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第19章 5S活动法

从小事做起

5S活动最早起源于日本,并在日本企业中得到了广泛应用。

5S活动的对象是现场的“环境”,它对生产现场环境进行全局、综合考虑,并制订切实可行的计划与措施,从而达到规范化管理。

5S即Seiri(整理)、Seiton(整顿)、Seiso(清扫)、Seikeetsu(清洁)和Shitsuke(素养)这五个英文单词首字母的缩写。开展以整理、整顿、清扫、清洁和素养为内容的活动,通常被称为5S活动。

“5S管理”的思路非常简单、朴素,它主要针对企业中每位员工的日常行为提出相应要求,倡导从小事做起,力求使每位员工都养成事事“讲究”的习惯,从而达到提高整体工作质量的目的。

素养是5S活动的核心和精髓,如果没有职工队伍素养的相应提高,5S活动便难以开展和坚持下去。

企业推行5S管理,主要是从各个方面进行整顿,并强化员工文明生产的观念,使企业中每个场所的环境、每位员工的行为都能符合5S精神的要求。

整理和整顿

一些没有推行5S的工厂,领导或员工即使感觉到生产现场比较脏——地板上一层黑黑的垃圾、油渍、铁屑……零件、纸箱胡乱堆放在地板上;人员、车辆在拥挤狭窄的过道上穿插……

员工在这样的工厂里,当然是越干越没劲,也只有当一天和尚撞一天钟,要么另栖他枝。这样的工厂只会生产问题和制造麻烦,即使引进很多优秀的管理方法也很难见成效,所以还是先从简单实用的5S着手!

首先把需要与不需要的人、事、物等区分开,再将不需要的人、事、物进行相应处理。

其主要特点是对生产现场的现实摆放和各种物品进行分类,区分什么是现场需要的,什么是现场不需要的;其次,对于现场不需要的物品,诸如剩下的原材料、半成品,切下的料头、切屑,以及垃圾、废品、工人的个人生活用品等,要坚决清理出生产现场,即要坚决把现场不需要的东西清理掉。

对于车间里各个工位或设备的前后、通道左右、厂房上下、工具箱内外,以及车间的各个死角,都要彻底搜寻和清理。认真做好这一步,是树立良好工作作风的开始。

日本有的公司还提出了这样的口号:效率和安全始于整理!通过整理可以达到:改善和增加作业面积;工作现场无杂物,行道通畅,提高工作效率;减少磕碰的发生,保障安全;减少了操作中由于乱放、混料等引起的差错事故;有利于减少库存量,节约资金;改变传统作风,提高工作效率。

整理之后是整顿,整顿时必需物品与非必需品一定要区分开,在工作岗位上不要放置不需要的物品。对每件物品都要确认是不是必要的,是不是非这样放置不可,同时要对马上用到的、暂时不用的、长期不用的加以区分,即把需要的人、事、物加以定量、定位。之后,对工作现场需要留下来的物品进行科学合理的摆放,从而为工作需要带来方便。

必需物品一定要放在任何人都能立即取到的位置。从这个意义上说,整顿其实也是研究提高效率方面的科学。它研究怎样才可以立即取得物品,以及如何能立即放回原位。任意决定物品的存放并不会让你的工作速度加快,只能使你的寻找时间加倍;你必须考虑分析怎样拿取物品更快捷,并让大家都能理解这套方案,遵照执行。

整顿活动要特别注意如下要点:

首先,物品摆放的位置要科学合理,以便于寻找的时间减少为最少,消除因混放而造成的差错。例如,根据物品使用的频率,经常使用的应放得近些,偶尔使用或不常使用的则应放得远些。

其次,物品摆放最好要可视化,出现异常(如丢失、损坏)能马上发现,摆放不同物品的区域最好采用不同的色彩和标记加以区分。

干干净净惹人爱

5S活动法另外两个重要内容是清扫和清洁。

清扫首先要求将岗位变得无垃圾、无灰尘,干净整洁,使客户满意,员工心情舒畅。这项工作需要公司所有人员共同来完成,最好能分配每个人应负责清洁的区域,分配区域时应该绝对清楚地划清界限,不要空下无人负责的死角。每个人都要对自己的区域认真负责,因为在生产过程中会产生灰尘、油污、铁屑、垃圾等,它们不但会使设备精度降低,影响产品质量,同时,脏的现场还会影响人们的工作情绪,使人不能专注于工作。所以,必须通过清扫来清除那些赃物,创造一个全新的工作环境。

清扫时要把握以下要点:

首先,工作场所要保持干净、整洁、明亮,设备出现故障时可以马上修理,防止其在使用中“罢工”;任何异常,包括一颗螺丝掉在地上都可以马上发现。

其次,工作中使用的物品,如设备、工具等,要亲自清扫,而不要有依赖心理,最好不增加专门的清扫工。

再次,对设备清扫时要着眼于对设备的维护、保养,即清扫设备时要做好设备的润滑工作,清扫也是一种保养。

最后,清扫也是为了改善工作条件,如清扫地面发现有飞屑和油水泄漏时,要查明原因,并及时采取措施加以改进。

要经常坚持做好整理、整顿、清扫工作,并使之成为一种制度和习惯,决不能半途而废。在经过整理、整顿、清扫三个环节之后,需要认真维护,使现场保持最佳状态。清洁,是对前三项活动的坚持与深入,从而能持续保持一个良好的工作环境,使职工能愉快地工作。

