收集
将你能够想到的所有未尽事宜，即GTD（Getting Things Done，即时间管理）中所谓的stuff统统罗列出来，放入收件箱（inbox）中，这个inbox既可以是用来放置各种实物的文件夹或者篮子，也可以是用来记录各种事项的纸张或掌上电脑（PDA）。收集的关键在于把一切赶出你的大脑，这刻只是要记录下所有的工作。
整理
将stuff放入inbox之后，就需要定期或不定期地进行整理，清空inbox。将这些stuff按是否可以付诸行动进行区分整理，对于不能付诸行动的内容，可以进一步分为参考资料、日后可能需要处理的资料以及垃圾几类，而对可付诸行动的内容，则再考虑其是否可在短时间内完成，如果可以则立即行动完成它，如果不行则进行下一步行动——组织。
组织
组织是时间管理中最核心的步骤，主要分成对参考资料的组织与对下一步行动的组织。对参考资料的组织主要就是建立一个文档管理系统，而对下一步行动的组织一般可分为下一步行动清单、等待清单和未来/某天清单。
回顾
回顾也是时间管理中的一个重要步骤，一般需要每周进行回顾与检查。通过回顾与检查，对你的所有清单进行整理和更新，在回顾的同时，可能还需要计划未来一周的工作。
执行
现在你可以按照每份清单开始行动了，在具体行动中可能会需要根据所处的环境、时间的多少、精力情况和重要性来选择清单以及清单上的事项来执行。
