我进办公室第一件事就是看收件箱,并将所有文件依重要性、难易度分类,在心里规定每一件事情完成的时间,然后自己跟时间比赛,尽量在仅有的时间内完成每一件事。通常,我能做得比预期的还多。
马克·麦科马克以一种比赛的心情处理许多情况,尽量找出可以减少浪费时间的捷径:他知道哪些餐厅的动作较快;哪些大楼中的哪些电梯最快;哪些航空公司准时、哪些地方处理行李最有效率;走哪几条路和巷道最快。
凯西·桑德斯在乔治亚企业环境公司上班,这是一家相当成功的办公室用具公司。凯西的诀窍是:“我进办公室第一件事就是看收件箱,并将所有文件依重要性、难易度分类,在心里规定每一件事情完成的时间,然后自己跟时间比赛,尽量在仅有的时间内完成每一件事。通常,我能做得比预期的还多。”
运动员也是用这个方法:优秀的运动员不仅与他人竞争,还要跟自己竞争,尽力超越自己的记录与改善平时的表现。将时间管理当作比赛的优点如下:
1.使平淡的工作变得有趣。即使是最刺激的工作也有些平凡、食之无味的相关琐事要做。
2.跟自己比赛可以激发一种心理学上所谓“满溢状态”的行为。这种行为是一种潜意识的改变,在这种状态下,时间似乎是静止的,而成果与成就则特别大。
3.你的工作质量可能因而改善。我们的目标应该是做得更快、更好。优秀的跨栏选手不仅希望百米跑得快,而且不希望碰倒栅栏。
个人、小团体,甚至整个部门都喜欢竞赛性的活动,例如,比赛零缺点能维持多久、整个单位能创造多少业绩,藉此促进合作与斗志。生产纺织品与化学制品的米利肯公司就是利用这个技巧而获得“麦坎波得吉”全国品质奖。米利肯的“记分”规模相当大,所谓的记分就是评估现状。米利肯公司相信“记分”是进步的关键,他们最喜欢的一句话就是:“如果你不算分数,那么你只是在练习。”米利肯人也认为要让同事知道分数,所以工厂里到处都是记分板,他们相信如此可以创造斗志、热诚、趣味、自尊;提供视觉刺激、新观念、良好的沟通、成就感以及归属感。
时间管理技巧是一种既可独乐也可众乐的比赛,每个人都是赢家。根本不肯参与的人,才是真正的输家。