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第58章 掌握好工作中的分寸

(1)掌握缓与急的分寸

俗话说:“先下手为强。”在激烈的社会竞争中,先入为主,先下手者,一般来说都比后下手者得到的便宜大;在干工作时,凡事行动迅速,早下手,早做准备,也往往占据主动地位。这是因为,先下手者掌握信息快捷,脑子反应灵敏,行动果断;早做准备者,成竹在胸,运筹帷幄。

但是,也不要忽视这样一句话:“欲速则不达。”

1950年,丰田公司因破产危机,工业公司和销售公司发生分离。但是,不久爆发的朝鲜战争却给丰田带来了喜讯,美军大量的卡车订单使丰田汽车公司起死回生。这对于亲身体验了产销分离痛苦的丰田英二来说,自然希望回到以前产销一体的体制。

但是事情并非那么简单,工业公司和销售公司分离体制已经形成,当时负责技术部门的董事丰田英二,深知即使他提出重新合并的建议,在当时也是行不通的。

丰田英二在决定丰田的未来发展去向时,决断方式很慢,这是因为英二在深思熟虑考察各种条件的同时,还要衡量各方面的利益是否均衡。他认为条件不成熟,即便勉强行事也是要失败的,他只有耐心地等待时机的到来。

直到80年代初,丰田两家公司才终于结束了长达32年的产销分离,诞生了全新的丰田公司,英二的等待终于有了丰硕的成果。

在处理丰田赴美建厂一事上,英二也同样小心谨慎,耐心等待时机的成熟。

丰田进军美国,在日本汽车厂商中,是继本田、日产之后的第三家,为此不少人抱怨为时太晚。会长丰田英二和社长丰田章一郎的回答是:“我们在等待时机,我们的行动并没有落后。”由于采取了谨慎的战术,丰田公司终于顺利地打入了美国汽车市常

一个善于抓机遇的人,总是善于等待,机遇没有来时,他静如处子;一旦机遇来临,他则动若脱兔。俗话说:“欲速则不达。”等待看起来似乎是消极怠工,其实是一种慎重的行事方式。等待并不等于落后,如同长跑,起步早的不一定能最终得到冠军。

那么,如何掌握好缓与急的分寸呢?

①该急办的就不能拖

该速战速决的,必办不可的要快刀斩乱麻,迅速办妥,该拒绝的,不可行的千万别迟疑,尽早回绝。

比如,领导拿着一份打有“紧急”字样的文件,吩咐你办,你若不知好歹,不放在心上,三拖两拖,或者虽尽心尽意,但办理不够果断、快捷,误过了要求的时限,今后,谁还会把重要的事情托付给你办?一来二去,你在单位里便会渐渐地成了聋子的耳朵——摆设了。至于那些不应该办的,该拒绝的,你也千万别碍于情面,不好意思拒绝。其实,拒绝是你的权利,也是你负责任的表现。比如领导分配一项任务,你根本没有这个能力,你可万万不该因为不好意思拒绝,或是怀着“拖一拖,拖黄了”的心理,而应承下来,那你就犯了一个大忌,到头来不但要受到责罚,而且还会在领导那里失去最起码的信任。

②可以缓的事不要急

该拖一拖缓一缓的事情,切不可操之过急。

比如,对于一些领导没要求立马办好的事情,你大可不必急于求成。须知马不停蹄之时,该错过了多少美景?更何况,领导没要求你速办,必有其原因,你若火燎屁股似的办完,大多不合领导心意。比如单位领导交代你写一篇讲话稿,以备在下次职代会上用。这样,你一定要揣摸好领导思路,再进行一些必要的调研,多听一听老同志的意见,然后再精雕细琢,有条有理地写好,甚至写完之后,也不要马上拿给领导,这是因为如果你在领导交代你之后,没用几天就拿出了稿子,他肯定会认为你是应付他的,没有认真去搞。领导一旦有了这种想法,非把你的稿子批判得体无完肤不可!而你若不慌不忙,专等到开会的前一天再把稿子拿出来,他一定会认为你是认真的,是诚恳的,这稿子也一定是高质量的;到那时怎么还会给你的稿子挑毛病呢?更何况,他就是想挑毛病,哪里有容得他挑的时间!于是,他只好心满意足地表扬你:“好,小伙子,很用功嘛!”

(2)把握工作轻与重的分寸

有一位教授在桌子上放了一个装水的罐子。然后又从桌子下面拿出一些正好可以从罐口放进罐子里的“鹅卵石”。当教授把石块放完后问他的学生道:“你们说这罐子是不是满的?”

“是!”所有的学生异口同声地回答说。

“真的吗?”教授笑着问。然后再从桌底下拿出一袋碎石子,把碎石子从罐口倒下去,摇一摇,再加一些,再问学生:“你们说,这罐子现在是不是满的?”这回他的学生不敢回答得太快了。

最后班上有位学生怯生生地细声回答道:“也许没满。”

“很好!”教授说完后,又从桌下拿出一袋沙子,慢慢地倒进罐子里。倒完后,于是再问班上的学生,“现在你们再告诉我,这个罐子是满的呢?还是没满?”

“没有满!”全班同学这下学乖了,大家很有信心地回答说。

“好极了!”教授再一次称赞这些“孺子可教也”的学生们。称赞完后,教授从桌底下拿出一大瓶水,把水倒在看起来已经被鹅卵石、小碎石、沙子填满了的罐子里。

当这些事都做完之后,教授正色问他班上的同学:“我们从上面这些事情学到什么重要的功课?”

班上一阵沉默,然后一位自以为聪明的学生回答说:“无论我们的工作多忙,行程排得多满,如果要逼一下的话,还是可以多做些事的。”这位学生回答完后心中很得意地想:这门课说到底讲的是时间管理啊!

