【职场情景呈现】
小曹大学毕业差不多三年了，就职于一家民营企业，工作表现一直不错，很受领导器重，前几天刚被提拔为办公室副主任，负责主持工作。看着同事羡慕的眼神，小曹更是意气风发、斗志昂扬。再过几天就是单位一年一度的新品展示会了，这是公司最为重要的一次会议，决定着公司来年的销售发展情况。而他全权负责这次会议的组织安排。
小曹很认真地设计会议的每个议程，并安排相关人员对应负责，经过三天的埋头苦干，看着制作结束的议程表，他露出了满意的笑容。
展示会这天，小曹一早就来到公司坐镇，场景的布置、设备的提供、客户的进场都井然有序，整个展示会进展顺利。这时，忽然传来一阵嘈杂声，他循声走过去，看到好几位客户站在公司的一个新产品前面，其中一位客户问：“请问一下你们公司推出这款产品的特性是什么？与之前的产品相比哪些地方改进了？”
解说小姐愣了一下，说：“这款新产品很好，比以前的老产品先进很多！”
客户接着追问：“你这话等于没说，我当然知道先进了，不然你们公司也没有必要花费资金研发啊！我的意思是希望你详细解说一下这款产品的优势所在！”
解说小姐憋了半天，脸涨得通红，说：“我不太清楚，你去问我们研发员吧！”
几个客户都在下面窃窃私语，这是什么解说员啊，对自己公司的产品都不熟悉，企业怎么培训的，这样的产品可信吗……
新品展示会的结局可想而知，小曹也被领导狠狠批评了一顿。
解析：小曹是很认真地准备着新品展示会，但却事与愿违，归根究底是由于他没有好好把握会议礼仪的细节。
会议是职场工作中一个不可缺少的组成部分，组织会议或参加会议也是每一个职场人士经常要经历的事务，因此作为职场人士，有必要了解筹办会议的准备事项和参加会议的礼仪常识。
一、会议的通用礼仪
（一）组织会议礼仪
会议的准备及组织方法要根据会议的目的以及预定出席人数决定。一般应做好的工作有：发出会议通知，选定会场，安装好会场设备，准备必需的会议用品和文字资料，登记到会人数，做好接待工作，做好会议记录等。
1.会议通知
举行会议的通知工作，原则上要以文字形式进行，一般要在会前发出通知书，如果邀请外单位人员参加，还要把请对方答复是否出席的明信片一并发出。在会议通知书上，要写明以下事项：会议名称、会议召开以及结束的预定时间、会议场所（附导向图）和电话号码、会议的议题、对方答复是否出席的期限、主办者及其联络地址、会议有无停车场和其他事项（有无会议资料、有无就餐安排等）。
2.会场选择
选择会场时，首先要考虑与会的人数，要安排适当宽敞些的场地。另外，选定会场还要考虑以下因素：会场地点对与会者来说交通是否方便、会场能否保证必要的使用时间、会场是否有噪音、会场的照明和空调设备是否完好、是否有停车场和住宿处、会场租用费用是否超出预算、会场是否符合与会者的身份与等级、其他必要的设备是否齐全等。
3.会场布置
必须根据会议的目的、人数、会场的大小等情况布置会场。会场布置应显得庄严、隆重、艺术，会标要醒目、准确，会场的音响、桌椅、茶具等都要一一落实。
（1）坐席配置
坐席的配置最好适合会议的整体风格和气氛。主要有以下几种配置方法：
圆桌形――使用圆桌或椭圆形桌子。这种布置使与会者同领导者一起围桌而坐，从而消除不平等的感觉。另外，与会者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交换意见。这种形式适用于10人左右的会议。
口字形――用长桌或方桌围成一个很大的口字形。这种形式适用于较多人数的会议。
