办公环境的维护，通常是指对于自己责任区的维护。责任区一般包括：个人工作区，如秘书办公桌椅周围区域中的地面、墙壁、家具和电器设备等；公用区域，如你经常使用的传真机、复印机，与同事共同使用的柜架、办公室的茶水桌等；由你辅助的上司的办公区域。
一、清洁整理责任区域
（一）清洁整理由你负责的责任区域
台面、桌面、电脑、负责的家具及门窗等。
保持桌面的清洁、整齐、美观、有序，不乱放私人物品和无用的东西。
经常清洁电话键和听筒。
来访者的茶具应立即清洁干净，并重新摆放好。
每天清理废纸筒并放在隐蔽处。重要的文件不能直接丢弃在废纸筒中。
（二）自觉清洁本人参与的公共区域
经常清洁你使用过的复印机、打印机等设备的周围。
经常清理你使用的茶水桌，保持桌面、地面无弃物、无水迹，茶具清洁整齐。
经常清理你使用的文具柜、书架、物品柜等家具。
注意清理由你负责的接待区域或会议室，并在访客离开后或会后立即清理，保证在下一个访客来访前或会议前又出现一个清洁整齐的环境。
二、设备物品放、取有序
（一）本人经常使用的办公用品和设备摆放有序、方便操作包括以下内容：
自己的桌面的整理。可以用一只组合文具盒把常用的文具放在里面，如各色的笔、钉书机、剪刀、小尺、回形针、大头针、修正液等。其他如计算器、名片整理盒、便纸条、台历、公文盒等可以放在桌面上，方便使用。
私人用品、零散物品如皮包、化妆品、卫生用品、私人信件、衣物等应有序地放在抽屉里，按照使用习惯分类整理。
常用文件夹应该整齐叠放在桌边或直立在文件架上，并贴上标识加以区分，取用有序，保密的文件和不常用的文件夹应该存放在文件柜里。
专用的电话应放在左手边方便拿的地方，以右手做记录。
电脑、打印机等设备应放置在一起，便于电源接线和管理。
（二）公用资源摆放有序，用后归位
包括以下内容：
文件柜的文件应整齐有序，取后放回原位。
公用办公用品也要放置规范，通常重的、大的放下面，便于取用。
一些常用必备的办公用品、参考资料，如电话号码本、航班表、火车时刻表、字典、辞典、工商名录、国内外电讯联络号码、商用书信、礼俗书籍等按照办公室要求放在柜子里或书架上，注意用完后要放回原位。
接待区域的访客阅览的宣传品、资料、报纸、杂志应摆放整齐，经常整理，做好接待窗口的对外形象。
三、文件的收发与处理
处理上司信件、公文是一件相当重要的工作内容。掌握收发和处理文件、邮件的程序、步骤的基本要求是非常重要的。
（一）收文（邮件）的工作程序
1.签收
对所有文件的件数要认真清点，检查实收的件数和投递清单上的件数是否一致。清点后，要检查文件信封上或封套上所注明的收文机关、部门、姓名是否都是本机关的，如有误投，应立即退回。包装和封口是否有损坏。文件经清点检查无误后，收件人要在送件人的“投递回执单”或“送文簿”上签字，并注明收到的时间。
2.拆封
文件处理权限不同，有的文件不能拆封，只能转交，有的文件可以自行拆封、处理。大部分秘书拥有拆封文件的权力，不过在拆封之前还是要与上司沟通，分寸要拿捏得当。当然，上司的私人信件与封套上写有机密或亲启的除外。
启封时，要保持原封件的完好，特别注意封内文件不能损坏。必要时，应把原封订在文件后面，一并处理，以便日后查阅。如发现有不属于本单位的文件，或内装文件与应送文件不符，应按照规定处理，一般应予以退回。
3.登记
登记是收文件中最重要的环节之一。登记时，按照收文登记簿中所列的内容，逐项登记，并在收进每份文件首页贴上“来文处理单”，并将“来文处理单”上的有关内容，如来文单位、来文标题、来文字号、缓急程度、密级、份数、日期等填好，然后转入下一道程序处理。
