公司销售管理制度
第一条依据
本公司销售业务的事务处理须依照本规定进行。
第二条目的
本规定的目的在于明确销售活动中事务处理的基准及手续，使其经营得以合理进行。
第三条管辖
销售业务属于销售经理的经管领域。
第四条事务范围
销售业务的事务范围如下：
1.处理销售方面的事项；
2.从估价到货款回收为止的一切与销售有关的实务；
3.因销售而发生的会计记账事务；
4.代理店与特约店的管理；
5.广告、宣传业务；
6.开发。
第五条销售计划的立案
销售计划在策立之前，应先将一般经济行情的预测和过去销售实绩的分析、市场调查资料等，与工厂的设备及生产状况做一对照。
第六条估价
估价时除对工厂的成本进行调查外，还须参考其他同业公司及市场行情，力求确实、可行。
第七条受理订货的契约
受理订货的契约，原则上以文书方式，双方互相交换，如此才能使与顾客订立的契约内容确实。
第八条严格遵守交货日期
务必严格遵守交货的日期。为达此目的，要不断与顾客及技术部门保持密切联系，这样才能使设计迅速确定。
第九条货款的回收
务必设法使产品销售后的货款顺利回收。因此，除了需尽快采取请款手续外，在货款收回之前，必须经常留心其发展。
第十条统一整理方式
账簿的记载、传票资料的发出及整理，须以互相牵制为根本，在整理方式上必须求其统一与合理化。
第十一条代理店与特约店的设置
代理店及特约店通常设置在较偏远的地方，以销售标准规格品为主，取代固定的契约所。
第十二条广告、宣传
广告、宣传的目的在于提高公司信誉及产品的知名度，以此唤起需求，帮助销售计划的推行与完成。在实施广告或宣传时，必须依据统一的计划，重点实施，使经费能够最有效地运用。
第十三条产品开发
开发新产品时需使顾客认识新产品，并唤起他们的需求，才能扩大销售路线。另外，对于改良意见须加以统一，对于未来的品项也须进行研究，如此才能巩固销售的根基。
第十四条销售科及业务科的定义
在本规定中，销售科是指分行、出差所及负责销售实务的各科；业务科如无特别规定，通常是指分行、出差处负责业务的各科。
第十五条销售计划的立案
销售经理需依据第五条规定，与相关部门进行联络、协议制订销售计划。
第十六条定期计划表
销售计划案中需定期立案者包括：半年度的订货受理及销售额计划表，各月份销售额计划表、半年度的进款计划表及各月份的进款计划表。
1.半年度订货受理计划及销售额计划表须于每年的×月及×月，依月份及品项种类记载下一年度的订货受理及销售额的预估。
2.月份长期销售额计划表内容依照出货月份、产品种类，记载每6个月期间的销售预定额。
3.半年度收款计划表须于每年的×月及×月，依照月份、客户记人下年度的进款预定额编制。
4.各月份进款计划表须于每月初将各销售科及各户别的当月进款预估额记人表中。
第十七条资料的提出
店长、出差所科长及销售科长应将上述各项计划的资料及计划表提供给销售主管。
第十八条资料的调查分析
销售部为制定第十六条中的各项计划，应收集过去的销售实绩、市场动向及其他资料，进行调查与分析。
第十九条举行会议
销售部经理应定期召集相关的负责人员，举行年度订货受理会议、月份销售会议及每月收款会议，讨论和策立销售计划。
1.半年度订货受理会议于每年的×月及×月上旬召开，会议目的在于审议下年度的订货受理计划的方案。
2.月份销售会议于每月上旬举行，目的在于审议销售计划的妥当性。
3.每月送款会议于每月上旬举行，目的在于策立每月的收款计划并进行审议。
第二十条预估生产的处理
依据销售计划，如有必要进行预估生产的准备时，销售经理室须发出生产准备委托书，经由销售经理的裁决后，送交技术经理。
第二十一条情报的获得、报告
销售科长必须依照规定的要领，不断地掌握市场动向、其他同业公司的估价状况及自己的订单接获情况，适时地通过直接的上司向销售经理报告。
第二十二条信用调查
