登陆注册
6312400000032

第32章 管理好文书档案节省时间

你要想提高效率,应该遵守“一次只处理一件事,绝不重复处理同一事件”的时间管理原则。文件或公文应分为待阅、已阅及暂缓三个类别,使自己和别人都能一目了然。若是太忙,或工作时间不固定,也该运用特定时间专心处理文件。能用电话解决的事情,就不要用文件,使用传真也可以省时省力。文件无论放在哪儿,都要让别人也能轻易找到。如果能够做到定期整理环境更好,公司的总务部门可以硬性要求员工每三个月清仓倒柜一次,以便把所有该扔的都扔掉。档案包括公文、证明、信函、账册、奖状、史料、报表、照片、印刷品等。凡是要成为档案的材料,必须依照档案管理制度及办法整理保存,否则时间一长,就免不了杂乱无章,愈积愈多,仿佛垃圾一般令人烦恼。文件、资料管理与时间管理的关系因此十分密切,无论你职位高低,都得注意它的存在。如果处理不当,它就会成为管理的绊脚石,你不得不慎重。

为了让文件、档案不成为你的累赘,以下的方法可供你参考:

(1)采用中央式管理。

中央档案系统是指将组织的各种档案交由档案室或资料室统一管理,而非各部门自己管理,这样才能有效率地归类。

(2)汰旧换新。

新的资料来了,就要与旧的对照一下,以确定是否取代旧的资料。但需要考虑:是否要将每份新文件都与旧的对照,是否要将每张名片注明获得的日期及地点,以便收存整理。还有旧的杂志、过期的报纸,不要堆积如山,要尽快处理。

(3)注意调卷、调案程序。

想借阅一些资料,要填写借阅单,要签名,要依时限交还。而一般的企业里,这项工作就做得比较马虎,同事之间拍拍肩膀就可以借调,借完大家就会忘掉。

(4)正确分类。

如果你有足够的专业知识,就能够选用正确的分类法,如日期法、地域法、部首法、颜色法。没有专业档案管理经验的人,很可能在一开始就弄得乱七八糟。

(5)设置档案名称。

如果没有专门的人员管理档案,很容易让档案杂乱无章。现在你用计算机存档时更要注意设置正确的文件名,以方便别人查找。

(6)善用档案管理工具。

如果进行名片的保管,名片夹,还是名片簿?如果用档案夹,要用哪一种,用硬壳的还是软式的?用悬吊式的还是滚筒式的?这样都可依情况而定。

(7)尽量不用纸张。

时间等于空间。能用电子文档取代的表格、公文、报告等,就尽可能地不使用纸张,可以用磁盘等储存。

(8)制定标准化的格式。

无论书信、公文都应采用最简单的格式,让人填写的东西愈少愈好,审核程序也以不超过三步为宜,以便争取时效。

(9)制定档案时效。

一般档案分为永久保存、十年保存、三年保存及一年保存四种。办公室里80%的档案都只保存一年即可。

(10)善用档案管理人才。

档案管理非常重要,如果能善用档案管理人才,会使许多工作事半功倍。

(11)尽量定期整理。

你每隔三个月要将办公室大清理一次,以便把平常随手一塞的东西翻出来,不要的就扔掉,要保留的就立即归档,这样做至少能把1/5的东西扔掉了。要保持充足空间,否则,只会在搜寻资料上浪费时间。

同类推荐
  • 培养孩子良好学习细节的30个怎么办

    培养孩子良好学习细节的30个怎么办

    本书以日常生活中的小故事和个人感言为引,列举孩子在学习中经常遇到的各种问题,详细分析原因,提供巧妙解决方案的30种学习方法。
  • 亚里士多德的智慧

    亚里士多德的智慧

    亚里士多德(Aristotle,前384~前322年),古希腊著名哲学家、科学家和教育家,百科全书式的人物,被视为柏拉图之后世界古代史的另一位大思想家,被马克思和恩格斯誉为“古代最伟大的思想家”,“最博学的人”。
  • 受益一生的41种学习方法

    受益一生的41种学习方法

    学习方法的好坏只能用我们学习的效果来判断,因为,学习方法只有运用于学习过程,有效地完成我们的学业才有价值。
  • 二三十岁要懂的心理学诡计

    二三十岁要懂的心理学诡计

    本书用它生动流畅的语言,古今相和的经典事例,通俗易懂的表达方式,将使你在轻松愉悦之中领悟人生的真谛,让你变得更加聪明的同时实现做人做事游刃有余、左右逢源、圆融练达。本书还会鼓舞你在漫漫人生路上,披荆斩棘,勇敢走过人生的风雨历程,从而使自己光彩四射、叱咤风云!
  • 会说话的女人运气好

    会说话的女人运气好

    一个女人,不管你生性多么聪颖、接受过多么高深的教育、穿着多么漂亮的衣服,如果你不懂得说话之道,你仍旧很难受到别人的欢迎。口才可以表现出一个女人的睿智和高雅,也可以暴露出她的愚蠢和低俗。在这样一个时代,要想成为一个受欢迎的女人,必须会说话、有口才。我们融注了诸多口才实例,为你提供了一整套打造超人说话能力的语言守则,教你做一个世界上最会说话的女人。它让你学会在关键时刻以出色的表达显示自己的魅力和个性,赢得众人欣赏的眼光。
热门推荐
  • 春刀秋剑

