不要匆忙就事
工作效率低有时候并不是因为方法出错，而是由于忙乱造成的；同时，在匆忙混乱的工作之中，方法也得不到正确的实施，于是形成了恶性循环。可以说，保证方法不出错的基本前提之一就是不要盲目就事。
中国古人说过“三思而后行”，强调了在行动之前必须有一个思考的过程。西班牙哲学家巴尔塔沙·葛拉西安也曾在他的《智慧书》一书中这样告诫世人：做任何事情都不要太过匆忙，忙乱中容易出现差错；做事情也不要太过草率大意，率性而为，更不要急于发表自己的意见或表示自己的态度。
在工作中，很多人总是把工作想像得过多，或是要求过高，在这种无形的压力下，他们只知低头做事，就如自然界的蚂蚁一般终日忙忙碌碌，结果却收效甚微。
冒冒失失的人在工作中总是给人一种处理问题很草率的感觉。他们对任何事情总是不能深思熟虑，有时候凭一时的冲动就作出决定，甚至会不计后果，待到冷静下来后才发现问题的严重性。
也许他们并不是缺乏工作热情的人，工作也很勤快不懒惰，但是他们缺少的是思维的缜密。在他们的内心里，急于快速摆脱因工作压力带来的痛苦与紧张，他们缺乏对主客观条件的正确考虑，做事又草率；在强大的工作压力下，他们的生活节奏变得越来越快，做事也是匆匆忙忙的，往往容易几件事一起干，而结果恰恰又是什么事都没有做好。
古人云：“凡事预则立，不预则废。”在从事一份工作或是接受一项任务时，一定要先搞清楚、弄明白。只有在对工作有充分的了解后，才知道如何按步骤去完成工作，有了高效的工作安排，才会有一个高效的工作表现。
比如说公司现在研制出一种新产品，正在准备上市，而你作为公司的营销人员，在新产品上市之初，主要的任务就是开拓市场和寻找合适的经销商，这就是你的一个工作任务。那么如何出色地完成任务，这里边就有一个方法问题。但是在开始之时，你面对一个陌生的新产品市场，在开始一份市场销售工作时，是马上开始走街串巷盲目地寻找经销商，还是先通过市场调查，制定一份拜访专业经销商的计划与合理路线呢？
一位有过多年经验的营销大师曾说过：“在开始一天的工作，或是开始一份新的工作任务之始，制定一个合理的工作安排，这个过程可能只会花上你五分钟的时间，但是起到的效果却是非常显著和有效的。”
要知道，在每一个城市中都可能存在着成百上千的经销商，如果你盲目地拜访他们中的一些，那么可能有很大一部分根本就不合适来经营你的新产品，或是他们想经销却又发现他们无法满足你的条件。在这个过程中，尽管你的愿望是尽快完成工作，但往往会事与愿违，在匆忙的工作之中，浪费时间而收效甚微。
这时候，你需要做的并不是急于拜访他们。此时应该做的是对其中有经销意向、有经营实力、有经济基础的部分经销商进行重点拜访，在与这部分经销商的谈判与沟通上，你不要急于求成，更不可率性而为、义气用事，多花些时间在他们身上是绝对值得的。同时，为了不放弃那些可以培养的潜在经销商，对经营相关产品的小型经销商，也需要给他们投递一些招商资料和产品信息。针对不同经销商，合理地安排时间，你会发现，一切都那么自然，绝不是急的事情。
不管从事什么工作，事先的调查与分析对于实现工作目标，找到最佳的解决方案都是有百利而无一害的。如果我们总是把钟表拨快一小时，那么工作就会乱套。好的钟表都是每一秒、每一分地有规律地行走着，不快也不慢。
但是，不匆忙并不表示拖延，懂得工作的人总是有条不紊，不慌不忙，没有积压，更不会主动拖延。有些人以为做事不匆忙是一件容易的事，每次做事时注意一点，慢下来不就可以了吗？但事实绝不这么简单！你会发现，一个凡事都匆匆忙忙的人做所有的事情都是冒冒失失的，他们过于相信自己的直觉，极易受情绪的支配。尽管他们在工作的一开始时是抱着好好做的愿望的，但是还没有想好就马上去做，出了问题有了偏差也不去调整。因为赶时间而没有把事情做好的人，事后往往要花更多的时间来做开始时没做好的事情。
工作效率的痼疾：拖延
万事俱备时，就该开始工作了。最糟的就是，光坐在计划起点，一拖再拖，将本应是前天完成的事拖到后天。造成拖延也许是工作太多、太忙，但更多的则是思想上的倦怠，许多人在面对一个问题时总是想着“等一会儿再处理也不迟”。
如果你开始时并不是不喜欢这份工作，而是在后来的工作中由于某种原因或是某些客观条件的改变造成了你开始讨厌现在的这份工作，那么你的心情就会变得烦躁不安，以前马上就应处理的事情现在则是“着什么急，等会儿再说吧”的口气。可是问题终归要解决，到了最后，你只得匆匆忙忙地干完工作，这样一来不是不能按时完成工作，就是工作完成得不理想。
