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第21章 先做重要而急迫的事

很多取得卓越成绩的人,办事效率都极高。这是因为他们能够利用有限的时间,高效率地完成至关重要的工作。任何工作都有主有次。如果工作不分主次,平均使用力量,在时间上就是一种浪费。因此,在主要工作上,在关键部位,我们要首先着手,用全部精力,尽量做到最好。

小刘是某私企经理秘书,几年前刚进公司时,小刘做事分不清主次,每次经理布置工作时,她都认真记录,可到具体执行时便因种种原因“走样”:不是丢三落四,就是缺东少西,为这事,经理没少发脾气。

有一次经理出差,临走前让小刘起草一份重要的发言报告,以备他一周后回来开会用。小刘当时认为时间很充裕,不妨慢慢准备。其后几天,小刘只管忙着处理其他日常事务。转眼到了第六天,小刘突然意识到,经理第二天就要回来了,可报告还没开始动笔,凑巧的是,小刘这天的事情又特别多,上午要替经理参加朋友的开业庆典,下午又要接待已提前预约的客户。

等一切处理妥当,已临近下班,小刘只好回家准备连夜赶写报告。吃过晚饭后,小刘坐到电脑前开始写报告时,却突然发现,有些背景资料忘了带回家,这可怎么办?第二天,小刘只好一早就冲到办公室狂赶报告,总算在经理上班前勉强把报告写完了。

开完会后,经理把小刘叫到办公室,开门见山地质问她这一个星期的工作状况,然后严肃地说:“你有一个星期的时间,为什么交出这样没水平的报告,甚至还有一大堆错字?”

小刘这才意识到事情的严重性,便老老实实地讲述了报告的完成过程,等着被“炒鱿鱼”。不料,经理长叹一声说:“你有热情但不够成熟,做事情完全分不清主次先后。”随后,经理语重心长地告诉小刘:“秘书的工作很琐碎,但是一定要分清主次,再不能犯同样的错误了。”

经理的一席话,让小刘茅塞顿开。从那以后,她做事前先安排好顺序,忙而不乱,最后受到了经理的表扬。

哪些事情紧急,就要先去处理,哪些事情不是太紧急,就可以往后放一下。要分轻重缓急,这样才能一步步地把事情做得有节奏、有条理,才能把工作做好。

小刘是一名“海归”,曾在美国一家知名公司做经理助理,工作相当出色,回国后被一家软件公司聘请做总裁助理。在这里,他充分运用了在国外养成的工作习惯,使得工作进展得非常顺利。同时,他也看到公司的员工在工作任务的规划上存在着极大的弊病,那就是做事不分主次,不分轻重缓急。

他常常看到很多员工下班之后依然在焦头烂额地工作,而白天的时候这些人并没有怎样忙碌。对于这个现象,他觉得很是不解,他认为员工的工作任务其实并没有那么重,但他们为什么总是喜欢在下班之后工作呢?难道是白天的时间真的不够吗?他决定在公司举办一堂“如何正确安排工作并更好地执行计划”的讲座,以教给这些可怜的“加班族”不再加班的诀窍。

小刘在讲座开始时就问:“我想问一问大家,你们觉得每天加班有必要吗?”大家都说:“当然有必要了,不然完不成任务呀!”

“真的吗?”小刘接着说,“我有一个方法可以让大家从此摆脱加班的枷锁。我会在10分钟后给你们一样东西,这东西能把公司的业绩提高50%。”之后,他递给每人一张白纸,说:“请在这张纸上写下你明天要做的6件最重要的事。”

大家很快在5分钟内写完了。

小刘接着说:“现在用数字标明每件事情对于你和公司的重要性次序。”这又花了5分钟。

小刘说:“好了,把这张纸放进口袋,明天早上第一件事情是把纸条拿出来,做第1项最重要的事,直至完成为止。然后用同样的方法对待第2项、第3项……直到你下班为止,如果只做完第一件事,那不要紧,你没有耽误最重要的事情。”

最后,小刘说:“只要每一天都这样做,你们就可以摆脱加班的命运了。如果你们觉得这个方法可行,不妨运用到工作中去,我想大家不会失望的。”

1周之后,小刘又开了一次会,他想知道那堂讲座是否起到了作用。结果,所有的人都表示,他们从此再也不用加班了,他们的工作轻松了很多,而且也快乐了很多。

1年之后,公司效益大幅度上升,总裁认为这里面有小刘很大的功劳,因为他告诉了大家一个很重要的工作方法,那就是如何分清事情的轻重缓急。

其实,任何工作,只要找到了窍门,找对方法,做起来就会得心应手。

优秀的职业人会根据实际情况合理安排每一个任务,懂得该把哪个任务放在第一时间完成,也懂得该把哪个任务放在最后完成。他们具有良好的判断力,能够审时度势,安排好优先顺序,先做最重要的事。

事情有难易之分,有大小之别。有的事情紧急就一定要先办,有的事情无关整体就可缓办。我们一天要办的事肯定不只一件,这时候,就需要我们统筹安排要办的事,分清轻重缓急,这样才能把事情做好。

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