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第20章 涉外礼仪(3)

6月30日的来信收悉。关于X/123号订单的问题,我调查了这件事,非常吃惊地发现原来我们的供货商发错了部件,而且贴错了标签,所以我们的职员没有发现出了差错。当然我们应该检验的,但是很遗憾没有做到。

我提议你们把发错的货退回给我们(当然运费由我们支付),我们会重新发给你们正确的货物,或者把货款退回。

非常抱歉出了这种差错,我们已经采取措施,保证今后不再出此类差错。

2.混合式

这种方式已不如以前盛行,但有些人喜欢它,因为它的布局看上去非常均衡,而且段首缩格的分段方法是我们熟悉的。有些人不喜欢缩格,认为这样会浪费打字员的时间。它的主要特征是日期放在右上角,封内地址每一行都有逗号,最后一行是句号,邮政编码后没有标点,在封内地址的标点,也有人喜欢像完全平头式一样采用免标点法,每一个段落起首都缩进去5到10个空格,结尾敬词居中,也可以和签名一起在栏中线右侧平头排列。

ZHEJIANG

NATLVEPRODUCE&ANIMAL

BY-PRODUCTSIMPORT&EXPORTCORP

102FengqiRoad,Hanzhou,ChinaTel:5178390Tlx:35013

TUHSUCNFax:86-571-5152310

ABC(DrinkMachinesLtd,2February,1998

186Parklane,

Bristol,

UK.

BS28BE

Dearsirs,

Order268

Thankyouforyourletterof15January,1999.Werecentlysentpartoftheaboveordertoyou.Unfortunately,wecouldonlysendhalfoftheteathatyouordered.

Wehopetosendtheresttoyoubytheendofthemonth.

Yoursfaithfully,

(Signature)

SmithRen

SalesManager

译文:268号订单

你方1月15日来信收悉,关于订单268号的货,我们已发了一部分,很遗憾目前只能发一半的茶叶给你。

我们希望月底把其余的一半货发出。

书写信封,折叠、插入信纸

1.信封的书写格式

信封的写法参照封内地址的写法,若有(AttentionLine或Confidential字样)都要照抄。发信人的名称、地址如果没有事先印好,应该写在信封左上角或封盖上。收信人的名称、地址的位置;从上往下二分之一,从左往右三分之一处开始。不管信件打印是用完全平头式还是混合式,信封上一般均用平头式,免标点法。例如:

2.折叠信件方式

折叠信纸这样的小事有时候也会影响一个公司的形象,正确的折叠可以使信纸正好放进信封,收信人可以很方便地取出,而且信纸打开后看上去很整齐,通常的折叠法有两折法和三折法。

两折法。信纸上边留出一点,大约四分之一英寸;余下的信纸折叠成均衡的三等份,先把下边往中间折,然后把多出四分之一英寸的上边往下折;插入信封,多出一点的边方便收信人取出、展开信纸;也有人喜欢不留四分之一英寸的边,只是把信纸折叠成均衡的三等份,这样也可以。

三折法。信纸上边留出四分之一英寸,上下对折;对折后的信纸,左边留出四分之一英寸,余下的折叠成均衡的三等份,先把右边往中间折,然后把多出一点的左边往右折;同两折法一样插入信封。三折法适合比较小的信封。

若是卡片、便条之类形状比较方的东西,把信件的正面朝向信封的背面插入,这样一打开信封就能读到内容。

书写业务书信的基本原则

1.清楚(clear)

要让收信人明白信里说的是什么,没有疑问。写信时应该注意:

句子短,每一句只表达一个意思。少用连词“and”,“but”,“however”等,它们会使句子变长。

前后连贯,不可从一句跳到另一句、一个话题跳到另一个话题。

避免商业陈词,用恰好的词语表达清楚、精确的意思,没有赘词。例如:

2.完整(complete)

信的内容必须完整,该写的东西都要写进去。

3.礼貌(Courteous)

礼貌是一种内心的态度,不仅停留在使用礼貌的词句上,它还表现在对收信人的理解、体谅上。这种礼貌的品质能使我们拒绝做某事而仍然与对方保持友谊,不扼杀今后继续做生意的希望。礼貌的体现之一是及时回信,这一点很重要。最好收到信当天就回信,如不能马上作答,也应写信解释原因,这样有助于建立起信任和友谊。礼貌的体现之二是信的调子要正确。像说话的语气语调一样,书信也要有正确的语调,忽视这一点,信就有可能显得粗鲁、笨拙、草率,甚至还会冒犯收信人。例如:

4.简洁(Concise)

今天的商务人员有很多信要看,所以喜欢来信简要,直接了当。要做到这一点,用词需直接、简明,能用一个字表达清楚的就不用短语。句子简洁,不罗嗦。例如:

5.正确(Correct)

任何语法、标点、拼写的错误都会给人带来坏印象,所以,签署一封信前,最好认真想一下这封信:

是否清楚易懂;是否自然真诚;语调是否正确;信息、内容是否完整;细节是否精确无误;是否简洁、有礼;是否有语法、标点、拼写错误;段落布置是否合理;打印是否整洁、漂亮。