还有一个原因，就是长时间养成的“懒散”习惯造成工作拖延。懒散的态度会侵蚀人的意志力，使人委靡不振，得过且过。
举个例子，有一天你发现大门的锁不牢靠，用力一推，门就开了；用力一拉，门还不一定能关上。知道有这个问题，知道这样不安全，但却总是想着以后再解决，直到有一天，你回家时发现小偷光顾了。这样的情形在工作中也时常出现。拖延最主要的表现是：
总是在等待上司的指示。
如果领导不安排下一步的工作任务，就只是等待。上司没有命令就不执行；上司不来询问，就不主动汇报。“说多了容易倒霉，干多了容易吃亏”似乎成了许多人工作中的座右铭。在这种思想的影响下，人们在工作中都变得磨蹭与停滞，其工作也往往是在多次的检查与催促下才完成的。
总是在等待对方的反馈。
在工作中经常会与企业之外的各种人进行合作与沟通。而一旦工作出现问题，他们便会很自然地将责任推给对方。
“我已经将我们的意见与想法传达给了对方，对方不回复我怎么办？”
“这与我有什么关系，是对方的事。”
“你看，我的工作已经都做好了，现在就卡在对方那里。”
这些话，都是出现问题后最经常出现的解释理由。经常使用类似的话来推御责任的人，一定是不肯积极寻找解决问题的方法的人，是不断寻找无法完成工作的借口的人。
总是等待工作条件达到成熟再做。
从不主动去争取工作的早日完成，总是等待负责某个工作环节的人的主动汇报，等久了还不耐烦，却从不去着手解决出现的问题。他们总是想当然地以为，一定要具备条件后我再做，可是要知道，条件不会来找你的，必须你自己去创造，如果只是抱怨条件的不成熟或是其他人不努力，那么等待换来的只能是更长久的等待。
拖延是工作效率的最大敌人，它不仅会影响工作方法的执行与贯彻，更会带来个人精力的极大浪费。拖延并不能使你忘记工作，只会在你的心里越积越深，既不能做，又不能忘，心中总是有一种压迫感。那么立即行动起来，既是为了解决出现的问题，也是为了减轻自己的心理负担。还有一点要记住，就是做什么事情不要老是从头开始。
有时候，人们拖延只因为他们对下面该做什么感到困难和不确定。通常他们都会被工作的分量和复杂性困扰。他们看到了许多问题，但他们却不知道该从何处下手去做。因此他们就开始拖了，并希望他们的工作变得越来越简单，然后再开始去做。
有这些困惑的人，通常对自己该做的事没有分析的能力，当一个人对工作的分析能力很差时，他往往会拒绝让自己有选择别种方法的自由。这样的人之所以拖，是因为他们害怕这些方法都没有效。同时，他们也无法看到别的可能性。
有时候，拖延的人直到最后期限，在短短的剩余时间内，才开始着手他们的工作。直到快要做完时，他们才突然发现一个比较好的办法。既然重新开始已经太晚了，他们就来个草草收场。但他们总想下次把事情做好。可是下一次，他们还会犯同样的错误。
了解事实，可以帮助你开始行动。如果工作看起来不太可能完成，就该除掉它，找些别的工作来做。假如你一直在这上面打转，你会制造出许多不必要的忧虑。如何决定接受或是拒绝一份工作，有时很不容易。但如果犹豫不决，就是另一种拖延，好好地调整你的工作，决定去做，或是撇下不管。只要你作了决定，至少你就不会因拖延、犹豫而忧虑了。作了决定之后，你若尽力去做了，你就可以保证完成工作。
如何避免工作的混乱
工作忙乱很少会产生令人满意的结果，但手忙脚乱、拼命赶工的情形还是时有发生。这时，你应该清楚是什么事情造成这种现象，如果不知道问题出在哪里，也就解决不了问题。造成手忙脚乱的现象有两个截然相反的原因：一种可能是由于有太多的事情要做；另一种可能是由于没有足够的事情可做。
前一种原因很好让人理解，要想摆脱也很容易，就是检查你手头众多要做的事情中有多少是必要的。许多感到时间紧迫的人都有一种倾向，那就是勉强接受新的工作任务或办公室中新的杂务，而没有认真地去考虑所要花费的时间。
在工作中学会拒绝，不仅会使你的工作时间更充裕，而且尤为重要的是，这样可以保证工作能够正常地继续下去直至顺利完成。如果你出于害羞或是面子而不去拒绝的话，虽然你可能会因此得到不错的口碑，但这只能为你带来更多的干扰，占去你更多的时间。不懂得拒绝，你只能根据别人的“优先次序”来安排自己的生活，不仅工作会很累，效果也未必会好。
当然，你不可能把所有浪费你时间的新工作完全推辞掉，但是，如果你能够想办法拒绝一些，你总可以赢得不少的时间。向你要拒绝的人指出新的工作是怎样和你的优先工作冲突，并且建议解决办法，让他了解你的动机不是在逃避工作，而是在保护你的时间，以便把真正重要的工作做好，可能你就不必浪费时间去做那些无益的事情。但是，你要先把你的意思说清楚。