I字形、V字形――把桌子摆成I字形可以使与会者更清楚地看到会议主持人及其后面的黑板。而将桌子排成V字形更能满足在会议上放映幻灯片或录像片的需要。
教室形――把会议布置得如同教室，在与会者彼此不熟悉的情况下，使每个与会者面向讲台一排排就座，会议主持人和上级领导坐在讲台一侧。这种形式适用于以传达报告情况为目的、有很多人参加的会议。
（2）参加者的位置
会议参加者应被安排在最容易看到会议主持人和黑板的位置上。会议主持人的对面墙壁最好放置一个醒目的挂钟，会议记录人可根据需要另外使用一张小桌子。另外，在与会者彼此不熟悉的情况下，应在每个与会者面前的桌子上摆放姓名牌，以便他们互相了解、结识。
4.资料准备
有关会议议题的必要资料应由会议的组织者准备。如大会报告的起草、修改和定稿、发言材料等。文字资料应做到使阅读者一目了然。在资料数量较大、要求比较详细时，至少应在会议一周前发给与会者。
【注意事项】
在准备会议资料时，要注意以下几点：
1.资料要尽可能短，尽量用图表、数字说明问题。
2.资料中要将问题的性质、起因、处理草案等分条款写清，以便阅读。
5.会议记录
会议记录是指在会议进行的同时，用书面文字的形式将会议的基本情况、议题、决议等有关内容如实地记录下来，以作为事后查考的材料。会议记录工作一般由工作人员或秘书担任，也可由主持人临时指定。
会议记录是会议现场情况的写实。一般会议，特别是重要会议都应有记录。
（1）会议记录的方法
负责文秘工作的人员应做好会议记录工作，工作人员在会场记录时要注意以下几个方面：
第一，注意所在位置。规模、种类不同的会议，文秘人员的记录位置也不相同。一般来说不能靠得太前，喧宾夺主；也不能靠太后，隐而不现。应该坐在台下会场两侧，能听清发言内容、看清会场全貌的位置上。有的例行工作会议、办公会议等，文秘人员应坐在主持人身后或身旁；有些会议，所在位置由主持人临时指定。因此，文秘人员要注意自己在不同会议中的记录位置，不能盲目乱坐。
第二，要集中注意力。文秘人员必须高度集中精力，对发言人的原话，要注意听清、记准、记全。记录时，可将会场气氛记录下来。比如，欢迎、鼓掌、笑声等。切忌残缺不全、断章取义、马马虎虎或记录人主观发挥、误解发言人本意。
第三，记录内容要详细。会议名称、时间、地点、参加人、主持人、发言人、会议内容、形成的决议等都要记下来。要注意格式和先后顺序，字迹要清楚、美观、大方。
第四，传递会议消息。大中型会议期间，为了交流情况、传递信息，在会议进行期间要迅速及时撰写简报、快报，会议结束后，一般要缩写、印发会议纪要。上述稿件印发前，文秘人员要主动送交有关领导、主管部门审批，通过后方能印发。对于间接听到、有待查实的内容，要亲自考证，以获得第一手资料。
（2）会议记录的内容
会议记录首先应记录会议名称、开会时间、会议地点、出席人、列席人及主持人和记录人七项内容。如出席人较多时，可只写出席人数；列席人是指没有选举权和表决权的非正式代表。记录内容主要包括主持人的讲话、会议报告、代表们的发言、讨论的问题及会议决议等。记录的简繁程度，应视会议性质等具体情况而定。正式的会议记录，最后要由主持人和记录人签名，并写上日期。
会议记录的综合材料就是会议纪要。会议纪要是指记述会议情况、议程和会议基本精神、决议内容的书面材料。纪要是以记录为基础提炼加工而成的，它既可以作为纪实性材料保存，也可以作为报告性材料上报，还可以作为正式文件下发。纪要的写作要将记录的口头语转化为书面语，使文件条理化、理论化，突出中心和要点。
6.会议收尾