销售科必须不断努力掌握顾客的信用状况，尤其是对于首次交易的对象应特别慎重，如交易涉及重大的事项应请示销售经理裁决而后行事。
第二十三条收集、齐备各项资料
销售经理室必须不断收集产品价格表、库存品一览表及其他估价、受理订货时的必要资料，设法使其完备，帮助销售科的销售活动得以顺利进行。
第二十四条估价
估价分为标准产品的估价与特定产品的估价两种：
1.标准产品的估价是指产品价格表中列出本公司的标准规格的商品的估价。
2.特定商品的估价是指产品价格中未列出价格或标准规格品以外的商品的估价。
第二十五条标准品估价的裁决基准
标准产品的估价以下列规定为裁决基准：
1.每件百万元以上的估价由董事长裁决。
2.每件十万元以上的估价由销售部经理或代理者裁决。
3.每件未满十万元的估价则由销售科长裁决。但第二项以下，不论其金额多寡，凡价格与产品价格表所示有显著异常或交易条件特殊者，都应请示上级裁决后才能行事。
第二十六条特定产品估价的裁决基准
特定产品的估价以下列规定为裁决基准：
1.每件百万元以上的估价由董事长裁决。
2.每件十万元以上的估价由销售经理或其代理者裁决。
3.每件未满十万元的估价由销售科长裁决。但第二项以下，如价格与销售价格的计算基准有显著差异或交易条件特殊、对日后销售有重大影响者，应请示上级裁决后行事。
第二十七条特定产品估价的事务手续
特定产品的估价应依据下列规定的事务手续来进行：
1.销售科从客户处接获估价要求的通知时，应附上设计规格书及所需的种类等资料、填写工厂成本调查委托书，并依据一定的步骤，送交总务部。
2.销售科在接到工厂成本估价书之后，依据规定的管理费基准及比照第六条的规定。
第二十八条偏远地区的估价裁决手续
关于偏远地区的分店、出差所的估价裁决手续，应比照前三条规定，由销售经理制定。
第二十九条估价书的记人要项
填写估价书时，须依照下列规定记入内容：
1.销售科先准备好估价书，在制作估价书时，须依照记载的顺序，编上估价的序号。
2.如果客户没有特别指定，通常以本公司所指定的估价书来进行估价。
3.估价书通常以一个月为有效期。
第三十条估价报告书的制作
销售科将估价书提交给顾客之后，对于每件十万元以上者或影响重大者，不管订货是否受理成功，都应于决定后的一星期之内，制作估价报告书，并依照第二十五条及第二十六条规定，提交给决裁者。
第三十一条规格设计
设计说明图必须以估价时所设计为基准，并促请尽快决定。设计说明图原则上须附有承认图（包括暂定承认图），并向技术部门提出设计说明的时期，通常另行规定。
第三十二条契约文书的处理
在受理订货时，须依照下列规定来处理契约文书：
1.在销售号码上冠以A字母的则该对象产品及每件为万元以上的交易，原则上需依照买卖契约来进行。如果是依照订购书的话，原则上须填写订购申请书来代替契约。
2.前项文书的交换发生困难时，也务必设法取得足以证明契约的文书。
3.契约文书若由顾客一方作成，则须注意对其记载的内容是否与本公司所提的估价内容相符，并做好详细的检核工作。若契约文书由本公司负责制作，则须依照另外所规定的文书格式为标准。
4.契约文书一概由销售科负责保管。因此，销售科必须备有契约保管簿，将规定的内容记人其中。
第三十三条销售编号的使用区分
销售编号的使用区分，另行规定。
第三十四条受理订货的事务手续
受理客户的订货或为内部指示的订货时，须依照下列三项规定完成事务手续：
1.销售科须迅速发出订货的出货传票，并依照规定的顺序送交各关系部门。订货的出货传票，在必要时须附上订货明细表、设计说明书等。
2.内部指示的订货，如果订货金额还未决定，则应先在出货传票的金额栏中，填入预估金额后才可发出。
3.出货传票的记载事项如有变更，或第二项中的订货金额已接获通知，应重新发出订正后的出货传票。
第三十五条出货计划的控制、管理
销售部门出货计划的控制、管理工作，应由销售经理室来负贡。
第三十六条出货的事务处理