与有太多的事情要做不同的是，没有足够的事情可做也是造成混乱的一种原因，这听着让人匪夷所思，其实也不难理解。想一想，你身边是不是有这样的人：他们的办公桌上堆起一大堆文件资料，使别人（常常是使他们自己）认为他们很忙。他们花费大量时间做了很多的事（还常常加班），但却很少完成，他们总制造一些身不由己的幻象。可是他们真正做出了什么吗？
无论你出现的问题是前面哪一种原因所造成的，都必须解决。否则，是不可能高效率地完成工作的。具有讽刺意味的是，在工作中浪费时间最多的人往往是那些工作最刻苦、每天工作时间最长的人。要想解决“看起来很忙，但没什么效率”的痼疾，就要找出一套良好的方法。
首先，把工作分成“事务型”和“思考型”。
根据工作的性质不同，我们通常可以把工作分成“事务型”和“思考型”两类。
事务型工作是指不需要你动脑筋，可以按照所熟悉的流程一路做下去，并且不怕干扰和中断的工作；思考型工作则要求你必须集中精力，一气呵成。
对于“事务型”的工作，你可以按照计划在任何情况下随时处理；而对于“思考型”的工作，你必须谨慎地安排时间，在集中而不被干扰的情况下去进行。做“思考型”的工作，最好的办法不是匆忙地去做，而是先在日常工作和生活中不停地去想，当你的思考累计到一定时间后，再安排时间集中去做，你会发现，成果会如泉水一般自动涌出，你要做的无非是记录和整理它们而已。
其次，要懂得充分利用高质量的时间。
时间的质量比时间的数量更重要，因此，时间的质量控制应该是你感兴趣的问题，要懂得用高质量的时间去做高质量的事情。
你喜欢在早晨、下午，还是晚上工作？如果你喜欢在早晨工作，你可能会考虑在早晨自己精力最旺盛的时候做重要的事情。如果把重要的事情推迟到下午去做，意味着在自己精力不济的时候，挣扎着完成重要的工作。每个人都有各自“精力充沛的时间”。所以，最好在自己精力旺盛时去完成重要的工作。当然，生活并不会总让你根据自己精力旺盛的时期制定活动计划。但是，了解自己精力的变化能帮助你不断地取得优秀的成果。
如果你喜欢早晨工作，你可以考虑提前一个小时来到办公室，此时没有人会打扰你，你可以从事重要的项目。
如果你喜欢晚上工作，你可以试着早晨晚点开始工作，晚上多工作一会儿。同时，晚离开办公室，还可以避免交通高峰期。这样，你可以拥有一段安静的时间，因为大家都回家了。这个策略并不是每天都有效。但是如果时间紧迫，还是会有帮助的。
第三，预先安排好备用任务。
我们常常会遇到这样的情况：离预定好的约会还有半个钟头的空余时间；焦急地等待某人或某物，却不知道会什么时候到来；心情不好或情绪不高，不想做任何需要投入精力的工作；所有任务都已完成，而下班的时间还未到来……
通常，人们遇到这些情况时，会采用两种方法去对待：或者百无聊赖地等待，或者随便拿起一项工作来做。无所事事地等待是在消耗生命，而随便进行一项工作，最可能的结果是工作效率极其低下。对待这样的空闲时间最好的方法是：预先准备备用的任务，利用这样的时间去进行，而不是完成它。这样的备用任务要求具备的特点是：
——不需要耗费大量的脑力去思考；
——随时可以开始，随时可以中断，并且下次可以继续进行；
——没有时间的压力，不必在某段时间非完成不可；
——能给自己带来一定的乐趣。
这样的工作有：浏览报刊杂志、阅读有益的图书、浏览新闻网站、整理文件等等。这样，你不光可以把这些需要等待的空闲时间充分利用起来，并且你还可以有额外的惊人收获：整齐美观的文件柜，有价值的新闻或资料。
要更有效率地利用时间
无论是从事什么工作，都要在一定的时间内进行，都要消耗时间。提高工作效率归根结底就是要节省时间，用更少的时间做更多的事。每一个员工都要清醒地认识到自己的时间，科学地安排自己的时间。
许多员工为了节省时间，提高工作效率，将本来是工作时间内完成的工作不得不下班后带回家完成，或是必须要留下来加班。
比如说，经理要你写一份报告，并要求你一天时间内完成。其中查阅资料需要时间；打电话了解相关情况需要时间；事前准备需要时间；找两个人统计数据需要时间；草拟报告还需要时间。接到这个任务后，你一定会不停地埋怨，这怎么能做得完呢？工作看重的是结果，不要抱怨经理不尽人情，市场就是这样无情，当你认为时间充分时，机会可能已经擦肩而过。
在这个时候，你的工作效率如何体现呢？这个时候最合适的工作方法是：
