1.2.1 工作分析的含义
工作分析是指对某特定的工作做出明确的规定，并确定完成这一工作所需要的知识技能等资格条件的过程。工作分析由两大部分组成：工作描述和工作说明书。通俗地讲，工作分析就是要通过一系列科学的方法，把职位的工作内容和职位对员工的素质要求弄明白。通过工作分析，我们要回答或者说要解决以下两个主要的问题：第一，“某一职位是做什么事情的”；第二，“什么样的人来做这些事情最适合”。
1）工作描述
工作描述具体说明了某一工作的物质特点和环境特点，主要包括以下几个方面：
（1）工作名称的描述。这主要说明某项工作的专门名称或代号，目的是便于对各种工作进行识别、分类以及确定组织内外的各种工作关系。
（2）工作内容的描述。这主要是对所要完成的工作任务、工作责任、使用的原材料和机器设备、工作流程、与其他人的正式工作关系、接受监督以及进行监督的性质和内容等方面进行的描述。
（3）工作条件的描述。这包括对工作地点的温度、湿度、光线、噪音、安全条件、地理位置、屋内或室外等工作条件和物理环境的说明。
（4）工作社会环境的描述。工作社会环境又被称为工作人际因素，包括工作群体中的人数、完成工作所要求的人际交往的数量和程度、各部门之间的关系、工作地点内外的文化设施、社会风俗的影响程度等。
（5）聘用条件的描述。这包括对工作时数、工资结构、支付工资的方法以及福利待遇等方面的描述。
2）工作规范工作规范主要说明的是从事某项工作的人员必须具备的生理要求和心理要求等任职资格条件，主要包括以下几个方面：
（1）一般要求，指从事该项工作所需的一般要求，包括年龄、性别、学历、工作经验等。
（2）生理要求，指从事该项工作所需的生理性要求，包括健康状况、力量与体力、运动的灵活性、感官的灵敏度等。
（3）心理要求，指从事该项工作所需的心理性要求，包括事业心、合作性、观察力、领导能力、组织能力、沟通能力等。
“小思考1-2”
6W1H工作分析公式是什么？
答：外国的人事心理学家从人力资源管理的角度出发，提出了一个非常容易记忆的6W1H工作分析公式，从7个方面对工作（职务）进行分析：
WHO：谁来完成这项工作分析；
WHAT：这项工作具体做什么事情；
WHEN：工作时间的安排；
WHERE：工作地点在哪里；
WHY：他为什么工作（工作的意义是什么）；
forWHO：他在为谁工作；
HOW：他是如何工作的。
1.2.2 工作分析的常见术语
在工作分析中，常常会用到一些术语，但这些术语的含义经常被人们混淆。因此，理解并掌握它们的含义对科学、有效地进行工作分析十分必要。
1）工作要素工作要素指职务中不能再继续分解的最小动作单位，如打开计算机、签字、打电话、发传真等。
2）任务任务是一系列为达到一个特定目的的职务要素的集合，即完成一项具体的职务。例如，复印文件，为了达到最终的工作目的，复印员必须从事以下具体行动：
启动复印机；将复印纸放入复印机内；将要复印的文件放好；按动按钮进行复印。
也就是说，复印文件这一任务，是上述四项行动直接组成的一个集合。
3）职位
职位也叫岗位，是指在一定的时间内，由一个特定的人及其所担负的一个或数个职责所组成。例如，人力资源部经理，这是一个职位。在企业中，有多少员工就有多少职位。应该注意的是，职位是以“事”为中心确定的，强调的是人所担任的岗位，而不是担任这个岗位的人。
“小思考1-3”
岗位与职位的区别是什么？
人力资源管理经常讲到的岗位与职位在实际意义上相比较，没有太大的区别。主要有两点：
“职位”适用于一些知识密集型企业或管理方面的岗位；“岗位”适用于劳动密集型企业或劳动密集型岗位。例如，工人就不称职位，而称岗位。
