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第22章 预警危机干预

干预一:建立预警。要想在危机来临时做到不被动,仅有危机意识是不够的,还要建立危机预警系统。建立危机预警系统,及时捕捉企业危机征兆,及时为各种危机提供切实有利的应对措施。主要应做好以下工作:

1.组建危机管理小组。只有做好组织上的准备,有备而无患,才能更好地应对危机。小组的主要作用在于全面清晰的对企业可能面对的各种危机进行预测,为处理危机制定有关的策略和步骤;对企业所有的员工进行危机培训,使每一位员工都有危机意识;在遇到危机时,能够全面、快速地处理危机,并能够监督危机的发展及有关公司政策的执行;在危机结束时,能够及时调整公司的各种行为,运用各种手段恢复公众对公司的信任,重新塑造公司的美好形象。

危机管理小组应包括以下成员:

企业领导:企业领导拥有公司资源的最大使用权,有着最终的决策权。高层的直接参与,有助于减少危机发生时的混乱,保证尽快、权威地解决危机。

专业人员:(包括企业部工作人员、企业的合作公关公司)是危机经营的具体执行者,负责危机经营程序的优化和实施,是必不可少的。

专业智囊团:专业智囊团具有丰富的危机处理经验,能给处于危机中的企业提供专业的指导和意见。

生产、品质保证人员:他们熟悉生产流程,在产品出现问题时容易查出问题的根源,便于答复来自公众,特别是消费者和媒体的疑问。

市场销售人员:熟悉产品的流通渠道,在产品出现问题时容易找到出现问题的环节。

财务人员:危机处理一般需要软文的发布以及召开发布会进行解释或者道歉工作,这些都需要费用的支持。

人力资源部:确定公司危机期间新闻发言人的人选。

法律工作者:法律工作者熟悉企业日常运作过程中可能出现的各种法律问题,知道企业在面对问题时应该采取的步骤和程序,便于保证企业行为的正确性。特别是在转型期的中国,公众的法律意识逐渐提高,企业随时面临各种诉讼,金额索赔,法律工作者能够尽早帮助企业解决。

热线电话接待人员:热线电话往往是消费者的第一投诉渠道,这时接待人员的态度是非常关键的。处理得好,危机有可能被消除在萌芽状态。处理得不好,不但不能使消费者满意,而且加大危机的爆发率。

2.建立危机警报体系,确定危机级别。针对不同的危机状态,采取不同的处理方法。很多企业没有建立危机警报体系和确定危机级别,给危机的处理带来很大的混乱和不便。企业必须制定危机级别,并制定相应的危机处理方法,只有这样,才能在危机来临时,做到“兵来将挡,水来土掩”。

企业可能遇到的各类危机可以分为三级:一般事件、紧急事件和重大事件。

一般事件:由于产品或者包装一般性质量问题、服务不够规范、消费者使用产品不当,而非产品质量问题等引起的消费者投诉等。

紧急事件:产品质量问题引起消费者生病或向消费者协会投诉,新闻媒体接到消费者的举报向公司进行查询,遭到地方政府的查询,不利于公司形象和品牌信誉的谣言存在等。

重大事件:产品质量问题致消费者死亡,新闻媒体直接对公司进行曝光,严重损害公司形象的谣言,各种司法诉讼和重大的突发事件等。

3.确立处理程序和实施细则。当各种突发事件发生时,公司应该采取什么样的对策,通过什么样的程序进行有效处理,确定什么人在什么时间做什么事,这是危机预警系统建立的关键,是公司实施危机管理必须重点考虑的问题。

在确立处理程序和实施细则时,必须遵循以下几大原则:

全面:对公司可能发生的所有危机按照性质、程度进行分类,然后给出具体的对策。

细致:所有制定的程序和细则必须细化,危机发生后公司采取的每个步骤和每个操作环节必须设计出来。

明确:所有制定的程序和细则在用词上必须明确,避免出现歧义,比如尽量避免使用“马上”、“原则上”、“一般情况下”等。

可行:所有制定的程序和细则在操作中具有可行性。

干预二:定时演习。危机演习的目的是评估危机预警系统的各部分能否有效地实施。危机演习可以看到各种危机状态下,公司的运行情况及适应性,找出危机预警准备中的不足,可以及时改善这些不足,提高应急处置工作水平,确保公司在危机状态下,能够良好运行。

但直至现在,我们的很多企业仍没有意识到这一点的重要性,企业往往花费了大量的人力和物力制定了危机预警系统,以为万事大吉了。殊不知,在危机状态下,公司的各个部门并不能很好地协作,发挥不出期望中的效果。

干预三:特别处理。危机发生后,48小时内我们着重做好以下方面的工作:通报、协调,并与媒体、公众、合作伙伴做相关沟通。

1.通报。

根据危机预案中的名单逐一进行信息通报,确保危机处理指挥系统得到相关信息。

确保上级领导了解此次危机事件及本部门的对策(包括媒体的反应)。

从危机传播角度进行初始阶段的评估并通报领导层,提出下一步的政策与建议。

核心原则是:第一时间、准确可信。例如:三鹿集团宣布破产就是在第一时间进行宣布,使人们感觉准确可信。

2.协调。

立即联络中央和地方的各级合作伙伴。

如果涉及犯罪调查,立即联系公安和司法部门。

指定新闻发言人。

根据预案发布预警通报,如有必要增派传播人员。

与危机处理中心联系,让他们知道你已经在开展工作。

3.媒体。

第一时间:起草声明,告知媒体本公司已经接到有关危机的信息,并且正在采取对策积极做出回应。

准确:监控媒体,一旦发现有误讯,立即要求媒体更正。

可信:告知媒体如何获取本公司更新的信息(包括下一次新闻发布会在什么时候、负责接受媒体垂询的值班电话、获取最新信息的网址)。

只提供事实,不做猜测,确保与合作单位口径一致。

4.公众。

立即开通免费咨询电话(根据具体情况来决定是否需要24小时全天候服务)。

把向媒体发布的第一条声明当作向公众发布的第一条信息来精心准备。

确保在首次声明中表达对公众的同情,告诉公众政府部门已经知道了他们所关心的问题。

通过核心的情况以及其他的信源,向公众证实其准确性和权威性。

提醒公众注意,本公司已经采取了适当措施来缓解危机,但解决危机还需要时间,需要一个过程。

深入群众或者用电话与公众进行电话访谈,从而获知谣言与舆论走向。

5.合作伙伴。

把声明发送给相关的合作伙伴,表明记挂着他们。

使用预先设立的信息通报系统(最好通过群发的电子邮件或短信)。

根据预案,建议上级领导给重要的合作伙伴领导打电话,通报应对危机的措施,争取获得合作伙伴的支持。

通过内部通信系统通告合作伙伴的有关员工:本公司已经采取对策,请求他们给予必要的支持。

勇气为旗,信心为王。面对严峻的形势,信心比黄金和货币都重要。尽管危机和挑战前所未有,但我们已具备应对危机、战胜困难的基础和条件。

“冬天来了,春天还会远吗?”

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