客户投诉是销售工作的一个大忌。如果客户投诉较多，某种程度上就反映了销售工作中缺陷或者说是服务不到位的地方很多。为了防止和减少客户投诉，要采取积极有效的措施加大客户服务的力度和投诉处理的力度，使得客户投诉明显减少。
客户投诉其实并不可怕，关键是我们要正确对待，不仅要做好客户投诉的处理工作，重要的是通过客户的投诉来发现我们销售过程中存在的问题与不足，并把客户投诉作为我们改进销售的目标，不断探索更好的工作方式，提高工作水平，获得“客我双赢”的目标。
1.客户投诉，五招及时灭火
20世纪70年代，美国一个名叫洛伦兹的气象学家提出了著名的蝴蝶效应理论。打个比方，南美洲亚马逊河流域热带雨林中一只蝴蝶偶尔扇动几下翅膀，所引起的微弱气流对地球大气的影响可能随时间增长而不是减弱，甚至可能两周后在美国得克萨斯州引起一场龙卷风。
初始条件的十分微小的变化经过不断放大，对其未来状态会造成极其巨大的差别。我们可以用在西方流传的一首民谣对此作形象的说明。这首民谣说：丢失一个钉子，坏了一只蹄铁；坏了一只蹄铁，折了一匹战马；折了一匹战马，伤了一位骑士；伤了一位骑士，输了一场战斗；输了一场战斗，亡了一个帝国。马蹄铁上一个钉子是否会丢失，本是初始条件的十分微小的变化，但其“长期”效应却是一个帝国或存或亡这样根本性的差别。
纵观所处理过的客户投诉，无一不是由最初的最简单的小事发展而来。一个客户会把他的不满告诉身边的5个人，而这5个人又会把这件事情告诉身边的10个人，这句服务行业中的知名理论也足可以证明可能就由最初我们在服务的第一阶段的一丁点的失误会产生多大的效应。
所以，在应对客户投诉中销售人员可以依据心理学一般规律，或许能让吹胡子瞪眼的投诉客户快速灭火，避免事态扩大。
（1）低位坐下。
处理客户投诉时要尽量让对方坐下谈话，让对方放低重心，避免和对方站着沟通。
据心理学研究表明，人的情绪高低与身体重心高度成正比，重心越高，越容易情绪高涨。因此站着沟通往往比坐着沟通更容易产生冲突，而座位越低则发脾气的可能性越小，所以人们常说“拍案而起”。
在处理客户投诉时，若对方带有较高情绪，摆事实讲道理都是没用的，对方根本就听不进去。第一件事是应该让对方坐下，等对方情绪平静后再进行沟通。甚至可以在接待投诉的地方专门安放几组特别矮的沙发，而且只要一坐就会陷下去，起来时还会觉得费力，那么客户身体一收缩，重心下移，自然不太容易发火。
（2）反馈式倾听，并记笔记。
反馈式倾听，即在倾听对方的倾诉时要主动并且注意给予反馈。
根据沟通心理学规律，让自己的表情、语言、动作与对方说话内容保持高度一致，即是沟通投机的表现。带有反馈式的倾听，会让客户产生被重视的感觉，大大提高对方的满意度，容易稳定情绪。
表情与语言上不断反馈的总原则是：眼睛要忽大忽小，嘴巴要哼哈不停，身体要前后摇摆，表情或惊讶或严肃专注或点头微笑，并伴随着相应的语言，如：“什么？”、“竟然有这样的事！”、“请再重复一下刚才说的是……”等。
与此同时，还可以认真记录对方讲述的内容，显得非常正式、认真，让对方更加感觉到自己被理解和重视。当然，这些行为仅仅表示“我在认真听”，并不表示同意对方的观点。
面对客户，很多人都会面无表情地倾听，这是最忌讳的行为。这会让对方觉得一肚子委屈得不到重视，火气也越来越大。
（3）重复对方的话。
在沟通中，可以将客户的谈话内容及思想加以整理后，再用自己的语言反馈给对方。例如：“为了使我理解准确，我和您再确认一下。您刚才的意思有以下七点，第一点是……第二点是……您认为我理解的对吗？还有什么，您接着说。”
如此重复，可以让其感到备受重视。对方也一定会反过来专心听你重复的话，寻找错误或遗漏之处，如此转移注意力，自然更利于降火。
重复对方的话的频率与客户情绪高低成正比，对方情绪越高，就应该增加重述的频率，从而努力让对方平静下来。
（4）转换场地。
前面三板斧砍出之后，如果客户情绪依然没有平稳，则可以考虑请对方换一个场所谈话。比如，“这里房间小，凳子也很不舒服，请您到另一间办公室吧，那里沙发坐着舒服，我再给你泡杯茶”，等等。
到了新的场地之后，客户会不由自主地分散精力辨析新场地，高亢的情绪能快速缓和。
（5）认真处理。
