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第40章 合理周到的盘点

专卖店经过每日的营业,在商品大量进货及销售过程中,账面上的存货金额与实际金额往往会产生不一致的现象,通过盘点,才能准确知道账面与实际金额的差距,才能知道哪些商品缺少了,才能了解日常管理中是否存在漏洞,才能确定一定时期商品销售数量,弄清楚所缺的具体商品和数目,并保证商品账面余额与实际余额相符。

盘点是对专卖店现有商品库存实际状况的具体清点。通过盘点可以针对过去商品管理的状态做详细的分析;同时,专卖店可以通过盘点计算出其真实的存货、费用率、毛利率、损耗率等经营指标。因而,盘点作业是必不可少的,盘点的结果是衡量专卖店经营状况好坏的最标准的尺度。

盘点目的及原则

盘点作业是一件非常重要的工作。它的基本目的主要有两个:一是控制存货,以指导专卖店日常经营业务;二是掌握损益,以便经营者真实地把握经营绩效,并及时采取防漏措施。具体地说,盘点作业可达到以下目的:

(1)确定商品的库存数量,并更正账面与实际不符的现象。

(2)督察商品管理的绩效,从而加以改善。

(3)确认专卖店在经营期间内的销售损益情况。

(4)掌握专卖店的存货水平、积压商品的状况。

(5)了解目前商品的存放位置与缺货情况。

(6)发现并清除专卖店已到期商品、过期商品、残次品与滞销品等。

(7)环境整理并清除死角。

同时,商品盘点一般是每月一次,由专门的盘点小组负责。为确保商品盘点的效率,在进行盘点时,应遵循以下原则:

1.真实性原则

要求盘点所有的点数、资料必须真实,不允许作弊或弄虚作假以掩盖问题和失误。

2.准确性原则

盘点过程要求准确无误,包括资料的输入、陈列的核查、盘点的点数,都必须确保正确。

3.完整性原则

所有盘点流程要求区域规划、盘点的原始资料、盘点点数都须完整,不能存在任何遗漏。

4.清晰性原则

盘点过程为流水作业,不同的人负责不同的工作,所有资料必须清楚,书写必须规范,货物的整理必须整洁,才能顺利进行盘点。

5.团队合作原则

为减少停业损失,加快盘点时间,全店人员均需参加盘点工作,因此各个部门必须有良好的配合协调意识,以大局为重。

盘点作业实施流程

盘点的基础工作就是盘点作业的规划,主要包括以下几个方面:

1.盘点前的准备工作

盘点小组依据盘点基准日安排盘点时间,并制作商品存货盘点日程表,以盘点的时间为依据。同时,管理单位协调盘点小组安排适当人选进行盘点工作分派,并制作盘点人员名册。盘点日程表和盘点人员名册应于盘点前两周公告。另外,在盘点作业开始前,还须做好以下几点:

(1)如果是大型的盘点作业,盘点前须提前2~3天贴出告示,把准确的盘点时间告知顾客和协助送货单位,避免造成顾客、送货人员徒劳往返。

(2)在实际盘点开始前2天,专卖店须对商品进行整理,这样会使盘点工作更有序、有效地进行,商品整理包括对陈列商品和库存商品的整理。

(3)专卖店还须在盘点前1日做好环境整理工作,例如:检查各区域的商品陈列、库存商品的位置及编号是否与盘点配置图一致;清除作业场和卖场的死角;将各项盘点设备和工具准备、存放整齐。

(4)单据整理。单据整理包括进货单据、变价单据、净销货收入总汇、报废品总汇、赠品总汇、移仓单整理、商品调拨单据和前期盘点单据等。

(5)准备盘点配置图。盘点配置图包括卖场的设施(货架、大陈列区等)、后场的仓库区等,凡商品储存或陈列之处均要标明位置,将各商品、物料、原料、半成品置放的区域以图示按顺序填入代号,如A、B、C区,以便分区负责实施盘点作业。

2.盘点中作业

盘点中作业可分为初点作业、复点作业和抽点作业三步。在盘点实施时,一定要检查盘点配置图是否有遗漏区域,盘点单内所盘点的项目是否有遗漏的品项、数量,价格是否正确。复点、抽点若有错误,则须由原盘点者重新确认后再更正。

(1)初点作业。在初点作业时,一定要先点仓库、后点卖场;要依序由左而右、由上而下进行盘点。

每台货架或储物柜都应视为独立的盘点单元,使用单独的盘点表,以便于按盘点配置进行统计整理,最好两人一组进行盘点,一人点,一人记录;盘点表上的数据应填写清楚,以免混淆。

不同特性商品的盘点应注意计量单位的不同。盘点时应顺便观察商品的有效期,过期商品应随即取下,并做记录。

(2)复点作业。复点可在初点进行一段时间后进行,复点者须持初点者已填好的盘点表,依序检查,再将复点的数字记入复点栏内,并计算出差异,填入差异栏。

复点人员应先检查盘点配置图与实际现场是否一致,是否有遗漏的区域(独立区域常会漏盘);若使用小贴纸方式,则应先巡视有无遗漏未标示小贴纸的商品,复点无误后可将小贴纸拿下。

(3)抽点作业。抽点作业办法可参照复点作业办法。抽点的商品可选择卖场内死角或不易清点的商品,或单价高、金额大的商品;对初点与复点差异较大的商品要加以实地确认。抽点者必须使用红色圆珠笔,对各小组和各责任人员的盘点结果,专卖店负责人要认真加以检查,尤其关注每一类商品是否都记录到盘点单上,并已盘点出数量和金额。对单价高或数量多的商品,需要将数量再复查一次,做到确实无差错;还要复查劣质商品和破损商品的处理情况。

3.盘点记录后的善后工作

在确认盘点记录无异常情况后,要进行第二天正常营业的准备和清扫工作。这项善后工作的内容包括补充商品,将陈列恢复到原来的状态,清扫通道上的纸屑、垃圾等,善后工作的目的是要保证专卖店第二天能正常营业。至此盘点作业的物理工作就结束了。

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