会议结束以后，负责组织会议的工作人员要有礼貌地将与会者送出会场。另外还要做好以下收尾工作：
（1）收回所有应该收回的会议资料，撤去会场上布置的会标等宣传品。
（2）把与会者存放的衣物，准确无误地还给本人。
（3）如果在会议结束后尚有宴会，要为客人做好向导。
（4）如果发现会场有遗失的物品，要妥善保管，并同失主联系。
（5）认真打扫收拾，使会场恢复原状（要特别注意防火，如有烟头，要把烟头集中起来扔到容器里）。
（6）把会议上使用的投影仪、银幕等设备收拾好。
（7）向会场的主人归还借用的会议室及物品，并致谢意。
【注意事项】
在组织会议时，应注意以下几点：
1.开会之前要深入考虑召开会议的目的，准备好会议上报告、提问、调查或讨论的纲目。
2.要根据会议内容、性质与需要选定参加会议的人员名单。参加会议人数的多少，应根据会议内容和会议预期效果、场地条件而定。为深入探讨一些问题而开的会议，人数可少些调查情况、纪念及宣传性的会议，人数可多些。
3.为使会议开得有成效，应根据会议内容，在会前考虑一些人重点发言，并在发言上做一些重点分工。
4.尽可能了解与会人员情况，在休会期间组织一些联谊活动，以增进了解、加深感情。会议结束后，应继续与会议人员保持一定的联系，以备需要时进行合作。
5.根据会议的安排，确定会议的地址，安排好主会场和分组讨论的地点。住宿会议还应安排好房间，落实食宿等各项问题。
6.根据会议的时间安排，发出会议通知，会议通知应及早发出，内容要明确、具体，如报到日期、地点、会议期限、日程、会议议题、需带的凭证和物品等。
7.会议开始后，及时掌握会议的动态，对会议的进展情况进行搜集整理，还要注意安排好会议期间的记录人员。
8.会议结束之前，要联系好与会人员返回的车票、机票，力争将食宿费等尽早结算清楚。
9.会议结束后，要对会议的各类文件材料做好善后，需发简报或文件的应从速拟发。各类记录、发言稿等原始材料应立案存档。
10.合理安排会议日程，适当安排一些娱乐体育活动，以减轻与会者疲劳、活跃会议气氛。
（二）参加会议礼仪
1.一般与会者礼仪
参加会议的人员在出席会议以及开会过程中需要遵守一些礼仪规范。
（1）开会之前
与会者在出席会议前，应遵守以下几点：
第一，守时。与会者在参加会议时，一般应在规定的会议时间之前提早五六分钟进入会场，不要迟到，迟到可能被视为是对本次会议不重视或是对会议主持人以及其他与会者的轻视与不尊重。确因其他原因迟到的，要向主持人及与会者点头致歉。
第二，仪表。与会者衣着应以正式上班服装为主，不可过于随便。如果是户外会议，应事先询问主办单位是否可着休闲服。
第三，举止。与会者在参加会议时，坐姿要端正，不可东倒西歪或趴在桌子上。不要搔首、掏耳、挖鼻、剔牙、剪指甲，甚至把脚从鞋里抽出来抠脚趾头等。室内若无烟灰缸，则表示不能抽烟。
第四，若在会议开始前，主席仍未介绍与会人士，你可主动伸手和旁边的人握手，并且进行自我介绍。
（2）会议进行中
会议进行中，也有不少礼节是与会者所应遵循的。
第一，会议进行期间，与会者应认真倾听报告或他人发言。选择要点做好记录，对深入体会和准确传达会议精神有很大帮助。若携带手机进入会场，在会议开始时应予以关闭或调至振动档。开会时，在下面闲聊、看书报、抽烟、吃零食、打瞌睡或随意进出会场，都是切忌出现的不文明行为。
第二，在会议进行期间，与会者要发言时，应先举手，并应对事不对人，勿损及他人的人格及信誉。会上发言时，应口齿清楚、态度平和、手势得体，不可手舞足蹈、忘乎所以或口出不逊。