产品出货的相关事务处理应依据下列四项规定来进行：
1.销售科在每月月底经由销售经理室发出，由技术部收执下个月的出货预定表，根据此表，销售科才可开始着手准备出货、对货物进行检查及货款回收等相关事宜。
2.如对货物进行检查时，销售科应填写工事委托单，委托工事负责部门进行。
3.出货完毕后，技术部应立即以电话或电报通知，接着传送物品送交说明书影本、出货传票及分批交货的通知单过来。如有数量不足或事后补交的情况，应在物品送交说明书中注明其品名、数量及处理等等。
4.物品受领证、工事证明书及其他顾客受领物品的证明资料，应迅速交回销售科。
第三十七条不良品的退换
关于不良品的退换及免收费的交货品等，遵照另行规定来进行。
第三十八条契约金额的变更、解除
有关契约金额的变更及契约解除的处理，依照另行规定进行。
第三十九条应收款项的发生时期
当订货的物品已完全自工厂出货时即视为应收账款的事实开始。
第四十条货款回收的事务要领
销售款额的回收事务须依照以下规定进行：
1.当交货完毕时，销售科须连同物品受领书及其他必要资料，寄出请款单，交由业务科依原规定盖章后，提交给客户。
2.业务科在收到前项的请款单时，应将内容与订货单做成查核档案后，登录请款登记簿中，然后送交销售部经理、分店长、出差所科长的认可盖章后，回复给销售科。
3.如顾客没有特别指定时，请款单则以本公司所规定的格式为准。销售科应准备好请款单的登记簿，在每次填写请款单时，依照记载的顺序，编上登记的序号。
4.当顾客汇款进来时，销售科应填写传票，将款项登录进款通知簿后，交给业务科。
5.业务科为证明已确实收受进款时，应在进款通知簿的收款栏中盖上负责人员的印章，然后送交销售科。
6.业务科在销款账中记入进款的金额后，应在应收账款传票上附上统计表，连同收受的款额送交总务部。
第四十一条收据的处理要领
如果顾客没有特别指定，货款的收据则以本公司规定的格式为准，在处理时应依据以下规定进行：
1.收据表格一律由销售部业务科负责制表。
2.收据的填写及整理应由进款业务负责科及出差所负责。
3.收据证明（副本）一律由销售部业务科负责保管整理。收据一式三份，A为收据证明正本，B为顾客付款证明，e为备查副本。
4.销售科员如果为了收款而需带着收据前往客户处时，须先在c联上盖章，并从业务科领取A、B两联，以此证明本人持有收据证明前往。
5.在收受客户的付款时，应将B联交给客户盖章以证明付款，再将此联送交业务科。
6.若因特别情况需要，在收款时必须先交付客户临时的收据时，事后须迅速以正式收据换回临时收据。
第四十二条贷款的催讨
如果货款的回收发生延迟时，销售科应根据公司另外规定的方式处理，并经由业务科发出催促单，催请客户缴付货款。如果货款的回收拖延过久，在不得已情况下有时须采取法律途径来催款，但这种情况，销售科应事先依照另外的规定，取得债务的确认书。
第四十三条倒债的处理
客户若因破产或其他因素以至货款回收无望时，此部分的未收款项应视为损失来处理。在这种情况下，除非有特别规定，否则应事前提出并请求裁决。损失处理的相关事务由销售部业务科、分店的总务科负责办理。
第四十四条账簿的登记
账簿的登记一律以传票为依据。
第四十五条传票的种类
传票种类可分为下列三种：
1.订货的销货传票。
2.订货的销货修正传票。
3.应收账款传票。
第四十六条订货的销货传票
订货的销货传票，除了应将订货的内容通知技术部门和委托技术部门着手进行作业及出货外，也可作为与各相关部门联络、交易记录及各项统计的资料。
第四十七条订货的销货修正传票
订货的销货修正传票是出货传票的记载内容发生变更时的修正及订货预估金额确定时的通知传票。
第四十八条应收账款传票
销售科在收受货款时，根据应收账款传票将收款明细记录下来。销售部门也根据本单将收款手续及收款额记入相关账簿中。
第四十九条账簿的种类
账簿可分为下列三种：
1.订货账本及订货补助簿。
