选择最佳的时机和最好的方式和员工沟通——只有这样，才能达到最好的沟通效果，只有这样才能够了解员工的真正需求并且及时的为其提供较好的服务。
一名优秀的领导懂得什么时间与人沟通和怎样与人沟通。
1.当领导发现员工的情绪处于低潮或特别脆弱，容易陷于精神崩溃的状态时，要及时抚慰。
2.对刚遇到挫折和失败的员工仍要把一些工作交给他去做，否则他会产生领导已经不再信任他的感觉，这将伤害他的自尊心。这时领导可以暂时不去催他完成这些工作，要告诉他时间还很充裕。但是对于那些时间紧迫的任务，必须明确的告诉他：如果他在一个星期以后，还不能把工作完成，那么他将会面临减薪或被解雇的处罚。
3.偶尔放下手头的工作和员工进行亲切的交谈，以此来消除员工的恐惧心理，使他暂时远离手头工作的烦恼。
4.领导可以利用与员工闲聊的时候，最好是只有你们两个人时，把你自己处于低谷时的情形讲给员工听，对他说谁都会经历一些磨难和挫折的，这是一种意志的锻炼。
5.领导把已经完成的工作结果或是自己的工作设想摆在员工面前，诚心诚意地听一听他的评判，这将对他以及自己都是极其有益的。
6.以前员工曾经取得过很多成绩，同事还不知道，领导可以把这些成绩提出来对员工在公众场合进行表扬。
7.当员工处在低谷状态的时候，他的体力、脑力和精神状态都无法和正常情况相比，此时迫切需要获得适时适度的激励。
一般情况下，休息时间的沟通效果要比工作期间的沟通更好。这种沟通的机会必须是人为制造出来的，如企业组织的活动。
领导常会希望员工与自己有相同的嗜好，但很少去参加员工的各种活动。例如：大部分企业的体育活动，都会利用星期天，以排球、网球、羽毛球等比赛方式来举行。而通常领导很少出席这一类活动，即使有，也是在场面上应付一阵子就走了。几乎很少有领导会积极地参与员工的各种活动。因此，在企业内年轻人与领导之间往往缺乏深刻的了解，于是产生了员工与领导思想上的鸿沟。
其实，利用各种娱乐活动与员工交流沟通，是管理者的最佳领导艺术。管理者不要在乎自己球技如何，或者对体育一窍不通，也应该借此机会，和年轻人多接近。只要诚心加入，年轻人必然会向你敞开胸襟，竭诚地欢迎你。
与员工一起娱乐，并非一定限于体育活动，其他如下棋、聚餐等也是一样的，想要多了解员工，就要利用更多的机会去接近员工，和员工进行沟通。只可惜，多数的管理者并不重视这些，不愿意抽出一些时间和员工亲近，宁愿自顾自地打麻将、打高尔夫球。这些人不懂得怎样赢得员工的信任和忠心，实在是不够资格称作主管。
管理者在与年轻员工一起参加活动时，有两个项目是不适宜的：
一是麻将——打麻将很容易上瘾，甚至变成恶性赌博。经常熬夜打牌，也会影响第二天上班的精神，同时，嗜赌成性后很可能会欠下赌债，一时无法偿还，遂铤而走险，造成终身无法弥补的憾事。
二是高尔夫球——这是需要花费大量时间和金钱的运动，不是每个人都玩得起的，这一点管理者首先要替员工着想。
其他尚有许多不合适，或不正当的活动，也是应该避免的，作为管理者要仔细斟酌。
总之，管理者和员工一起活动，就要找一些健康、花费少而且是很有意义的活动，例如：钓鱼、郊游、烤肉、下棋……
管理者与员工在各种非正式的活动与场合中进行交流沟通，需要注意以下几个方面：
1.对对方所谈的主题没有兴趣，或者被对方的姿态所吸引而忽略了对方所讲的内容。
2.当听到与自己意见不同的地方，就过分激动，以致不愿再听下去，对其余信息也就此忽略了。
3.过多注意造作掩饰，而不重视真情实质。
4.分心于别的事情，心不在焉，或者在听别人讲话时还思考别的问题，顾此失彼。
5.过分重视条理而对欠条理的人的讲话不够重视。或者仅注意事实，而不肯注意原则和推论。
6.当对方的言词带有感情时，则听力分散。或者对较难的言辞不求甚解。
许多成功企业家的经验证明：在活动中跟员工交流，常常能达到事半功倍的效果。
