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第15章 组织与数字化的关系

◇组织与数字化的关系

◇企业组织结构的变革

◇组织的网络化与数字化

◇虚拟企业的构成与数字化

◇虚拟工作场所

在上一章节中,我们已经谈到了数字化营销文化的导入问题。我们知道文化是人的主观意识对客观存在的一种反映。企业文化是以企业管理哲学和企业精神为核心,凝聚企业员工归属感、积极性和创造性的人本管理理论。同时,它又是以企业规章制度和物质现象为载体的一种经济文化。正因为企业文化的内涵包含企业管理工作的方方面面,因此构建企业文化对于管理者来说很重要,它可以把管理者的管理理念逐步渗透到全体员工中间,从而引导全体员工主动去实现企业目标,促进企业的发展。

在数字化营销文化的指导下,企业管理体系的建立应以数字化营销导向为依据,企业的一切工作目标应使用户满意。而目前大多数企业采用职能型的横向部门和层级制的纵向划分这样一种组织机构,其主要不足是:狭窄的职能眼光,不利于满足迅速变化的顾客需要;一部门难于理解另一部门的目标和要求,职能部门之间协调性差等。因此有必要进行组织变革,主要是组织整合及组织运行机制的再设计。

企业实施数字化营销,这种营销管理模式的变化,势必会影响到组织结构的变革。我们在这一节将研究一下它们之间的关系。

一、组织与数字化的关系

信息技术在管理中的应用和企业组织结构与运作方式之间的关系,一直是管理学、信息技术与经济学等学科近年来所重点关注的问题。如果单单从技术上来看,数字化无疑应该提高组织的工作效率与效能。但过去一段时期,并未取到应有的效果。这是因为数字化与组织之间的关系比较复杂,要同时受到外界环境、组织结构、工作流程、权力分配、组织文化等诸多方面的制约与影响。尽管近年来普遍认为数字化会使组织扁平化,减少许多书面工作,引起组织的变革,但事实上这方面所取得的效果并不理想。怪不得有人把计算机对组织的作用比喻为海上轮船与冰山相撞。要想彻底了解并解决这一问题,必须用系统的观点,从各个方面来进行综合研究。

1.从技术观点来看

企业组织是一种正规的社会结构,从外环境获取资源,经过加工处理,形成产品或服务。外环境消费了企业所产出的产品和服务,又向企业提供资源输入。

2.从行为观点来看

组织是权力、特权、义务、责任的集合。通过冲突和冲突的消解,使他们在一段时期内处于微妙的平衡状态。

3.从技术观点来看

引进信息技术会改变从输入到输出的处理方式,但从行为观点看来,技术的改变需要和信息的所有权和控制权、信息的修改权和使用权与最终的决策权同时进行改变,才能发挥效用。这涉及组织结构与运行方式的变化,要比技术变革重要和困难得多。

因此从宏观、长远来看,信息技术的应用是会促进生产和经济发展的,但从一个具体的企业组织来说,信息技术的应用结果还得看企业组织的内外环境以及当时的具体条件,特别是原来的组织结构、运行方式、权力分配与企业文化,每一个组织在这些方面是各具特点的,必须具体分析具体情况,有针对性地解决问题。

二、数字化对组织的影响

为了探讨数字化对组织的影响,需要首先研究组织的作用与发展。目前有许多学派从管理理论、经济理论和行为理论各方面对组织的形成和作用进行过阐述。虽然从不同学科的观点来看这个问题,有着不同专业范畴的结论,但还是可以归纳出具有共性的观点,或者观点是互补的。我们这里将对一些代表性观点做简要介绍。

1.当从微观经济理论来看时

企业组织可以用生产函数来描绘,产出是投入的函数。投入一般是资本和劳动。信息技术可以看做是一种生产要素,可以与投入的资本或劳动进行相互置换,成本日益降低的信息技术可以替代成本日益增高的劳动力,使以往由人工完成的工作改由自动化装置来做,或者改进工作流程,减少工作岗位。先进的信息技术使得生产函数曲线向内平移。