岗位的含义更广泛。无论高层人员还是低层人员，都可称为岗位；职位只适合用于高层人员。
4）职责
职责（责任）是指一人担负的由一项或多项任务组成的活动，即由一个个体操作的任务的总和。例如，人事经理的职责之一是进行“工资调查”，这一职责是由以下任务组成的：设计调查问卷、把调查问卷分发给调查对象、统计分析并解释调查结果、将调查结果反馈给调查对象。
5）工作
工作（职务）是由一组主要职责相似的职位所组成。例如，开发工程师是一种工作（职务），秘书也是一种工作（职务）。在企业中，一种工作（职务）可以有一个职位，也可以有多个职位。例如，企业中的法律顾问这种工作（职务），可能只有一个职位；软件开发工程师可能有两个或两个以上的职位。职务是人与工作结合的一种方式，侧重于人的工作，而非工作中的人。
6）工作族
工作族是由两个或两个以上的工作组成。这些工作或者要求工作者具有相似的特点，或者包括多个平行的任务。例如，生产工作和销售工作就是两个工作族。
7）职业
职业是由在一定的时间内不同的组织中的相似的工作所组成，如会计、工程师、采购员等。“工作”和“职业”的区别主要在于其范围的不同。“工作”这个概念比较窄，一般是针对组织内部而言；“职业”则可以是跨组织的，是针对整个行业而言。
8）职业生涯
职业生涯是指一个人在其工作生活中所经历的一系列职位、工作或职业。
9）职（岗）系
职系是指由工作性质和特征相同或充分相似，而责任轻重和繁简难易程度却不同的一些岗位所构成的系列或群体，职系是最基本的岗位业务分类，一个职系相当于一种专门职业。
10）职（岗）组
职组是由工作性质相似的若干职系构成的群体。例如，小学教师就是一个职系，而教师就是一个职组。
11）职门
若干工作性质和特征相近的职组归结在一起，称为职门。凡是属于不同职门的岗位，它们的工作性质完全不同。
12）职（岗）级
职级是岗位分级中最重要的概念。职级为同一职系中工作性质、繁简难易程度、责任轻重程度以及所需资格高低程度相同或充分相似的岗位。例如，中学教师是一个职系，而其中的一级教师、二级教师等则是按照上述因素进行分类的，他们分别是这一职系中的两上职级。在同一职系中划不同的职级，对管理工作有着非常重要的意义，它能划分出不同岗位在工作要求上的差异，使从事相同业务但能力不同的员工具有适合的工作岗位，从而更好地发挥自己的能力。
13）职（岗）等
工作性质不同，但工作繁简难易、责任大小以及所需资格条件等因素充分相同的职级归纳为职等。
“小思考1-4”
职等与职级的区别是什么？
答：职级是同一职系内不同岗位之间的等级划分；职等不是同一职系内不同岗位之间的等级划分，而是不同职系之间的相似岗位等级的比较和平衡。例如，中学教师职系中的二级教师与机械操作职系中的五级车工进行比较，虽然他们的工作业务与工作性质存在很大差别，但撇开这种不同岗位之间的业务差别，如果他们在工作水平上存在相似性，就将其划为同一职等。
1.2.3 工作分析的作用
工作分析是人力资源管理的一项重要基础工作，只有做好工作分析，才能保证在人员招聘与录用过程中的适人适位，才能保证人员培训、绩效管理、薪酬管理、职业生涯规划等人力资源管理职能的规范化，从而最大限度地提高人力资源的使用效率，降低人力资源的使用成本。工作分析的作用具体表现在以下几个方面：
1）有利于人力资源规划
每个组织对于本单位内部的人员配备和工作安排，都必须有一个合理的计划。
当内部或外部环境发生改变时，组织也应当根据工作或生产的发展趋势相应地调整人力资源规划。工作分析信息可以帮助组织确定未来的工作需求以及完成这些工作的人员需求。
2）有利于人员招聘与录用
