（1）上班后通知有关人统计数据，同时通知要向其了解情况的人准备好资料。
（2）用两小时的时间查阅相关资料。
（3）找被访者了解情况。
（4）中午之前将上报的统计数据进行审查，若发觉缺漏，再行补充。
（5）利用下午时间草拟报告。
这样一来，你的工作就会完成得更高效，也一定会在规定时间内交上报告的。
一位企业员工，在工作中的压力无疑是巨大的，如何安排好自己的工作，始终以高效率的状态完成工作，是一个必须要解决好的问题。
有的人花许多时间思考要做的事，担心这个担心那个，找借口推迟行动，本来能完成任务而且应转入下一项工作了，可依然停留在无价值的事情上面，浪费了好些时间。
不得不承认，我们每个人都或多或少地有着拖延的毛病，也就是应该马上做的事情一贯地往后拖。拖延意味着你总是被昨天的事情牵着鼻子走，把今天的推到明天去做，其实是在为你自己攒活儿，你会觉得明天总是那么忙。如果你仅仅是一个普通职员，拖延所影响的只是你自己或组织工作的某方面。但如果你是某一个部门的管理者，你的拖延就极具“传染”性，会迅速蔓延成为整个组织的“无效率症”。
不要忘了自己才是时间的主人
对时间的利用程度决定了一个人工作能力的高低。但是许多人在不经意间浪费了时间。对时间缺少安排，想到什么就去做什么，而感觉无事可做时，就任时间流逝，头脑中完全没有一个时间概念。这样的人又怎能获得骄人的成绩呢？
时间管理也是一种选择的管理，时间管理并非简单地管理时间，而是我们选择怎样使用时间的管理。
如果你是一个不善于沟通的人，同样不会得到时间的眷顾。例如说你的工作已经进行到一半了，可是这时候才发现后一半的工作资料还在同事的手里，而同事却又刚好出差了，要下个星期才会回来，就算这个同事并没有出差，你贸然地找到他时，要他停下手中的工作将你需要的资料整理出来，那么他会非常气愤，因为他的工作安排被打乱。就算他帮助你完成了工作，你在同事心中的印象也会因此大打折扣的。工作中的协作与沟通有时候可以避免出现许多不必要的问题。
工作无计划是时间管理的最大误区。凡事无计划，碰到什么做什么，干到哪里算哪里，这种人给人的感觉永远都是在变化中，就算有了一份计划恐怕也不会依照执行的，他们把计划当成一种束缚，他们追求的是一种绝对的自由，无论是在生活中还是在工作上，这种自由的表现都十分地明显。
此外，在工作中缺少必要的独立也造成了工作时间的混乱。无论是你去打扰别人的工作还是别人来打扰你的工作，都会给工作时间的安排上带来突然的改变。工作中要懂得拒绝别人，使自己的工作得以顺利进行。同时，也要懂得不要去打扰别人，别人的工作也是按照计划进行的，你的“突袭”，同事也会措手不及的。
此外，有一些不注意的琐事总是会耽搁你许多的时间，而你却又没有察觉到。比如说文件放置得过乱、打电话的时间过长、会议开得过久、与一些来访的不速之客交谈得太多……如此这些将占去你的大部分工作时间，在不知不觉间降低了你的工作效率。
许多人工作态度很认真，事必躬亲，这样做的结果不仅消耗了体力，而且浪费了时间。
因为这些人的工作能力相对较强，工作中的表现很突出。由此他们总是不放心把一些本可以不必亲自做的事情交给他人完成。即使交给他们了，他们的心里也总是惦记着，时刻准备着插手干涉，或者到最后干脆是自己接过来。这样做的最直接后果就是导致本应是自己做的更重要的事没时间去做，或是没有做好，而一些本不属于自己职责范围内的却做了。
工作中随时都可能会出现一些意外情况，比如说某一天，突然有一个不速之客在未事先通知的情况下突然来访。你该怎么办？是热情接待还是采取一种方法拒绝他？这个不速之客的到访完全可打乱你的工作计划，这时候你可以采取一些委婉的方式拒绝他。比如说告诉他现在不是会客时间，或是在办公室外接见他，以便让他明白，你的接待只能是暂时的，不会有太多的时间与他交谈。当然，还有许多其他的办法，这需要你有较强的随机应变的能力。
复杂的工作要简单去做
假如你觉得工作很复杂，那就把它分开做。尽量地分开它，直到你了解它的组成为止。假如你一点儿一点儿去做，你会做得更多。假如你把工作分得很好，那只需要几分钟的时间就能完成一项细部的工作。你会发觉完成工作的速度，超出了你预计的速度很多，你也会发觉，这样比你原来所想像的容易多了。
