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第10章 用汇报和上司沟通

和上司的沟通是很多职场中人最头疼的事情,人们总是希望找到一种更好的方法来处理和上司的这种沟通尴尬。其实,上司作为你事业的参与者,你们更多的共同点应该是在工作上,因为是上下级的关系,所以向上级汇报工作就成了一个很好的沟通方式。用汇报的方式和上司沟通,一定要注意态度和方法,否则既达不到沟通的效果,还会影响你在他心目中原本不错的印象。

汇报时的基本态度

向上司汇报时首先要把握好几个基本态度:

第一,尊重上司,但不能吹捧上司。作为下属尊重上司是分内之事,一定要充分尊重上司,在各方面维护上司的权威,支持配合上司的工作。在上司遇到难题时要及时适当地予以解围。有时候上司处于矛盾之中时,下属要主动出面,勇于接触矛盾,承担责任,排忧解难。但不能毫无理由地吹捧,这种虚假的做法反而让上司产生反感心理,本能地产生抗拒情绪,对你的汇报他很可能就只是应付,甚至充耳不闻了。

第二,要学会向上司请示,但不能事事都请示。每一个员工在自己的职责范围内做好本职工作,并大胆创新,提出建设性意见,这些都是上司所欢迎的。适当地向上司请示,既能让上司更了解工作的进程,适时地给你指导和帮助,又可以使你的工作完成得更顺利、更完美。但注意不能事事请示,遇事没有主见,大小事不做主。否则,上司就会觉得你办事不力,没有主见,不敢承担责任。该请示汇报的必须请示汇报,但绝不要依赖、等待。

第三,汇报要及时主动,但不能越权。每一个人对工作都有自己的见解和自己认为适合的方法,因此,对工作要积极主动,敢于直言,善于提出自己的意见。尤其不能当“收音机”、“应声虫”,更不能唯唯诺诺、四平八稳。很多员工以为:上司叫怎么做,我就怎么做,出了问题反正是听上司的,上司会承担责任。这是不对的,勇于承担责任的人才是上司需要的人。另外,还有的员工自恃高明,对领导的工作思路不研究、不落实,甚至另搞一套,阳奉阴违。工作做好了,上司也不会给你记头功;一旦搞砸了,那你的麻烦就大了。当然,下属的积极主动、大胆负责是有条件的,要有利于维护领导的权威,维护团体内部的团结,在某些工作上不能擅自超越自己的职权范围。

汇报时的技巧

仅有汇报态度是不够的,还需要掌握一定的汇报技巧,只有将二者巧妙结合起来才能达到利用汇报和上司沟通的目的。

第一,找准时机。当自己的工作已经取得了初步的成绩,进展到了一定的阶段,有了新的开始,这时,向上司汇报自己前一阶段的工作和下一步的打算,这是十分必要的,一方面可以让上司能够了解你的工作成绩和将来的发展,另一方面还可要求上司给予必要的指导和帮助。

第二,营造氛围。向上司汇报工作,虽然是讨论工作,但也不必搞得太严肃紧张,这样反而会影响双方的心态,进而影响汇报的效果。所以,要先缓和营造有利于汇报的氛围。汇报之前,可先就一些轻松的话题作简单的交谈。这不但是必要的礼节,而且汇报者可借此机会稳定情绪,理清汇报的大致脉络,打好腹稿。这些看似寻常,却很有用处。

第三,汇报要具体。汇报工作要有条理性和逻辑性,切忌想到哪儿说到哪儿,讲到哪儿算到哪儿,不可“眉毛胡子一把抓”。这样不但缺少重点,也会漏掉关键内容。一般来说,汇报要抓住一条线,即本单位工作的整体思路和具体工作;展开一个面,即分头叙述相关工作的做法措施、关键环节、遇到的问题、处置结果、收到的成效等内容。

第四,突出中心。汇报工作要突出重点和中心,不能泛泛而谈,也不要力求面面俱到。通常,汇报者可把自己主管的或较为熟悉的情况、掌握全面的某项工作作为突破口,抓住工作过程和典型事例加以分析、总结和提高。

第五,简洁明了。一个有效率的下属是上司欣赏的,你的辛苦都是为了完成工作,可以看做是分内之事,但如果你极力渲染这些,就会给上司留下不好的影响。因此,不要带着邀功的心态,极力强调自己工作的难处。此外,一般上司都很忙碌,所以,把汇报做得简明扼要才能够令你的上司赏识。

第六,用上司的眼光看问题。由于员工和上司之间存在很多差异,因而换位从上司的角度来看待你的工作,可能会使你汇报的内容更为贴近上司的期望。不要试图让上司来体谅你的工作和难处,因为上司考虑的只是工作完成与否,而且他会认为他分配给你的工作你是有能力完成的,如果没有完成,那只能说明你没有尽力,这种情况下,你又怎么能期待上司对你的认可呢?

第七,尊重上司的评价。你对工作的汇报,上司必然会作出评价,无论上司的评价高与不高,即使无法达到你的期望,也要尊重他的评价,不要争论,更不要对上司的评价试图去作出解释,那样只能使问题变糟糕。

第八,及时补充。汇报工作中往往会出现一些小问题和小失误,比如对一些情况把握不准、漏掉部分内容、归纳总结不够贴切等等,这些都是可能的。但是出现问题和失误,就要及时弥补,加以修正和补充,不要让这个问题和失误沉积下来。还有,在汇报完后,一般上司会给予评价,他的评价其实就是一种反馈,从中可以知道上司对哪些地方还不是很清楚,你可以补充介绍,或提供补充材料,加深上司对你所汇报工作的全面了解。

第九,做“厚脸皮”。向上司汇报,不一定听到的都是鼓励和表扬,还会有批评。上司指出你工作上的不足,你应该认真听取并积极改正。有时候,由于上司情绪不佳等原因,你的汇报无法从上司那里得到良好的反馈,的确是很影响积极性的。其实,上司并不是真的要“折磨”下属,只是没有意识到自己的做法对下属的影响。所以当上司反馈不佳时,你首先需要作个判断,是否有可能让上司意识到他的问题所在;然后,你要么在合适的时候提醒上司、改变上司,要么做个“厚脸皮”的人,从心理上增强受挫能力。值得注意的是:不论上司的言行举止是否合适,履行自己工作的职责都是最关键的。

作为下属,可能避免不了和上司谈谈、汇报自己的工作,这也常常是人们在工作中难以把握的一件事。如果经常找上司聊聊,固然可以使其了解自己的工作情况,了解自己的能力,加深对自己的印象。但是,找多了,有时也会招惹上司烦心,以至于讨厌自己,而且也容易给同事们留下一个爱拍上司马屁,或喜欢走“上层路线”的坏印象。因此,向上司汇报工作要把握好“度”。也就是说,找多了不好,但完全不与上司接触,也并不是明智之举。应当适度,不过分。其实,汇报只是一种形式,更重要的是你所汇报的内容如何,是不是真正让上司感兴趣,是不是真正有意义,这才是关键。

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