工作分析的最终成果是撰写工作说明书，工作说明书是对每一工作的性质、任务、责任、环境及对工作人员的资格条件要求所作的书面记录。它是根据对岗位分析的各种调查资料加以整理、分析、判断所得的结论编写成的一种标准秘书性文件，是工作分析的结果。工作说明书可以分为两部分，一部分是对工作本身的描述，称为工作说明；另一部分是对任职者资格条件的分析，称为工作规范。
一、工作诰明书的总体要求 磼
工作说明书的编写一般都按照一定的格式进行，但是并没有标准和统一的格式，这可能是因为工作的性质、企业的需要和工作分析者等方面的不同，使得工作说明书存在着许多差异。后面我们将列举若干工作说明书范例以供学习参考。尽管工作说明书的格式不尽相同，但编写的基本步骤、基本原则应该是共同的，工作说明书的内容和描述的结果应该是基本一致的。
（一）基本原则
1.科学性原则
这是对编写程度的要求。工作说明书和工作规范的编写，应该避免主观随意性，从程度上保证其科学性。这就需要相关专家共同参与撰写，任职者的主管审定，人力资源管理部门存档。
2.适用性原则
这是对工作说明书的要求。工作说明书的内容应该简洁实用、重点突出，既不能过于详细，也不能失之简单，必须明确工作任务、工作职责和任职资格，使之能够被应用于人力资源管理的各项工作。
3.准确性原则
这是工作说明书的语言表达方面的要求。工作说明书应该对工作进行全面清楚的描述，任职者阅读以后能够明确其工作责任和工作流程。工作规范还应该列举并且说明任职者所必须具备的个人特质、条件、所受培训和教育经历等；同时，工作说明书和工作规范的描述应该准确，用词恰当，便于理解和把握。
4.规范性原则
这是对工作说明书的格式要求。工作说明书是组织人力资源管理系统的重要文件资料，其内容和描述的结果应该是基本一致的，内容应该是完备的，文本格式应该是统一的，从而使之能够适应现代化技术应用与发展。
（二）基本步骤
在完成工作分析以后，一般需要编写工作说明书，其编写的基本步骤如下：
1.草拟
根据所收集的有关工作信息，初步拟定工作说明书和工作规范的草稿。
2.对照
将工作说明书和工作规范的草稿与实际工作进行对照，根据对照的结果决定是否需要再次进行调研。
3.修正
根据深入调研获取的新的工作信息，修正工作说明书和工作规范，对于一些特别重要的工作岗位，需要多次反复修订。
4.定稿
经过多次反馈和修正，形成最终的工作说明书和工作规范，并将工作分析的成果运用于实际工作中。
5.总结
对工作分析进行总结性评估，并将工作说明书和工作规范归档保存，建立工作分析成果的管理制度，为今后的工作分析提供基础。
6.更新
在工作分析成果运用于实际的人力资源管理工作过程中，要加强调研，注重反馈，从而不断完善工作说明书和工作规范。
（三）工作说明书的编写误区
许多组织在工作说明书的编写方面存在着许多认识误区和操作误区，具体表现在：1.编写主体不明
工作说明书需要相关专家、任职者上级主管以及人力资源管理部门共同参与编写。在这个问题上，存在的错误认识和做法是：
（1）由任职者自行编写。许多人误以为任职者最了解自己的工作内容和工作职责，只需任职者根据本岗位一直以来从事的工作内容编写工作说明书就可以了。其结果是格式不统一，表达不规范，而且只写出做什么，而应该做到什么程度、什么时间做、怎么做，以及为谁服务、谁给予服务等要求一概不清。
（2）由专家编写。许多人误以为只有专家才是权威的，盲目地依赖专家，将编写工作全部交给专家去完成，其结果可能是：虽然工作说明书格式规范、内容详细，但是严重脱离组织的实际情况和特殊要求，缺乏操作性，组织很难贯彻落实，而员工则会产生普遍的不满和对立情绪。
（3）由人力资源管理部门编写。许多组织的人力资源管理部门包揽了编写工作，这在一定程度上失去了编写工作说明书的本意。工作说明书应该主要由各部门主管负责，人力资源管理部门不能代行其事，人力资源管理部门主要的职责是提供编写格式和方法，并给予适当的指导和审核。
