(一)目标管理
目标管理(Management by Objectives)是项目管理中经常采用
的一种管理方法。它是相对于“过程管理”而提出来的,但两者又并非处于矛盾的绝对对立的。
1.目标管理的两大特点。
(1)目标管理方法是一种对组织或项目的管理手段,以目标体系为指导,以实现目标为目的;项目中的每一项任务都应有明确的目标,同时为了便于检查目标的实现情况,还需设立一系列阶段性的目标;从长期性组织的负责人到项目经理直至项目团队的每一个成员都有各自的目标。有了目标才有努力的方向。
(2)目标管理方法是依据工作结果而不是工作过程来评价工作绩效的。例如,对项目组成员的绩效评价通常是根据其工作的结果而不是其所花费的时间或所做的具体工作内容。因而,为便于对工作结果的评价,目标的科学描述是目标管理方法的关键。通常项目中的目标要求明确具体、现实可行、便于检查、保证目标是易于沟通和理解的。
2.目标管理的步骤。
通常,目标管理方法的基本步骤可归纳为:
(1)好的目标应是描述清楚的目标,并应包含评估目标是否达到的评估标准。
(2)现实的目标必须是由管理者和参与工作的人员共同制定的一个自上而下、自下而上的过程。
(3)定期地评估项目目标逐步地被实现。
(4)根据评估的结果采取相应的行动。
3.重视业务过程的建设。
项目管理中强调目标管理,“只看结果、不看过程”,是指站在项目管理者的角度,只注重对任务的结果(目标)及一些重要的工作状态(阶段性目标/里程碑)进行检查控制,而对完成任务的具体过程不对中层决策层进行过多的干预和硬性要求。这并不意味着对完成任务的过程毫无约束。由于项目管理中遵循的是逐层的个人负责制,任务的具体承担者对所随后任务的质量负责,因而他们应该自觉地遵循相关专业技术领域及管理环节的规范和过程以保证完成任务的质量(技术过程)及其工作结果为人们所接受(管理过程)。
因此,在实行目标管理的同时,还应重视业务过程的建设与项目管理过程相结合。
(1)项目相关长期性组织的各种业务流程。长期性组织中与项目相关的业务流程因项目对长期性组织依赖程度的不同而不同。但大多数项目会涉及长期性组织中的各种资源管理程序、质量管理规范和程序、组织管理程序,如计划制定流程及变更控制流程等。
(2)项目与项目管理的相关业务流程。
与项目管理相关的业务流程,从项目生命周期不同阶段的角度来看可包括:
●项目策划程序。
●项目启动程序。
●项目开发流程。
●项目监控流程。
●项目交付与收尾程序。
项目管理过程也可通过一些具体的管理步骤来反映。而项目管理过程中的工作步骤也可进一步细化为某种业务流程,如:
●制定工作描述的流程。
●检查合同草案的流程。
●开发一个解决方案的流程。
●解决项目队伍中的问题和冲突的流程。
●协调会议时间的流程。
总之,项目管理者在有效运用目标管理方法的同时,应熟悉各种业务流程,做到二者的有机结合,并尽可能将一些工作过程规范化、程序化以提高工作效率和保证项目质量。
(二)冲突管理
在项目环境中冲突是不可避免的。想要彻底避免冲突、压制冲突的想法是不现实的,它只能进一步恶化冲突,最终导致更大的不利。
冲突管理是创造性地处理冲突的艺术。冲突管理可以引导这些冲突的结果向积极的、协调的则非破坏性的方向发展。在此过程中,项目经理则是解决冲突的关键,他必须在做好冲突防范的同时,在冲突发生时分析冲突缘由,采用正确的方法来解决冲突并通过冲突发现问题、解决问题、促进项目工作更好地开展。
虽然导致冲突的因素多种多样,且同一因素在不同的项目环境及同一项目的不同阶段可能会呈现不同的性质,但是,解决各式各样的冲突,还有一些常用的方法和基本的策略。
1.解决冲突的常见方法。
(1)建立公司范围内的冲突解决方针和程序。
(2)在项目计划阶段建立项目冲突解决的方针和程序。
(3)借助上级解决冲突。
(4)冲突双方解决问题的积极态度沟通协商。
2.解决冲突的五种基本策略。
(1)回避或撤出。回避或撤出是指卷入冲突的人们从这一情况中撤出来,避免发生实际或潜在的争端。但这种方法有时并非一种积极的解决途径,它可能会使冲突积累起来,而在后来逐步升级。并最终爆发大危机。
(2)竞争或强制。这一策略的实质是“非赢即输”,它认为在冲突中获胜是最重要的,高于勉强维持人际关系。这是一种积极解决冲突的方式。但不能用权力进行强制处理,以免导致队员的怨恨,恶化工作的氛围。
(3)缓和或调停。“求同存异”是这种策略的实质,即尽力在冲突中强调意见一致的方面,最大可能地忽视差异。尽管这一方式能缓和冲突,避免一些矛盾,但它并不利于问题的彻底解决。
(4)妥协。协商并寻求争论双方在一定程度上都满意的均衡点是这一策略的实质。这一冲突解决方法的主要特征是寻求一种中庸方案。尤其在两个方案势均力敌难分伯仲时,妥协也许是较为恰当的解决方式。
(5)正视。直接面对冲突是克服分歧、解决冲突的有效途径。通过这种方法,团队成员直接正视问题、正视冲突,并努力得到一种明确的结局。这种方法是一个积极的冲突解决途径,它既正视问题的结局,也重视团队成员之间的关系。它的关键是以诚待人、形成民主的氛围。要求成员花更多的时间去理解把握其他成员的观点和方案,要善于处理而不是压抑自己的情绪和想法。
冲突重在防范。为了做好冲突防范,项目经理必须保证所有的成员都清楚他们所期望的工作结果并对项目计划十分熟悉。项目经理还必须确保项目团队成员清楚项目的高层目标以及项目实施计划。在团队建设中,强调成员间的“信任”和成员的“自信”也能减少冲突。一个彼此信任的环境有利于团队成员相互合作及减少成员间的竞争倾向。项目经理的信任和自信能够营造一个更好的合作环境。