2.应收款账本及赊欠补助簿。
3.收款账本及收款补助簿（收款通知簿）。账本、补助簿分别由业务科及销售各科负责记账、保管。
第五十条订货账本
订货账本及补助簿是依照销售编号顺序，记载从受理订货到货款回收为止的一切交易经过。其中的销售编号是依据订货的受理顺序来决定的。
第五十一条应收款账本
应收款账本及补助簿是为了确定客户间目前的赊欠款所填而定，从销货开始到收款为止的过程都须记人账本中。
第五十二条收款账本
收款账本及补助簿则是依照销售编号，记载销售额的收账明细，销售科与业务科之间同时利用它来通知、回复收款的情况。
第五十三条各种账本
各种账本应于每月月底做好对照查核之工作，并由业务科长负责审核。
第五十四条统计及各项调查报告
业务科应制作下列三项统计及调查报告，并作为销售业务的经营资料。其中，必须定期制作收款日报、销售月报及销售年报。
1.收款日报必须每天制作，并依照销售科别及收款种类（现金、支票等）记载前一天的收款实绩。
2.销售月报应于每月上旬制作，内容记载包括订货、出货及上个月的收款实绩、本月份预定收款及订货、赊欠、订金的各项应收账款额明细等。
3.销售年报于每年×月制作，其内容记载包括各销售科、各代理店及各商品上一年度的订货受理、出货及收款实绩等。
第五十五条代理契约
本公司产品销售的代理契约（本公司为甲方、对方为乙方）分为结算价格制契约及销售手续费用制契约，但以前者结算价格制契约为主。
1.所谓结算价格制契约乃指乙方从甲方买进产品，然后以乙方各销售渠道贩卖给顾客的契约。
2.所谓销售手续费制契约乃指乙方作为甲方的代理人，直接销货给顾客的契约。
第五十六条代理店的职务
代理店负责产品的装配工作、检定及工作的保证。
第五十七条代理店的报酬
以结算价格制契约为基础的代理店报酬，按结算价格加上第五十六条的实际费用与销售价格之间的差额为基准；以手续费用制契约为基础的代理店报酬，则依据代理契约书中所规定的手续费为基准。
第五十八条契约保证金
以代理店契约为基础的代理店，应征收契约保证金，必须设立连带保证人。契约保证金必须以现金为主，原则上最低保证额为××万元。
第五十九条契约的缔结
代理店契约的缔结、废止一概须经由董事长的裁决。
第六十条选定代理店
在选定代理店时，须就其代理店的经营、营业状况，店主的经历、性格、信用程度、资产及从业人员的状况等做彻底的调查。对于以第一次缔结代理店的契约为对象时，通常须以经历一年以上的特约店始具缔结代理店契约的资格。
第六十一条特约店
新缔结代理店契约者，原则上仍列为特约店。
第六十二条特约店契约
关于特约店的契约可依照代理店的相关规定进行，但可免除征收保证金一项。
第六十三条代理店的管理
代理店及特约店的管理，其目的除希望提高各店的销售意愿外，为了达成下列四项目的，还须不断加以指导、培养及监督等工作。其规定如下：
1.依照本公司的销售计划，利用标准售价来达成销售额。
2.设法使货款回收顺利，并依照规定的付款条件来执行。
3.调查市场状况，在设定委托地区时须设法避免疏漏，同时须不断地提供情报给本公司。
4.维持各店的健全经营。
第六十四条会议的召开
每年举行一次代理店、特约店会议，使各店管理得以顺利进行。
第六十五条代理店契约的更新
契约到期，须重新更换代理店的契约时，应就第六十条、六十三条的内容及其他情况加以检查，并以此作为更新契约的资料参考。有时可依上述情况更改代理店契约内容或解约。
第六十六条契约书的保管
代理店、契约店的契约书（正本）由销售经理室负责保管。
第六十七条各种账簿的管理
关于各种账簿及传票资料的保存、废弃，一切皆以本公司的文书规定进行。
第六十八条估价、契约、交货
对客户的估价、契约、交货、货款申请单及收据等资料，原则上以销售部及销售经理的名义存档。但分店、出差所等，只要是在事前经销售经理的认可范围内，可以分店、出差所（长）的名义存档。
