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第18章 涉外礼仪(1)

在国际交往中,人们由于受到多重因素的制约,对于同一问题,往往会有不同的看法,或是抱有不同的态度。而且人们出于自尊的考虑,还不容他人对自己的所作所为有所置疑。这样,难免就会人为地增添许多麻烦。假如国际交往的参加者能够从国际礼仪来约束自己的行为,那么不仅以上顾虑将不复存在,而且还将有助于使自己尽快地被交往对象所理解,所接受。

国际礼仪是一种国际社会各成员在礼仪方面所达成的共识。它好比是一种普遍流行、广为知晓的“世界语”。在涉外交往中,倘若以它来规范自己的言行举止,往往就要简单易行得多。除此之外,由于日积月累的实践的检验与修正,国际礼仪在形式上早已自成体系,而且删繁就简,没有多少繁文缛节,实用性与操作性极强。

有“礼”就能走遍天下。

如果你是一个事业才发迹的年轻主管,很可能需要经常出国洽谈商务,当你与外国人打交道时,不论在他或你的国家,有一个原则是相同的:如果其中一方表现出融通、赞成和亲切的努力,生意就会产生,而且也能成交,利益自然紧接而来了。

一、涉外礼仪通则

个人形象通则

1.个人形象的重要性

每一个人的个人形象,都真实地体现着他的个人教养和品位。比如,当一名男子身穿深色西装套装时,按照国际惯例,上衣左袖袖口上的商标必须拆掉,而且不能穿白色的袜子。如果他不谙此道,或者明知故犯,就会有损个人形象,并会使人感到他缺乏教养,品味不高。

每一个人的个人形象,都客观地反映了他个人的精神风貌与生活态度。在日常生活里,假如一个人总是蓬头垢面,衣冠不整,不修边幅,别人恐怕很难认为他热爱生活。

每一个人的个人形象,都如实地展现了他对交往对象的重视程度。换言之,在涉外交往中,若是对自我形象毫不修饰,不但难言对交往对象的尊重,而且亦属失礼行为。

每一个人的个人形象,都是其所在单位的整体形象的有机组成部分。对商界人士而言,个人形象就是品牌,就是服务,就是效益,就是本企业最重要的无形资产。

每一个人的个人形象,在国际交往中还往往代表着其所属国家、所属民族的形象。一个中国人在对外交往中要是不注意维护自身形象,从某种程度上讲,就有可能会损害中国的国际形象和整个中华民族的形象。

2.如何维护个人形象

仪容。在国际交往中,通常要求男士不蓄须,不使鼻毛、耳毛外露,不留长发;女士则不剃光头,不剃眉毛,不暴露腋毛,不化过于浓重的妆。任何人都不得刺字、纹身,不得躬身、哈腰,不得蓬头垢面。

表情。在国际交往中,最适当的表情应当是亲切、热情、友好、自然。不能表情过度夸张或过于沉重,抑或面无任何表情。

举止。在涉外交往中,每个人都应有意识地对自己的举止动作多加检点。要坚决改正诸如当众擤鼻涕、挖耳孔、剔牙齿一类不文明的举止动作,要认真纠正诸如对人指指点点、就座后高翘“二郎腿”并且脚尖或鞋底直对着他人抖动不止一类失敬于人的举止动作,更要努力学习那些文明、优雅的举止动作,真正做到“站有站相,坐有做相”。

服饰。一个人在服饰方面所做出的选择,不仅体现着他个人的审美品位,也充分反映着其个人修养。在涉外交往中,对服饰不加以重视,将会影响自己的个人形象。

谈吐。与外国朋友交谈时,一定要遵照国际惯例,自觉地调低音量。同时,还应使用规范的尊称、谦词、敬语与礼貌语。

待人接物。重视待人接物,不光要善于运用常规的技巧,最重要的是要善于理解人、体谅人、关心人、尊重人。

不卑不亢通则

1.不卑不亢的要求

每一个人在参与国际交往时,都必须意识到,自己在外国人的眼里,是代表着自己的国家,代表着自己的民族,代表着自己的所在单位的。因此,其言行应当从容得体,堂堂正正。

在外国人面前,既不应表现得畏惧自卑,低三下四,也不能表现得狂傲自大,放肆嚣张。

2.怎样才能做到不卑不亢

要在虚心向外国学习一切长处,尊重外国的风俗习惯的同时,坚决反对自卑自贱的思想。在对外交往中,要以自尊、自重、自爱和自信为基础,表现得堂堂正正,坦诚乐观,豁达开朗,从容不迫,落落大方。