2.缺乏客观公正性
缺乏客观公正性主要表现在工作说明书和工作规范的编写以现任的人员或者理想的人员为标准，而没有以工作特征为依据。工作描述的内容只是工作职位应该具有的特性。
3.追求一劳永逸
工作说明书的编写不是一劳永逸的，所有的工作说明书都存在着可能过时的问题。为了使之能够及时反映工作中的变化，应该让任职者及其直接上级每年察看一下工作说明书，以便确定现有的工作说明书是否需要更新。
二、工作诰明书的编制内容 磼
一份完整的工作说明书包括工作描述和工作规范两大方面的内容。工作描述规定了对“事”的要求，如任务、责任、职责、工作环境等；工作规范规定了对“人”的要求，如知识、技术、能力、职业素质等。具体内容如下：
（一）工作描述
1.工作识别
包括工作的名称、编号，工作所属部门或班组，工作地位，工作说明书的编写日期、编写人与审核人，以及文件确认时间等项目。
2.工作概要
描述工作的总体性质，即列出主要工作的特征以及主要工作范围。应尽量避免在工作综述中出现笼统的描述，比如“执行需要完成的其他任务”。虽然这样的描述可以为主管人员分派工作提供更大的灵活度，但实际上，一项经常可以看到的工作内容不被明确而清晰地写进工作说明书，只是用“所分配的其他任务”一类的文字表述，就很容易为回避责任找到一种托词，这使得对工作的性质以及员工需要完成的工作的叙述出现有意无意的漏洞。
3.工作活动和程序
包括所要完成的工作任务、职位责任、所使用的工具以及机器设备、工作流程、与其他人联系、所接受的监督以及所实施的监督等。
4.工作条件与物理环境
简要地列出有关的工作条件，包括工作地点的温度、湿度、光线、噪声程度、安全条件、地理位置等。
5.工作关系
指任职者与组织内外其他人之间的关系。工作关系根据职务在企业组织中的地位和协作职务的数量，来描述完成此项工作需要与企业其他部门（人员）的联系要求，描述其相互关系的重要性和发生频率等。
6.工作权限
包括工作人员决策的权限和行政人事权限、对其他人员实施监督权以及审批财务经费和预算的权限等。
7.工作的绩效标准
工作说明书中还应包括有关绩效标准的内容，即完成某些任务或工作量所要达到的标准。这部分内容说明企业期望员工在执行工作说明书中的每一项任务时所达到的标准或要求。比如，要确定绩效标准，只要把下面的话补充完整就可以了：“如果你做到这样，我会对你的工作很满意。”对于工作说明书中的每一职责和任务都能按照这句话的指引叙述完整，自然就会形成一套较完整的绩效标准。
（二）工作规范
指任职者要胜任工作必须具备的资格与条件，说明一项工作对任职者在教育程度、工作经验、知识、技能、体能和个性特征方面的最低要求，而不是最理想的任职者形象。
1.身体要求
包括体能要求、健康状况、感觉器官的灵敏性等。
2.能力要求
包括语言表达能力、合作能力、人际交往能力、沟通能力、职业能力等方面的要求。
3.工作知识要求
具体包括最低学历要求，有关理论知识和技术的最低要求（例如，使用机器设备的操作方法、工艺流程、材料性能、安全知识、管理知识和技能知识等），对有关的政策、法令、规定或文件的了解和掌握程度等。
4.操作技能要求
描述完成该项工作对任职者的灵活性、精确性、速度和协调性的要求，及所要求的技能水平，描述操作技能对于此项工作的重要性程度如何，技能应如何改善和提升等。
5.经验要求
包括过去从事同类工作的时间和成绩、应接受的专门训练程度、完成有关工作活动的实际能力等。
6.心理素质要求
任职者应具备耐心、细心、沉着、诚实、主动性、责任感、支配性、情绪稳定性等方面的特点。
7.职业道德要求
所谓职业道德，就是同人们的职业活动紧密联系的符合职业特点要求的道德准则、道德情操与道德品质的总和，它既是对本职人员在职业活动中的行为要求，同时又是职业对社会所负的道德责任与义务。
三、编写工作诰明书应注意的细节问题 磼
1.绩效标准的规定