教授听到这样的回答后,点了点头,微笑道:“答案不错,但这并不是我要告诉你们的重要信息。”说到这里,这位教授故意停顿,用眼睛向全班同学扫了一遍说:“我想告诉各位最重要的信息是,如果你不先将大的鹅卵石放进罐子里去,你也许以后永远没机会把它们再放进去了。”

每一天我们都在忙,每一天我们所做的事情好像都很重要,每一天我们都不断地往罐子里灌进小碎石或沙子,各位有没有想过,什么是你生命中的“鹅卵石”?我们都很会用小碎石加沙和水去填满罐子,但是很少人懂得应该先把“鹅卵石”放进罐子里的重要性与“分清轻重缓急,重要的事情先做”是同样的道理。卡耐基在教授别人期间,有一位公司的经理去拜访他,看到卡耐基干净整洁的办公桌感到很惊讶。他问卡耐基:“卡耐基先生,你没处理的信件放在哪儿呢?”

卡耐基说:“我所有的信件都处理完了。”

“那你今天没干的事情又推给谁了呢?”老板紧追着问。

“我所有的事情都处理完了。”卡耐基微笑着回答。看到这位公司老板困惑的神态,卡耐基解释说:“原因很简单,我知道我所需要处理的事情很多,但我的精力有限,一次只能处理一件事情,于是我就按照所要处理的事情的重要性,列一个顺序表,然后就一件一件地处理。结果,完了。”说到这儿,卡耐基双手一摊,耸了耸肩。

“噢,我明白了,谢谢你,卡耐基先生。”几周以后,这位公司的老板请卡耐基参观其宽敞的办公室,对卡耐基说:“卡耐基先生,感谢你教给了我处理事务的方法。过去,在我这宽大的办公室里,我要处理的文件、信件等等,都是堆得和小山一样,一张桌子不够,就用三张桌子。自从用了你说的法子以后,情况好多了,瞧,再也没有没处理完的事情了。”

这位公司的老板,就这样找到了办事的办法,几年以后,成为美国社会成功人士中的佼佼者。我们为了个人事业的发展,也一定要根据事情的轻重缓急,制订出一个事情表来。人的时间和精力是有限的,不制订一个顺序表,你会对突然涌来的大量事务手足无措。

根据你的人生目标,你就可以把所要做的事情制订一个顺序。有助你实现目标的,你就把它放在前面,依次为之,把所有的事情都排一个顺序,并把它记在一张纸上,就成了事情表。养成这样一个良好习惯,会使你每做一件事,就向你的目标靠近一步。

我们可以每天早上制订一个先后表,然后再加上一个进度表,就会更有利于我们向自己的目标前进了。

(3)把握忙与闲的分寸

①非凡的投入才会有非凡的成就

英国细菌学家欧立然,在研制消灭人体内的锥虫、螺旋体病原虫的药物过程中,经常几个晚上彻夜不眠,实在困了,便用书本当起枕头,和衣躺在实验室的长椅上稍睡片刻,然后又投入紧张的工作,最后,终于制出六○六药物。美国大发明家爱迪生,在发明各种电器设备的过程中,也是经常彻夜不眠,困了就伏在椅子的扶手上睡一下,醒了又继续进行研究。德国的细菌学家柯赫,在研究细菌的生命代替规律时,往往用劈柴做枕头,日夜不停地进行致密的科学观察。诗人马雅可夫斯基在“多斯塔之窗”写作时,夜以继日,工作非常紧张。疲倦时,他也常常用劈柴当枕头,使自己不至于睡得过久。正因为这样,他们赢得了比常人多得多的时间,做出了比常人大得多的贡献。

大科学家牛顿有一次请人吃饭,客人已经到了,仆人把饭菜摆上桌,可迟迟不见主人的踪影,原来牛顿又躲进实验室做他的实验去了。一进入科学的天地,牛顿就忘记了外界的一切。客人只好自己吃完饭告辞走了。他直到得出了满意的实验结果之后才走出实验室,来到餐厅,当他看到客人吃剩的骨头,恍然大悟地说道:“我还以为该吃饭了呢,原来我早已吃过了!”正是这样一种“痴迷”的精神才使他全身心地投入科学研究,成为历史上最伟大的科学家,经典物理学的奠基人。

如果你对一项工作用心到了“痴迷”的程度,那这个世界上就再也没有什么事可以阻挡你的成功了。

牛顿指出:非凡的投人才会有非凡的成就,这是一条永恒的真理。

②在工作时间里把活儿干完,尽量拒绝加班

工作,做得太少了,会被人认为太懒;做得太多了,又太累。

我们应该尽量在工作时间里把活儿干完,把工作带回家会严重影响家人的心情,即使是由于紧急情况而不得不这样做,也要进行合理的安排。有些人在家里办公,对他们而言,把时间进行合理地划分尤为重要。比如规定出工作时间,在此期间全力以赴,而不要拖拖拉拉,否则很容易造成整天都在工作的感觉,从而让自己心烦意乱。

如果你把活儿带回家,在正式工作之前,最好先好好放松一下头脑,就像短跑冲刺之前的准备活动。然后规定出工作时间段,可以是半小时,1小时,在工作时,一定要一心一意,聚精会神地思考。首先找出问题的难点,然后认真考虑问题的各个方面,不断变换思考的角度,规定的时间一到就马上停止,彻底放松,不论问题是否解决,都把它远远地抛在一边,不让它停留在你的大脑。严格地区分工作和休息的时间,这是一条重要的原则,通过这原则,我们不但能养成高效率工作的习惯,还能有效坚持下去。

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