很多主管常常抱怨：自己的员工不知道耳朵长在哪里，明明已经当成“急件”交办下去的事情，却还是拖上一个多礼拜，才零零碎碎地交上来，骂也没有用！
面对面地沟通不可代替
在二战期间，有这样一个小故事：有一个小伙子和一个美丽的姑娘相恋了。可惜好景不长，美国正式宣战了，小伙子参军远赴战场。此后，无论是在战斗间隙还是在战壕里静守，无论是在白天还是在黑夜，只要一有时间，小伙子就坚持给自己的女朋友写信，以寄托相思之苦。几年后，二战结束了，小伙子也复员了，而姑娘也准备结婚了。但是，姑娘要嫁给的人不是这个小伙子，而是天天给她送信的邮递员。
这个故事告诉我们：任何热情的方式都代替不了面对面地沟通。最亲切、最有效的交流方式就是面对面地进行交流。这样，你可以直接感受到对方的心理变化，在第一时间知道对方的真实想法，从而达到有效的沟通。这对于普通人是这样，对于一个公司的主管也是这样。
其实，人有千百种，不能要求任何人都跟自己一样。每个人对于工作缓急的感觉不一，关于缓急的定义也不相同，人与人之间讯息的传递，是从自己到他人，但关键却在于他人于脑海中的译码，因此，往往我们只是传递了Ａ讯息出去，却在他人脑海中呈现了Ａ＋或Ａ－或B、C等结果。
因此，在主管心目中的急件，可能是希望下属能当日交出，或至少隔天就能看到结果，但对于许多时间概念比较徐缓、生活步调与个性较悠闲的员工来说，一个礼拜能完成，可能已经是他大脑概念中的急了。
员工无法达到时间的要求，对于员工来说可能有几方面的原因。首先，员工技能不足！由于公司判断错误，导致已经雇用技能不足的员工在先，公司只好付出成本，给予在职培训，以期他能尽快跟上。其次，是员工智商不够。对于这种天生缺憾，主管和同事们只能尽量帮忙。最后，也是最不能原谅的，就是员工态度不佳的问题。通常主管应该尽快处理这类员工，如果自己有权力，在劳动法规定的补偿下尽快解聘，不然就呈报主管，交由上面处理。
但除了员工本身的原因，有时候职场中所呈现的沟通不良状况，问题其实出在领导者身上。
你是否确实下达了清楚的指示？你是否制定了确切的时间表？你是否曾妥善了解员工是否有胜任这份工作的能力？
做什么事情、该如何做、几时完成、员工是否有能力执行、需不需要其他协助等等，都是身为主管的你，在下达指示时所必须和员工清楚沟通的事项，而且要面对面地进行沟通。
一把坚实的大锁挂在大门上，一根铁棒费了九牛二虎之力，还是无法将它撬开。钥匙来了，它瘦小的身子钻进锁孔，只轻轻一转，大锁就“啪”地一声打开了。铁棒奇怪地问：“为什么我费了那么大力气也打不开，而你却轻而易举地就把它打开了呢？”钥匙说：“因为我最了解它的心。”
每个人的心，都像上了锁的大门，任你再粗的铁棒也撬不开。唯有关怀，才能把自己变成一把细腻的钥匙，进入别人的心中，了解别人。所以沟通时，一定要多为对方着想，以心换心，以情动人。
面对面沟通最有效
与企业员工交流，且通常是一对一地交流，是管理人员的职责之一。作为一名管理人员，你可能需要向他们发出指令，可能会向他们提出一些疑问，也可能会对他们作出一些评价。但是，你是否能够确定对方每次都能理解你说的话吗？一般说来，在着急或者在你以为对方了解某些情况而实际上却并非如此的时候，你所说的话就有可能会被曲解。同样常见的是，对方，特别是其职位比你低的情况下，往往会因为紧张而不敢要求你进行解释——他们是不想在你面前表现得像个傻瓜和白痴。这样最终会导致你们之间交流的失败。
这种面对面的交流方式可以看做说话者和听话者之间的一种交流。为理解说话者发出的信息，听话者必须经过一个“解码”的过程。在交流的过程中，这两个角色将会不停地发生转换。但是，要实现有效的交流会出现一些障碍，它们通常表现为：
不恰当的语言（行话、缩写词，语法糟糕的语言等）、信息超载（信息量过大，使听话者无法接收）、信息不足（所提供的信息过少）、噪音或其他干扰、观点不同（说话者和听话者对谈话的主题持不同的观点）、未能听清、故意欺骗（听话者有意隐瞒些什么）、倾听者心不在焉（没有听到全部的信息）。
防止出现上述交流障碍的方法之一，就是对所说的话作出反馈或者要求对方作出相应的反馈。反馈是检查和澄清对方是否理解已经说过的话的一个过程。它可以包括提问、要求对方进行重复以及自己重复强调。反馈的目的是为了让说话者和听话者都较好地理解同一条信息。
不能倾听对方的讲话也是交流的一大障碍。我们经常会把别人说的话想当然，听而不闻，脑子想着其他事。压力重重的人和那些正在因为某件事怒火中烧的人往往对别人的话充耳不闻。你肯定看到过这样的情景，两个人冲着对方大声叫嚷，但是两人谁也没听清对方在说些什么。还有一种情况是，有的人说起话来枯燥而又啰唆，对方就会变得心不在焉起来。
