让员工明确自己的任务与角色须注意以下三点:
第一,让员工了解工作流程。
第二,让员工了解自己的角色。
第三,告知员工应做的工作。
1.让员工了解工作流程
让员工了解企业即非慈善团体亦非公家机关,乃是基本的“培育事项”之一。企业由于是营利法人,是社会中的一员(或一组织),因此,必须具备三项条件。
(1)业态、业种不违法。
(2)行使社会需求。
(3)获取必要的、最小限度的利润,不破产。
而企业本身由三项要素组成。
(1)人——股东、经营者附属、管理者附属、一般从业者附属。
(2)物——产品、商品、资产。
(3)金钱——资本、周转资金、固定资产。
除此之外,在第一部分 已经指出,情报与时间亦是重要因素。
企业为了发展其事业,当然要雇用员工,绝对不会考虑支付薪水给不工作的人。因此,公司领导自然有义务培育能够适应本公司岗位需要的职员。
为了促使员工完成工作,除了告知什么工作以及前面曾经提及的企业生存条件计划外,同时必须教授整个工作的流程。
(企业的组织情况,该员工在组织中处于何种地位。)
(1)让员工详细了解采购、制造、库存、销售、收款以及计划、实施、统制的工作流程。
(2)让员工了解利润是在哪一个阶段产生、消化,以及运用的过程。
2.明确员工的角色
在企业中,由员工单打独斗的情况已经过去。除了规模相当小的公司外,凡是有组织的企业,全体员工团结一致乃是势在必行的主流。在社会管理、企业管理中有许多缺点与不合理之处,这是整个社会大变动中自然产生的,无论如何都难以避免。
员工也是组织的一员,在平常的工作中就必须经常灌输唇亡齿寒的道理。尽管如此,领导对员工的培育,并不是要求其言听计从,而是促使员工充分自觉进入自己的角色,大力发挥其创造力与工作热忱。
因此,在平常的工作中就必须不厌其烦地告知员工其各自的立场、地位、角色、任务,尤其是在交付工作时,更应具体、明确。如果员工不能认清自己所扮演的角色,所担负的任务,就无法产生责任感,只会频频发生怠慢、疏忽错误、越权行为、不平、不满等情形。
企业或是组织的业绩是全体成员齐心努力合作的成果,每一个人如果都站在自己的岗位上,全力以赴完成所肩负的任务,必然会获得最好的效果。
以电影为例,电影是各项技术人员齐心努力完成的作品。其中如果灯光师玩忽职守,就会影响到整个电影的效果。一个人的不注意,不履行任务,就会影响大局,给他人带来困扰。
让员工了解自己的角色与任务,不应只限于口头说明,如果利用组织图(事、金钱、工作),则更具效果。
3.告知员工应做的工作
对于经验不足的员工,如果让其分析过于复杂的内容,或同时说明若干事例,则会造成混乱。在对员工说明其任务时,宜单纯明快。
“你应该做的事就是这些。”
所谓“就是这些”是指:(1)交付的工作;(2)给予适当的工作条件;(3)达成目的;(4)获得预期或更好的效果——此点如果暧昧不明,员工自然无法掌握办事准则,结果必然不佳。
“这个月接受500万元以上的订货,总经费预算是20万元,这是你的目标。”
“A必须在本周内完成这份报表。”
“今天即使是加班也要修理好B商店的车子。”
明确指示员工,并促使其彻底了解应做的工作,应达成的目标,在培育工作上也是相当重要的,如果希望获得更好的效果,则应说明交代工作的理由。
“此项工作如果不能完成,则影响到你的加薪。”
“你一定在这周末以前交上报表。”
“B商店的老板说明天一定要用到车子。”
如果完全不予说明,只是下命令式的交代工作,不但无法获得员工的合作,在培育员工方面亦会有负面的影响。