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第23章 账簿(1)

账簿及其分类、账簿的记账规则、错账更正方法、对账和结账的内容及方法等。

账簿按用途、结构的分类;

账簿的记账规则;

错账更正的方法;

对账和结账内容及方法。

账簿是以会计凭证为依据,全面、连续、系统地记录各项交易或者事项的簿籍,它由具有专门格式的账页所组成。设置并登记会计账簿,是会计核算的一种专门方法,是会计工作得以开展的基础环节,也是一个单位经营管理和业务活动得以正常进行的重要基础。

如前所述,企业每发生一项交易或者事项,都要取得或填制原始凭证,根据原始凭证填制记账凭证。但是,每张记账凭证只能单独反映一项交易或者事项的基本状况,不能就整个交易或者事项进行连续、系统的反映,不能提供系统的会计核算资料。为了将分散在会计凭证中的交易或者事项系统化,有必要通过登记账簿的方法,将所有交易或者事项按照各个总分类科目和明细分类科目的不同性质加以归类,并依其发生的时间先后顺序加以记录。这样,通过账簿的登记,首先可将复杂的、分散在会计凭证中的交易或者事项系统化;第二,由于对交易或者事项实行分类、系统的记录,企业可以及时了解并掌握其各资产、负债所有者权益、收入、费用和利润的增减变化情况;第三,通过账簿记录,可提供企业财务状况、经营状况变动的资料,如企业的偿债能力状况,现金流量的增减变化情况,成本和费用、盈亏各项指标的完成情况等;最后,账簿记录又是编制财务会计报告的主要依据。完整、正确的账簿记录为编制高质量的财务会计报告奠定了基础。

按照《会计法》规定,企业应根据其交易或者事项的特点设置并登记账簿。设置并登记账簿时,不但要保证能够全面、连续、系统的登记交易或者事项,还要考虑编制财务会计报告的实际需要,力求科学、实用,并与国家统一会计准则保持一致。

账簿的种类依实际需要有不同的形式,从通用性角度考虑,可按其用途结构和外表形式加以分类。

1.1 账簿按用途结构分类

账簿按其用途结构,可以分为日记账、分类账和备查账。

(1)日记账簿

日记账也称序时账,它是按照交易或者事项发生的时间先后顺序、逐日逐笔地进行登记的账簿。利用日记账形式登记交易或者事项,主要目的在于通过逐日逐笔记录,详细地反映全部交易或者事项或部分交易或者事项的发生情况,有利于进行账证、账账的核对及对部分重要资产进行重点管理,确保账簿记录的正确性。企业设置的日记账一般有普通日记账和特种日记账。

普通日记账又称分录日记账,它用来序时确定交易或者事项的会计分录,作为记账的依据。当企业设立普通日记账来确定会计分录时,就不需填制记账凭证。普通日记账的格式和应用已在前面有关章节详述,这里不再重复。

特种日记账是为了反映日常发生的某些特定类型的交易或者事项而设置的账簿。它也是按照某些特定类型的交易或者事项发生的时间先后顺序逐笔记录的一种账簿。比如,企业一般要设置的现金日记账、银行存款日记账等都属于特种日记账。

特种日记账根据业务的性质和账页栏目的多少,又可分为一般特种日记账和多栏式特种日记账。

下面以现金日记账为例,说明一般特种日记账账页的格式以及登记方法。企业的现金收付业务频繁,为了加强对现金收支情况的了解和对现金资产的管理,“库存现金”账必须采取日记账方式,即根据现金收支业务发生的时间先后顺序,逐日逐笔地进行记录。期末结出本期发生额合计,一次过入“库存现金”总账。

多栏式特种日记账是按与记账科目对应的科目设专栏,逐日逐笔地登记某些特定类型的交易或者事项的一种日记账。

登记多栏式“银行存款收入日记账”时,还要将“银行存款支出日记账”的发生额随时转入银行存款收入日记账内,以便及时计算出银行存款的结余额。月末将银行存款的收入发生额合计和支出发生额合计一次过入“银行存款”总账,并将各对应账户的发生额合计过入有关总账。

(2)分类账簿

分类账是按交易或者事项的内容和性质,依据会计科目分户设置的账簿。设置分类账有利于会计人员对交易或者事项进行分门别类的核算,从而使企业各级管理人员随时了解和掌握企业资产、负债、所有者权益、收入、费用、利润变动情况。分类账簿按其分类的详细程度又可以分为总分类账簿和明细分类账簿两种。

总分类账一般采用订本式三栏式账。明细分类账依核算的具体内容不同,其具体格式和登记方法也有所不同。明细账可根据明细科目的经济内容分别选用三栏式明细账、数量金额式明细账、多栏式明细账和卡片式明细账。明细分类账簿一般用活页式账簿。

