型

即在沟通中,可能有几个中心人物,由他们转告若干人。例如,A将信息传递给特定的B、C、D,再由他们传递出去。

4.随机型

信息由一个人随机传递给某些人,这些人再随机地传给另一些人。即想告诉什么人便告诉什么人,并无一定的中心人物或选择性。

公司内部沟通方式

所谓公司沟通方式,指的是公司沟通所采取的具体方式和手段,有时也称为沟通方法。公司在沟通的过程中,也可以组合多种方法或者不断变换方法。在公司内部的沟通中,有指示与汇报、会议与个别交流、书面、口头、语言和非语言沟通等多种方式。

◎ 指示与汇报

(1)指示是领导者指导员工工作、传达领导者决策经常采用的一种下行沟通方式,它可以使一个项目启动、更改或终止。汇报则是员工在总结工作、反映情况、提出建议等而进行的一种上行沟通方式。

指示一般是通过正式渠道进行沟通的,具有权威性、强制性等特点。指示可以具体分为书面指示和口头指示,一般指示和具体指示,正式指示和非正式指示等。在决定指示是书面的还是口头的时候,应考虑的问题是:领导者与员工之间关系的信任程度和持久性,以及避免指示的重复性等。如果领导者与员工之间信任程度较高,持久性好,则采用口头指示和通知即可。对于重要的决议或命令,为了避免司法上的争执和增加其权威程度,或是为了对所有有关人员宣布一项特定的任务,则应该用书面指示。

(2)汇报则多是员工向领导者反映情况、提出设想、汇报思想而经常采用的一种沟通方式。汇报也可分为书面汇报、口头汇报、专题汇报或一般性汇报、非常正规的汇报或较为随意的汇报。有些汇报不仅要用书面的形式,而且还要加上口头的方式,如政府的工作报告等。有些汇报则只需要书面或口头的。不同的公司,其对于汇报方式的规定是不同的。

◎ 会议与个别交流

公司内部沟通的本质是公司成员间交流思想、情感或交换信息。而采取开会的方式,就是提供交流的场所和机会。个别交谈则是指公司成员之间采用正式或非正式的形式,进行个别交谈,以交流思想和情感,或征询谈话对象对公司中存在问题和缺陷提出他自己的看法,或对其他员工的看法和意见等。相比较而言,会议这种沟通方式具有如下一些特点:

(1)会议可以集思广益,与会者在意见的交流过程中可以获得一种满足,在意见交流后,也会产生一种共同的见解、价值观念和行动指南,而且还可以密切相互之间的关系;

(2)会议可以使人们了解决策的过程,从而更加竭尽全力地执行会议的决议;

(3)通过会议,可能会发现人们所未曾注意到的问题,并加以认真研究和解决。

而个别交谈则具有无拘无束,双方都感到亲切并且相互信任的优点。这对双方统一思想,认清目标,体会各自的责任和义务都有很大的好处,而且个别交谈中,人们往往愿意表露真实思想,提出有些不便于在会议场所提出的问题和意见,从而使沟通双方在认识、见解等方面更加容易取得一致。

◎ 内部刊物与宣传告示栏

(1)对于许多规模较庞大的公司,各成员间很难坐到一起召开会议,也难以通过个别交谈法进行沟通,那么内部刊物就是一种较好的替代方式。一般的公司都有内部刊物。内部刊物主要是反映公司最近的动向、重大事情以及一些提醒成员、激励成员的内容。不同的公司,内部刊物的形式、周期、反映的内容差异很大,所以沟通的效果也就千差万别了。

(2)宣传告示栏则是另外一种类型的沟通方式,我们可以发现,许多公司在其公众场合都有海报栏、信息栏。这是一种非常有效的公司沟通方式。它具有成本低、沟通面广、沟通较为准确和迅速的优点。

随着信息技术的飞速发展,公共宣传告示栏已向无形化转变,如BBS公告牌等。而且内部刊物也在向这种无形化的方面转变,其类似的方式有公司内的有线电视和网络通告等。

◎ 意见箱与投诉站

当公司内部沟通出现障碍时,下层员工的各种设想、意见很难反映给上层。即使公司沟通系统正常,也会因为沟通过程中信息的“过滤”“扭曲”等原因而使员工的思想传递受阻,所以一般公司中都设有意见箱,以便高层领导者能够直接收到下层员工传达来的信息。当员工的正当权益得不到有效的保护,而想通过沟通解决又失败后,往往可以通过公司内部的投诉站来加以协调。

◎ 领导见面会与群众座谈会

公司内还有一种比较重要的沟通方式,便是定期的领导见面会和不定期的群众座谈会。领导见面会是让那些有思想、有建议的员工有机会直接与领导者沟通,一般情况下,是由于员工的意见经过多次正常途径的沟通未得到有效回复。群众座谈会则是在领导者觉得有必要获得第一手的关于员工真实思想、情感的资料时,而又担心通过中间渠道会使信息失真而采取的一种领导者与员工直接沟通的方法。与领导见面会相比,群众座谈会是由领导者发起的,上级领导者是沟通的主动方,而领导见面会则是应下层员工的要求而进行的沟通。

除了这里所列示的几种沟通方式之外,公司内部沟通方式还有许多种,例如,讲座、郊游、联谊会、聚餐等各种正式或非正式的沟通方式,这里不再一一详谈了。

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