第三，在大型会议上发言，准备要充分，态度要谦虚，发言开始时要向听众欠身致意。发言内容要求做到中心突出、材料翔实、感情真挚、语言生动。力戒自我宣传、自我推销，更不能有对听众不尊重的语言动作和表情。同时要严格遵守会议组织者规定的时间。发言结束时，要向听众致谢并欠身施礼。如参加小型的座谈会、研讨会，发言要简练，观点要明确，讨论问题时，态度要友好，不要随便打断别人的发言。对不同意见，应求同存异、以理服人，不要对他人嘲讽挖苦或进行人身攻击。
第四，别人发言时不要打断。如有问题可举手，经会议主持人许可后再发言。
第五，开会有时会很闷，但不要在大众面前打哈欠、频频看表、身体动来动去、把玩手上的笔或闭上眼睛等，这些都是很不礼貌的行为。
（3）会议结束后
会议结束后，与会者要按顺序离开会场，不要拥挤或横冲直撞。
2.其他会议参加人礼仪
其他会议参加人，主要是相对于一般与会者而言的，包括主席台就座者、会议发言人、会议来宾等。他们除了应遵循一般与会者所遵循的礼仪之外，还有一些独特的礼仪需要遵循。
（1）主席台就座者礼仪
主席台上的就座者，应遵循相应的礼仪规范。进入主席台时，应该井然有序，若此时参加会议者鼓掌致意，主席台就座者也应该微笑着鼓掌回应。有些会议，座位上或主席台的长桌上已标明就座者姓名，这时就应按照会议工作人员的引导准确入座。会议进行中，主席台就座者应该认真倾听发言人发言，一般不要再与其他就座者交头接耳，更不能擅自离席，确有重要和紧急的事宜需提前离开会场时，应同主持人打招呼，最好征得其同意后再离席。
（2）会议发言人礼仪
对会议发言人或报告人来说，其礼仪主要表现在发言要遵守秩序。若话筒距离自己的座位较远，则应以不快不慢的步子走向话筒，不要刚一落座就急着发言。在发言之前，可面带微笑，环顾一下会场四周。如会场里响起掌声，可以适时鼓掌答礼，等掌声静落后再开始发言。发言时应掌握好语速和音量，以使会场中所有的人都能听清为宜。发言或报告一般应使用普通话，不能大量运用方言土语。发言或报告中还应注意观察与会者的反应，以便根据具体情况对内容作相应的调整。比如，会场里交头接耳不断，就要考虑适当转移话题，或将发言、报告内容适当压缩，使时间尽量缩短。发言或报告结束时，应向会议全体参加人员表示感谢。
（3）来宾礼仪
对被邀请的来宾来说，应遵守“客随主便”的习俗，听从会议组织者的安排，做到举止端庄、行为有度。如果在会议开始前或进行中遇到熟人，不能把注意力只放在这一两个人身上，而要照顾到来宾中的每个人，同时不能因为自己是来宾就不遵守会场纪律，也不能有“高人一等”的表现。
【注意事项】
参加会议时应注意：
1.准时或早到会场均可，但千万不要迟到。任何人都不宜存有“晚到是重要人物”的虚荣心理，这样会影响议程的进行。
若你是职场新人（会议新手），提早进入会场是有好处的。你可以向早到者做自我介绍、联络感情；也可以多请教前辈，更深入了解会议内容，以提早进入状态。新人必须以友善且正式的方式将自己介绍给对方，如告诉对方你的家乡、姓名、代表公司或单位、负责部门等并出示名片。
2.会议若因某人迟到而延后，不要一个人坐在位子上干等或显得不耐烦，可适时与周围的与会人士交谈，聊些与主题相关的事或时下流行的话题。
3.到会场时态度应从容就绪，不要慌慌张张、一副对会议主旨毫不知情的样子。参加任何会议前最好将开会的目的、内容做一番深入了解，这样在开会时才能顺利进入状态。
4.开会时若需发言，到会场时应将报告的内容及资料再整理、浏览一下，并且要求管理人员再测试一下视听设备，以便报告发言能顺利进行。