作为一名听话者，你可以试着去“主动”倾听。顾名思义，这并非是一个被动的交流过程，它需要你的参与，因为你的出发点在于从说话者所说的话中收集正确的信息。根据不同的用意，管理人员可以采用鼓励倾听、回应倾听、保留倾听三种主动倾听的方式。
鼓励倾听是指鼓励说话者把更多的话说出来，这样你就能够摸清他的所思所想。律师和临床医生就是采用这种倾听方式，如果你手下的员工看起来遇到了问题，作为一名管理者，你也不妨采用这种方式。你可以用点头和微笑让说话者放松下来，你可以偶尔让说话者在其所说的某一点上展开来作些解释，从而鼓励其畅所欲言。但是，你要记住，你的目的是让说话者多说话，自己可不要说得太多。
回应倾听更加注重对话，听话者可以向说话者提出一些问题，也可以对其提出的问题作出答复。在你需要得到真实信息时，你可以采用保留倾听这种方式。
当你与你的员工面对面进行交流和沟通的时候，语言只是一部分，你的面部表情，手势和身体姿势等表现出来的信息，流露出了你的真实感觉和想法。那么，我们可以分析一下非语言交流的几个方面：
首先，接触与避免接触。这可以看做是一个文化线索，在某些文化下，不断触及对方是一种很自然的交流方式。但是，英国人通常避免身体的接触，除非是两个人相互之间非常了解。如果英国的管理人员发现两个人在交谈的过程中相互触及较为频繁，他们会认为那是不礼貌的，而且两个人的情绪也会紧张起来。
其次，身体距离。既可以看做是一个文化线索，也可以从中看出一个人的身份和地位。个人距离，也就是你与谈话对象之间的距离通常约为1.2米，但是不同地区的人对个人距离的偏好是不一样的，例如拉美人、希腊人及阿拉伯人所需的距离就较小。冒然闯入这种个人空间可能会给交流带来障碍，因为你在对方不愿意的情况下和对方拉近了距离。
第三，姿势、面部表情、目光接触和凝视。从一个人谈话时的坐姿和站姿就可以看出他放松或紧张的程度。有些面部表情是很难控制的，比如脸红以及惊讶或高兴的表情。我们往往会下意识地注意这些信号，但遇到面部表情相对少的人就很难判断了。目光的接触也是沟通的一个必要辅助，它表明对方对我们所说的事情很感兴趣。如果没有目光交流，或者直直地盯着对方，那就常常意味着对对方所说的事感到不满或者是他们所说的不是真话。
第四，手势、语调。手势可以提供非常有力的线索。如果你不会某种语言，使用手势来模仿你想要表达的意图是个行之有效的方法。从一个人使用其双手的方式中尤其可以看出他的某些想法。一个人的手势豪放是表明他的热情、愤怒还是激动？双手紧握表明他悲痛、愁苦还是正在承受过大压力？音调与音高这个信号告诉我们，某人在兴奋或烦乱时则音调高，说话不连贯或者说难以启齿的事时音调则往往都很低。
最后，沉默。有些人对沉默极为头疼，他们甚至想必须设法打破沉默。发言者为了更加有力地强调下面一个问题，制造紧张气氛或者为了给刚刚提出的问题作答赢得时间，有时可能会有意沉默片刻。沉默对有些人来说可能是信心的表现，但还有些人在紧张或无法回答问题时也会沉默不语。口误、说错词、使用不完整句子等等这些说话上的失误都是紧张的表现。
如何做到有效沟通
管理的过程，从本质上说就是通过发挥各种管理功能，充分调动人的积极性，提高机构的效能，实现企业共同目标的过程。沟通从某种意义上讲，就是管理的本质。管理离不开沟通，沟通渗透于管理的各个方面。一个组织的沟通包括管理者与员工的沟通、员工之间的沟通以及组织与外部的沟通。其中，管理者与员工的沟通对于企业的长久发展和员工个人进步都十分重要。那么，作为现代企业的管理者或是一名从事人力资源的工作者应该如何有效地与员工进行沟通呢？
首先，要让员工对沟通行为及时作出反馈。
沟通的最大障碍在于员工误解或对管理者意见理解的不准确，而让员工对管理者的意图作出反馈是减少这种问题的关键。而鉴定员工反馈是否有效的标准是数量和准确性。在企业管理中，企业管理者作为主动发送者与员工进行沟通，二者之间难免有沟通能力及表达接收信息之间的障碍。为克服这种障碍，就要求管理者在向员工宣布一项任务后，要求员工把所布置的任务再复述一遍，通过直接或间接的询问“测试”下属。以确认他们是否完全了解。如果员工所复述的内容与管理者意见一致，就说明沟通是有效的；如果员工对管理者的意见领会出现差错，可以及时地进行纠正，调整陈述方式，以免带来不可估量的损失。
第二，对不同的员工使用不同的语言。