    春刀秋剑

    一场简单的家族复仇,牵出了江湖和朝廷上最大的秘密……一段旷古绝今的爱恋,在刀与剑的硝烟中,终于走到了一起……世间有枪神,有剑仙,却无刀圣,我以我心,醉里挑灯看刀,成就一代刀圣……
  • 转角有爱

    转角有爱

    如果说二十二岁的苏言是一株花,在那晚经历了爱人和父亲的双重背叛、母亲离世之后,这株花就枯萎了……二十七岁的苏言带着苏晓甜回到这座充满回忆的城市,命运之轮开始转动,她在经历了上天安排的无数挫折之后能否重新拾起勇气去爱一回?而到底谁才是开启她心灵的那把钥匙?岁月的洗礼,她已经成长为一棵树,谁又是能让这棵树花满枝桠的那个人……
  • 婚后冷战豪门老公

    婚后冷战豪门老公

    婚后,他把属于他们的新房当成了他藏他初恋女友和他私生子的金屋,而她却要受尽他们的冷眼冷语……最可恶的是那个所谓的豪门老公指着她的鼻子说:“你只是我买来的挡箭牌而已,至于其他你一文不值!"
  • 废材逆转,倾世王妃

    废材逆转,倾世王妃

    她,是21世纪的金牌杀手,遭受所有人恐惧。却被自己的好搭档,最爱的人背叛了,悲痛欲绝而跳楼。穿越到异世。成了沐家的废柴三小姐。他,是东临国人人恐惧的二皇子,辰王。不喜女色,若有女子了碰到他的衣角,轻则剁手,重则死无全尸。而两人的一次偶然的相遇,又会发生些什么呢?
  • 灵魂魔导兵器

    灵魂魔导兵器

    我的愿望有两个:1,找回失去的记忆。2,为了保护重要的东西成为天下第一。灵魂兵器:由灵魂武器核心和融合武器结合的武器。灵魂武器核心:以灵魂晶石为形体,以鲜血为媒介,以灵魂为粮食形成的兵器之魂。融合性武器:魂魄是脆弱的,所以必须拥有身体,融合武器就是兵器之魂的肉体。我的灵魂武器的名字叫天岚,是一把苗刀,苗刀因为身体苗条而得名,可作为刀,亦可作为枪。
  • 别对自己说如果

    别对自己说如果

    “如果那时没有怎样,现在又会怎样?”“如果当初我那样做了,现在就不一样了……”“如果从头再来一遍,我的现在完全不同了……”在每个人的生命中都曾经说过诸如此类的话,当人们这样说时,都带着后悔、遗憾、哀伤甘的心情。虽然很多人都在喊着“不要为打翻的牛奶哭泣”,可却很少会有人想“我今天要怎么过”、“要把握好现在”,仍旧沉浸在回忆中无法自拔。当你总是说“如果”时,就表明你活在过去,也表示你无法开始新的生活,无法珍惜现在,无法活在当下。即使今天很精彩,你也会视而不见。从这一刻起,少说一些“如果”,如果没有“如果”,你的生活会精彩许多!
  • 这个杀手有点儿冷

    这个杀手有点儿冷

    在现代,我是个刁蛮任性的富家千金,却因为一场意外,穿越到了一个,额,在历史课本上完全找不到的时代。虽然说一切都要从小做起,可是从小孩子做起的我是不是有点儿太小了,不过,本大小姐很快就凭借着自己的聪明才智,以迅雷不及掩耳盗铃之势成为了人人闻风丧胆的妖孽,诶,可惜我还没来得及高兴,就被一大堆所谓的名门正派追着走了,可是我现在还小,这要追求是不是嫌太早了啊。
  • 有个时代叫神劫

    有个时代叫神劫

    这是一场人与神的对抗,无尽的战火,点燃了毁灭的导火索,一场小小的镇压,却引来了毁灭一切的神劫,在神劫的面前,又有谁能幸免!盛世危言,究极恐惧,各路势力纷纷出动,强大的力量相互碾压,堕天使与众神联合,所谓的罪恶又是如何,人性之下隐藏着什么?我欺骗你,他背叛我,你暗杀他!回忆与现实中有多少的辛酸。此生对不起,只因为我们都站在神劫的道路上!!!!!
  • 清穿之皇的宠妃

    清穿之皇的宠妃

    他是天生的帝王,无情,无心。可他却对破例无数。她是来自二十一世纪的少女有情,有心。冰与火撞在一起冰注定是那个被火融化的那个。迷你小剧场;呜呜,说好那个不尽女色的皇六子呢?说好的冷酷无情的皇六子呢?这只逗比是谁????拓跋恒昱你想干什么你说呢!救命啊~~~~~~喜欢本书的读者们可以加群哦~~~群名为;若只如初见,群号;345245316
  • Defend!学园战纪

    Defend!学园战纪

    此时,距离澄空学园不远处的地方正回荡着夏洛的惊吼声,与此同时,一道金黄色的夺目光芒从正在变换的天空中破云而出,光柱笔直的倾泻至二人的身体上,伴着滚滚雷声与凛凛烈风,一个巨大无比的身影从天而降。那是……传说中守护澄空学园的灵兽——真龙。