很多工作说明书只列出了岗位职责或工作内容，没有规定要做到什么程度，或者达到什么标准，这是最不可取的，这样的工作说明书最多是一个花瓶，只能起到摆设的作用。对于每个岗位职责，都应寻找出目标特征。如果是经营层、管理层或市场研发等岗位，则要找出其关键绩效指标（K PI）；如果是普通管理层、技术操作层、后勤服务类岗位，则要找出其岗位标准或行为准则。而且，关键绩效指标（KPI）类工作说明书应跟随企业经营战略的变化而做相应调整。
2.需要签字确认
从用人单位的实际情况来看，绝大部分工作说明书都是没有相关责任人签字的。没有签字，就无法证明该工作说明书的正式性和有效性。所以，在工作说明书上预留相关责任人签字的空白栏是非常有必要的。一般来说，工作说明书必须有以下三人签字才能够称为规范：该岗位的主管、编制人、批准人。必要时，可以要求该岗位员工本人签字确认。
3.要规定时限（有效期）
工作说明书应该是针对一定时期的，比如一年或者半年。因为岗位的职责、目标以及其他相关情况都是跟随企业的发展而不断变化的，如果不规定有效期，则无法考证该版本的新旧，也无法确定其生效时限。通常，工作说明书每年需要调整一次。
四、工作诰明书范例 磼
工作说明书从结构形式上看，主要有两大类：一种是以文字叙述方式表现的，称为叙述型工作说明书；另一种是以表格方式表现的，称为表格型工作说明书。
1.叙述型工作说明书示例
宏大集团人力资源经理工作说明书
一、工作描述部分的内容
（一）工作识别
职位名称：人力资源经理
职位编号：0321
职位等级：四级
所属部门：人力资源部
工资等级：7~9级
（二）工作概要
1.工作内容
负责人力资源的开发和利用，协助制定、组织实施公司人力资源战略，建设发展人力资源各项构成体系。
2.任务和目标
最大限度地开发人力资源，保证公司人力资源配置合理高效，为实现公司发展目标提供人力保障。
（三）工作职责
1.根据公司草拟的发展规划制定人力资源战略规划与人力资源实施计划。
2.定期组织收集有关招聘、培训、考核、薪酬等方面的信息，为公司重大人事决策提供信息支持。
3.根据公司情况，组织制订公司招聘制度、人事配置管理制度、薪酬制度、绩效管理制度、人事档案管理制度、员工手册、培训管理制度等规章制度和人力资源工作流程并组织实施。
4.协助人力资源总监做好相应的职位说明书，并根据公司职位调整需要进行相应的变更，保证职位说明书与实际相符。
5.根据公司发展规划，提出机构设置和岗位职责设计建议方案，对公司组织结构设计提出改进方案。
6.根据部门人员需求情况提出内部人员调配方案（包括人员内部调入和调出），经上级领导审批后实施，促进人员的优化配置。
7.制订招聘计划、招聘程序、进行初步的面试与筛选，做好各部门间的协调工作等。
8.根据公司对绩效管理的要求，制订评价政策，组织实施绩效管理，并对各部门绩效评价过程进行监督控制，及时解决其中出现的问题，使绩效评价体系能够落到实处，并不断完善绩效管理体系。
9.制订薪酬政策和晋升政策，组织提薪评审，制订公司福利政策，办理社会保障福利。
10 。负责制订公司各岗位类型员工的培训和职业发展计划，并组织实施员工的培训工作。
11 。负责员工社会统筹保险等相关工作，负责与员工签订劳动合同及处理各种与合同相关的事宜。
12 。配合人力资源总监做好各种职系人员发展体系的建立，做好人员发展的日常管理工作。
13 。负责建立公司内部的沟通机制，及时了解员工的思想动态，并跟踪反馈，建立良好的企业文化氛围，宣传企业经营理念，增强员工凝聚力。
14 。完成人力资源总监交办的其他工作。
（四）工作关系
1.直接上级：人力资源总监。
2.直接下级：人力资源助理、人力资源专员、培训主管、招聘主管。
3.内部联系：公司领导和各部门。
4.外部联系：市劳动管理部门、劳动局、市人事管理部门、学校及相关培训机构、职业中介机构等。
（五）工作条件和工作环境
1.工作设备条件：电脑、传真机、软椅。