从上述工作分析的含义我们已经知道，工作描述的主要内容是说明有关工作的静态和动态的特点；工作说明书则提出了完成该项工作的有关人员的心理、生理、技能、受教育程度等方面的要求。毫无疑问，在此基础上确定的用人标准，可以帮助招聘人员寻找并发现真正适应工作岗位、能为组织做贡献的候选人。
3）有利于绩效考核
绩效考核的实质是将员工的实际产出与预定的标准进行考核比较，找出差距，改进下一阶段的绩效水平。这种考核与对员工的晋升和奖惩等直接相关，如果缺乏科学、客观的依据，将直接影响员工的积极性。工作分析的结果则有助于制定各项工作的客观标准和考核依据，确保绩效考核工作的信度和效度。
4）有利于员工培训与开发
员工的培训与开发解决的是任职者的知识、技能和素质与岗位相互匹配的问题。应该培训开发什么？请专家、讲师来讲课能够开阔人的视野，但所讲的内容是否正是员工所短缺的知识和技能，是否能够有效地提高员工的工作绩效？一般意义上的培训很难回答以上的问题。因此，我们需要根据工作说明书对任职者的要求，有针对性地对员工短缺的知识、技能和能力素质进行培训与开发，才能做到有的放矢，从而有效地提高员工的工作能力。通过工作分析，企业可以明确从事某项工作所应具备的技能、知识和其他各种素质条件。这些条件和要求并不能使当前从事各项工作的员工人人都能满足，这就需要企业根据工作分析的结果，参照员工的实际工作绩效，制订和设计培训方案，有区别、有针对性地安排培训内容和方法，以提高员工的工作技能，进而提高工作效率。
5）有利于建立先进、合理的工作定额和报酬制度
所谓先进、合理，就是在现有工作条件下，经过一定的努力，大多数人能够达到，其中一部分人可以超过，少数人能够接近的定额水平。工作分析是动员和组织职工、提高工作效率的手段，是工作和生产计划的基础，也是制定企业部门定员标准和工资奖励制度的重要依据。工资奖励制度是与工资定额和技术等级标准密切相关的，把工作定额和技术等级标准的评定建立在工作分析的基础上，就能够制定出比较公平合理的报酬制度。
6）有利于职业生涯规划
随着员工在组织内部和组织间的流动日益频繁，工作分析的结果无论对组织还是对员工本人，在考虑进行这种流动时都是非常必要的。另外，无论组织还是个人，如果对工作要求和个人工作的联系没有充分了解，就不可能制定有效的职业生涯规划。职业生涯规划针对员工个人的发展方向和工作兴趣，为员工提供了职业发展的通道。工作说明书提供了工作的内容和任职资格，对能力素质也提出要求，为员工的职业发展提供客观的、可供遵循的轨迹。员工可以根据自身发展目标，结合自身的素质特长，清晰规划自己的发展渠道。
为了更加直观地了解工作分析这一活动，我们用一个系统模型表示。
1.2.4 工作分析的目的
（1）促使工作的名称与含义在整个组织中表示特定而一致的意义，实现工作用语的标准化。
（2）确定工作要求，以建立适当的指导与培训内容。
（3）确定员工录用与上岗的最低条件。
（4）为确定组织的人力资源需求、制订人力资源计划提供依据。
（5）确定工作之间的相互关系，以利于合理的晋升、调动与指派。
（6）获得有关工作与环境的实际情况，利于发现导致员工不满、工作效率下降的原因。
（7）为制定考核程序及方法提供依据，以利于管理人员执行监督职能及员工进行自我控制。
（8）辨明影响安全的主要因素，以及时采取有效措施，将危险降至最低。
（9）为改进工作方法积累必要的资料，为组织的变革提供依据。
“知识链接1-3”
技能点：当工作职责产生分歧时，怎么办在人力资源管理活动中经常会遇到这样一些问题：员工与员工之间、员工与部门经理之间由于工作岗位的职责界定不清楚，经常会出现该做的事情没人做，或出现问题时双方相互推卸责任的现象。两个不同工作岗位之间怎样进行权限界定和衔接？具备什么样素质的人才能承担某一特定岗位的工作？怎样来评定该工作岗位员工的工作绩效？要解决这些问题不是某位企业的领导者一拍脑门就能决定的，而是要从本质上解决问题，考察工作职责分歧的原因，依靠科学的方法——从进行工作分析开始。
