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第57章 社交宝典(7)

谈到个人花费,别事事让老板掏腰包。如果公司事后不会补还某些费用,或你不清楚餐费是否自理,你就应该拿出自己那份的钱。有名年轻主管坚持金钱就等于权力,偶尔请老板吃顿饭,也只不过是在提醒他不是只有他一个人拥有权力。读者或许不认同这套哲学,但是从《社交宝典》的立场而言,不将任何人或任何事视为当然,是符合礼仪的态度。即使你明知餐费可以向公司申请,可是当老板掏出钱付账的时候,你还是应该由衷说一声“谢谢”。如果你为自己购买点心、口香糖、报纸或其他小物件,记得也帮老板带一份,你会表现出慷慨气度并只不是一条单行道而已。

如果老板没把你介绍给客户,你自我介绍是绝对合于礼数的。要装做老板一时疏忽了细节,很大方地向对方伸出手,并介绍自己。

哎呀,哎呀,哎呀

陪同老板出差,有时会发现老板有些小怪癖,而这些怪癖可能先前在办公时从未听闻的。

例如,他可能拼命拌咖啡杯里的方糖,让你担心瓷杯会承受不了那种力道,甚或有了裂痕。

例如,她一面吃甜点,一面大声哼歌。

例如,搭乘饭店小巴士到机场途中,累得睡着了,竟还一边吸吮大拇指。

例如,她每次一登上大厅升降梯,都非把高跟鞋脱下来不可。

老板要你同行是因为他信任你,所以你应该抑制自己的冲动,不将这些怪癖透露给旁人知晓。即使诱惑力不小,你亟欲让别人知道老板也有脆弱的一面(而这又算不得泄露公司机密),但是泄露某人怪癖,因而伤及其人,是格调低劣的举动。

指名或道姓?

你的工作环境或许十分随和,连老板在内,大伙都以名字相称。可是到了外头,以名字相称也许比较适宜。和旁人言谈之际提到老板,以职务相称也较为妥当。

作者在此引句意大利俗谚:“住在罗马,要有罗马人的模样;离开罗马,就该照别人的方式过活。”也就是入境随俗的意思。

或许,老板看你入境随俗,会很欣赏你敏于评估新工作环境,也会依样画葫芦,和你以职务相称。

如果你们办公室比较拘谨,平日就以职务相称,如今到了人家的地盘,瞧见别人称呼彼此相当随便,不必立刻急着换档,突然间直呼老板名字。假使先前的称谓比较随和,而到了外地你用姓氏称呼老板,还不致冲撞了老板。反过来说,如果原先大伙都一板一眼,而你却突然直呼名字,保守的老板会觉得你这人唐突无礼。

我们当然想提供一个放诸四海皆准的答案,可是并非回回均可如此,因此建议读者:身临其境,自行依礼评断,并对自己的判断力要有信心!

安全的谈话题材

在彼此闲谈之际,更要仰赖自己的判断力。不论是否和老板本人或是老板的客户闲话家常,对煽动性话题要尽量回避。金钱、宗教和政治是你应加回避的话题;你们出差地点的自然美景,你对一部流行电影的看法,彼此喜爱的音乐家、艺术家、运动、天气状况或最近读过的书,都可成为你侃侃而谈的安全话题。

虽然你不想疑神疑鬼,可是当老板在进行微妙的谈判之际,你如果忽视对方派员探你口风的可能性,则未免失于天真。有时,对方刺探消息的企图会过于明显,甚至会引起你的反感。

既然此行你身为老板的左右手,你的地位很敏感,要时时顾忌大局,不能像你独当一面时可随意而为。

可能的话,脸面上要保持微笑,不动声色,然后技巧地从对方面前脱身,老板此刻的注意力完全锁定在谈判目标,你自行斟酌情况,然后再决定是否要告诉他刚才发生的事。重点是面临关键时刻,你不能增加他的负担。

如果你果真面临这类挑战,可堪欣慰的是你自知言行适度,精擅商业礼仪,足以化解任何敌意,缓和紧张情势,维系公正谈判局面,让老板大可安心放手一搏。如此彬彬君子,你该向自己脱帽行礼!