清洁活动中要着重做好以下几方面的工作:首先,车间环境不仅要整齐有序,而且要做到清洁卫生,从而有利于提高工人劳动热情。

其次,不仅要做到物品清洁,而且工人本身也要保持清洁,如除工作服、仪表要保持整洁外,工人还要及时理发、刮须、修指甲、洗澡……做好个人卫生工作。

再次,工人不仅要做到形体上的清洁,而且要做到精神上的“清洁”,待人讲话要礼貌,要尊重别人。

最后,尽量不要使环境受到污染,即时消除混浊的空气、粉尘、噪音和污染源。

素养是5S活动的核心

素养也可以称作教养,努力提高人员的素养,即在工作中要严格遵守规章制度,并养成良好的生活和工作习惯及作风,这是5S活动的核心。

没有人员素质的提高,各项活动就不能顺利开展,即便开展了也不可能长久地坚持下去。所以,抓5S活动,要始终着眼于提高人的素质。

对于规定了的事情,员工按照要求去做,并致力于创造一个良好的工作环境,若绝大多数员工对以上要求付诸实践的话,个别员工和新人也会抛弃不良的习惯。人性化管理时代,需要人们有更高的合作奉献精神和职业道德素质——互相信任,管理公开化,透明化、勇于自我检讨、反省,处处为他人着想、为他人服务等等。

建立清洁有序的企业

日本工厂一向以清洁和井然有序著称。通过实行5S活动法,他们把严格的秩序观念灌输给工人,特别是管理层。

5S活动法背后的逻辑是,工作场所的清洁、有序和严格的纪律是生产高质量产品,减少或杜绝浪费,提高生产率的基本要求。

在日本工厂,工作中凡是和生产过程有关的物品都需要清理干净并做检查;实行分片包干,并规定打扫次序和要检查的问题;一旦打扫和检查办法制成了表,就要立刻实行,以保证生产过程的正常进行。

整齐和清洁反映了全面效率。为此要充分运用5S法的预防步骤:预防性清除、预防性整顿、预防性打扫。同时,需要了解工厂的弱势所在,并全力以赴去改变它们,发扬工厂的强项。通过掌握5S法的前三个要点及加强标准化,工厂就能成为典型的5S工厂只要每个人都出把力,工作场所就能始终保持干净清洁。窍门在于首先要记住三“无”原则:无非必需物品、无乱堆乱放、无尘土。在所有5S步骤中,最复杂的要算整顿工作,其中复查很重要,最好用表格做一些相关的评估。

其次要记住有三大块地方必须打扫:仓库区、设备和周围环境。最好把工作场所划分成小块区域以作为分配单元,然后列表排定值日顺序。确定各个人的清洁时间、地点和清洁内容。把责任图和时间表挂在人人都能见得到的地方。同时要建立起每日5分钟打扫习惯,听起来5分钟太短,但如果打扫效率高,做出的成绩会让你吃惊。

所以要使自己的企业成为真正的5S企业,必须在多方面做好工作,因为这样做不但在行业内会被称赞为最干净、整洁的工场,让人们感到心情舒畅,招揽更多的忠实顾客,因此也提高了企业的知名度,很多人慕名而来参观,大家争着来这家公司工作,同时,人们也以购买这家公司的产品为荣。

开展富有建设性的批评

开展富有建设性的批评是实施5S的基础步骤。最理想的做法是创造一种工作环境,在此很容易就能看出其中的缺陷,并可以及时采取相应的措施补救。最好将这个场所的卫生等情况列成表,并张贴在每个人都能看得见的地方,同时奖励成绩最佳的作业区的员工,激励他们进一步改进。

这样可以让人们正确地按照规定的要求去做,当然在你这样做的同时,别总是想“东西很乱,我得把它整理好”,应该想“东西很乱,怎么造成的呢?”“为什么仓库凌乱不堪呢?”或许你会发现造成这种问题的一些原因:首先、放料的地方不固定,或者不够明确。这时要特别注意运用5S的几个要点。

其次、没有遵守规章制度。因此应在全厂上下加强工作纪律。

再次、存放的物品过量,超出了5S三要点的要求。此时要制订只存放必需物品的库存制度。

5S活动中,建设性批评无助于防止事故的多次发生。事故和失误的数量减少只能通过系统化的教育和严格的纪律来。

在这方面,工厂每年应花几个月时间在全厂贯彻5S。可以举办各种类型的活动,包括5S研讨会和5S竞赛;厂长和其他上层领导最好一月巡视一次工厂,并对每部门的5S进展做出评价;创办一份5S简报,以此来对全厂的5S工作进行宣传或进行全面教育。这些都可以起到理想的效果。

