一、谈判室的布置与座次安排
商务谈判的环境布置与座次安排，都应当体现出礼仪规范以及对客方的尊重。座次安排更是其中的一个敏感问题，应当小心谨慎地处理。
（一）谈判室的选择与布置
谈判室一般可以选择公司的洽谈室、会议室，一些小规模的谈判还可以安排在会客室。有条件的最好安排3个房间：一间作为主要谈判室，一间作为双方都能单独进行内部协商的密谈室，一间作为休息室。
谈判室的布置以宁静、高雅、和谐为宜。而且要环境安静，没有外人和电话的干扰，光线充足，装饰陈设简洁、实用、美观，室温适宜。
（二）谈判桌摆放及座次安排
谈判桌的形状多种多样，主要有圆形、长方形和椭圆形。在谈判之前，应当将双方谈判人员的名牌座位卡（涉外时用双语），放在谈判桌上，以便双方按顺序就座。
1.圆形谈判桌
在进行多边谈判时，通常采用圆形谈判桌，国际惯例上称之为“圆桌会议”。谈判时采用圆桌，谈判各方交叉而坐，尊卑界线被淡化，彼此会感到气氛较为和谐、融洽，比较容易达成共识。
2.长方形或椭圆形谈判桌
双方谈判一般多采用长方形或者椭圆形的谈判桌，这样会显得比较正规，通常是主客相对而坐。根据谈判桌摆放的不同，主客双方的座次安排也有不同的规范，如果谈判桌是横放，那么正面对门为上座，应当安排客方就座，背面对门为下座，属于主方座位。
如果谈判桌竖放，则应当以进门方向为准，右侧为上，属于客方位置，左侧为下，属于主方位置。双方主谈人员在己方一侧的中间就座，而翻译人员通常安排在主谈人右侧，其余人员应遵循右高左低的原则，依照职位高低由近而远地分别在主谈人两侧就座。
小型的谈判，也可以不设谈判桌，直接在会客室的沙发上进行。座位安排是双方主谈人在中间长沙发就座，主方居左，客方居右，翻译人员坐在主谈人的后面，双方其他人员分别在各自主谈人的一侧就座，呈马蹄形，这样双方交谈起来会比较亲切。但一般来说，比较正式的谈判不宜采用这种方式。
有些谈判需要合影，合影应当安排在宾主握手之后、入座谈判之前这段时间内进行。合影的位置一般是主方主谈人居中，按职位次序以主方主谈人右为上，主宾双方间隔排列，两端由主方人员把边。
二、谈判开始及进行时的礼仪
（一）主方准时迎候。主方人员应当准确掌握谈判的日程安排，并先于客方到达谈判地点。当客方人员到达时，主方人员应当在大楼门口迎候，也可以指定专人在大楼门口迎接客人，主方人员只在谈判室门口迎候对方。
（二）双方由主谈人介绍各自的成员，彼此握手、问候、致意，然后由客方先行进入谈判室，也可以宾主双方同时进入谈判室，在既定的位置同时入座，但主方其他人员要等客方人员落座后再坐下。
重要的谈判，在正式开始之前，通常会举行一个简单的仪式，双方作简短致辞，互赠纪念品，安排合影，然后入座。
（三）双方人员入座后，谈判正式开始。此时，非谈判人员应当全部离开谈判室，双方谈判人员应关闭所有的通讯工具（或调到静音状态）。在谈判进行的过程中，无关人员不能随意进出。
在谈判中，各国提供的饮料也有所不同。我国通常只备茶水，夏天可以选冷饮；如果谈判持续时间较长，可以适当增加咖啡或红茶。
（四）当天谈判结束后，主方人员应该将客方人员送至电梯口，或者送到大楼门口上车，双方握手告别，目送客人的汽车开动后再行离开。
（五）如果安排与谈判内容密切相关的参观考察活动，主方应该在参观地点安排专门的接待人员，在适当的位置悬挂欢迎性的标语横幅，并提前准备好详细的文字说明材料（涉外时应中外文对照）。在进行实地参观时，应当安排专业技术人员随同讲解，讲解时应当注意保密问题。