你是谁?

在工作时刻,你不是自己心目中的那个人!

你代表老板和公司,你的一举一动都反映出他们的形象。

你会发现和你一同喝咖啡、歇口气的人们,他们的老板正和你的老板磋商业务。

如果每个人喝完咖啡后都顺手把杯子冲洗干净,你也该如此。如果每人进用茶点时都投钱到公共钱筒里,你也别忘了这么做。如果你打断谈话,处处表现出万事通的模样,你不会赢得人家的好感,对老板本人和他此行的任务亦绝无益处。还有,随时别忘了说声“谢谢”。

为了完成老板交代的任务,你也许须借用人家的传真机、办公桌、电话或其他用具。如果你必须将他人文件或用具移置他处,事毕一定要将它们归位。要借用品,不能随意乱翻他人的抽屉或用品柜。应该请求旁人帮你寻找,或取得许可后再自行寻找。对别人的物品要表现出尊重,而且仍别忘了要适时传达你的谢意。

本地人或许以自己的生产设备或新落成的市立会议中心为荣,会客气地征询你的意见。此时稍稍定下心来,别不假思索地冲口回答。先问问自己是否欣赏它,如果答案为是,就真心回答。如果答案为否,也要找些好话说。好消息尽管放心说出,但对于坏消息,在通知前要尽量设法冲淡它的杀伤力。记住:你代表老板和公司,有时诚实并非上上之策。如果你实在不知道如何去答复一个问题,那就别正面答复。你可以扭转局面,反问对方,并且仔细聆听他的意见,不但能探知有利资讯,并且避免自己昧心而论。

锦囊妙计

老板邀你陪他出差,你要视其为一张信任票,是老板对你本人和工作能力的肯定,此时应满怀自信,干劲十足。你强调事情的积极面,会发现这样对在陌生环境工作的焦虑感在无形中降低了许多。你心情不再沉重,反而会将精力灌注在利用这次机会证明老板没有错看你。

款待外国客户

对待这项任务,就如同你应付其他任务一般。

1.辨识好恶优先。外国客户希望达成什么?公司主管希望达成什么?你认为以皆大欢喜为个人努力目标,是合乎现实的吗?如果答案为否,和公司主管协调,直到找出确切目标时为止,然后才可以进行下一步骤。

2.熟悉时间架构。超越像“客户要和我们盘桓几天?”之类的寻常问题,确定来访人数和他们的准备状况。

譬如客户独自前来,你的接待活动,要比招待一团十二个人容易得多。此外,如果客户讲英语,而你的英文也很流利,就毋需考虑有口译居问所占用的时间。

来宾一行人中,是不是有人曾来过你们这个区域?试着找出答案,因为来宾对本地的熟悉度也能影响到时间规划。

了解来宾是参与型或旁观型对准备工作也有帮助。参与型不喜欢长时间乘坐巴士看风景,而旁观型则会欢迎这种观光经验。

3.执行计划,达成目标。如果客户来访目的只为增进友谊,你所拟定的接待计划自然会与那种签约式访问大不相同。

4.检讨,评估。记住:你这项任务有个中心点,也有个始点和终点。在外宾访问期间,你要挪出时间重新评估计划,如有必要,并加以更正。如果外宾传达出负面讯息(譬如太疲乏或缺乏兴趣),你或许可以征询他们的建议,调整原订计划。

5.别怕更改计划,但也千万留意别将公司的目标置诸脑后。

准备执行任务

上述全为符合礼仪规范的举动,因为它们全为了确保不去浪费他人的时间。外宾远道而来谈生意,你在各方面都表现得有效率,正呈现出一份额外的体恤,让宾主双方都有不虚此行之感。当然,这并不等于你得不计工本倒贴人家,只不过要求你在能力范围内扮演好主人的角色。当你代表公司款待外宾时,你的一言一行都代表了公司每一名成员,都能影响别人对他们的观感。

