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第14章 勇于负责的人从不抱怨

以下是你缺少的高效工作的方法,分别是:

缺少化繁为简的处事技能

其实你在每做一件事情之前,应该先问几个问题:

这项工作是必须做的吗?是根据习惯而做的吗?可不可以把这项工作全部省去或者省去一部分呢?如果必须干这件工作,那么应该在哪里干?既然可以边听音乐边轻松地完成,还用得着待在办公桌旁冥思苦想吗?什么时候干这件工作好呢?是否要在效率高的宝贵时间里干最重要的工作?这件工作的最好做法是什么?是抓住主要矛盾迎刃而解,收到事半功倍的效果?还是应采取最佳的方法而提高效率?

如果你这样来考虑问题,那么你就会拥有化繁为简的处事技能。

没有工作秩序条理化的技能

工作秩序条理化是防止忙乱、获得事半功倍之功效的最好办法。

(1)保持办公桌整洁。去掉与目前工作无关的东西,确保你现在所做的工作是此刻最重要的工作,所有的工作项目都在档案中或抽屉里占有一定的位置,并把有关的东西放到相应的位置上。

(2)懂得有所拒绝。我们不可能把所有的事情都一个人做完,一个人要学会调整自己,要懂得拒绝。有些事情是不是值得为它去拼命,如果不值得,那么就干脆放掉它,去做其他更重要的事情。要力戒由于有吸引的干扰或因你厌烦了手头上的工作,而放下正在做的事情去干其他呼声较高的工作。一定要保证你在结束这项工作之前,为它采取了所有应该采取的处理措施。万一遇到自己能力范围之外的事,可以集思广益,一起解决。

(3)主动协助领导排定优先顺序。也许你常有“手边的工作都已经做不完了,又丢给我一堆工作,实在是没道理”的烦恼。你该做的是与领导多沟通,主动地帮助主管排定工作的优先顺序,这样便可大幅减轻工作负担。

当你拥有工作秩序条理化的技能后,你还会慌手忙脚吗?

缺少工作方法多样化的灵活技能

(1)找到最佳方法。原有的工作方法未必就是最好的工作方法。对原用的方法加以认真分析,找出那些不合理的地方,加以改进,使之与实现目标要求相适应。

也可在明确的目的基础上,提出实现目的的各种设想,从中选择最佳的手段和方法。

(2)重新排列做事顺序。即考虑做工作时采取什么样的顺序最合理,要善于打破自然的时间顺序,采取电影导演的“分切”、“组合”式手法,重新进行排列。

(3)避免重复劳动。如果有两项或几项工作,它们既互不相同,又有类似之处,互有联系,实质上又是服务于同一目的的,就可以把这两项或几项工作结合起来,利用其相同或相关的特点,一起研究解决。这样自然就能够省去重复劳动的时间。

(4)善于劳逸结合。尽可能把不同性质的工作内容互相穿插,避免打疲劳战,如写报告需要几个小时,中间可以找人谈谈别的事情,让大脑休息一下;又如上午在办公室开会,下午到群众中去搞调查研究。

(5)经常性问题标准化。即用相同的方法来安排那些必须时常进行的工作。比如,记录时使用通用的、明白易懂的符号,这样一来就简单了。对于经常性的询问,事先可准备好标准答复。

当你拥有工作方法多样化的灵活技能后还会糊里糊涂的工作吗?

其实你只要认真抓住工作中的有效时间,并合理利用,你还怕你不会有进取吗?