在你逐步做完这些细部工作时，你会有更多的热忱，来加快你完成工作的速度，而且你能从这里获得更大的满足。但假如你走到了一个死巷子，就别再走下去，找别的部分做，直到这个障碍消失为止。往别处想，做别的部分能给你的心智一个休息的机会。等你再回头时，你可能已经有了解决的办法。但假如你一直坐在那儿等，你可能只有忧虑着，而一直觉得束手无策。
分解任何一项复杂的工作的办法，最简单也是最有效的就是“分解目标”。在开始一项复杂工作的时候，首先要先定立大的目标，即最终要达到的结果是什么。然后可以依此来分化出一些小目标。这些小目标，是你要在短期内所要达成的计划。一个好的计划必须是可以估量的。这样你才可以知道，你是否有能力完成它。
因此，要忠于自己的目标，专注于自己的目标，然后很快地完成它。细分你的工作，对那些不太令人愉快的工作尤其有效。假如一个人必须做一件他不喜欢的工作，几乎每个人都可以用上短短的一些时间。因此，把困难的工作分解成细部的工作，然后把它们安排在你喜欢做的工作空档之中。虽然需要多点儿时间去做它，但当完成后，你还是会很高兴的。
然后每天都定个计划。在一天结束之前制定第二天的计划，在这个时候，你才知道还有哪些没做完的，需要在明天完成。也有些人喜欢在早晨定计划。基本上，什么时候定计划，依个人喜好而定，但最好在执行之前再重头检查一遍。然后做一张核对表，把你要达到目标所该做的事写上去，列好优先顺序，这样你该先做哪件事情就很清楚了。
这里有一条告诫希望你能记往：不要让“工作如何完成”逐渐比“工作完成了没有”还要重要。如果对“工作如何完成”过于关切，而让方法、技巧、程序等问题占据整个心思，这样反而忘了对整个目标的追求。
什么才是最重要的
在哈佛大学商学院的一堂管理课上，教授给他的学生作了这样一个实验。
教授拿出一个容量为一升的玻璃容器瓶放在桌上。随后，他取出一些大块的石子，一块块地把它们放入容器中，直到再也放不进一块完整的石子为止。
教授问他的学生们：“你们说，瓶子满了吗？”
所有的学生异口同声地回答道：“已经满了。”
教授反问道：“真的是这样吗？”说完，他又取出一些稍小的石子，慢慢地从瓶子的缝隙中放进去，并敲击着容器壁，使更小的石子填满大石子之间的空隙。
接着教授又问学生们：“瓶子满了吗？”
学生们若有所悟，有一些人说：“可能还没有。”
“你们说得没错！”
说完，教授又从桌下取出一杯沙子，把它们慢慢地倒进玻璃容器中，从外表来看，沙子已经填满了石子之间的所有空隙。教授又一次问了同学们同样的问题：“瓶子满了吗？”
“没满！”这一次，同学们十分肯定地大声地喊道。
之后，教授拿出了一壶水倒入了玻璃容器中，直到水面与瓶口齐平。
实验结束了，教授问学生：“这个实验说明了什么？”
一个学生回答道：“这个实验说明了，无论你的时间是多么的紧张，只要你肯再加把劲，还是可以干更多的工作的。”
“虽然你发现了问题，但那并不是问题的关键之处。”教授说，“这个实验告诉我们，如果你不先把大石子放入容器中，那么，你就无法把其他的东西再放进去。”
要知道，工作并不是按照我们的想像展开的。工作包括着科学性、系统性与规范性，只有抓住了工作的这些特性，才会找到切实可行的工作方法，把工作做好。
也许，你的工作总是被一些小事、琐事纠缠，在匆忙的工作中，你没有时间考虑如何工作才是高效的工作方法，总是遇到什么解决什么，不遇到便不会去考虑，结果总是分不清重要的事情与次要的事，有时候甚至会被那些貌似重要的事情蒙蔽，根本不知道哪些事才是真正最重要的，从而浪费了过多的时间。
“大石子”的实验是一个形象的比喻，它就像我们在工作中遇到的问题一样，在这些问题中有些是必须马上解决的，有些是可做可不做的。如果我们缺乏一个正确的判断，分不清事情的轻重缓急，把工作精力分散在那些微不足道的小事上，那么重要的工作就很难完成，甚至是被忽略掉了。
在工作目标指引下的工作过程中，到底哪些事情应该放在首位，哪些事情可以延后处理呢？