别低估任务的重要性,尽力做好准备工作。然后,即使出了差错,要在应付挑战之际仍不忘平常心,更要以外宾的福祉为重。即使宾主语言不同,在遇到尴尬的状况时能和客户同声一笑。笑声是无奈中的休息站,能振奋人心。

让外宾拥有参与感

大多外宾对异国生活都存有先入为主的成见,等到抵达该国后,才会亲身体验真实的状况。以下是几项活动提供读者参与,或可考虑列入外宾行程表,让他们拥有实际参与感,不必完全仰赖书本、传闻和电影来建立他们对异国的印象。

请让外宾见识道地的本地家庭!如果条件允许,计划邀请外国客户到你自己或公司主管的家里作客。如果来宾人数不多,亦有配偶子女同行,也一并邀请他们。如果来宾人数众多,一个人的家容纳不下这些人,你可以“分而治之”。计划拜访两三个家庭,征求两三名公司主管的协助,说服他们邀请外宾到自己家里。

事事要为对方着想,想像如果角色互换,你会最喜欢何种活动。从他们的立场来看,可能吃腻了饭店和宴会的食品,企盼尝顿清淡可口的家常菜。何不邀请他们在你自家花园散散步,或欣赏你心爱的音乐,有机会和你的爱犬、爱猫亲热亲热,或坐在前廊摇椅晃荡一番?

你的外宾很可能欣然应邀,与你愉快分享单纯的家届之乐。如果这些客户碰巧离家已久,邀他们同享家庭生活,对他们来说,是最热情、贴心的举动。

如果某位外宾个性随和,不拘小节,你或许可以邀请他和你们夫妇一道下厨准备汤点,甚至帮忙一块儿布置餐桌。

你也可以考虑邀请一位近邻好友共同款待外国客户,因为有第三者在场,至少会提醒大家在这段家庭聚会期间应该绝口不提公事。

你要留心各种人也许口味不同。举例来说,白面包据说常让许多外国访客大吃一惊;有些人觉得这种白面包或其他美式餐点极难入口。

你的外国客户也许不太熟悉你们当地的食物。他们也许偏爱口味重或口味淡的饮食,也许午餐习惯多吃一点,而晚餐只是意思意思而已。你的外宾也许习惯午饭吃晚一点,也许他起居作息的生理时钟和美国人迥然不同。当你款待来自美国偏远地区的客户时,即使同为美国人,你也会经历到这种差异感。不过,这类差异多数与各国民情直接相关。

你可以想办法事先了解外宾的文化,不过,可能还是无法预知一切变数。任何误解或始料未及之处,客户或许会在言语之间透露出来。不过,如果客户隐而不谈,也许是因为他体贴知礼,不愿伤及你的颜面。

你要知道,邀请客户到你家作客,当时他也许热情致谢,可是有人事后却连张谢卡也不寄给你。在某些国家(例如墨西哥),其民风并不时兴互寄谢函或谢卡。

为客户介绍本地观光景点!另一种款待外国客户的方式就是介绍本市或公司所在地的风光景致。你安排外宾参观本地公园、图书馆、大学校区、市政厅、购物中心或消防局,很能表现出你以这个社区为傲。

浏览本地新闻娱乐版,找出重大活动——大学球赛、新溜冰场剪彩庆典、在本地教堂举行的音乐会或园艺俱乐部的特别聚会。活动愈平常,愈能凸显地方色彩,而外国客户就愈能获得特殊的拜访经验。