节约浪费时间的窍门就在你身边

(1)如果这件事情不需要上网就可以完成,把网断掉。

(2)延长查看电子邮件的周期。

(3)如果手头的工作很重要,工作期间不要接电话,回头再打过去就是了。

(4)如果你的工作环境让你不能工作,换个没人打扰的地方。

(5)看电视意味着“这段时间我浪费了也无所谓”。

(6)平衡你的娱乐和工作时间。

(7)时时检查你的时间安排和现在已经进行中的项目。

(8)以小时为单位划分你的工作时间,用更少的时间做更多的事情。

你心不平意不静,即使给你一个专家教授的封号你也无济于事,你只要抓住了专心工作的窍门,你的工作才能更好的完成,甚至你的工作技能才能更快的得到进取。

专心工作的窍门也在你身边

(1)清楚的写下你的目标,放在你的眼皮底下。

(2)多和专心工作的人在一起。

(3)尽量把资源用在主要目标上,把时间花在刀刃上。

(4)回顾总结以往的成功和失败的经验。

(5)清楚明白你想要得到的是什么。

(6)不要太容易放弃。

(7)想象一下成功后的样子,写下来,每天读读。

(8)学会把大事划分为几个阶段,完成一个阶段,再进入下一个。

(9)养成好习惯。

拒绝抱怨,负起自己应负的责任

美国西点军校第三条校规规定:“服从可以赢得绝对胜利!”在企业中,你只要绝对服从上级领导给你的任务,你也可以获得绝对的胜利。

虽然这类话说的太绝对了,但你可以通过下述案例验证是否正确。

美国香烟连锁大王约翰·杜克没有上过正规教育,但他深深地知道坚持与服从的道理。

在他第三家香烟连锁店开业的时候,他的朋友们都来祝贺他。当几位朋友手提着沉重的贺礼来到店里的时候,看到悠闲的约翰·杜克正站在窗口,静静地看着窗外。突然,约翰·杜克像疯了似的,大声对满屋子的人说道:

“我约翰·杜克,今天向在场的朋友们宣誓,我要在我有生之年,将我的香烟连锁店开到两千家。”

约翰·杜克的话刚说完,下面的朋友们都惊呆在原地,不敢相信他们的耳朵刚才听到的是真的。

“约翰·杜克,你是不是疯了,我开着两个连锁店都忙不过来了,你还要开两千个?”一位站在不远处的朋友惊奇的问道。

“是的,我约翰·杜克说到做到!”

“那你不是等于在犯错吗?”朋友继续问道。

“即使是错误的,但我已经决定了,我仍然要在有生之年快速地将香烟连锁店开到两千家!”约翰·杜克继续大声的说到。

在短短几年之后,约翰·杜克充分地利用了美国市场资源,迅速的将连锁店拓展到了一个不小的数目,虽然距两千家仍有一段距离,但能在短短的数年时间内做到这个数目,已经是一个奇迹了。

当关心的朋友再次找到约翰·杜克时,约翰·杜克仍然悠闲的抽着雪茄见他。

“约翰·杜克,你那么多连锁店,你难道一点都不累吗?”朋友焦急的询问。

“你看我,我像很累的人吗?我只是将命令都下达给我的属下了,他们必须严格执行我的每道指令,即使那道指令在当时看来是错误的,但他们也得给我毫无借口地执行完成。”约翰·杜克肯定地说着。

“约翰·杜克,你这样让他们执行,难道他们都能很好的干好吗?”

“是的,他们也有不执行我命令的,我都已经把他们给开除了,那些能够很好地执行我命令的人,现在也成了不小的富翁了,因为他们深知执行下去就有财富,不执行或执行一半就完全没有财富,甚至还浪费了那段宝贵的时间,你说他们愿意不执行吗?”约翰·杜克镇定的说到。

其实,朋友还是不能理解约翰·杜克刚才所说的话,于是就找到了约翰·杜克不远处的一家分店。当朋友看到眼前的事实后,他才对约翰·杜克的说法给予了肯定。

原来,这位朋友看到约翰·杜克这家分店的工作板上,简洁有序地记录着约翰·杜克下达的两道命令。

第一道命令是:店长必须在九时前将昨天的工作报告上交给前来巡查的巡查官,听从巡查官的每道指令,店长绝对服从就能领取比昨天工资高出百分一的工资,连续三十日办到就能多领取百分之三十的工资,违反则按此双倍递减,连续违反就按此连续双倍递减,只允许一个月的期限;