我们有必要创造一种使人心情愉快的工作环境。因为这种喜悦的心情并不是公司带给我们的,而是我们自己创造出来的,我们应为此感到自豪和骄傲。

“人造环境,环境育人”,员工通过对整理、整顿、清扫、清洁、修养的学习,使自己成为一个有道德修养的职业人,这时,整个公司的环境面貌也随之改观。

应用于实施ISO9000的企业

实行5S管理有许多可取之处,同时,也可将其应用于实施ISO9000的企业中。实践证明,将5S管理作为实施ISO9000的辅助方法,在实施ISO9000的企业中起到了良好的促进作用,是一种切实可行的管理方法。

企业实施ISO9000,首先需要营造一种“人人积极参与,事事符合规则”的良好氛围,这恰恰也是ISO9000咨询工作的重点和难点。5S的推行在这方面起到了显著的推动作用,这是因为,5S各要素所提出的要求都与员工的日常行为息息相关,比较容易被他们接受,而且执行起来难度也不大,有利于调动员工的参与积极性,从而更容易带动企业的整体氛围。

实施ISO9000所产生的效果需要经过一定的潜伏期才能表现出来,而现场管理的效果却是立竿见影的。在推行ISO9000的过程中,可以通过导入5S在短期内获得良好的现场管理效果,并可以增强企业中各个阶层的信心。5S注重从小事做起,不放过每一个环节,而与产品质量相关的各项工作都离不开这些环节。因此每位员工都要养成按要求工作的习惯,因此产品质量也就得到了保障。反之,即使ISO9000的制度再好,没有好的工作作风,产品质量的提高就无从谈起了。

通常,在企业中推行5S要先后经过确定推行组织、制定激励措施、培训和宣传、全面执行5S、监督和检查几个环节。

——确定推行组织

这是企业5S成败的关键环节。任何一项复杂的工作,都特别需要有专人负责组织开展,推行5S也不例外。实施ISO9000的企业内通常会设立一个类似于ISO9000领导小组的机构,在通常情况下,让该机构来承担推行5S的职能是比较合适的。

——制定激励措施

实施ISO9000的企业往往会制定相应的激励措施,在制订该措施时应纳入有关5S的激励内容。按照ISO9000的要求,这些措施便可认为是企业内部的“法律”,有了明确的书面文件,员工就会知道哪些应该做,哪些不应该做。类似于企业实施ISO9000一样,实行5S同样也要编制相应的书面文件,这些文件均可列入ISO9000质量体系文件的相应范畴中。

——培训和宣传

很明显,在此过程中培训的对象是全体员工,主要内容是基于5S基本知识,以及本企业的5S指导性文件。宣传则起着潜移默化的内在作用,旨在从根本上提升员工的5S意识。本环节可与实施ISO9000的文宣阶段结合起来进行。

——全面执5S

这是推行5S的实质性阶段。员工的不良习惯能否得到有效改善,能否在企业中建立起一个良好的5S工作氛围,这个阶段显得尤为重要。本环节可与ISO9000质量体系运行阶段结合起来进行。

——监督和检查

这个阶段的目的是在推行5S的过程中,通过不断监督、检查,使企业的5S相关文件在每位员工心中留下“深刻的烙印”,并最终在工作中形成个人的习惯。本环节可以与ISO9000质量体系中的内部质量审核活动结合起来进行。

综上所述,在实施ISO9000的企业中推行5S管理,不但可以充分利用ISO9000的原有资源及一些成功的经验,而且可以对ISO9000的正确实施起到积极的促进作用,是一项非常值得企业推广的工作。

5S活动的后续工作

在5S活动中,良好工作环境的形成,不能只靠添置设备,或指望上级的管理。应当充分依靠现场人员,由现场的工作人员亲自动手为自己创造一个整齐、清洁、方便、安全的工作环境,使他们在改造客观世界的同时,也改造自己的主观世界,产生“美”的意识。逐步培养他们现代化大生产所要求的遵章守纪、严格要求的风气和习惯。

开展5S活动时,会从生产现场清理出许多废弃物。其中,有的只是在现场无用,但可以用于其他地方;有的虽然是废物,却可变废为宝。这些都应想方设法加以再利用,需要报废的也应按报废手续办理并收回其“残值”,切不可当做垃圾一扔了之。对于那种大手大脚、置企业财产于不顾的“败家子”,应及时加以批评、教育,情节严重的要给予适当处分。

5S活动开展起来比较容易,可以搞得轰轰烈烈,在短时间内可以取得明显的效果,但是要坚持下去,并不断优化就不那么容易了。不少企业曾发生过“一紧、二松、三垮台、四重来”的现象便是好的例证。

因此,开展5S活动,贵在坚持。为将这项活动坚持下去,企业首先应将5S活动纳入岗位责任制,应使每一部门、每一人员都有明确的岗位责任和工作标准;其次,要严格、认真地作好检查工作,以及评比和考核工作,将考核结果同各部门和相应人员的经济利益挂钩;再次,在检查考核后,还必须针对具体问题,提出改进的措施和计划,使5S活动坚持不懈地开展下去;最后,要通过检查,不断发现问题,不断解决问题,从而通过这种往复循环来不断提高现场的“5S”水平。

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