4.3.1 怎样编写工作说明书
工作说明书的编写指通过对工作分析的结果加以整合以形成具有企业法规效果的正式文件的过程。其编写步骤如下：
1）信息收集浏览并分析组织中现有的各种管理制度文件等资料，并和企业组织的主要管理人员进行交谈，以便对组织中各个职位的主要任务、主要职责等大致了解。
2）工作分析调查灵活运用各种工作分析方法来开展工作分析调查活动，尽可能全面获取该工作的相关信息。
3）信息处理借助统计、计算机等手段和工具对所获工作信息进行分类整理，并加以详细分析，使与工作相关的信息更加条理化、清晰化。
4）形成初稿针对每个具体工作，根据工作分析所要收集信息的要求，逐条列出这一工作的相关内容，形成初步的工作说明书。
5）意见征询召集整个工作分析过程中所涉及的人员，向他们分发工作说明书初稿，并对其完整性、准确性、合理性进行讨论，由工作分析人员详细记录每个人的意见。
6）审查初稿根据讨论结果，对工作说明书初稿进一步修改与审查。
7）定稿最终形成一份详细的、清晰的、准确的工作说明书。
最后强调的一点是，工作说明书的编写是一个复杂的过程，工作分析人员不仅需要具备较强的专业知识，掌握编写技巧，而且还要有耐心、细致。
“知识链接4-3”
技能点：如何掌握工作说明书的编写技巧工作说明书是用来指导任职者如何工作的，它不仅可以帮助任职者了解其工作、明确其职责范围，而且还可为管理人员的决策提供参考。规范的工作说明书是企业组织的巨大财富。那么，如何才能编写出规范的工作说明书呢？在编写过程中，需要掌握哪些技巧呢？主要从以下几方面入手：
要用专业术语来描述。在编写工作说明书时，应选用专业的词汇来描述工作特点和对任职者的要求，如分析、收集、分解、监督等。
在措辞上，应尽量使用简洁、精练的语言。
对工作的描述应清晰透彻，让员工一目了然。
每个句子应该以一个主动词开头，采用动宾结构，少用或不用形容词。如描述职位目的时，可采用“执行……以实现/推进……”这种句型。
在使用那些只有一种含义的词，以及用来详细描述工作完成方式的词语时，要小心谨慎。
应全部采用现在时态进行描述。
最好用统一格式，注意整体的协调，做到美观大方。
可见，工作说明书的编写是经验、规范与技巧的结合，它需要在掌握大量信息的基础上，运用专业术语和文法技巧最终完成。
“实践练习4-3”
在编写工作说明书时，下面哪些做法是可取的？哪些是要尽量避免的？
1.所列出的工作名称很难与实际工作内容相联系。（）
2.尽量使用规范的语句。（）
3.对工作职责的描述过于笼统。（）
4.出现让人产生歧义的句子。（）
5.采用动宾结构来描述工作职责。（）
6.工作说明书采用了不同格式，且外观花哨。（）
7.采用现在时态进行描述。（）
8.所描述的内容缺乏条理性、逻辑性。（）
参考答案：
正确的有：2、5、7错误的有：1、3、4、6、8
4.3.2 工作说明书模版
4.3.3 工作说明书填写说明
本部分内容是对上述的工作说明书模板一填写的说明，读者可以借鉴使用。工作说明书填写说明示例如下。
工作说明书填写说明（范例）本工作说明书主要包括岗位基本信息、岗位概述、职责与权限、业绩指标、业绩指标衡量标准、工作强度、工作环境、任职条件等部分，具体填写要求如下。
一、岗位基本信息
1.岗位名称岗位命名要做到标准化，即符合国家职业标准、技术标准及各种规程规范，并符合人们一般的理解，使人们通过岗位名称可以大致了解岗位的性质和内容。
按照公司规范的岗位名称填写，不得作任何更改，对岗位名称和职责有不同理解的，及时反馈给工作组，在没有答复之前，仍按照岗位序列写。
2.岗位编号由人力资源部统一编订，编写人此处暂不填写。
3.所属部门本岗位所在的部门，表明隶属关系。
4.直接上级填写本岗位的上级岗位名称，表明命令来源，注意不是所对应的人员姓名。
5.直接下级填写本岗位的下级岗位名称，表明命令的去向，如没有则填写“无”。
6.编写人编写人的姓名，并不是所有从事本岗位的人员。
7.批准人岗位所在部门的负责人，部门负责人的工作说明书则由直接上级批准。
8.编写日期保证工作说明书的时效性，工作说明书的编制不是一劳永逸的，应随着时间和工作任务的改变调整，此次编写时间统一为：2006年8月（居中）。
二、工作描述