即让客户感觉到这个问题正在或即将被处理。
无论客户情绪如何，其最终目的仍然是解决问题。让他感到问题已在处理中，自然会逐渐平静下来。即便你无法采取客户所渴望的行动，但若能做到以下几点，客户仍会感到满意。
①准备好表格，让对方填写。通常，填写表格等于签字画押、十分正式，这样会让客户觉得处理的程序非常规范，自己的投诉也得到了重视。
②拿出自己随身携带的小本子，在对方说话时记录下来。当对方快讲完时承诺一定会认真处理，同时将小册子放进口袋。
这些行动都是告诉客户已经达到了投诉之目的，帮助其稳定情绪，为大事化小、小事化了提供谈判环境。很多人在听完客户投诉后，只是简单地用语言回复：“您放心，我们会尽快解决您的问题。”实践证明，这句话反而会更让客户担心。
2.善待投诉，从心出发
当客户所抱怨的问题得不到很好的解决，依然对品牌有信心的客户便想“讨个说法”，因而便有了投诉一说，因此我们要善待它，千万不要对投诉抱有任何敌意，其实，投诉对品牌而言可能是一笔宝贵的财富，因为，当客户选择放弃，那么品牌也便永远失去这个客户以及受其影响的客户；当客户选择投诉时，说明其对品牌依然抱有信心，若能及时妥善地解决，他们或许会比没有投诉的客户更加感到心满意足，成为品牌信徒也不在话下。至于这个客户的投诉能否最终成为品牌的财富，关键就看我们如何处理了。下面的一些原则至关重要。
（1）站在客户立场上将心比心。
漠视客户的痛苦是处理客户投诉的大忌。非常忌讳客服人员不能站在客户的立场上去思考问题。我们必须站在客户的立场上将心比心，诚心诚意地去表示理解和同情，承认过失。因此，对所有客户投诉的处理，无论已经被证实还是没有被证实的，都不是先分清责任，而是先表示歉意，这才是最重要的；否则，后果将会难以想象。
（2）想方设法平息客户的怨气。
由于客户的投诉多数属于发泄性质，只要得到商家的同情和理解，消除了怨气，心理平衡后事情就容易解决了。因此，作为一名客户服务人员，在面对客户投诉时，一定要设法搞清楚客户的怨气从何而来，以便对症下药，有效地平息客户的抱怨。只有认真听取客户的投诉，才能发现其实质性的原因。千万不要争辩，那只会火上加油，适得其反。
我们不妨学习美国的一家汽车修理厂，他们有一条服务宗旨很有意思，叫做“先修理人，后修理车”。什么叫“先修理人，后修理车”呢？一个人的车坏了，他的心情会非常不好，所以我们应该先关注这个人的心情，然后再关注汽车的维修，“先修理人，后修理车”讲的就是这个道理。可是这个简单的道理却常常被许多客服人员所忽略。
（3）正确及时地解决客户问题。
对于客户的投诉应该及时正确地处理，若拖延时间，只会使客户的怨气变得越来越强烈，使客户感到自己没有受到足够的重视。例如，客户投诉产品的质量不好，销售人员通过调查研究，发现主要原因在于客户的使用不当，这时应及时地通知客户需要维修产品，告诉客户正确的使用方法，而不能简单地认为与我们无关，不予理睬，虽然我们没有责任，但是这样也会失去客户。如果经过调查，发现产品确实存在问题，就应该给予适当的补偿，尽快告诉客户处理的结果。
当然，处理客户投诉是一项相当复杂的系统工程，需要我们始终秉承“客户就是情人”的理念，并贯彻执行台湾学者谢跃龙先生提出的五点建议：耐心多一点、态度好一点、动作快一点、补偿多一点、层次高一点。
3.愤怒的客户，及时安抚情绪
要成功地处理客户投诉，先要找到最合适的方式与客户进行交流。
很多销售人员都会有这样的感受，客户在投诉时会表现出情绪激动、愤怒，甚至对我们破口大骂。此时，我们要明白，这实际上是一种发泄，把自己的怨气、不满发泄出来，客户忧郁或不快的心情便得到释放和缓解，从而维持了心理平衡。此时，客户最希望得到的是同情、尊重和重视，因此我们应立即向其表示道歉，并采取相应的措施。
（1）倾听客户宣泄。
在倾听客户投诉的时候，不但要听他表达的内容还要注意他的语调与音量，这有助于了解客户语言背后的内在情绪。同时，要通过解释与澄清，确保你真正了解客户的问题。
“王先生，来看一下我的理解是否正确。您是说，您一个月前买了我们的手机，但发现有时会无故死机。您已经到我们的手机维修中心检测过，但测试结果没有任何问题。今天，此现象再次发生，您很不满意，要求我们给您更换产品。”你要向客户澄清：“我理解了您的意思吗？”