三、签约仪式
签约，也即合同的签署。双方经过充分的洽谈协商之后，就谈判项目达成书面协议。为了使有关各方都信守合同，在合同签署时，应该举行郑重的签约仪式。
（一）签字人与参加人
签字人通常由谈判各方商议确定，要注意使各方签字人的身份、职位大体对等。参加签约仪式的人员通常都是各方参加谈判的人员，一方如果要增加其他人员，应征得对方的同意，但是各方参加人数应该基本相等。
（二）签约仪式的准备
1.签字厅的布置
一些大公司基本都有常设的专用签字厅。当然，也可将会议室、洽谈室、会客室等临时用来代替。签字厅的布置应该整洁庄重。可以将签字桌（或会议桌）横放于签字厅内，桌面最好铺设深绿色台布，座椅应该根据签字方的情况来摆放，一般来说，双方在签署合同时，应在正面对门的一边摆两张座椅。同时，签字桌上应放置好待签的合同文本、签字笔、吸墨器等；在签署涉外合同时，还应该在有关各方签字人座位的正前方插放一面该国的国旗。
2.待签合同文本的准备
按商界惯例，待签合同的正式文本应该由主方负责准备，但为了避免各方对合同产生歧义，引起纠纷，主方最好能够会同签约各方一起指定专人，共同负责合同的定标、校对、印刷和装订，从而确保合同的内容准确无误。依照国际惯例，涉外合同，应同时使用签约各方法定的官方语言来撰写，或者采用国际通行文字如英文、法文撰写。
待签合同文本需要装订成册，再配以真皮或金属封皮。除了供各方正式签字的合同正本以外，最好还能各备一份副本。
3.签字时的座次安排
签字仪式的座次礼遇是谈判各方最为在意的，因此主方要认真对待、精心安排。
合同签字的座次，通常由主方代表来安排。安排时应以国际礼宾序列，注意以右为尊，也就是将客方主签人安排在签字桌右侧就座，主方主签人在签字桌左侧就座，各自的助签人在其外侧。其他参加人在各自主签人的身后列队站立。站立时，各方人员按职位高低自觉由中间向边上依次排列。
4.出席人员的服饰要求
合同签字仪式，对于谈判双方来说无疑是一件意义重大、场合庄重严肃的事情，按照规定要求，出席签约仪式的人员服饰要整齐规范。具体要求是：签字人、助签人和其他参加人均应当穿有礼服性质的深色西服套装，同时配白色衬衫、单色领带、深色袜子以及黑色皮鞋；女性则应穿套裙、长筒丝袜和黑皮鞋；礼仪人员和服务接待人员，可以穿工作制服或旗袍等礼服。
（三）签约仪式的程序
1.仪式正式开始。各方人员进入签字厅后，按照既定的座次各就各位。双方签字人同时入座，助签人在双方签字人外侧协助打开合同文本和笔。
2.正式签署。各方主签人再次确认合同内容，如果无异议，便可在规定的位置上签名，然后由各自助签人互相交换合同文本，双方再在第二份合同上签名。按照惯例，各方签字人先签的是己方保存的合同文本，而交换后再签的是对方保存的合同文本。
3.交换各方已签好的合同文本。合同文本签好后，各方主签人起身离座到桌子中间，正式交换各自签好的合同文本，同时，热烈握手（拥抱），互致祝贺，还可以交换签字用过的笔作为纪念。其他成员则鼓掌祝贺。
4.饮香槟酒庆祝。合同文本交换过后，全体成员可以合影留念，服务接待人员送上倒好的香槟酒。各方签字人和谈判成员相互碰杯祝贺，将喜庆气氛推向高潮。签约仪式后，主方可以设宴或酒会招待所有参加谈判及签约的人员，以示庆祝。
