工作并不是永远做不成,而是因为拖着不做而做不完。每天有每天的工作,不能拖延,今日事今日毕,做完你今天的工作。工作就像滚雪球,如果你不及时清理,就一定会越堆越多。提高工作效率的诀窍在于尽量每天都完成当天的工作,这样在第二天你就不会背上过多的包袱。
在海尔,他们有一套自己的时间管理制度,简单的概括就是每天的工作每天完成,每天的工作要清理并要有所提高。即“日事日毕、日清日高”。
在海尔,案头文件,急办的、缓办的、一般性材料的摆放,都是有条有理、井然有序,临下班的时候,椅子都放得整整齐齐的。
它们的“日清”系统包括两个方面:一是“日事日毕”,即对当天发生的各种问题(异常现象),在当天就弄清原因,分清责任,及时采取措施进行处理,防止问题积累,保证目标得以实现;二是“日清日高”,即对工作中的薄弱环节不断改善、不断提高,要求职工工作效率“坚持每天提高1%”,70天后工作水平就可以提高一倍。
对海尔的客服人员来说,客户对任何员工提出的任何要求,无论是大事还是鸡毛蒜皮的小事,工作责任人必须在客户提出的当天给予答复,与客户就工作细节磋商,达成一致,然后毫不走样地按照经商的具体要求办理,办好后必须及时反馈给客户。如果遇到客户抱怨、投诉的情况时,需要在第一时间加以解决,自己不能解决时要及时汇报。
无论是日事日毕还是日清日高,其主要的核心还是在于提高工作效率,切实有效地搞好工作的落实。要想达到这个要求,首先就要形成一种不拖拉的工作作风,今天能完成的事绝不拖到明天,该完成的工作尽可能提早完成;其次还要保证工作能够有序地进行,做到日清日高。
日事日毕至少包含了两点关键因素:合理的计划和良好的执行力。
合理的计划要求你充分掌握自己的情况,并对工作进行正确认识,并充分预测可能的风险;合理的计划还是执行的前提,不要把计划制定得连超人都完成不了。
现在的工作,往往计划性十足,按照一个规范的管理流程,在项目初始就执行了N多种计划,首先从工期和质量去考虑,然后划分版本,大的里程碑安排、沟通、培训、开发、部署、测试等。在第一次把计划做完之后,所有人都会认为:看我们这个计划多么合理啊,看来我们能够在指定的时间内完成我们的目标了。
事实真的如此吗?当然不是,总是有N多种因素的影响,让我们的各种计划,特别是每天的进度,总是不能如人意。诸多的会议总是频繁发生着,因为我们大家都知道,沟通是多么重要,但谁也不知道这种会议是用来做什么的。有些人在努力地工作着,也有些人会丢失了每天的工作方向,不知道自己的目标在哪里。在拥有了诸多规范和计划措施以及原则之后,我们把日事日毕丢了。
如果工作没有时间限定,就如同开了一张空头支票。只有懂得用时间给自己施加压力,才能及时地完成任务。所以最好制定出每日的工作进度表,记下事情,定下期限。每天都有目标,也都有结果,日清日新。知道自己每天要去做什么,才能谈得上关注目标,才能发现各种复杂的因素到底是如何影响我们每个人每个时刻的工作的。
1999年7月中旬,美国洛杉矶地区的气温高达四十多度,连路上也少有人走动。一次,因运输公司驾驶员的原因,运往洛杉矶的洗衣机零部件多放了一箱,这件事本来不影响工作,找机会调回来即可,但美国海尔贸易有限公司零部件经理丹先生不这么认为,他说:“当天的日清中就定下了要调回来的内容,哪能把当日该完成的工作往后拖呢?”于是丹先生冒着酷暑把这箱零部件及时调换了回来。
无论是销售还是技术,是领导还是员工,都要有计划性地去工作。有时候,不是有目标有重点就可以了的,如果每天的时光都被无形地浪费了,我们的生命,最终将会毫无光彩。
知道自己每天都要做什么,都在做什么,知道周围的一切多大程度上影响了自己,唯一的方法就是日事日毕。将自己每天的工作都计划出来吧,考虑如何去把它们做好,这是职业化的第一步,非常关键和重要的一步。这样,不至于一周过去了,你还不知道自己在忙什么,一月过去了,你却不知道这个月你有多么努力,一年过去了,你也不知道这年到底是虚度还是在快速进步。
你需要好好审视一下自己,是不是合理地安排了自己每天的时光,是否日事日毕了。关注到工作的细节,才能发现,哪些东西是需要改进的,不要因为工作而工作,不要被动地工作,工作应该是开心和充实的。日事日毕,是自我改进和组织改进的开始。
执行箴言
做好你今天的工作,当天的工作当天完成,不拖延,不迟缓,养成一个有效持续的时间管理方法,向时间要效益,让执行更加简洁,执行的效益更加明显。