5.如果要在会议中使用录音机录音，应于事前征求主持人同意，否则不宜擅自录音。若需录像，宜在会议开始前就架设好，以免到时手忙脚乱。
6.除了指定的会议记录人员之外，与会者也应记下他人或自己的讨论及评论要点，以采纳别人的意见与经验。但绝不要因无聊而打盹，也不宜随手任意涂写或玩弄纸笔，这些举动会给人留下不好的印象。
7.不可任意打断他人的发言，应等对方报告告一段落或结束时再提出问题，对于对方的论点有听不清楚或不明了的地方，可要求对方再做说明。但无论任何发言，都应尊重议事规范，先举手，等点名之后再说。
8.在会场上要轻松流利地抒发自己的观点，尽可能避免紧张或词不达意。对于他人的见解如果不能认同，也应控制自己的情绪。暴躁式的否定是粗俗无礼的，你可轻松摇头或在对方说完话之后，做一番平静的评论，以显示不认同。面对着其他与会者发表意见时，要注意用字的准确度，“我”是代表个人，而“我们”则是代表公司、团体或某些人。
9.如果觉得自己表达能力不是很好或者容易紧张、害羞，可在事前将发言内容或意见写在纸上，请主持人或其他人代为发言，以免因发言杂乱无章或口齿不清而浪费大家的时间。
10.要清楚了解会议室内能否吸烟，并尽量不吸烟。
11.会场若供应饮料，宜用杯子喝。
12.散会后要祝贺主持人会议举办成功，并称赞与会者在会议中的表现及发言，以表示对会议的重视及肯定。
二、各类会议的礼仪
（一）洽谈会礼仪
洽谈会又叫磋商会、谈判会，是指有关各方代表充分阐述己方的各种设想，听取他方的不同意见，并通过详细陈述己方的理由，反复同对方交换看法或做出某种让步，消除相互间的距离，最后各方取得一致、达成协议。
1.洽谈会的准备
（1）人员配备
洽谈班子中要有精通业务、懂经济和法律、拥有决策权的主谈人员，也要有懂技术的人员和有洽谈经验的翻译人员，一般以四人为宜。
（2）信息准备
要做好市场调研，了解对方的业务情况，对对方参与洽谈人员的基本情况、每个人的谈判风格、对己方的态度等要了如指掌，以便制定相应的策略。
（3）议程准备
洽谈议程是决定洽谈效率的重要一环。每次洽谈的时间、地点、内容、方式、目的等，事前都要有周密安排，以免在礼仪上有不周之处。
2.洽谈会的礼仪
（1）座位安排
第一，一般洽谈会以椭圆桌或长桌为宜，双方人员各自在桌子的一边就座。
第二，倘若将谈判桌横放，那么正对洽谈室正门的一侧为上座，应请客方就座；背对谈判室正门的另一侧则为下座，应留主方就座。
第三，倘若将谈判桌竖放，进门后的右侧为上座，由客方就座；进门后的左侧为下座，由主方就座。双方主谈人员应各自坐在己方一侧的正中间，副手或翻译坐在主谈人员右边的第一个座位，其他参谈人员以职位高低为序，依次坐在主谈人员的两侧。
（2）语言使用
洽谈会上语言的使用也要讲究艺术、符合礼仪规范。
第一，针对性强。在商务洽谈中，双方的语言都是表达各自的愿望和要求的，因此洽谈语言的针对性要强，做到有的放矢。模糊、？嗦的语言会使对方疑惑、反感，降低己方威信，成为谈判的障碍。
第二，表达方式婉转。洽谈中应当尽量使用委婉的语言，这样易于被对方接受。比如，在否决对方要求时，可以这样说：“您说的有一定道理，但实际情况稍微有些出入。”然后再不露痕迹地提出自己的观点。这样做既不会损伤对方的面子，又可以让对方心平气和地认真倾听自己的意见。
第三，灵活应变。洽谈形势的变化是难以预料的，而且往往会遇到一些意想不到的尴尬事情，这就要求洽谈者具有灵活的语言应变能力与应急手段，巧妙地摆脱困境。