2.当从经济学中的委托代理理论来看时企业发展到一定规模,出资者与专业管理人员是相互分离的。委托代理理论认为二者之间可以看作是一种合同关系。这种合同关系不仅指合同书所代表的明显的关系,而且还指二者之间在一些无法观察到的问题上的隐含的合同关系,或者说是双方的一种默契。这些无法观察到的方面包括经理人员的努力程度,对公司资产的关心程度,对出资者利益的关心和追求方式,以及信息的利用等等。经济学家把这种合同关系叫做委托——代理关系。为了对代理人(专业经理)进行监督管理,需要支出一定的代理费用(成本)。企业规模越大则代理费用(成本)越高。信息技术的应用可以用较低的费用完成监督管理的一部分工作,减少监督管理人员。这样可使代理费用降低,或者使大企业能像小企业一样灵活运行。

3.当从经济学中的交易费用理论来看时企业的产生是为了降低交易费用。交易费用是企业在市场上为购买它自身不生产的东西在交易中(为寻找供应商、签约、履约等)的支出。交易的英文是Tran Sacti On,是指人与人之间的交互活动,所以从广义上说,交易费用是人和人打交道的费用。企业的存在就是为了降低交易成本,将交易内部化到企业之内,用行政力量代替市场机制。传统的企业要通过扩大规模来减少交易成本。信息技术的应用能够减少获取信息与分析信息的成本,通过网上交易降低交易费用。这样可以在同样交易费用情况下缩减企业规模(保存核心流程)。

4.当从行为理论来看时

经济理论的上述说法还不足以描述一个具体企业在数字化方面的行为。研究发现,信息技术的应用并不是使组织发生变革的主要原因。当高层领导想要改变组织结构与运行方式时,信息技术倒是促进变革的有力工具,而在组织行为方面还没有打算或者采取措施时,并不会引起变革。有些行为理论学者认为,信息技术能够靠降低信息获取成本与扩大信息发布范围来改变组织中的决策层结构;信息技术还能将信息直接从基层运作单位转送到高层领导,因而减少中层管理人员和他们的办公支持人员;信息技术又能把信息通过网络直接传递给基层人员,使他们根据信息与自己的知识就地决策而无需管理层的介入。这些都可以认为是组织扁平化的条件。也有的行为理论学家认为,信息系统能给中层的管理人员以更多的信息,结合他们的知识与能力,使他们能够做更多的工作,因而可以减少对基层人员的需求,使组织的结构像一个菱形。

随着21世纪网络时代和知识经济时代的到来,知识型工作所占比重加大,新的工作形式将成为组织协调知识型工作者的有效形式。

总而言之,行为理论学者认为信息技术不是变革组织结构的独立的力量。管理人员和基层工作人员觉得信息技术能够给他们带来利益时就欢迎和采纳它,久而久之它的使用形成了新的工作程序与组织形式;反之就不会受到应有的关注而使信息技术应用收不到实效。这和当前的具体情况比较符合。因此,用以社会学、心理学和政治学为基础的行为理论反而更能说明一个具体企业组织在组织变革与数字化方面的行为。

信息技术的应用会遇到来自各个方面的阻力。例如高层领导对互联网的陌生,中层干部对互联网削弱其权益的惧怕,普通员工把互联网当成聊天、打游戏的新场所等等,都会阻碍或滞缓企业迈进数字化门槛的步伐。在推行信息技术应用工作时,需要采取措施,克服阻力。

上面所说的有些涉及到组织文化问题,信息技术的应用有可能推动组织文化的发展,也可能威胁到现有的组织文化而受到反抗,因此必须是技术、组织结构、组织文化共同协调发展。

正因为如此,我们认为企业数字化不仅是一个信息工具应用的技术问题,而是一个涉及企业组织许多方面的系统工程。

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