2.工作场所：宏大集团公司总部人力资源部经理办公室。
3.环境状况：舒适、明亮、无职业病危害。
（六）其他
1.绩效考核标准指标：工作差错率、员工满意度、学历提升更新人数、每个员工平均培训时间与满意度、员工建议数及采购率、核心和关键员工主动流失率、部门成本控制。
2.工作时间：5天8小时制，有固定双休日，法定节假日。
3.工资待遇：底薪 奖金 福利 补贴（差旅费、生活费等）。
二、工作规范部分的内容
（一）身体条件的要求
1.健康状况：健康、无传染病。
2.体能要求：精力充沛、能承担较重的工作压力。
3.性别：男女不限。
4 。年龄：28~40岁。
（二）知识要求
1.专业学历要求：人力资源管理、工商管理专业大学本科以上学历，有人力资源管理师职业资格证书。
2.职业知识要求：具备相关的人力资源规划、招聘与配置、培训与开发、绩效管理、薪酬管理、劳动关系管理等人力资源管理六大模块的理论知识，并受过人力资源管理相关知识的培训。
3.基础知识及学科知识要求：具有心理学、管理学理论基础，并熟悉了解相关的劳动法律法规。
（三）经验要求
5年以上的人力资源管理相关工作经验，3年以上的人力资源主管相关工作经验，接受过多种人力资源管理技能、劳动法规、财务会计知识和管理能力开发等方面的培训。
（四）技能要求
1.对许多企业的人力资源管理模式有系统的了解和实践经验积累，对人力资源战略规划、人才的发现与引进、薪酬设计、绩效考核、岗位培训、福利待遇、公司制度建设、组织与人员调整、员工职业生涯设计等具有丰富的实践经验。
2.对人力资源管理事务性的工作有娴熟的处理技巧，熟悉人事工作流程。
3.熟悉国家、地区及企业关于合同管理、薪酬制度、用人制度、保险福利待遇和培训方针等方面的规定。
4.熟练使用办公软件及相关的人事管理软件。
5.具有较强的英文听、说、读、写能力。
6.对人及组织变化反应敏捷，善于发现问题并及时提出解决方法。
7.具备较高水平的组织能力、协调能力、沟通能力、时间管理能力、分析能力、口头表达能力、创新能力、合作能力、理解能力、决策能力等。
（五）心理素质要求
1.性格开朗，善于与各类性格的人交流沟通，待人公平。
2.进取心强，勇于创新。
3.能吃苦耐劳，可以承受较大的工作压力。
4.自信、诚实、公正、有坚定勇敢的意志力。
5.挫折耐受力强。
（六）职业道德要求
1.高度的爱岗敬业精神及高涨的工作激情。
2.忠诚于企业，为企业保守秘密，不泄漏商业机密。
3.熟悉各项法律法规，并严格执行。
2.表格型工作说明书示例
任职资格：
教育背景：
◆ 人力资源管理或相关专业本科以上学历。
培训经历：
◆ 受过战略管理、战略人力资源管理、组织变革管理、管理能力开发等方面的培训。
经验：
◆ 8 年以上相关工作经验，3 年以上人力资源总监或人力资源部经理工作经验。
技能技巧：
◆ 对现代企业人力资源管理模式有系统的了解和实践经验积累，对人力资源管理各个职能模块均有较深入的认识，能够指导各个职能模块的工作；
◆ 具备现代人力资源管理理念和扎实的理论基础；
◆ 熟悉国家、地区及企业关于合同管理、薪金制度、用人机制、保险福利待遇、培训等方面的法律法规及政策；
◆ 熟悉办公软件及相关的人事管理软件；
◆ 具备较强的英文听、说、读、写能力。
其他方面：
◆ 具有战略、策略化思维，有能力建立、整合不同的工作团队；
◆ 具有解决复杂问题的能力；
◆ 很强的计划性和实施执行的能力；
◆ 很强的激励、沟通、协调、团队领导能力，责任心、事业心强。
工作条件：
工作场所：办公室。
环境状况：舒适。
危 险 性：基本无危险，无职业病危险。
直接下属__________________
间接下属__________________
晋升方向__________________
轮转岗位__________________
本章小结