在同一组织中，不同的员工往往有不同的年龄、教育和文化背景，这就可能使他们对相同的话产生不同的理解。另外，由于专业化分工不断深化，不同的员工都有不同的“行话”和技术用语。而管理者往往注意不到这种差别，以为自己说的话都能被其他人恰当理解，从而给沟通造成了障碍。沟通时必须根据接收者的具体情况选择语言，语言应尽量通俗易懂，尽量少用专业术语，以便接收者能确切理解所收到的信息。
管理者要慎用语言，选择员工易于理解的词汇，使信息更加清楚明确。对容易产生歧义的话语应尽量避免使用，或者对于可能产生误解的话语，作必要的解释说明，表明自己真实态度和情感，以避免误解。在传达重要信息的时候，为了消除语言障碍带来的负面影响，针对接收信息的人的情况，酌情使用对方易懂的语言确保沟通有效。
第三，积极倾听员工的发言。
一位擅长倾听的领导者通过倾听可以从下属那里获得信息并对其进行思考。有效准确地倾听信息，将直接影响管理者的决策水平和管理成效，并由此影响公司的经营业绩。
华恒智信认为，领导者倾听时不是被动的听，而是要主动地对信息进行搜索和理解。积极的倾听要求管理者把自己置于员工的角色上，要想象他的思路，体会他的世界，以便于正确理解他们的意图，而不是你想理解的意思，避免进入“和自己说话”的陷阱。企业管理者应尽量给员工多的时间让他们相互交谈，并且在倾听的过程中用动作语言表现你对员工谈话的浓厚兴趣。使员工感觉到你是在诚心诚意地倾听他们的见解，这样员工会毫无保留地把真实想法说出来。善于倾听的人能及时发现他人的好处，并创造条件让其积极性发挥作用。倾听本身也是一种鼓励方式，能提高对方的自信心和自尊心，加深彼此的感情，因此也激发出对方的工作热情与负责精神。
作为一名管理者，有效地倾听是必要的。有时常常是说话者一时的灵感自己并有没有意识到，对听者来说却是极大的启发。
第四，恰当的使用肢体语言。
美国心理学家艾伯特·梅拉比安经研究认为，人们在沟通中所发送的全部信息中仅有7％是由语言来表达的，而93％的信息是用非言语来表达的。因此管理者必须注意自己的肢体语言与自己所说的话的一致性，这样会在很大程度上跨越言语沟通本身固有的一些障碍，提高沟通效率。
肢体语言是交流双方内心世界的窗口，它可能泄露我们的秘密。一个成功的沟通者在强化沟通的同时，必须懂得非语言信息，而且尽可能了解它的意义，磨炼非语言沟通的技巧，注意“察言观色”，充分利用它来提高沟通效率。这就要求管理者在沟通时，要时刻注意与员工交谈的细节问题，不要以为这是“雕虫小技”而忽视。
第五，注意保持理性，避免情绪化行为。
在接收信息的时候，接收者的情绪会影响到他们对信息的理解。情绪能使我们无法进行客观理性的思维活动，代之以情绪化的判断。管理者在与员工进行沟通时，应该尽量保持理性和克制，如果情绪出现失控，则应当暂停进一步沟通，直至恢复平静。
第六，减少沟通的层级。
在许多企业中，机构设置比较复杂，信息的传递需要跨越许多中间环节，才能到达终点。因此，企业应加强组织建设，积极改善组织结构和加强组织文化，使企业能够较好的发挥沟通的功能。为避免沟通过程中信息的失真，可以精简机构，建立一支精明的团队，根据组织的规模、业务性质、工作要求等选择沟通渠道，制定相关的工作流程和信息传递程序，以保证信息上传下达渠道的畅通，为各级管理者决策提供准确可靠的信息。也可以通过召开例会、座谈会等形式传递和收集信息。企业有必要设立一个独立于各职能部门以外的监督部门，负责协调内部的沟通工作，确保信息的真实，使每一次沟通都达到预想的目的，提高沟通效率。
因此，管理者在与员工进行沟通时应尽量减少沟通的层级，越是高级的领导者越应该注意与员工直接沟通。
最后，变单向沟通为双向沟通。
很多企业沟通只是单向的，即只是领导者向下传达命令，下属只是象征性地反馈意见，这样的沟通不仅无助于决策层的监督和管理，时间一长，必然挫伤员工的积极性及归属感，所以，单向沟通必须变为双向沟通。
双向沟通有利于促进人际关系和加强双方紧密合作，能激励员工参与管理的热情，久而久之，给企业会带来不可估量的影响。同时，企业组织者和管理者也应该掌握沟通技巧，认真听取员工的意见，发掘和利用员工的聪明才智，充分调动他们的积极性和创造性，这样企业最终会得到丰富利益的。
作为管理人员，要想取得沟通的效果，就需要在沟通的过程中，不仅注重与员工沟通的次数，而且更应该注重沟通的质量，讲究沟通技巧，运用适当的沟通原则和沟通方式，才能到达良好的效果。
总而言之，在管理者与员工之间进行的双向沟通，其关键在于管理者。