一切核对无误,就可签名发出了。

备忘录书写礼仪

备忘录(Memorandum/Memo)是写给公司内部人员的信,有时像一张便条提醒某人注意某件事,有时也比较长。写备忘录有很多形式,有的公司有印好的专门用来写备忘录的纸。通常包括下列内容:

1.To/Fortheattentionof/FAO(写给谁)

2.From(谁写的)

3.Re/Ref/Subject/Concerning(关于什么)

4.Date(日期)

5.FileNo.(归档号)

通常用姓名、职务的起首字母代表全称,例如:(RS代表RobertSmith,MD代表ManagingDirector总经理)。也不用(Dear...,Yourssincerely...等),行文直接了当。例如:

Memorandum

To:PRSectionFrom:OfficeoftheMD

Date:February1Subjest:TripbyMD

BelowaredetailsofthefactoriesthattheManagingDirectorwillvisit.INeachone,theMDwouldliketospeaktoallmem-bersoftheProductionDept.Pleaseinformeachfactoryandaskthemtocancelallotherappointments.

·March8:KualaLumpur

·March9:Singapore

·March10:Jakarta

译文:

备忘录

发送:公共关系部发自:总经理办公室

日期:2月1日关于:总经理的行程安排

总经理将参观下列地区的工厂,并将对工厂生产部的全体人员讲话,希望通知每个工厂取消其他约会。

·3月8日:吉隆坡

·3月9日:新加坡

·3月10日:雅加达

电传、电子邮件书写礼仪

1.电传(Telex)

电传的使用有了很大的变化。起先,由于费用昂贵,发电传强调简短,用很多的缩写形式;现在人们更注重的是清楚明了。只有很明显的词才用缩写。因为多写几个字还是比花时、花力纠正误解要合算。电传的格式通常由下列几部分组成:

To:40117GDHOTSH收电人电传机号码、公

CN司电传代码、国别代码

FM:62900BTELAA发电人电传机号码、公

司电传代码、国别代码

DATE:MATCH10,1999日期:1999年3月10日

ATTN:CUIHONG收电人:崔红

RE:3ROOMS事由:预订三个房间

THANKYOUFORYOURTELEX.WEWOULDLIKE3ROOMSAT110U.S.DOLLARSFORTHENIGHTSOF14,15,16,MATCH.WEWILLBECHECKINGOUTON17MARCH.OURARRIVALTIMEATSHANGHAIAIRPORTIS22:20ANDTHEFLIGHTNUMBERISQF77.PLEASEARRANGEFORUSTOBEPICKEDUPBYLIMOUSINE.PLEASECONFIRMTHISRESER-VATION.

正文

REGARDS问候语

PETERRICARDO发电人

这段文字可以用一些常用的缩略语:

ATTN:CUIHONG

RE:3ROOMS

TKSFORYRTLX.WEWDLIKE3ROOMSAT110U.S.DOLLARSFORTHENIGHTSOF14,15,16,MARCH.WEWILLBECHECKINGOUTON17MARCH.OURARRTIMEATSHANGHAIAIRPORTIS22:20ANDTHEFLTNOISQF77.PLEASEARRANGEFORUSTOBEPICKEDUPBYLIMOU-SINE.PLSCFMTHISRESERVATION.

RGDS

RETERRICARDO

译文:

致:崔红

事由:订三个房间

来电收悉。我们想预订三个房间,每间每天110美元,时间是3月14、15、16,共三天。3月17日离开。抵达上海时间22:20。飞机航班号QF77。请安排车子接机。请确认这次订房。

谨致问候

彼得·李嘉图

2.电子邮件(E-mail)

电子邮件是通过电脑传送的信息,随着电脑业的飞速发展,网络的应用,公司可以用电脑来直接传送信件和信息,我们称之为电子邮件,它的书写方式和电传差不多,只不过传送的渠道不同。例如:

FROM:TSANDERS@DCC.COM(发件人)

TO:AKAHN@UWA.PCM.COM(收件人)

THANKYOUFORYOURENQUIRYABOUTOURIRONNAILS.WEMAKEYOUTHEFOLLOWINGOFFERSUBJECTTOOURFINALCONFIRMATION.

400METRICTONSOFIRONNAILSATUS550PERMETRICTONTOBEPACKEDINCARTONOF16PACKETS,FOURKILO-GRAMSEACHCARTONANDSIXCARTONSTOAWOODENCASEWITHONEPERCENTDISCOUNTALLOWED.

THEPRICEISQUOTEDONCIFBASIS,PAYMENTISTOBEMADEBYSIGHTLETTEROFCREDIT.

WEHOPEYOUWILLFINDTHESETERMSATISFACTORYANDLOOKFORWARDTOTHEPLEASUREOFYOURORDER.

(正文)

BESTWISHES(谨致问候)

TOMSANDERS(署名)

译文:

感谢你们对我们铁钉的询价。现报盘如下,以我方最后确认为准:

400公吨铁钉,每公吨550美元;用纸板盒包装,每个纸板盒装16个包,每盒重4公斤;每个木箱装6个纸板盒,允许1%的折扣。

上述价格按CIF报价,以即期信用证支付。

希望你们对这些条件感到满意,并期望你方订货。

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