认真倾听客户，向客户解释他所表达的意思并请教客户我们的理解是否正确，都是向客户表明了我们的真诚和对他的尊重。同时，这也给客户一个重申他没有表达清晰意图的机会。
（2）认同客户的感受。
客户在投诉时会表现出烦恼、失望、泄气、愤怒等各种情感，销售人员不应当把这些表现理解成是对我们个人的不满。特别是当客户发怒时，有人可能会想：“我的态度这么好，凭什么对我发火？”要知道，愤怒的情感通常都会潜意识中通过一个载体来发泄。我们一脚踩在石头上，会对石头发火，飞起一脚踢远它，尽管这不是石头的错。因此，客户仅仅是把我们当成了发泄对象而已。
客户的情绪是完全有理由的，理应得到极大的重视和最迅速、合理的解决。所以销售人员要让客户知道我们非常理解他的心情，关心他的问题：
“王先生，对不起，让您感到不愉快了，我非常理解您此时的感受。”
无论客户是否永远是对的，至少在客户的世界里，他的情绪与要求是真实的，销售人员只有与客户的世界同步，才有可能真正了解他的问题，找到最合适的方式与他交流，从而为成功的投诉处理奠定基础。
（3）引导客户的思绪。
我们有时候会在说道歉时感到不舒服，因为这似乎是在承认自己有错。其实，“对不起”或“很抱歉”并不一定表明我们或公司犯了错，这主要表明我们对客户不愉快经历的遗憾与同情。不用担心客户因得到我们的认可而越发强硬，认同只会将客户的思绪引向解决方案。同时，我们也可以运用一些方法来引导客户的思绪，化解客户的愤怒：
①“何时”法提问。
一个在火头上的发怒者无法进入“解决问题”的状况，我们要做的首先是逐渐使对方的火气减下来。对于那些非常难听的抱怨，应当用一些“何时”问题来冲淡其中的负面成分。
客户：“你们根本是瞎胡搞，不负责任才导致了今天的烂摊子！”
客服经理：“您什么时候开始感到我们的服务没能及时替您解决这个问题？”
而不当的反应，如同我们司空见惯的：“我们怎么瞎胡搞了？这个烂摊子跟我们有什么关系？”
②转移话题。
当对方按照他的思路在不断地发火、指责时，可以抓住一些其中略为有关的内容扭转方向，缓和气氛。
客户：“你们这么搞把我的日子彻底搅了，你们的日子当然好过，可我还上有老下有小啊！”
客服经理：“我理解您，您的孩子多大啦？”
客户：“嗯……六岁半。”
③间隙转折。
暂时停止对话，特别是你也需要找有决定权的人做一些决定或变通：
“稍候，让我来和高层领导请示一下，看看我们还可以怎样来解决这个问题。”
④给定限制。
有时我们虽然做了很多尝试，对方依然出言不逊，甚至不尊重我们的人格，我们可以转而采用较为坚定的态度给对方一定限制：
“汪先生，我非常想帮助您。但您如果一直这样情绪激动，我只能和您另外约时间了。您看呢？”
⑤表示愿意提供帮助。
“让我看一下该如何帮助您，我很愿意为您解决问题。”
正如前面所说，当客户正在关注问题的解决时，销售人员应体贴地表示乐于提供帮助，自然会让客户感到安全、有保障，从而进一步消除对立情绪，形成依赖感。
（4）解决问题。
针对客户投诉，每个公司都应有各种预案或解决方案。销售人员在提供解决方案时要注意以下几点：
①为客户提供选择。
通常一个问题的解决方案都不是惟一的，给客户提供选择会让客户感到受尊重，同时，客户选择的解决方案在实施的时候也会得到来自客户方更多的认可和配合。
②诚实地向客户承诺。
因为有些问题比较复杂或特殊，客服经理不确信该如何为客户解决。如果我们不确信，不要向客户作任何承诺，诚实地告诉客户，我们会尽力寻找解决的方法，但需要一点时间，然后约定给客户回话的时间。一定要确保准时给客户回话，即使到时我们仍不能解决问题，也要向客户解释问题进展，并再次约定答复时间。我们的诚实会更容易得到客户的尊重。
③适当地给客户一些补偿。
为弥补公司操作中的一些失误，可以在解决问题之外，给客户一些额外补偿。很多企业都会给销售人员一定授权，以灵活处理此类问题。但要注意的是：将问题解决后，一定要改进工作，以避免今后发生类似的问题。有些处理投诉的部门，一有投诉首先想到用小恩小惠息事宁人，或一定要靠投诉才给客户应得的利益，这样不能从根本上减少此类问题的发生。