4.分类
对信件进行迅速分类，将信件或文件分为急件、要件、例行公事、密件、私人件5类，分别归人5个规格一致但颜色不同的专用文件夹内，分送各主管上司处理。
（二）处理文件的规则
文件处理的好与坏，很容易影响到公司的业务开展，因此，要细心应对与处理。主要通则如下：
不可积压，要尽快做出适当处理。
需要核对的可以先行过滤，如估价单、申请书、请款单……如有差误，可先行追查。
若上司有要求，在呈送信件前应先阅读后用黄笔（若需要复印，黄色不会在复印件上显现）将公文要点勾画出，方便上司阅读，如公司名称、日期、产品名称、数量、价格等。
如有附加资料或需要加添参考资料，一并附于公文、信函后。
重要公文信函交予上司的同时，可以用口头说明要点；如果上司不在，就改用书面说明，让上司能迅速掌握要点。
需要上司亲自拆阅的信函，要迅速呈交。如果上司不在，可用卷宗或透明夹标上日期，放在上司办公桌上。
需要回函的一般信件，可自行处理，如果不懂可以向较资深的同事请教。自己没有充分把握的回函，可以向上司口头请示，记下要点，草拟内容后，再请上司过目签核。
公文处理完毕后，应存档留底。
如果公文需要有协办单位，应迅速移交相关单位或人员。
若是较无参考价值的资料可转交其他单位，如：产品说明书交给业务开发单位，广告宣传交企划部，书籍等出版物交给资料室。一般物品采购订单也可交给相关单位，由他们自行决定是否订购。如书籍出版物订购单，可以交给企划部、美术设计部、资料室等。
如果有重要函件，但上司无暇拆阅，可以利用空档，用口头提醒上司，将内容作简略说明。
（三）寄发文件注意事项
代上司寄发文件时，要把自己当作上司，也代表公司，切勿粗心马虎。主要事项有：
文字要准确，文笔要流畅，字体要工整。
写好以后要检查一次，特别是收信人和收信地址一定要正确。
检查附件，即检查信函的附件是否放进邮件，附件是否齐全。
要选择大小、格式适当的封套。如中式信函不可使用西式信封；大型文件或书籍，不要用太薄的封套等。
非印刷品类要密封。
大宗邮件要使用印有“印刷品”“国内邮资已付”的封套。
用特殊方式邮寄时，要盖上“限时专送”“挂号”“特快专递”等印戳，方便公司邮务处理。
装入特殊物件时要在封套上注明，如“内有相片，请勿折叠”等提醒邮递员留意，以保护物件。
选择适当邮寄方式，如极重要信函用“挂号”，紧急邮件用“限时专送”或“特快专递”，大批邮件用“国内邮资已付的大宗邮件”，现金用“汇票”或开列即期支票，再用“挂号”寄出。
近距离的紧急函件，可以利用“快递”，请人专程送收。
在交寄前别忘了检查须由领导签名寄发的邮件是否签署。
最后记入收发簿中，以留作日后查核。
如早上司不在，作为秘书或下级处理文件或邮件可以参考以下方法：
如果你的上司习惯每一天给办公室打电话，你应该把公司信件和外来信件分开，同时把每封邮件的内容大致记录一下，以便于随时向上司汇报。
如果上司没有每天给办公室打电话的习惯，你应该主动打电话把需要上司亲自处理的邮件告诉他，或者传真一份给他。
如果你的上司离开不止一天，应把所有邮件通知给他。
尽可能多处理一些文件，这样你可以在给上司汇报时说清楚主题，或者把邮件交给公司有权处理的人回复。
把寄给上司的邮包连续编号，如3～1，3～2，3～3，这样就会知道是否全部寄出了。如果你的上司此次外出不止一地，在邮包上编号就更为重要了。
如果你的上司正在度假，并且不让你转交邮件时，你可以先把需要上司亲自处理的邮件保存下来，并在通知发件人已收到的信中告诉对方何时给予回复。
把积压的邮件分别装入纸袋，标上“需要签字的邮件”“需要某某处理的邮件”“需要阅读的邮件”“报告”“一般阅读材料”等说明字样。