第二道命令是:店员必须在八点前将所负责区域的工作报告交给店长,听从店长的每道指令,店长绝对服从就能领取比昨天工资高出百分一的工资,连续三十日办到就能多领取百分之三十的工资,违反则按此双倍递减,连续违反就按此连续双倍递减,只允许一个月的期限。

就这简单的下级服从中级,中级服从上级的做法让约翰·杜克管理起来既轻松又便捷,所以才能有更多的时间来扩展更多的市场,建立更多的连锁店。而那些坚决执行约翰·杜克命令的员工们则成了仅次于他的富翁,这在当时的美国可是一道让人们津津乐道的新闻。

不必抱怨问题,解决问题才能赢得机会

从这个案例的对话中,你是否看出来了约翰·杜克以及愿意执行他命令的员工成为富翁的诀窍?是的,他们在面对当时即使错误的命令时都能无条件的去执行,最终获得巨额财富。

其实,你在工作中,只要和他们一样,认真去执行企业上级领导指定的任务,你也能获得相应的收获。

你在工作中调整你的执行心态极为重要,只有调整好你自己的执行心态,你才不会在找借口上浪费你宝贵的时间。

你该如何调整你的执行心态呢?方法如下:

将肯定上级命令为出发点,否定其它虚无的想法。

肯定你上级的命令,就是让你忠诚,绝对的忠诚能够换来绝对的收获。虽然有时你上级给你的任务是错误的,但错误也是有相对性的。

例如,你的上级要你执行一个都清楚是错误的任务时,你应该不用过多的去考虑对与错,因为很有可能这条错误的任务就是让你演示给竞争对手看的,或者是企业发展过程中需要这类的错误出现,用这项错误来换取更大的利益。

认真分析执行方法,寻找到最佳执行路线

在你接到上级指令后,你应该保持清醒的头脑,将面前的任务进行条理化分析,划出最节省、最有效、最收益的执行路线或步骤,依次完成。

当然,你在按计划步骤执行的时候,还应该根据不可推测的变化来变化自己的下步行动路线,应该保持最小化的损失或代价来执行完成。

保持执行无借口的良好习惯

在工作中,你虽然短期内未接到企业上级领导给你的最新指令,但你也不要放松与麻痹自己,放松麻痹的结果会让你堕落,最终淘汰出局。

你未接到上级领导最新的任务指令,并不代表他把你忘记了或者不重视你了,而是有多种情况他是不能和你马上解释,甚至是没必要与你解释的。在这种情况下,你就得将手头还未完全处理好的工作先处理到更好,不要等你上级来找你要上次布置的结果时,你再找一堆借口。

你必须将“我能执行,我无借口”的话挂在自己的心里,反复的提醒自己。这样你才能在上级领导每布置一件工作时都能本能地说“我能完成”或“我保证完成”。

将“我能完成”变成“我能很好地完成”

你在执行一件别人认为是细小入微的小事,又或是执行一件别人认为是难以完成的任务时,你都应该有“我能完成”的表态。在激烈的市场竞争中,如果你仅仅能做到“我能完成”的程度,是完全不够的,你还必须有“我能很好地完成”的决心与能力。

为了能将你这句“我能很好地完成”的誓言能在你企业领导面前兑现,你就必须不断提升业务素质和岗位技能。

当你具备了“我能很好地完成”的时候,你才是真正意义上的无借口能执行的优秀员工!

别抱怨别人,自己的行为自己负责

在黑漆漆的陌生地里,如果没有引路的光标,你只能原地打转;在光线不足的小河道上,如果没有发亮的河漂,你也只能摸着石头小心翼翼地过河;你在慌乱无计划的工作中,当你得不到准确的任务目标,即使胆大的你最多能乱冲乱撞,而胆小的你可能会呆在办公室里,终日无所事事。这是多么可悲的局面啊!

但是,假如企业领导给了你一个任务指令后,你就真的能很好地完成吗?你就能将任务指令在规定时间内高效地完成吗?

想看看你的能力,先学习下例案例中的主人翁吧!