1.工作概要用精练的语言，高度概括岗位目的和主要工作。不列细节，确保真实准确，是对岗位定位和岗位结果的描述。
从以下几个方面思考：①为什么需要这个岗位；②岗位为公司整体目标承担什么；③岗位对公司独一无二的贡献是什么。表达形式一般为“为……而做……”或“通过……达到……”常用词包括：确保、保证、完成、实现、达到、负责等。
2.工作内容工作内容是指任职者为实现一定的组织职能或完成工作使命而进行的一个或一系列工作。条文撰写应注意以下几个方面：
（1）岗位工作按照每条工作的重要性来填写，可分为承担主要责任工作、承担部分责任工作、协助支持性工作等。
（2）要就本岗位的客观要求来填写，而不能就现在本岗位人员的工作内容或该人员能不能完成来填写。
（3）不应包含模糊、不确定的内容。
（4）撰写的通用格式为“动词 内容（ 结果）”，动词的选择可参照岗位职责动词使用规范表；宾语表示该项任务的对象，即工作任务的内容；结果表示完成此项工作所要实现的目标。例如，“组织公司内部技术交流与培训”、“制订年度、月度工作目标、工作计划，并组织实施”、“组织制定人力资源战略和人力资源规划”等。
（5）填写人员要注意审核各岗位之间的工作内容是否有遗漏或重复。
（6）职责的最后一条统一为：完成上级交办的其他工作任务。
3.关键业绩指标、量化目标、衡量标准、指标权重关键业绩指标：用什么指标来衡量该岗位该项工作的责任结果。
量化目标：指标的目标值，尽量做到用数据说话。
衡量标准：如何对该岗位该项工作进行评价，与责任相对应，重在引导性，既要定性又要定量。评价角度一般包括：时间（及时完成率和周期），质量（故障率、出错率、一次性合格率、客户满意率），成本（财务指标、投入多少才能达到效果，投入产出率），数量。
指标权重：该指标占总体业绩考核的比重。
4.岗位权限岗位权限是指为更好地完成岗位工作，而必须具备的权力。权力名词可参照权力名词表。对于操作性岗位，权限的项目可能较少。责任是该岗位对公司承担的责任，与权限一一对应，有权限就要承担相应的责任。
5.岗位位置图岗位位置图应包括该岗位与上下级岗位及其与企业内外部的联系。
6.岗位位置关系说明说明本岗位的上升通道、横向发展通道。
三、工作强度
1.工作压力工作压力指工作本身给任职人员带来的压力，主要指决策迅速性、工作常规性、任务多样性、工作流动性及工作是否被时常打断。可按以下级别进行填写：
一级：极少迅速作决定，工作常规化，工作很少被打断或者干扰。
二级：很少迅速作决定，工作速度没有特定要求，手头的工作有时被打断。
三级：要求经常迅速做出决定，任务多样化，手头的工作常被打断，或工作流动性强。
四级：经常地迅速做出决定，任务多样化，工作时间很紧张，对工作速度要求较高，工作流动性很强。
2.体力强度体力强度指岗位对任职人员在身体、视觉的负荷。强度大小从体力支出的强度、注意力的集中程度、发生的频度和时间长短，以及劳动姿势要求对身体疲劳的影响等方面描述。
3.脑力辛苦程度脑力辛苦程度指在工作时所需注意力集中程度的要求，主要指集中精力的时间、频率等。可按以下级别进行填写：
一级：工作时以体力为主，心神、视力与听觉等随便。
二级：工作时无须高度集中精力，只从事一般强度脑力劳动。
三级：少数工作时间必须高度集中精力，从事高强度脑力劳动。
四级：一般工作时间必须高度集中精力，从事高强度脑力劳动。
五级：多数工作时间必须高度集中精力，从事高强度脑力劳动。
4.工作紧张程度工作紧张程度指工作的节奏、时限、工作量、注意力转移程度和工作所需对细节的重视所引起的工作紧迫感。可按以下标准进行填写：
一级：工作的节奏、时限自己掌握，基本没有工作紧迫感。
二级：大部分时间的工作节奏、时限自己掌握，有时比较紧张，但时间持续不长。
三级：工作的节奏、时限自己无法控制，工作比较紧张。
四级：为完成每日工作需要加快工作节奏，持续保持注意力的高度集中。
四、工作环境
本部分是出于劳动保护的考虑，对本岗位人员工作环境的必要提醒，主要包括工作地点、工作危险性、职业病、工作禁忌、工作时间，根据列表中所示内容进行选择，并在横线上填写具体内容。
1.工作场所可参照以下填写：
公司办公室内固定，偶尔出差（如管理岗位）。
公司生产车间内固定，偶尔出差（如车间操作工）。