在一切对外交往中,既不可妄自菲薄,也不应高傲自大,盛气凌人,孤芳自赏,目空一切,自以为是,对交往对象颐指气使,冷漠无情。

还应注意对交往对象一视同仁,给予同等的尊重与友好。不要对大国小国、强国弱国、富国穷国亲疏有别,或是对大人物和普通人有厚有薄。

求同存异通则

世界各国的礼仪与习俗是存在着差异性的。在涉外交往中,对于类似的差异性,尤其是我国与交往对象所在国之间的礼仪与习俗的差异性,重要的是要了解,而不是要评判是非、鉴定优劣。

“求同”,就是要遵守有关礼仪的国际惯例,重视礼仪的“共性”。“存异”,则是要对他国的礼俗不可一概否定,不可完全忽略礼仪的“个性”,并且要在必要的时候,对交往对象所在国的礼仪与习俗有所了解,并表示尊重。

一般而言,在国际交往中应用礼仪时“遵守惯例”,其实就是要求人们遵守涉外礼仪。

入乡随俗通则

1.必须充分地了解与交往对象相关的习俗

古人早就要求一切正人君子都必须认真作好“入境而问禁,入乡而问俗,入门而问讳。”充分了解与交往对象相关的习俗,本是“知己知彼”的应有之义。

比如,准备前往德国参观访问,要同德国人直接打交道,就应当事先对德国人在衣、食、住、行、言谈举止、待人接物等各个方面所特有的讲究与禁忌有一定程度的了解。这样,在与德国人接触往来时,就会胸有成竹,落落大方,表现自如。

2.必须无条件地对交往对象所特有的习俗加以尊重

在国际交往中,对于其他国家所特有的习俗,没必要照抄照搬,全盘引进,生吞活剥。对于本国的传统习俗,则需发扬光大。这一切,与“入乡随俗”原则并不矛盾。

对于别国特有的习俗,是不能少见多怪、妄加非议的。

在涉外交往中,当自己身为东道主时,通常讲究“主随客便”;而当自己是客人时,则又讲究“客随主便”。从本质上讲,这两种做法都是对“入乡随俗”原则的具体贯彻落实。

二、涉外日常礼仪

衣着礼仪

1.涉外人员应懂得依照自己所处的具体场合,选择相适应的服装

公务场合。

男士最好是选择藏蓝色、灰色的西装套装或中山装套装,内穿白色衬衫,脚穿深色袜子、黑色皮鞋。穿西装套装时,务必打领带。

女士的最佳衣着则是:身着单一色彩的西服套裙,内穿白色衬衫,脚穿肉色长统丝袜和黑色高跟皮鞋。有时穿着单一色彩的连衣裙亦可,但尽量不要选择以长裤为下装的套装。

社交场合。

在社交场合,涉外人员的着装应重点突出“时尚个性”的风格。尽可能使自己的衣着摩登一些,并使之充分地体现出自己与众不同的个人特点。

按照以上要求,比照常规,我国的涉外人员目前在社交场合的着装,最为常见的主要有时装、礼服、具有本民族特色的服装及个人缝制的服装。

休闲场合。

在休闲场合,涉外人员的着装应重点突出“舒适自然”的风格。也就是说,在休闲场合的着装,最为忌讳的是正正规规,令人不适。

我国的涉外人员目前在休闲场合的着装,最为规范的主要为牛仔装、运动装、夹克衫、T恤衫、短袖衬衫、短裤等。

2.涉外人员应当使自己的衣着得法

了解并遵守着装的正确方法。

了解并遵守着装的搭配技巧。

用餐礼仪

1.以东道主身份设宴款待外国人士时的礼仪

确定宴请的菜单。

大体而言,不宜宴请外国人的菜肴主要有下列三类:

