会议属于平行沟通。平行沟通，顾名思义，是指平等双方之间的沟通，沟通双方平起平坐。但是，中国式的会议多半请一个“领导”当主席，所以会议经常流于“听报告”等形式，而没有真正的沟通。这类会议通常在会议前，事情已决定了1/3；会议后再决定1/3；其余的1/3在会上解决。会议开始后的1/3的时间，用来听“领导报告”，此时大家尚在暖场，并未进入状态；中间的1/3时间，叫做“议案讨论”，这时与议题相关的人会很清醒，其他的人则仍不明白；直到最后1/3的时间，是“议案表决”时间，这时大家才快马加鞭。也就是到了最后那个“1/3”时间，才会有个“虽不满意，尚可接受”的结论。还有就是会议开始时间不确定。有一些人生来就缺乏时间观念，分明说好下午2点钟开会，这些老兄往往会慢悠悠延迟10分钟才到达。使得其他准时赴会的多数人，白白浪费了10分钟。要提高会议效率，日本有些公司每次开会都用以下公式计算会议成本：会议成本=每小时平均工资的3倍*2*开会人数*开会时间（小时）这是因为劳动产值高于平均工资，所以要乘3，又因为参加会议会中断经常性工作，损失要以2倍计算，可见会议的成本是非常高的，不可有事无事滥开会。
会议是现代管理的重要手段，有两类会议是必须要开的。一是政策研究会，内容包括目标规划、应急对策、贯彻指示、学术交流等，切忌领导一言堂。二是执行协调会，包括布置任务、协调矛盾、组织接力等。这类会要有充分准备，每件事都要落实，明确5W、1H。即为什么干这件事，什么时间执行，什么时间完成，谁执行、在什么地点、如何执行，这对保证每次开会都有明确的目的性是非常必要的。
作为主管的你每逢主持会议时，为了避免浪费时间，要有几种对策：
（1）会议人数愈少愈好。
不要因为这件事与某人只有一点点相关，就找他来开会，只要会后把结果告诉这个人就行了。
（2）会议安排在下午更好。
会议本来就是一种低效率的管理行为，上午是黄金时段，需要做比较细致的工作。所以，千万不要在高效率时段做低效率的事，这是种极大的浪费。每周一的下午及周五的下午是管理的黑暗期，也不适合作任何决定。
（3）会议室不可太舒适。
舒适的环境会延缓会议的进行，尤其不可准备电话、茶点或有扶手靠背的沙发，这样的环境会让人觉得是来休息的，而不是来解决问题的。会议中不可有任何干扰，包括送资料、茶水或接电话。
（4）会议主席先经过议事议程训练。
许多会议主席本身就不知道如何主持会议。主席的职责是确保议事议程顺利进行，以及时间控制得当，而不是来训话或是做裁判的，否则，何必开会？只要主席指示即可，不必浪费大家的时间。
（5）与会者最好面对大门。
与会者面对大门，会使迟到的人心生恐惧而减少迟到。如果能避免迟到，会议就能避免常常中断，也可以节省时间。
（6）会议记录应于72小时内送交开会人员。
会议记录需经与会人员签字，及主席确定内文无误之后再传交与会人员。每个决议事项都要有完成的时限，因为“时限”代表“实现”。
（7）预先通知开会的人，会议按时开。
无论做任何事，总有人不守时。说2点开会，就有人到了2点10分左右才来。如果等到迟到者全来了之后才开始开会，等于使其他准时而来的人都损失很多时间，造成时间的大量浪费。
（8）会议时间以60至90分钟最为恰当。
重要会议不要超过90分钟；一般会议不要超过60分钟。
（9）会议避免例行性。
开会的人有个习惯，如果每周三开会，则待议的事都会到周二才进行协调或准备。如果是每周必开的例会，可以安排在每周二或周四下午。
（10）站着开会。
那种又臭又长的会议，只是浪费时间。偶而站着开会也是个很好的方法。站着说话，会产生要尽快把话说完的心理作用，令精神集中，很快就可以获得结论，问题一下子就解决了。
（11）先备妥会议资料及设备。
常听见有的人走到会议室门口还在问：“今天开什么会？”为了避免这种情况的发生，在会议议程中最好写清楚：讨论的主题是什么，主席报告几分钟，每项议题讨论多长时间。
（12）消除冗长会议。
为了使会议能够“迅速”地进行，除了准备活动必须充足之外，最好能事先确定会议结束的时间。人类的心理很微妙，一旦知道时间很充足，紧张感就会消失，效率也会跟着降低。只要确定“结束的时间”，就可以使人产生注意力，效率将大为提高。