工作分析工作分析的实质就是研究某项工作所包括的活动内容以及任职者必须具备的知识、技术、能力与责任等，并依此来区别本工作与其他工作的差异。通过工作分析，收集各部门、各岗位的各种相关工作信息，确定工作职责、工作权限、工作关系、工作需求以及任职者资格，其目的则在于协调工作岗位与人的关系，使得人尽其才、才尽其用，这样才能真正体现出对员工的尊重及组织的高绩效。
工作设计利用工作分析提供的信息，对于一个新建组织而言，要设计工作内容、工作职责、工作流程、工作方法、工作所需工具、工作条件等；而对于一个已运行中的组织而言，则可根据实际需要，重新设计或变革组织结构，重新界定工作职责，改进工作方法，改善设备与环境，也就是进行工作再设计。可见，工作设计所需解决的主要问题是组织向员工分配工作任务与职责的具体方式。通过工作设计，可以使员工重新认识该工作的任务、职责、权力及与其他工作的关系，从而调动员工的积极性，增强员工的责任感和满意度，最终提高工作绩效。
工作岗位设置工作岗位的设置科学与否，将直接关系到一个组织的人力资源管理效率。一般来说，组织中的工作岗位设置要由该组织的总任务决定。“因事设岗”是工作岗位设置的基本原则，岗位和人应该是设置和配置的关系，应以“事”为中心来设置岗位，而不能“因人设岗”。企业生产与经营管理活动需要多少岗位，就应该设置多少岗位；需要什么岗位，就应设置什么样的岗位。设置什么岗位、设置多少岗位，都要依赖工作分析所得的结果。
定编定员根据工作分析，确定工作任务及其任职者的资格要求，这只是工作分析第一层次的目标。接下来的问题是，如何根据这些关于工作任务、工作要求、人员素质要求等信息，有效地将合适的人员配置到相应的岗位上去。可见，定编定员所解决的问题是，配置什么样的人员到企业组织的各个岗位上去，以及要配置多少人员。它不仅要从数量上解决好人力资源的配置，而且还要从质量上规定使用人员的标准，从而在素质结构上实现人力资源的合理配置。
从以上四个方面入手，有助于把握要害，切实解决工作中的职责分歧。
1.2.5 工作分析的原则
为了提高工作分析的科学性、合理性。在组织实施中应注意遵循以下原则：
1）系统原则
任何一个完善的组织、单位都是一个相互独立的系统。因此，在工作分析中，应从系统论出发，将每个岗位放在组织系统中，从总体上和相互联系上进行系统性分析研究。具体讲，根据战略来进行组织结构设计，根据组织结构设计进行职能分解，根据职能分解来做岗位设置，根据岗位设置来做工作分析。
2）动态原则
工作分析的结果不是一成不变的，要根据战略意图、环境变化、业务调整，经常性地对工作分析的结果进行调整。工作分析是一项常规性工作。
3）目的原则
在工作分析中，要明确工作分析的目的。根据工作分析的目的，注意工作分析的侧重点。例如，如果工作分析是为了明确工作职责，那么分析的重点在于工作范围、工作职能、工作任务的划分；如果工作分析的目的在于选聘人才，那么工作分析的重点在于任职资格界定；如果工作分析的目的在于决定薪酬的标准，那么重点在于工作责任、工作量、工作环境、工作条件等因素的界定。
4）参与原则
工作分析尽管是由人力资源部主持开展的工作，但它需要各级管理人员与员工的广泛参与，尤其需要高层管理者的重视和业务部门的大力配合。
5）经济原则
工作分析是一项非常费心、费力、费钱的事情，它涉及企业组织的各个方面。
因此，本着经济性原则，选择工作分析的方法显得尤为重要。