第四，恰当地使用无声语言。商务洽谈中，洽谈者通过姿势、手势、眼神、表情等非发音器官来表达的无声语言，往往在洽谈过程中发挥着重要的作用。在某些特殊环境里，有时需要沉默，恰到好处的沉默可以取得意想不到的良好效果。
【注意事项】
洽谈会应注意：
1.在有翻译的情况下，会议桌上标示“3”的位置可留给双方翻译。
2.如果参与者众多，应事先安排好座位区域，并告知与会者。
（二）发布会礼仪
发布会一般指新闻发布会，又称记者招待会。政府、企业、社会团体或个人都可公开举行，邀请各新闻媒介的记者参加。
1.发布会的准备
（1）时机的选择
在选择时机时，一是要确认新闻的价值；二是应确认新闻发表紧迫性的最佳时机。通常召开时机要避开节假日，避开本地的重大活动，避开其他单位的发布会，还要避开与新闻界的宣传报道重点相左。选择恰当的时机是发布会取得成功的保障。
（2）细致的安排
要做好人员的安排、记者的邀请、会场的布置和材料的准备。具体可以参见会议通用礼仪。
2.发布会上的礼仪
在发布会上，首先要做好会议签到，以便于控制到会人数；其次是要严格遵守秩序，不要制造混乱；第三是要互相配合，主办方和客户都要态度真诚，互相体谅。
3.发布会的善后
发布会结束后，要搜集与发布会有关资料，并听取多方意见，力争在下次举办时能更好地完善。
【注意事项】
发布会应注意：
1.一般发布会都比较正式，所以要穿着有领有袖的正装。
2.要安排好工作人员专门负责在发布会现场传递麦克风。
（三）展览会礼仪
组织通过举办展览会，通过真实可见的产品、热情周到的服务、全面透彻的资料、图片的介绍和技术人员的现场操作，吸引大量的参观者，给其留下深刻的印象。
1.展览会的组织
（1）明确展览会的主题；
（2）做好展览会整体设计；
（3）成立对外新闻发布机构；
（4）进行展览的效果测定。
2.展览会的礼仪
（1）要努力维护整体形象
在参与展览时，参展单位的整体形象直接映入观众的眼里，因而其整体形象对参展的成败影响极大。参展单位的整体形象，主要由展示物的形象与工作人员的形象两个部分构成。对于二者要同等重视，不可偏废其一。
（2）要时时注意待人礼貌
不管是宣传型展览会还是销售型展览会，参展单位的工作人员都必须真正意识到观众是自己的上帝，为其热情而竭诚地服务则是自己的职责。为此，全体工作人员都要将礼貌待人放在心坎上，并且落实到行动上。
（3）要善于运用解说技巧
解说技巧，此处主要是指参展单位的工作人员在向观众介绍或说明展品时，所应当掌握的基本方法和技能。具体而论，在宣传性展览会与销售性展览会上，其解说技巧既有共性可循，又有各自的不同之处。
按照国外的常规说法，解说时一定要注意“FABE”并重，其中，“F”指展品特征，“A”指展品优点，“B”指客户利益，“E”则代表证据。对销售性展览会工作人员的要求是，其解说应当以客户利益为重，要在提供有利证据的前提之下，着重强调自己所介绍、推销的展品的主要特征与主要优点，使客户觉得言之有理并乐于接受。不过，争抢、尾随观众兜售展品、弄虚作假，或是强行向观众推介展品，则不可取。
【注意事项】
在任何情况下，展览会中的工作人员均不得对观众恶语相加或讥讽嘲弄。对于极个别不遵守展览会规则而乱摸乱动、乱拿展品的观众，仍须以礼相劝，必要时可请保安人员协助，但不许对对方擅自动粗，进行打骂、扣留或者非法搜身。
（四）赞助会礼仪
赞助是指组织对某一社会事业、事件无偿地给予捐赠和资助，从而扩大组织的知名度与美誉度，树立良好形象的活动。赞助会是某项赞助举行时采用的具体形式。
1.赞助会的步骤