一是个人禁忌的菜肴。在宴请多名外宾时,对每个人的个人禁忌都要有所了解。对其中要人的饮食禁忌,尤其需要一清二楚。

二是民族禁忌的菜肴。比方说,美国人不吃羊肉和大蒜;英国人不吃狗肉和动物的头、爪等等。掌握这种具有普遍性的饮食禁忌,有助于更好地款待外宾。

三是宗教禁忌的菜肴。穆斯林忌食猪肉、忌饮酒;印度教徒忌食牛肉等等。对这些重要的与宗教密切相关的饮食禁忌,千万不可掉以轻心,疏忽大意。

选择就餐的方式。

在宴请外国人时,一般选择以筷子就餐的方式。同时亦应充分尊重对方的生活习惯,告诉对方既可以试一试筷子,也完全可以采用自己传统的就餐方式,悉听尊便。

排定宾主的座次。

在正式的宴会厅内安排桌次时,主要有以下几条规矩:“居中为上”(居于正中央的那张餐桌应为主桌);“以右为上”(面对宴会厅正门为准,右侧的餐桌高于左侧的餐桌);“以远为上”(距离宴会厅正门的远近为准,距其愈远,餐桌的桌次便愈高);“临台为上”(宴会厅内若有专用的讲台时,应以背靠讲台的餐桌为主桌)。

在排列每张桌子上的具体位次时,主要有“面门为主”(以面对正厅正门的正中那个座位为主位,通常应请主人在此就座);“右高左低”(在每张餐桌上,除主位之外,其余座位位次的高低,应以面对宴会厅正门时为准,右侧的位次高于左侧的位次);“各桌同向”(在举行大型宴会时,其他各桌的主陪之位,均应与主桌主位保持同一方向)。

重视现场的环境。要幽静、雅致、整洁、卫生。

2.以来宾的身份出席涉外宴请时的礼仪

宴请的类型。在国际交往中,宴请往往具体划分为多种不同的类型。类型不同的宴请,在菜肴、人数、时间、着装等方面,通常会有许多不同的要求。

付费的方法。在应邀参加涉外宴请时,对于付费的具体方法,最好事先有所了解。

点菜的规矩。赴宴时,如果主人要求自己点菜,一般有两条明智的办法。其一是告诉对方,自己完全“客随主便”,由主人全权定夺即可。其二,若主人诚心诚意地非让自己点菜不可,则可选点一道菜,恭敬不如从命。

用餐的顺序、就餐的举止及技巧参见《餐饮礼仪》。

住宿礼仪

为外国来宾安排住宿,一般应当注意三个方面的礼仪:

1.必须充分了解外宾的生活习惯

不同的国家有不同的风俗,每一个人也有自己独特的生活习惯。为外宾安排住宿时,对于这一方面的问题,务必要认真地加以了解。

一般而论,外宾对于个人卫生大都十分重视。对他们而言,随时可以洗热水澡的浴室,单独使用的干净清洁的卫生间,都是临时居所应当具备的基本条件。

2、必须慎重选择外宾的住宿地点

在国内接待的外宾,通常应被安排在条件优越、设施完备的涉外饭店里住宿。

除了需要照顾外宾的个人生活习惯、尊重其特有的风俗、满足其特殊的要求之外,尚有几点应当注意:

为外宾安排住宿所需的经费预算状况;

住宿地点的实际接待能力;

住宿地点的口碑与服务质量;

住宿地点的周边环境;

住宿地点的交通条件;