6）应用原则
应用原则指一旦形成工作说明书，管理者就应该把它应用于企业管理的各个方面。无论人员招聘、选拔、培训，还是考核、激励，都需要严格按照工作说明书的要求来做。
“知识链接1-4”
技能点：如何消除工作分析中员工的恐惧心理在工作分析过程中，工作分析人员经常会遇到以下问题：员工对工作分析小组的工作怀有抵触情绪，不配合其访谈等调查工作，或员工故意夸大其所在岗位的实际工作责任、任职要求，而贬低其他岗位的工作，从而导致所提供的信息与现实明显不符。这些都是员工存在恐惧心理的外在表现，员工的恐惧心理也是在工作分析实践中迫切需要解决的一个问题。
员工恐惧：员工由于担心工作分析会改变现有的工作要求和工作环境，而给自身的利益带来损失，从而对工作分析人员及其调查工作采取不合作甚至敌视的态度。
那么，如何消除由于工作分析而引起的员工恐惧心理呢？可以考虑从以下几个方面入手：
分析原因长久以来，工作分析经常被视为企业裁员或降薪的一种主要手段。企业由于外部环境变化或内部改革调整等原因，需要对工作岗位设置、工作活动内容进行调查，甚至要减少员工数量、降低员工工资。如果这些做法缺乏明确的依据，员工会认为这是辞退或降薪的借口，容易引起员工的不满，从而影响到员工的工作绩效，甚至造成员工与管理者之间更激烈的冲突。员工通常会认为是工作分析对他们的工作活动、薪酬水平、就业等造成了威胁，从而对工作分析存在一种恐惧心理。但如果企业的这些裁员或降薪决定是在科学的工作分析基础之上做出的，它就有了明确的科学依据，也会受到法律的保护。
让员工了解工作分析为了消除员工的恐惧心理，在开始实施工作分析之前，工作分析人员应向他们介绍此次工作分析的目的和意义，及其对后续的管理工作带来的好处等，以此来提高他们的兴趣，取得他们的认同。另外，还要着重澄清他们对工作分析的一些错误认识。比如，应该让他们认识到工作分析是针对工作，是为了分析工作的一些特性要求，目的是改进工作方法，规范工作活动内容等，而不是针对具体的人，不是评估员工的工作表现；工作分析的结果也并不是要给员工增加工作量，而是通过工作职责的明确界定来提高效率、减轻负担等。总之，要通过有效的沟通，消除员工内心的顾虑和恐惧，争取得到他们的支持与配合。
鼓励员工参与到工作分析中工作分析人员应把工作分析的实施步骤及大体的时间进度安排告知员工，这样更有利于安定员工的心理，使得他们能够积极参与配合。因为只有员工了解工作分析的实际情况，并且真正参与到整个活动过程中来，才会提供更真实可靠的信息。
适当做出承诺，消除员工顾虑工作分析中，应对员工所提供的信息不会给他们带来负面的影响做出适当的承诺，比如不会因为工作分析结果而裁员、降薪等，让员工有一定的安全感。必要时，还可以考虑做出书面承诺，消除员工不必要的担心。
给员工必要的信息反馈在工作分析过程中，工作分析人员应定期或不定期地向员工反馈信息，避免由于信息不对称引起的矛盾；在工作分析结束后，应将最终结果反馈给员工，肯定并感谢他们的参与。
“实践练习1-1”
判断下列工作分析人员的做法，哪些有利于消除工作分析中员工的恐惧心理，哪些不能。有利于消除的用“√”表示，不能消除的用“×”表示。
1.事先未向员工做任何解释说明。
2.向员工说明此次工作分析的目的、意义。
3.对员工的不满情绪视而不见。
4.限制员工参与到工作分析中来。
5.积极做好员工的思想工作。
6.做出书面承诺：不会因此次工作分析而减员或降薪。
7.很少向员工反馈工作分析信息。
8.向员工隐瞒工作分析的进程安排。
9.宣传此次工作分析给员工带来的好处。
参考答案：
标“√”的有：2、5、6、9标“×”的有：1、3、4、7、8