（1）前期的研究
在正式决定进行赞助之前，赞助单位首先有必要进行前期的研究，并且对赞助活动的必要性与可行性进行详尽的论证。
（2）赞助的计划
通过前期研究、论证，商界单位一旦决定进行赞助活动之后，即应着手制订详尽的赞助计划，以确保其成功。
（3）项目的审核
在进行正式的赞助活动之前，对于既定的赞助项目进行审核往往是极其必要的。赞助项目的审核，主要是指赞助单位事先对自己所参与的赞助项目进行的核定与审查。在正常情况下，它是由赞助单位专门负责赞助活动的工作部门所进行的。
（4）承诺的兑现
赞助活动一经正式决定，即应择机付诸实施。
2.赞助会的礼仪
（1）必须有约在先
为了确保赞助活动取得成功，防止发生种种变故，一般而言，凡重大的赞助活动在正式实施以前，赞助单位与受赞助者双方应正式签订赞助合同或赞助协议，并且经公证机关进行公证。这样一来，双方所各自承担的权利与义务便被正式规定下来。任何一方如有违反，便可依约追究其法律责任。
（2）必须审慎行事
在赞助的实施过程中，赞助单位必须处处审慎而行。既要认真履约，又要争取得到社会的理解与被赞助者的支持。对受赞助者一定要平等相待，不要为此而以“救世主”自居，时时趾高气扬，处处讨价还价，从而令对方产生反感。必须明确的是，赞助绝非一种单方面的施予，在赞助活动中，双方往往都是有利可图的。
（3）必须扩大影响
在可能的情况下，赞助单位在实施赞助计划的过程中，不仅要得到社会各界的理解与支持，而且还要善于巧借良机，利用各种传播媒介，在法律、法规允许的前提下，对本单位进行适度的宣传，以求扩大本单位的社会影响力，提高自己的知名度与美誉度。不过在宣传时必须讲究技巧，切勿自吹自擂、令人生厌。
（4）必须严守承诺
进行赞助时，赞助单位务必要言而有信、兑现承诺，在指定的时间内，将自己拟赞助的财物如数到位。不论发生了什么情况，都不允许赞助单位拖延时间或取消赞助。削减数额、以次充好、以假充真、以物抵款，等等，也是不许可的。赞助单位如果这样做的话，不但是一种毁约行为，而且还表明自己原先的承诺仅仅是为了沽名钓誉。
3.赞助会的议程
（1）宣布赞助会正式开始
赞助会的主持人，一般应由受赞助单位的负责人或公关人员担任。在宣布正式开会前，主持人应恭请全体与会者各就各位，保持肃静，并且邀请贵宾到主席台上就座。
（2）奏国歌
奏国歌前，全体与会者须一致起立；之后，还可奏本单位标志性歌曲。有时，奏国歌、奏本单位标志性歌曲，可改为唱国歌、唱本单位标志性歌曲。
（3）赞助单位正式实施赞助
其具体做法通常是：赞助单位的代表首先出场，口头上宣布其赞助的具体方式或具体数额；随后，受赞助单位的代表上场，双方热情握手；接下来，由赞助单位的代表正式将标有一定金额的巨型支票或实物清单双手捧交给受赞助单位的代表。必要时，礼仪小姐应为双方提供帮助，若赞助的物资重量、体积不大时，亦可由双方当面交接。在此过程之中，全体与会者应热情鼓掌。
（4）赞助单位代表发言
赞助单位代表的发言内容，重在阐述赞助的目的与动机。与此同时，还可以对本单位的情况略做介绍。
（5）受赞助单位代表发言
此刻的发言者，一般应为受赞助单位的主要负责人或主要受赞助者。其发言的重点，应当侧重对赞助单位的感谢方面。
（6）来宾代表发言
根据惯例，可邀请政府有关部门的负责人讲话，其主要是肯定赞助单位的义举，同时亦可呼吁全社会积极学习这种互助友爱的美德。该项议程，有时亦可略去。至此，赞助会即可宣告结束。
【课堂训练】
以小组为单位，现场组织安排一次小规模的会议活动，注意相关细节。
