等到你把自己要做的事情排出优先次序,然后按部就班地去执行的时候,你再也不会手忙脚乱了半天,却把最重要的事丢到了脑后了。
很多人一上班就开始忙碌起来了,他们甚至连吃午饭的时间都很短,即使这样,他们的工作也常常需要加班才能完成。难道是工作太多无法收尾了,还是自己效率太低呢?这样的人有没有,自己究竟在忙什么?
当代管理学之父彼得·杜拉克说过:“必须分清轻重缓急。最糟糕的是什么事都做,但都只做一点,这必将一事无成。”此话一语中的,指出了当代很多员工为何碌碌无为的原因。
一个管理学的大师在给学生们上课。他的讲桌上放这一个玻璃杯,旁边还有一堆小石子。“关于管理的经验我已经悉数都交给你们了,希望你们能够在实际生活中灵活应用。这是我们的最后一课,我们来做一个小实验。”说着他拿起小石子往玻璃杯里放,当玻璃杯再也装不下一颗小石子时,讲师停了下来。他问道:“现在这个玻璃杯里是不是再也装不下什么东西了呢?”学生们异口同声地答道“是”。
讲师笑了笑,又从桌子低下拿出一些小碎石。他抓起一把,放在已装满小石子的玻璃杯里,然后轻轻地摇晃,然后又抓起一把碎石……不一会儿,这一小桶碎石全装进了玻璃杯里。“现在玻璃杯里是不是再也装不下什么东西了?”讲师又问。这回学生们不敢回答得太快,大家都迟疑着。
最后班上有位学生怯生生地细声回答:“也许行吧。”
“很好!”讲师说完后,又拿出一袋沙子,慢慢地倒进玻璃杯里。倒完后,他又问学生:“我还能往玻璃杯里再装下什么东西吗?”“能!”学生们蛮有信心地答道。
“非常好!”教授说。然后,他又从桌子底下拿出一大瓶水,把水倒进看起来已经被小石子、沙子填的满满当当的玻璃杯。
做完这些事情之后,讲师很严肃地问他的学生:“谁能说说,你从这次实验中能得出什么重要的结论?”
班上一阵沉默,过了一会儿,一个学生勇敢地站起来答道:“要是我们抓紧时间的话,完全可以多做一些事。”
讲师点了点头,让他坐下,然后微笑着说:“这也是个道理。但是今天,我想告诉大家关于管理的最重要的知识。”他停顿了一下,说:“我想说的是,如果你不先把小石子放进玻璃杯里,也许以后你永远没有机会把它们再放进去了。因为玻璃杯里已经装满了小碎石、沙子和水。而当你先把小石子放进取的时候,玻璃杯里可能会有一些空间盛其他的东西。通过这次实验,我希望你们能够明白,在以后的职业生涯中,必须先把小石子那样重要的事情放在第一位。”这时,学生们才恍然大悟。
我想,那些终日忙碌的员工不见得能做出多大的业绩,其原因可能就在于没有分清事情的轻重缓急,将小碎石、沙子和水那样的无足轻重的事情先放进了玻璃杯里,因而忽略的关键的事情。
事实上,我们每个人的工作都可以分为四类:紧急并重要的事、紧急但不重要的事、不紧急但重要的事、不紧急也不重要的事。将你的关注点投注在不同的事务上,会导致不同的结果。
多数人会先做“急迫又重要”的事,往往“重要但不急迫的事”会因为一直拖着没有做,有天突然变成“重要且急迫的事”。而且期间,领导可能又会布置新的任务,于是我们又开始停止手边的,按照上级的指示做起来。可见,大部分的人很忙,是因为把应该拿来做计划的时间拿去做急迫的事,使做“重要但不急迫的事”的时间变成0.
正因为这样,我们在上班的时候不得清闲,但总也提高不了工作效率,反而在忙得焦头烂额的时候,让很多重要的事给忘了。德鲁克的话:“最没有效率的人就是那些以最高的效率做最没用的事的人。”我们常常就是这样,会因为太拘泥于小事,而坏了大局。
一个人的能力、精力有限,谁也不是超人,不可能一夜之间解决所有难题,做完所有事情。当一大堆工作同时压到你身上时,按“轻重缓急”的次序依次完成,是最合理的解决之道。暂且把那些杂七杂八的小事搁下,集中精力处理棘手的事情。做好一件事,远比事事都尝试、最终却一事无成要强得多。
学会分清轻重缓急,说起来容易,但做起来,可能花上一辈子都不一定做得好。那么,我们怎样分清轻重缓急?
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意大利经济学家提出了一个著名的“80/20定律”,即在日常生活中,20%的事情就足以决定80%的成就,所以应该先辨别什么是最可能见效的20%的事情。一旦辨别清楚了,用80%的时间做好这些最重要的事情,再用剩下的20%的时间做其他事情。
此外,你可以用“大块时间法则”,把每天要做的事分成“容易的事”与“重要的事”,每天至少要有连续120分钟能专心做事,完全不受打扰。先用前30分钟完成“容易的事”(就是“急迫但不重要”或“不重要也不急迫”)。时间一到,不管有没有做完,就切到规划项目之类“重要的事”上,如果做得起劲,超过90分钟也无所谓。下班之前再根据当前工作完成的进度做进一步的调整。
处理事务分不清轻重缓急是一种对办公时间无谓的浪费。进一步说,它是办公中另一种隐形浪费,它常常把辛勤劳动的成果弄得乱七八糟,它如同包裹在美丽蝴蝶身上的那一层难看的蛹衣,会掩盖住你的一些出色的工作能力。若是你的领导常将小碎石、沙子和水等类的事情交付于你,你便可以建议领导采取这样的工作方式,并把自己的计划表给他看。
我认为,作为一名员工,你的很多工作领导并不十分清楚,你的工作进展怎么样,他可能只是大概地问一下。其实,有很多领导想不到的事情,或是他曾经关注的事情,或是他原来分配给你的事情,他可能由于公务繁忙一时忘记了。况且,公司又不止你一人,他不可能将自己安排那个员工做什么都记得一清二楚。有时候,他只是按照自己看事情的紧急程度去分配任务。这时,我觉得一个有责任感的员工,就要跟领导好好谈谈,向他建议一下自己还有更重要的事情需要处理,而当下领导布置的工作与之相比可能会显得轻微一些,可否容你一些时间,待把关键的事情处理完了再一步步做现在安排的事情。你的领导在拿捏一番事情的轻重之后也会欣然同意的,并感谢你对他工作疏忽的及时提醒,而你也可有条不紊地开始执行了。
俗话说,“好钢用在刀刃上”。如果你想成为一名出色的员工,要准确快捷地完成任务,就得把精力放在重要且紧急的事情。它们的紧急和重要性,要比其他每一件事更甚。
在这个世界上,人都只有一次生命,时间是人类最宝贵的资源。如果你不能善于利用时间,就只能让你的时间在一堆无意义的琐事上浪费。重要的事情,不管花费的时间多与少,都会对我们的生活产生重大的影响。先做重要的事,才会使你在最大限度上接近成功。你的领导也会因为你做事有条理而更加欣赏和器重你的。
第三章 负责任的误区
无论你在什么样的公司工作,又从事着怎样的工作,你不妨扪心自问:我有责任感吗?接下来回顾正在进行的工作以及已经做过的工作,你是否执行不找借口?是否自动自发、尽善尽美地完成工作?