这就要有一个章法，或是要有一个标准。在人们的工作思维中，总是习惯性地以事情的“缓急程度”来完成工作，而不是以事情的“重要程度”来安排工作的先后次序。在这样的思维指导下，人们总是率先安排那些现在“必须”做的事。可是在多数情况下，愈是紧迫的事，却又往往不是最重要的事，比如向上司递交你的计划书，具体工作的安排计划等都被那些诸如必须要接的电话、需要上交的财务报表或是发放一些市场调查结果等等一些事情掩盖了它的重要性。
每个人的工作出发点都是想做好自己的工作，那么在工作中，保持清醒的头脑，分清事情的轻重缓急，把握住事情的先后次序则显得尤为关键。
把重要的事情放到第一位
每一个人的时间及该做的事都差不多，而一个高效能的人一定从最重要、最急迫的事开始逐步完成，然后把次要的、比较没有时效性的事放在一旁，务必等到所有重要事情完成之后，才去关照它们。
这个道理大部分的人都知道，只是在实行的过程当中，会有一些意外的情况影响到我们原先的计划。比方说，你很想在3个小时之内做完这件事，可惜天不从人愿，你久没联络的好朋友突然打了个电话给你，和你畅谈一番。虽说你心里想的是“挂掉电话，等我有空的时候再回电话给他”，但毕竟“贪玩”战胜了理智，你今天又得留下来加班了。
追根究底，这是一种逃避的心理。没有人喜欢在有压力的情况之下做事，哪怕是自己有兴趣的事也一样。因此，如果现在刚好有个偷懒的机会，而你的意志力也刚好很薄弱的话，就会逃避原先的决定，“转行”到别的事情上去，结果该做的没做完。
紧急情况的出现往往把工作的轻重缓急次序都打乱了——它常常假借“危急”的名义把次要的情况伪装成为主要的情况。用来衡量一个人工作能力的尺度之一就是他有没有能力去区别什么是重要的，什么是紧急的，拒绝被紧急情况所支配，拒绝被“危急”所左右。
许多人未能定计划的主要原因之一，就是必须把今日的“救火”工作优先放在明天工作计划之上，因而给未来的“火灾”提供了充足的“引火物”。
重要的事情很少必须在今天做完，或在这个星期做完。但紧急事务却非马上采取行动不可。紧急事务所提出的临时要求看来是不容抗拒的，而它们却需要我们花很大的力气。但是用对待时间的正确观点来看，它们那易被人们误解的突出地位便会消失。我们便会若有所失地想起那些被搁置在一旁的重要事务来。我们要认识到，很多时候我们已经成了紧急情况的奴隶了。
不把重要的事永远放在第一位，他就不会分辨什么是第一位的，他做事就不能抓到重点，常常会延误了自己的进度，也拖累了其他同事的进度。这样的人不断地把重要的事往后推，所以在他做了许多的事后，又好像什么都没有做。
忙于杂事往往会影响重要工作的进展。经常有些人会觉得工作越忙越好，但是忙着琐碎的事和忙着正事，这中间有很大的差别。即使是同样花时间工作，其一分一秒的价值却完全不同。
杂事，很多人都觉得可以自己处理。事实上，很多杂事都是可做可不做的事。为了不使可有可无的事过于膨胀，最理想的是将可有可无的事和重要的事清楚地区分，将其排定优先顺序来做。若没有排定优先顺序，便会在许多地方停顿。
要决定工作的优先顺序，首先必须把要做的事逐条列出，然后，依重要性调换顺序，再依此顺序进行工作。这是件很简单的事，只要做到，效率就可以提高。
以工作的重要性决定，优先进行对现在的目标最重要的事。通常事情除了重要性，还有紧急性。而我们往往都会专注于事情的紧急性，而忽略了其重要性。
我们要先好好地掌握住重要性较高的事，若还有十足的自信心，再做些较不重要的事也无所谓。这就是所谓的从容不迫。清楚地判断事情的优先顺序，是工作进行上不可欠缺的，一次就判定清楚，做起事来就会轻松愉快，不会变来变去。这就是决定优先顺序的最大价值。
在前面的文章中，我们已经了解衡量日常工作优先顺序有两个基本标准：紧急性和重要性。紧急性是由“最后期限”决定的：如果最后期限将至，那么任务非常紧急；如果最后期限远未来临，那么任务不算紧急。
重要性是由“价值”决定的。如果你做了这件事，能给你和他人带来什么利益？如果对你和他人没有太大的价值，你应该选择去做其他更重要的事情。利用时间即要考虑紧迫性，也要考虑重要性。
