在实际工作中却有很多会议占用了我们许多宝贵时间，但没有解决我们任何问题，这样的会议最好坚决取消，否则我们不要说让效率倍增了，估计最起码的工作都要受到影响了。
开会可以集中解决问题，这是无可厚非的。然而，在实际工作中却有很多会议占用了我们许多宝贵时间，但没有解决我们任何问题，这样的会议最好坚决取消，否则我们不要说让效率倍增了，估计最起码的工作都要受到影响了。
例如，一家大公司的经理经常抱怨：“我一整天都在开会，我必须早到晚退，或是在周末加班，才能做完每天固定的工作；另外还要研究大家在这些开不完的会中想出来的主意。”我们不需要说出这些抱怨者的名字，因为这是许多机构中都存在的声音。
会议分两种：你的和他们的。
如果是你主持召开会议，就要按时开始和结束。等候那些没有按时到会的人，对按时到会的来说是不公平的，而那些知道你会等待的人是不会急着让你按时开会的。不管怎样，如果你让大家知道你说什么时间开会就什么时间开始，并总是按照你说的那样去做，那么，每个人按时到会的可能性就增加了。
按时结束会议也是十分重要的。人们有工作要做，而且已经分出你要求的会议时间给你，请不要滥用给你的时间。把会议安排在中午以前，这样，人们就会积极参与会议议题，以求不缩短午间休息时间。
假如你参加别人召集的会议，请及时到会并作好会前准备。带上最后期限文件夹以备会议延误。会议进行之中，谈谈你头脑里想到的第二件事，而不是你头脑里想到的第一件事，因为，你所想的第一件事通常也是别人所想的第一件事。这样，可以避免延长讨论。
为了让别人充分阐述他们的观点，不要在别人发言的时候插话，用你的体语表明你对他讲的话很注意；不要打断任何人的发言；不要在别人发言的时候离开房间；或向咖啡桌探过身去；不要详细讨论无足轻重的事情；不要抽烟，除非每个人都同意并允许抽烟；不要固执己见也不要猛烈攻击别人的观点；不要在会议室吃东西（除非是午餐会）；每次会议不要总是坐在同一个地方，也不要总是挨着同一个人坐，主动地与你还未结交的人相识。
会议主要的潜在的功能如下：
1.沟通：为了宣布提高股利或任命新的董事而召集一群人。
2.解决问题：为了寻求问题的解答，一群人共用脑力。
3.危机管理与灾害控制：一群人聚集处理正在散布并可能造成冲突的谣言。
4.显示地位：开会是一种仪式，总经理坐在总经理的位置上，董事则坐在最前面的位置，借以强调这些人是与众不同的。
5.友情赞助：一群人集会表扬一位成员的得奖表现。
由于会议的多重功能，我们不能随便说：“不要开会，以公文传阅就行了！”因为召集会议的人也许打算做沟通已久的事情；参加会议也不一定与工作无关；对很多职业来说，开会就是工作；如果你的个性不适合这种形式的活动，你应该考虑其他行业或是相同行业中其他性质的工作。
如果你负责召开会议，以下是一些可遵循的原则：
如果你的目的是沟通信息，你不需要开会，除非迫切需要众人提出问题并解答，否则通知书或电子邮件会更有效。开会的好处是你知道公布信息时，有什么人在场，而且你可以当场评估语言和非语言性的反应。
如果会议的主要目的是解决问题，你可以在开会之前先利用通知或电子邮件宣布讨论的议题大纲并提供背景资料，让出席者可以开始思考解决方案，还可以请出席会议者准备相关的资料。面对面开会提供了意外惊喜的机会，出席会议者也许要等听了其他人的意见后才会想到解决的方法。
解决问题的新发展方向是一种称为群组的电脑科技：与会者在开会前或开会当时将他们的答案与反应输入电脑，可以当场看到其他与会者的意见，同时快速地解读评估这些反应。因为意见不必记名，所以集体传输可以使比较不积极、层级较低成员的意见得以被注意、被评估。
如果有危机发生时，要召集所有重要人员开会，否则至少应以电话或电子邮件联络他们。他们会希望表达他们的意见，假如你不给他们机会，他们会责怪你。抱怨开太多会的人也就是这些批评从不开会的人，他们会抱怨领导人独裁，不让他们参与决定。
领导人需要强调和保持地位的仪式。假如你是策划会议者，这种仪式是强调组织结构的一种方式；但是不要做得太过分。为了加强领导地位设计的会议，如果出席率太低，还是不开为妙。
如果你能使会议生动有趣，达到其他的目的也就容易多了。
准时开会，不要以等候迟到的人来惩罚准时到达的人。有一些例外的情况，譬如等待计划的灵魂人物出席，等待迟到的演讲人。
首先以轻松简单的议题开始，然后渐入困难、耗费时间的议题。
不要离题，可印制会议议程。
注意时间与进度。在紧张、拘束、紧凑与轻松、自由、浪费时间之间求取平衡并不容易。将严肃与轻松的议题放在一起通常比较受欢迎，因为笑话或幽默的故事，即使说得不高明，也可以缓和紧张或沉闷的气氛。
会议完毕立刻结束。这一点对例行性的会议，如每周的业务会议尤其适用。所有议题都已经讨论完毕后即应解散会议，让想留下来聊天的人留下来，而需要离开的人可以离开。
多多练习。主持好一个会议是科学也是艺术，只有经过长久的磨炼，累积了反应良好的经验后，才能掌握如何带动会议的窍门。许多这方面的大师，他们的技巧是在大专院校、社团中锻炼出来的，假如你的学校生涯早已是往事，不妨在义工、社区，或社会团体的活动中磨炼你的技巧。
