原料的采购程序是指有关采购工作的管理人员和采购人员的工作流程。一个科学合理的程序可以使采购工作事半功倍，否则，可能会使采购工作事倍功半。
1.确定采购人员
（1）采购人员的素质要求
原料采购工作是一项比较复杂的业务活动，因而对采购人员的素质要求也就相应较高。优秀的采购人员应具有下述几项素质和能力：
较强的公关能力。采购人员要经常与各种人打交道，应付各种复杂的场面，因此，要有较强的应变能力和一定的公关能力。
懂得原料知识。作为采购人员，应该知道各类原料品质特点、性能、应用、产地及一般的保存和加工方法，会识别原料新鲜度及等级标准，尤其是一些高档原料。
采购经验。采购人员应具备丰富的采购经验，以随时应付在采购过程中出现的各种问题，提高随机应变的能力，处于不败之地。
熟悉市场行情。了解市场的基本行情，有助于对市场变化的预测。当今，市场瞬息万变，掌握采购时机这一点特别重要。
熟知采购手续。采购人员要熟知采购手续，如填写订单、货账的记录、开收据、开发票等。
原料采购流程
严格执行采购制度和财务制度，不私自收取回扣，不挪用备用金，转账支票不作他用。
讲究职业道德，不假公济私，不营私舞弊，不徇私情，坚决抵制不正之风。
（2）采购人员的职责
采购人员主要职责如下：
①研究市场，了解物价
采购人员要时时注意市场调查，了解市场供需情况，研究分析物价的波动，了解价格趋势。此外须加强与同业间联系，借以相互交换商业信息。
②从事市场调查，选择理想供应商
由于品名、种类繁杂、价格品质各异，为防范物料中断与确保品质，务必寻找替代品及新产品。因此，如何寻找理想的供应商成了采购人员的大事。
③签订采购条件与采购合约
采购人员从各种商业信息中了解物料供应来源之后，即开始征求供应商报价，从这些不同报价单中详加审查分析以决定采购对象，并制发订购单，研拟采购合约与条件。
④确保货源及时供应与服务
采购合约签订之后，采购人员须不断与供应商保持联系，确保所订购的物料能如期交货，并能得到及时又完善的售后服务。
⑤处理采购单据凭证
制作采购作业所需的单据，如：采购单、请购单、领物单、物品耗损报告单等，并做好文件的登记、保存、统计、分析，以供采购作业的需要。
⑥编制采购预算
采购人员须对各有关部门的采购品编制一份采购预算，供决策者参考，并对各项餐饮采购成本、售价进行分析研究，借以降低成本，维持一定利润。
2.填写采购清单
采购清单是由厨房和仓管人员填写的原料库存情况和小餐饮店需用情况的购货清单。待清单填好后，采购人员将其交由财务人员登记待批。厨房每天根据正常的营业量和客人的预订量来制定请购单。当然，厨房请购的品种是除去仓储已有品种的餐饮原料，通常为鲜活原料。
3.填写订购单
订购单是包括订购原料的数量、项目、单价和金额等内容的单据。待采购清单被批准后，由采购人员填写采购订单。订单批准后即开始生效，成为合法契约。
4.确定供货商
供货商的选择对于采购原料的质量、价格等因素影响甚大。所以，采购人员在采购物品之前，应把本店的采购规格标准发给供货商，再从不同的供货商手中获取原料的报价单或价目表。然后采购人员根据不同的报价、供货商的资金实力、供货商的供货信誉及职业道德，选定最佳供货商。在征集价目表时，要让供货商知道征集价目表的目的，供货商往往为了获得供货机会而相互竞争，纷纷压低销售价格，以保全自己供货地位。这样，小餐饮店就可以得到质优价廉的原料。
5.进行实际采购
在完成上述三个程序内容之后，采购人员就可以制定订货记录簿向供货商订货。该订货记录包括采购的原料、收货、进货、程序等内容，并把这样的一份订货记录交给验收人员，以备收货时核对。当供货商将货物送上门后，则交于验收人员进行验收，当验收完毕后，凡厨房订的鲜活原料，直接交与厨房，由厨房开出领料单。仓库的订货则交与仓库进行库存。
6.处理订货单据并支付货款
验收人员对原料验收完毕后，还必须开具验收单，并在供货发票上签字。同时要将供货发票、原料订购单、验收单一起上交财务人员审核，经审核无误后，支付货款。
7.信息反馈
对原料的采购工作完成以后，为了能对以后的采购工作和原料制作过程有所指导和帮助，采购人员还要进行信息的反馈工作。其信息反馈工作主要包含两个方面的内容，一是将市场的供货行情反馈给厨房，二是将厨房使用原料后的意见反馈给供货商。这样，厨师就能及时掌握市场的货源情况和价格行情，便于在工作中有效地控制成本和开发新产品。