乔治年轻时是一家报社的小编辑,乔治能应聘上这家报社确实不太容易。

两个月前,刚毕业的乔治在纽约成千上万条大街上仔细的搜寻着招聘启事,用了一个多星期的时间里,乔治将搜集到的四百多家用人企业放在一起,反复进行对比后,乔治最终决定了上那家以人物为主导播报的报社去应聘。

在经过一番精心准备后,乔治找到了这家报社的主编办公室位置。在主编的办公室里,一位满脸胡子的五十多岁老男人出现在了乔治的身边,并和乔治一起坐在了长凳上。

乔治瞧见眼前这位老头不修边幅,一副邋遢样,让乔治十分反感,他并且刻意地朝长凳的边角上坐去。

“小伙子,你是不是嫌我老啊?”

“不是,您看起来还很年轻。”乔治出于礼貌,违心地说着。

“呵呵,是吗?但是有人说我身上很臭,总叫我臭老头来着。”

“其实您只是一位仁慈的老头。”乔治小心翼翼的说着。

“小伙子,你很不诚实啊!”

“我,我已经发觉您是一位仁慈的老头了,是的,我才发现的。”乔治唯唯诺诺的说着,心里有一种要骂人的冲动。

“是吗?那你能告诉我,你为什么坐在这间办公室里吗?”老头饶有兴趣的问道。

聪明的乔治看了看眼前这位穷困潦倒的老头,不耐烦地说道:“我是这家报社的编辑,我来是和主编校对稿件的。”

“那你见到主编了吗?”

“再您进来之前,他还和我说过一段话呢!”

“那你知道我为什么进这间办公室吗?”老头突然严肃地看着衣冠楚楚的乔治。

“告诉你,年轻人,不要被你眼前的事物轻易蒙骗了,更不要在自己犯错后还继续耍些小聪明,企图掩盖自己的错误!”

“我就是这里的主编,由于我的任务太繁重了,我根本就抽不出时间回去洗澡、睡觉、换衣服、刮胡子,要是有时间,我就能招聘到很多人了!”老头严肃的几句话将乔治说的呆愣在原地。

“小伙子,虽然我现在很缺人手,但我给你的面试题你未能做好,再给你一次机会,希望你能领悟。”老头说完就埋头继续整理着堆积如山的稿件。

“天啦,他到底还要我做什么?怎么做?”乔治出了办公室焦急的自问着。

当焦急的乔治看到眼角处报纸报头下那句报纸主题“将人性展示给每位读者”时,乔治终于明白了大致意思。于是,聪明的乔治动手在一张稿纸上迅速书写着。

半个钟头后,乔治拿着一则“XX报社诚聘编辑”的广告文递给总编老头时,老头满意的点了点头对乔治说道:“小伙子,你总算能悟到我的指令,行,你明天准时来上班吧!”

自那天起,聪明的乔治就在这家报社认真的工作着,只到三十年后的一天,那位总编老头欣然地死去,乔治顺利地当上了总编,并一度成为著名的人物撰稿人。

在乔治总结自己的工作时,乔治这样说:“在与总编一起工作的时间里,总编不会告诉我下一步该去做什么,也不会告诉我下步该在什么时候去做,但我明白,我一定要去做。虽然一时不能明白,但只要站在报社的角度来考虑,你会发现这里或是那里出了问题,又或是我自己还有什么事该继续去做。”

你看完这段故事后,你会发现,乔治在未接到上级领导任何明确的指令时,仍然能够出色地完成任务,并获得上级领导的赏识,最终应聘成功。类似这一番揣摩人心的应聘实在是难住了好多的应聘者,难怪乔治能成为主编最佳后继人选。

其实在现实工作中,如何执行也和案例类似,没有明确的目标会主动地呈现在你的面前,你只能通过自己的认识和分析,总结出你所要明确的执行目标以及执行方法。很多时候你都可以不呆在原地等着上级领导给你来传递任务指令,很多的新任务你都是可以在现实工作中发现的。

记住,这就是你在执行中一道方法:

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