公司有固定办公室，但经常出差（如部分中高层管理岗位）。
经常出差在外，工作地点不固定（如售后服务人员）。
驻外（如部分销售人员）。
2.工作危险性工作危险性必须是与本职岗位有密切关系的危险可能，是对有可能发生的工作伤害的必要提醒，主要指身体伤害。这又分两种情况：有或无，如果有，列出相关危险点，比如，是否有触电、坠落物砸伤等危险，从而提醒从事本岗位工作的员工注意这些危险点。
3.职业病职业病指长期从事本岗位可能带来的职业病。
4.工作禁忌工作禁忌是指不能从事本岗位的情况，比如，患高血压和心脏病的不能从事野外设备安装等工作，色盲不能从事质检等。
5.工作时间工作时间指工作均衡性和作息时间规律性。也可参考以下填写：
按时上下班，工作均衡，一般没有忙闲不均的现象。
工作有时忙闲不均，偶尔加班，但总体上基本可以按时上下班。
工作经常出现忙闲不均的现象，经常加班或出差，经常打破正常的作息时间。
6.工作均衡性工作均衡性指工作是不是有时比较忙，有时比较闲，还是比较均衡，各时间段的工作量基本一样。
7.工作地点稳定性这是指是否经常出差，或经常变动工作地区。
五、任职资格
这包括必备知识、必备经验、必备能力、必备体力（心理）等。
1.学历任职者的学历是从事本岗位最低的学历水平，主要包括：初中及以下、高中、技校、职专、中专、大专、本科、硕士、博士。可参考以下填写：
操作类：技校及以上；营销类：中专及以上；技术类：相关专业大专及以上；普通管理人员：中专及以上；班长：中专及以上；中层领导：大专及以上；高层领导：本科及以上。
2.专业填写1-2个与本岗位工作对口的学习专业。
3.工作经历工作经历指为胜任本岗位所必需的相关工作经历和工作经验，分为本公司工作经历和专业工作经验。可参考以下标准填写：
操作类员工：半年以上本专业工作经历；技术类员工：3年以上本公司工作经历，1年以上本专业工作经历；营销类员工：2年以上本公司工作经历，1年以上本专业工作经历；班长（副班长）：3年及以上本公司工作经历，1年及以上本专业工作经验；普通管理岗位人员：1年及以上本公司工作经历，半年及以上管理工作经验；中层干部：5年及以上本公司工作经历，3年及以上管理工作经验。
4.知识要求知识要求指工作人员为完成某项工作而应具备的基础知识、专业知识、相关法律法规知识、操作规程、安全规程等，并结合相应的等级填写相应的知识水平。常用语有：精通、熟练、掌握、了解。
5.技能要求技能要求指基于知识之上的，经过长期实践而形成的实际解决问题的能力。例如，人力资源管理岗位：能够运用科学的方法，分析本公司组织结构现状，并起草分析报告；能够及时提出招聘和人员配置方案；能够开展工作分析等。
6.能力要求这是指要求从事本岗位需要具备的能力，如组织能力、协调能力、文字表达能力、人际沟通能力等。
管理岗位：领导决策能力、口头表达能力、组织协调能力、人际沟通能力、分析判断能力、书面表达能力、信息管理能力；操作岗位：现场指挥能力、动手操作能力、应变能力、事故处理能力。
可以按5分制打分，5为要求最高，0为最低。
7.个性心理特征要求各项目按5分制打分，5为要求最高，0为最低。
8.资质要求这包括该岗位所需职称要求、计算机等级水平、上岗证书要求等。请结合相应的等级填写所需技能要求，并注明从事该岗位工作需要持有何种职业资格证书。
技术及管理岗位职称要求：一般管理人员为初级职称，中层为中级及以上职称；操作岗位职称要求：（作业）初级工、（主责）中级工、（班长及副班长）高级工；岗位所需职业资格证书：符合职业准入要求的岗位，必须持证上岗；计算机等级：国家承认的计算机等级证书。
六、注意事项
1.注意使用规范用语；2.工作分析对事而不对人，即进行工作分析时注意不是分析具体个人，而是对岗位的职能和要求进行分析；3.要防止分析对象夸大自己工作的重要性；4.填写的工作说明书的版面、格式、字体、字号大小须与工作说明书模版一致，不要调整格式。
4.3.4 工作说明书范例
工作说明书是把工作描述和工作规范有机地结合在一起，告诉岗位上的员工知道自己应该做什么，以及组织对自己工作的标准，管理者可以据此对员工的工作进行考核，另外，当岗位空缺时，可以依此招聘新员工，当新员工就职时，对其具有指导作用。