住宿地点距接待方及有关工作地点的距离的远近。

3.必须热情照顾外宾的生活需要

赠送礼品的礼仪

1.怎样挑选礼品

突出礼品的纪念性。在涉外交往中,许多国家,都不时兴赠送过于贵重的礼品,否则很可能会让受礼者产生受贿之感。

体现礼品的民族性。向外宾赠送礼品,中国人司空见惯的风筝、二胡、笛子、剪纸、筷子、图章、书画、茶叶,一旦到了他们手里,往往便会备受青睐,身价倍增。

明确礼品的针对性。选择礼品时,务必要充分了解受礼人的性格、爱好、修养与品位,尽量使礼品受到受礼人的欢迎。

重视礼品的差异性。向外国人赠送礼品,是绝对不能有悖对方的风俗习惯的,要了解受礼人所在国风俗习惯,在挑选礼品时,主动回避对方有可能存在的禁忌。

不宜被选作送给外国人的礼品:

第一类,是一定数额的现金、有价证券。不少国家规定,在对外交往中拒收现金和有价证券。

第二类,是天然珠宝和贵金属首饰。

第三类,是药品和营养品。

第四类,是广告性、宣传性物品。

第五类,是易于引起异性误会的物品。

第六类,是为受礼人所忌讳的物品。

第七类,是涉及国家机密或商业秘密的物品。

第八类,是法律法规禁止流通的物品。

2.馈赠的方法

送给外国友人的礼品,一定要事先进行精心的包装。对包装时所用的一切材料都要尽量择优而用。在色彩、图案、形状及缎带结法等方面,都要与尊重受礼人的风俗习惯联系在一起考虑。

在涉外交往中,由于宾主双方关系不同,具体所处的时间、地点以及送礼的目的不同,送礼的具体时机要对具体情况进行具体分析。

送礼的途径,一种是当面亲自赠送,另一种则是委托他人转送。委托他人转送礼品时应附上送礼人的名片。尽量不要采用邮寄的途径向外国人赠送礼品。

接受礼品的礼仪

1.欣然接受

当外国友人向自己赠送礼品时,一般应当大大方方、高高兴兴地接受下来。

没有必要跟对方推来推去,过分地进行客套。

在接受受赠的礼品时,应当起身站立,面含笑容,用双手接过礼品,然后与对方握手,并郑重其事地为此而向对方道谢。

2.启封赞赏

在国际社会,特别是在许多西方国家里,受礼人在接受礼品时,通常习惯于当着送礼人的面,立即拆启礼品的包装,然后认真地对礼品进行欣赏,并对礼品适当地赞赏几句。

接受礼品之后若不当场启封,或是暂且将礼品放在一旁,会被视为失礼。在涉外交往中接受礼品时,对此务必要予以注意。

3.拒绝有方

一般而言,外国人赠送的以下五类物品不宜接受。

一是违法、违禁物品;

二是有辱我方国格人格的物品;

三是可能会使双方产生误会的物品;

四是价格过分昂贵的物品;

五是一定数额的现金、有价证券。

如果不能接受,应当即向对方说明原因,并将礼品当场退还,可能的话,最好不要在外人面前这么做。

若对方并无恶意,在退还或拒绝礼品时,还须向对方表示感谢。

4.事后再谢

接受外方人员赠送的礼品后,尤其接受了较为贵重的礼品后,最好在一周之内写信或打电话给送礼人,向对方正式致谢。

三、涉外书信礼仪

涉外书信的规范

一封商用英文书信,不管是关于什么内容的,基本上有以下一些组成部分:

1.信头(Letterhead)

公司使用的业务信笺体现了公司的特征和个性。所以通常请专业人士来设计信头。信头一般包括:公司名称、地址、象征性的徽标、标识语句、电话号码、电传号码、传真号码以及经营业务范围等,其格式如下:

Nagakura

manufacturersofelectricaleguipment

YoshimoriHeightsKawasaki-shiJapan

Tel044-932-2628

Tlx15556NAG

《LeefungPlastics(International)Ltd》

56HennessyRoad

HongKong

信头例样

2.参考编码(ReferenceNumber)

业务往来信件多,为了便于处理或归档保管,通常标明参考编号。一般写在信头下方,可以按部门、产品、地区或客户加以分类,例如:

YourRef:MA——110(你方编码)

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