三栏式,即借、贷、余三栏式明细账主要用于“应收账款”、“应付账款”等科目的明细核算,因为这些科目的明细核算只需提供货币价值指标。

数量金额式明细账一般用于那些不仅需要提供明细的货币价值信息,而且需要提供明细的数量信息的科目的核算,如“库存商品”、“原材料”等科目的明细核算。因为这些明细分类账不仅要提供各种库存商品、原材料的价值,还要提供它们的实物数量。这类账簿中,在借、贷、余三个栏目下,又有数量、单价(或单位成本)和金额等几个栏目。

多栏式明细账一般用于“生产成本”、“制造费用”、“管理费用”等有关科目的明细核算。因为这些科目的明细分类核算不仅要提供某种产品成本或某类费用的总额,还需提供成本或费用构成方面的信息。

(3)备查账簿

备查账簿是对不属于上述两种账簿核算范围的一些事项(账外事项)进行记录的一种账簿,例如代销商品登记簿,委托加工登记簿,租入固定资产登记簿等。

1.2 账簿按外表形式分类

账簿按其外表形式可以分为订本账、活页账和卡片账。

订本账是事先将若干账页固定装订成册的账簿。这种账簿可以避免账页散失,防止账页的随意抽换。总分类账、各种日记账一般都采用订本账。

活页账和卡片账是不需要将账页或账卡固定装订成册的账簿,而是根据记账需要,随时增加或减少空白账页或账卡。但正因为如此,也容易造成账页或账卡的散失。因此,活页账和卡片账也应连续编号,并由有关记账和主管人员签字盖章。

2.1 记账规则

记账是会计核算的一项基本工作,为了保证记账工作的质量,必须遵守记账的一般规则。

(1)账簿的启用规则

每本账簿在启用时,应在账簿扉页的“账簿启用表”中写明单位名称、启用日期、记账人员等,以保证账簿记录的合法性和完整性,并可明确记账责任。

经管账簿的会计人员在调动工作时,应该办理交接和监交手续,在表里注明交接日期、交接双方和会计主管人员的姓名,由移交人、接管人和会计主管人员分别签章,以明确责任。

订本账编有固定页码,使用时不得撕掉账页;活页账的每一张账页开始使用时,应由记账人员编连续账码,并在账页上端空白处签章;卡片账在使用前,应当填写卡片登记簿,以免混乱或散失。

(2)账簿的登记规则

账簿的登记应做到内容完整,数字真实,科目正确,摘要清楚,字迹整洁,并且不漏记、重记。为此必须遵守以下账簿登记规则:

1)以审核无误的记账凭证或普通日记账登账时,为防止重记、漏记,便于查对,应将记账凭证的种类和号数或普通日记账的页数、号数也做相应的登记。同时,在记账凭证或普通日记账上也应注明账簿的页数或用“√”作记号,表示该业务已登账;

2)为了保持账簿记录清晰耐久,防止篡改,记账时必须使用蓝黑墨水书写。红墨水只能在结账划线、改错冲错以及表示余额为负数时使用;

3)账页应按页次编号,并按顺序逐行逐页填写,不能跳行、隔页。每张账页登记完毕尚需继续登记时,应在最后一行结出本页的发生额合计数和余额,在摘要栏内写上“转下页”字样,同时,在次页的第一行摘要栏内写上“承上页”字样,并将上一页的发生额合计数及余额转入,继而登记新的交易或者事项。期末,应按结账要求在账页上结出本期发生额、累计发生额和期末余额等;

4)账簿的记录应保持整洁。为此,记账时要做到正确和清晰。如果记账发生错误,应按规定的方法进行更正,不能有涂改、刮擦、挖补或用退色药水改字迹等行为发生。

2.2 错账的更正方法

如果记账过程中发生错误,应按规定的更正方法给予更正。记账错误更正方法有以下几种:

(1)画线更正法

如果会计科目确定正确,仅发现账簿记录中的数字或文字有错误,可以用这种方法更正。更正时先在错误的数字(全数)或文字上画一条红线,以示注销,但必须使原有字迹仍可辨认,然后在红线上端的空白处记入正确数字或文字,并在红线尾盖上记账人员的章印,以表示对更正负责。例如,把96000误记为69000,则应改为96000,而不得仅改96;再如应记入“银行存款”账户的借方52000,而误记入“银行存款”贷方52000,则应在账户的贷方画线,用蓝字在借方写52000.

这种更正方法适用于会计科目的确定是正确的,而在记入账簿后发现数字或文字错误的更正。

(2)红字更正法

红字更正法适用于以下两种情况:

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