如果情况许可,你可以预先通知主办单位或活动赞助人你将携带外宾来访,你们可能因此享受贵宾式的礼遇,并且还可以额外参观他们的幕后活动。

刻意为外宾设计一些寻常观光客所经历不到的特别活动,他们绝对不会察觉不出你的用心,而且会更加感谢你。外宾对活动兴致高昂,对招待甚为满意,这股好感自然会反映到他们的业务讨论和决策上去。因此,虽然你的任务只不过是尽地主之谊而已,但是却能问接帮助公司达成企业目标。

请切合实际!别强迫外宾无时无刻都得接受你的款待。你每建议一项活动,外宾或许觉得断然拒绝会辜负你一片好意,到头来累得头昏眼花,连你自己也搞得筋疲力竭,而双方竟都不好意思把话说清楚!你须事先预防这种尴尬情况,否则,会显得你漠视他人的身心状况。

犯罪率不是一个愉快的话题,可是基于礼貌、关怀以及现实的考虑,你应该预先警告外国客户规避市区某些高犯罪率的地带。你或许应预先提醒他别涉足暗巷或黑胡同,或在饭店大厅和其他公众场合钱财切忌暴露。当然,不能让外宾觉得你把他当作三岁小孩,所以言语之间要自行掌握。通常,一句一般性预警即已足够,除非他们要求你再解释详细一点,或你以为这位外宾过于天真,是那种典型任人宰割的肥羊。果真如此,你也许应该和老板或同事商量商量,决定如何保护他才是上策,以免他在异乡遭遇不测。外宾逗留本地,你身为地主,于其安全福祉多少不能免责,尤其是你对自己地盘人身安全现况了解比外宾透彻得多。

外国客户或许想上教堂做礼拜,离乡愈久,这类欲望就愈强烈。如果他们主动问起国内宗教活动,应规避话题顾左右而言他。即使一般礼仪专家都建议在商业环境避免讨论宗教或政治,但是如果外宾主动发问,很可能是因为他们想知道如何在本地参加宗教礼拜(你大概听过这个小故事:孩子问爸爸“我是打哪儿来的?”父亲红着脸,拼命想解释清楚分娩的过程,但其实孩子想知道的,只不过是自己在何处出生的而已)。

如果你协助外宾寻找他做礼拜的地方,特别留意自己须充分了解他的需求。比方说,光知道一个人是犹太教徒或天主教徒是不够的。你可以让外宾看看本地电话分类簿,大致了解本地有哪些会堂可供参拜。如果外宾心存疑问,可能的话,自已拿起电话打到教会询问。不过,别以为自己有义务陪他去教堂参拜。除非外宾特别拜托你陪同前往,你让他独行,是完全合乎礼仪规范的。即使他邀你前去,而你衷心不愿,直接拒绝他绝无不妥,因为宗教自由应得到绝对的尊重。

不过,接送外宾往返倒是你义不容辞的事。有时外宾邀你同往,有可能是期望你提供语言方面的支援。在那种情况下,你自行斟酌,因为陪同外宾,权充口译,并不算违背你个人的宗教原则。那也是个大好机会,让外宾目睹你愿为他破例的心意,颇能巩固关系,建立互信。当然,对于公司的未米业务发展更增加了一成胜算。

好的过火

“我们总是想把事情做得圆满,会不会有时做得太过火了?”你当然不希望自己铆足全劲,让外宾宾至如归,到头来却只赢得客户对以上问题的一声肯定答复!

从另一方面来说,在社交氛围里,我们很容易忘却商业应酬与个人友渲毕竟有所不同。你邀请外宾到家中作客。或陪同他们参加娱乐活动,应酬与友谊之间的分野常会变得混淆不清。

与外宾相处,时时刻刻维持仪表与服装的适度合礼(如果外宾在你家过夜,当你出现在早餐桌时,别睡眼惺忪,连胡子也没刮,或胡乱穿着一条磨出洞来的牛仔裤)。

如果你有抽烟习惯,与亲友相处或可随意,但有外宾在场时,就要遵行抽烟者的礼貌(如果外宾不吸烟,你就别在餐馆的吸烟区订位)。

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