工作分析又称为职务分析，是人力资源管理的基础，是对组织中各种工作职务的特征、规范、流程以及对完成工作的员工的素质、知识、技能要求进行描述的过程。工作分析的程序有准备阶段、调查阶段、分析阶段、完成阶段等步骤，工作分析的方法有工作实践法、观察法、面谈法、问卷法、工作日志法。工作说明书是现代人力资源管理的核心工具，是根据以岗位分析的各种资料加以整理、分析、判断所得的结论编写成的一种文件，是岗位分析的结果。工作说明书包括工作描述与工作规范两大方面的内容。
思考与练习
1.简述工作分析的意义。
2.工作分析的主要方法有哪些？
3.工作分析的主要程序有哪些？
4.试述工作说明书的主要结构。
“案例教学”
修改工作说明书
会计主管李革十分恼火地来找人事主管陈革，说：“陈主管，你发的这份文件要求我在两周内修改财务部全部10项工作的工作说明书，我认为现在我还有其他更重要的事情要做，它至少要花我 30 个小时的时间。我们还有两周的内部审计检查工作未完成。我们几年都没有检查这些工作说明书了，它们需要做大修改，而且当它们被发到员工手里时，我还会听到各种意见。”
“工作说明书修改好后，怎么还会有各种意见呢？”陈主管问道。
李主管回答：“这整个事件就很复杂，让人们注意工作说明书的存在，可能会使一些人认为工作说明书未规定的工作就不必做，而且我敢打赌，如果把我部里的人实际正在做的工作写进工作说明书里，无形中就强调了一些工作的现实迫切性，同时也就忽视了另外一些工作。我现在可承担不起士气低落、工作混乱的后果。”
陈主管答道：“你的建议是什么？李主管，上面已经命令我两星期内完成这项任务。”“我一点也不想做这项工作，”李主管说，“而且在审计工作期间绝对不做。难道你不能向上面反映一下，让领导推迟到下一个月？”
请思考：
（1）人事主管和财务主管编写（修改）工作说明书的程序有什么问题？这么做有什么后果？
（2）如果你是财务主管，你怎样修改本部门的工作说明书？
（3）原来的工作说明书发挥应有的作用了吗？作为人事主管，你将怎样改变这种现状？
“实训项目”
1.实训内容
走访某一企业，征求企业人力资源经理的意见，为该企业某一个或几个岗位制作工作分析文件。
2.实训要求
学生以小组为单位，3人为一组，结合实际，运用问卷法、观察法、访谈法等方法展开调查，写出一份关于某一企业某一工作岗位的工作说明书。
3.实训步骤
（1）认真阅读教科书上的有关知识，对工作说明书有全面的认识。
（2）通过小组的商议，选准要调查的岗位，拟定调查提纲，确定调查方法。
（3）根据调查提纲，以小组为单位，展开调查，做好记录。
（4）收集原始资料，进行分析汇总。
（5）制作工作分析文件。
§§第四章 人员招聘与配置
“知识目标”了解人员招聘的主要形式及各自的特点，掌握人员招聘的主要工作程序及相关内容，了解测评的主要技术及面试的基本知识，掌握现代多维度综合测评方法。
“能力目标”通过角色模拟训练，掌握人员招聘的流程，人员心理测试工具的使用。
“重点与难点”本章的重点是人员招聘的流程和人员选拔的原则，难点是人员的心理测试。
“先导案例”
摩托罗拉的招聘工作
摩托罗拉在选聘人才时，最看重的是应聘者对工作的兴趣、热情，还有他的品行和忠诚度。
在这几个方面中，摩托罗拉首先看应聘者本身的综合素质，包括其专业知识，当然这只是初步的筛选；其次看应聘者对工作到底有没有兴趣，员工只有对工作有兴趣，有长远打算，将来才会有满足感；最后一关是品行，摩托罗拉非常注重员工的品行。在工业、商业竞争中要讲职业道德，在不同的国家应该遵守当地的法律和规定，如果应聘者在品行方面不符合要求，即使专业知识再好，公司也不会录用。
另外，从公司创立起，摩托罗拉在招聘时就十分注重应聘者的发展意识。公司在招聘时从应聘者以前的工作经验来看他在这方面的素质，对应届毕业生，则看他的社会活动，看他愿不愿意学习，从书本上还是从实践中学习，了解他的团队精神，以及他能否适应变化。
“引例思考”
为什么摩托罗拉招聘时最看重的是应聘者对工作的兴趣、热情、品行和忠诚度？