四、汇报的礼仪
作为办公室工作人员，不仅要熟知一般人际交往礼仪，而且要熟知工作常规礼仪。出于工作的需要，上级要经常听取汇报，作为下级，还要经常利用机会向上级、客人汇报各种情况。如果只顾埋头工作，一直到最后期限，才把结果告诉上级，这样一旦出现误差，往往会错失弥补的机会，因此，学会沟通汇报就很重要了。
（一）随时汇报
要有随时会被上级询问的心理准备，以免到时候手忙脚乱，含糊其辞。
如果工作中有确实自己无法解决的问题，一定要尽快向上级反映。不过，反映并不意味着把问题丢出去，应试着去面对，然后把处理过程中的遭遇状况，向上级汇报。
如果上级指示的工作比较复杂或需要较长的完成时间，自己就要试着把工作分成几个阶段，再做成流程表，呈报给上级，然后把每一阶段的工作进度让上级知道。
碰到重大问题，应把决策权交给上级，不要擅自作主张，除非经过上级授权。
向上级汇报时，一定要做充分的准备，在报告过程中，不管上级询问什么，神色一定要镇定，声调要有自信。
把工作中的困难向上级反映的时候，也要提出解决问题的可能性办法，以免让上级觉得棘手。
（二）汇报前的准备工作
了解上级或负责人的特质。上级、负责人是汇报的接受对象，有的人喜欢处理过程的细节；有的只要知道结果；有的只要口头报告；有的习惯透过一些设备了解，例如投影、幻灯片等；有的却是喜欢看简明的条例式大纲。了解对方的习性，是报告前最重要的准备工作。
汇报的功能决定汇报的形式。有的是应该马上办，立即就要知道结果的事，只需要口头汇报；有的必须留下档案记录的，就需要书面汇报；有的必须做两三次汇报，就可以利用投影片，幻灯片甚至大型海报做说明。了解汇报的功能，才能做出适当的准备工作。
事前了解汇报的内容，不但增加汇报时的信心，同时，上级质问时，也可以适当说明。
不管哪一种形式的报告，都要留下文字记录。如果我们是用书面或投影等作报告，当然会留下记录；如果是口头报告，也一定要在报告后，做成记录存入部门或个人资料档案里，以供日后参考查证。
（三）正式汇报时应遵循的礼仪
一般说，汇报有口头和公文（书面）两种。公文汇报，是以文件的形式或书面语言的形式，向对方汇报所需情况。口头汇报则是以口头语言的形式进行汇报。一般说，无论是何种汇报，都要遵守下述礼仪：
1.遵守时间，不能失约
这是很重要的礼貌。特别是在现代社会，人们的生活节奏普遍加快了，更需要我们有极强的恪守时间的观念。下级向上级汇报工作，务必准时按约定的时间到达。过早到达，会让领导因准备不充分而显得难堪；姗姗来迟，则又会因领导等候过久而失礼。万一因故不能赴约，要尽可能有礼貌地及早告知领导，并以适当方式表示歉意。
2.掌握好时机，把握好时间
在上级最想了解情况的时候，作适当的报告，对工作的进行才会有帮助，因为很可能上级会依照报告，制订下一步的计划。临时汇报时，如果上级正处于百忙之中，可以客气打断上级的工作，把结果用几句话说明。如果汇报需要较长的时间，可以与上级取得协议，预约时间，进行详细说明。此时，不妨先主动提出适当的时间让上级参考。
3.敲门后等有人应声才可进门
到领导的办公室去汇报工作，千万不能急于破门而入，而应该先轻轻地敲门，等听到招呼后再进去。即使在夏天，办公室的门是敞开着的，也不要冒然闯入，而应以适当的方式让领导知道有人来了。汇报期间，应该注意自己的仪表、姿态，要站有站相，坐有坐相，做到文雅大方，彬彬有礼。向领导敬烟时，最好将开口的烟盒递上让领导自己取，然后再自己取用。烟灰和烟头不能随便撒在地上，应该弹放在烟灰缸内。在标有“无烟室”字样的办公室内，则不能抽烟。
